Configurer le paiement direct des fournisseurs

OBJECTIF

La fonctionnalité du paiement direct des fournisseurs facilite le travail des clients qui souhaitent payer leurs fournisseurs par dépôts bancaires.

Lorsqu'un déboursé est effectué dans maestro*, le système distingue les fournisseurs payés par chèque de ceux qui doivent être payés par un virement bancaire. Lors d’un paiement direct, maestro* crée un fichier qui est lu et traité par votre institution bancaire.

Une confirmation de paiement est alors envoyée au fournisseur via la Gestion de contacts.

 

Si l'envoi par courriel est impossible, maestro* offre la possibilité d’envoyer des confirmations de paiement direct par télécopieur en utilisant l’outil Microsoft Fax ou Fax par courriel.

Il est aussi possible d’envoyer les confirmations de paiement sans le module Gestion des contacts. Cela nécessite l’acquisition d'un produit de communication tel que FaxMaker (utilisé pour l’envoi des télécopies), si l’envoi des confirmations de paiement direct par télécopieur est nécessaire. Le formulaire pour la confirmation de paiement par télécopie doit être en mode texte (viewer 1) sans attributs (gras, italique, etc.).

 

 

Les spécifications concernant la génération du fichier NACHA (É.-U.) sont inscrites à la fin de ce document, en annexe.

 

Sommaire

 

AVANT DE DÉBUTER

Liste des institutions bancaires qui sont supportées dans les formats actuels de maestro* pour le paiement direct des fournisseurs :

Institutions bancaires supportées

  • Banque CIBC
  • Banque Laurentienne
  • Banque de Montréal
  • Banque de Montréal (ancien)
  • Banque Nationale
  • Banque Nationale (ancien)
  • Banque Royale
  • Banque Scotia
  • Banque Toronto Dominion (80 octets)
  • Canadian Western Bank
  • Caisses Desjardins
  • CPA005 (1464)
  • CPA005 (1464) Multi-comptes
  • CPA005 (1464) Multi-comptes avec No Trace
  • HSBC (ascii ancien)
  • HSBC (ascii)
  • NACHA (National Automated Clearing House Association)
 

Même si votre institution financière ne fait pas partie de la liste des institutions bancaires proposées dans maestro*, si cette dernière accepte le format CPA005 (1464), il sera possible d’effectuer le paiement direct des fournisseurs.

 

Configurations Nécessaires

Configuration de chèques

 

maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Configuration de chèques

 

  1. Configurez votre chèque comme à l'habitude.

 

Pour de l'information sur les différents champs de l'option, référez-vous à l'aide en ligne (F1) de celle-ci.
  1. Sélectionnez le formulaire dans le champ Formulaire de paiement direct.

 

Ceci permet de définir le format de confirmation de paiement personnalisé à utiliser.

Ce formulaire sera utilisé uniquement pour l’impression des talons de chèques en format Paiement direct.

Gestion des comptes

 

maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Gestion des comptes

 

Il est recommandé de créer un nouveau compte de grand livre "transitoire" de type Banque afin de recueillir tous les déboursés de type Virement. En utilisant un compte transitoire, seul le montant des déboursés sera transférés dans la conciliation bancaire de votre compte de banque générale.

  1. Entrez un Numéro pour ce nouveau compte.
  2. Inscrivez une Description (en français et/ou en anglais).
  3. Indiquez le Code du groupe.
  4. Dans le champ Type, sélectionnez Banque.
  5. Indiquez si l'état du compte est Accessible ou Inaccessible.
  6. Sauvegardez et Quittez.

 

Pour de l'information sur les différents champs de l'option, référez-vous à l'aide en ligne (F1) de celle-ci.

Gestion des comptes de banque

 

maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Gestion des comptes de banque

 

Après avoir créé le compte de grand livre transitoire, vous devez l'associer au compte bancaire.

 

Les champs suivants sont ceux qui doivent obligatoirement être configurés afin d'être en mesure de faire la paiement direct aux fournisseurs. Pour plus d'information sur les autres champs de l'option, consultez l'aide en ligne (F1) de celle-ci.

 

  1. Entrez le Compte GL créé dans la section précédente.
  2. Indiquez le numéro de compte bancaire dans le champ à cet effet, ainsi que le numéro de Transit.
  3. Inscrivez l'Utilité du compte.
  4. Dans le champ Type de gestion, sélectionnez Banque.
  5. Entrez le Format de chèque fournisseur et le Compteur.
  6. De plus, vous devez sélectionner l'Institution et inscrire un No émetteur.
 

En fonction de votre institution financière, il peut être requis de compléter le champ Centre de traitement.

Les informations doivent être les mêmes que ceux de votre compte courant puisque le fichier de paiement direct sera créé avec ces informations.

 

Gestion des fournisseurs

 

maestro* > Achats et approvisionnement > Maintenance > Fournisseurs > Gestion des fournisseurs

 

Pour indiquer que le fournisseur souhaite recevoir un paiement par virement bancaire, vous devez compléter les informations nécessaires de l’onglet Paiement Direct de la Gestion des fournisseurs.

Si le module Gestion des contacts est installé

  1. Entrez les informations pertinentes dans les champs Mode de paiement, Numéro de compte et No de transit. L'option Virement doit être sélectionnée dans le champ Mode de paiement.
  2. Le mode de confirmation sera établi en fonction du contact créé dans la Gestion des contacts.

Sans le module Gestion des contacts

Vous devez compléter les différents champs de l’onglet Paiement direct. L'option Virement doit être sélectionnée dans le champ Mode de paiement.

Les champs Fax pour Confirmation ou Courriel pour confirmation sont à compléter en fonction du mode de confirmation sélectionné. Tous les autres champs doivent être complétés.

 

Configurations générales

Comptabilité

 

maestro* > Configurations > Configurations générales

maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Configurations diverses

 

Il est important d'identifier le compte de banque pour le paiement direct des fournisseurs. Pour ce faire: 

  1. Dans la fenêtre de configurations, sous l'option Grand Livre, sélectionnez Généralités.
  2. Ensuite, dans la section Achats et déboursés, indiquez le numéro de compte transitoire dans le champs Compte de banque déb. paiement dir.
 

Il est également possible d’identifier un compte de banque par devise pour le paiement direct des fournisseurs dans la Gestion des devises, si le module est installé.

Achats et approvisionnement

 

maestro* > Configuration > Configurations générales

maestro* > Achats et approvisionnement > Maintenance > Achats et approvisionnement > Configurations diverses

 

Il est aussi important de définir les emplacements où seront sauvegardés les fichiers de paiements directs des fournisseurs.

  1. Dans la fenêtre de configuration, sous l'option Achats et approvisionnement, sélectionnez Paiements.
  2. Ensuite, dans la section Paiements, inscrire les informations requises dans les différents champs.

Inscrire un code fournisseur dans le champ Fournisseur servant au transfert des paiements permet d'effectuer automatiquement le transfert entre le compte transitoire et le compte de banque réel lors de la création du paiement direct fournisseur.

 

Le champ Formulaire de confirmation sert à sélectionner le formulaire qui sera envoyé automatiquement au fournisseur, lors de la préparation du fichier des paiements directs. Il peut être différent du formulaire de dépôt direct imprimé par l’option Impression des chèques.

 

Mise en application

Effectuer un déboursé

 

maestro* > Achats et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Paiements > Déboursé par fournisseurs

 

Lors de la sélection du fournisseur, le système valide le mode de paiement du fournisseur.

Dans le cas d’un virement bancaire, le compte de banque est automatiquement modifié pour le compte de banque transitoire pour le paiement direct des fournisseurs identifiés dans les configurations générales.

Enregistrer le déboursé et le transférer.

 

Générer les confirmations de paiement(s)

 

maestro* > Achats et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Paiements > Impression des chèques

 

Avant de procéder à la préparation du fichier de paiement direct, il est d'abord nécessaire d'imprimer les talons de chèques de type virement.

  1. À partir de l'option Sélection des paramètres, sélectionner le compte de banque rattaché aux paiements.
  2. Sélectionner la date du paiement direct.
  3. Sélectionner l'option Imprimer les paiements direct à partir du menu déroulant du champ Action.
  4. Cliquer sur l'icône Accepter.
  5. Cocher la case de tous les paiments à imprimer dans la colonne Sélection. Une icône permet d'ailleurs de tous les sélectionner automatiquement.
  6. Cliquer sur l'icône Sélectionner.
 

Le formulaire de chèque pour le paiement direct provient du formulaire identifié dans la Gestion des comptes de banque sous le champ Chèque Fournisseur – Format de dépôt.

 

Préparer le fichier des paiements directs

 

maestro* > Achats et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Paiements > Prép. du fichier des paiements directs

 

La préparation du fichier des paiements directs permet de préparer le fichier qui sera traité par l’institution financière pour prélever le montant des paiements, de même que d'acheminer les confirmations de paiement aux fournisseurs selon le mode de confirmation déterminé (soit à partir de l'onglet Paiement direct de la Gestion des fournisseurs ou à partir de l'option Gestion des contacts, si utilisée).

  1. Dans la fenêtre de Sélection des paramètres, sélectionner le Compte de banque transitoire.
  2. Inscrire la Date paiement.
  3. Cliquer sur l'icône Accepter.
  4. Dans la fenêtre Prép. du fichier des paiements directs, sélectionner les paiements directs à inclure dans le fichier en cochant la case dans la colonne Sélection. Pour cocher tous les paiements affichés dans la grille, cliquer sur l'icône Sélectionner tout.
  5. Si le module Gestion des contacts est utilisé, cliquer sur l'icône Éditer la confirmation de paiement par email pour inscrire un texte qui sera partagé lors de l’envoi par courriel de la confirmation de paiement. Dans le cas contraire, c'est-à-dire si le module Gestion de contacts n'est pas utilisé, le texte à inclure au courriel qui accompagnera la confirmation de paiement doit être saisi dans l’option Configuration des envois (maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Configuration des envois).
  6. Cliquer sur l'icône Appliquer. C'est à cette étape-ci du processus que le fichier est créé et les confirmations de paiements sont envoyées automatiquement.
 
  1. Cliquer sur Ok. Le visualiseur de maestro* s'affiche.

    Si le module Gestion des contacts est utilisé et si l'un d'eux est associé au(x) fournisseur(s), un libellé indiquant la (les) personne(s)-ressource(s) et le(s) mode(s) de transmission du fichier apparaîtra en surbrillance jaune, en haut de la fenêtre.

  2. Cliquer sur l'icône Imprimer pour imprimer une confirmation de paiement.
  3. Cliquer sur l’icône Envoyer à tous les destinataires avant de fermer le visualiseur; c’est à ce moment que le système envoie les confirmations de paiements. Il est impossible de refaire ce traitement après la création du fichier.

 

Réviser les déboursés inclus aux paiements directs (au besoin)

L'option Révision des déboursés inclus aux paiements directs ne doit être utilisée qu'en de rares occasions, soit quand l'institution financière avise qu'un problème rend impossible la complétion de tous les déboursés inclus aux paiements directs. En effet, il peut arriver pour diverses raisons qu'un paiement ne soit pas complété en entier (par exemple, si le numéro de transit de l'un des fournisseurs s'avère erroné dans maestro*).

Pour remédier à ce problème, maestro* a créé une fonctionnalité de révision des déboursés inclus aux paiement directs. Cette dernière permet de refaire un fichier des paiements directs avec les déboursés sélectionnés antérieurement, à partir de l'option Prép. du fichier des paiements directs, mais qui finalement n'ont pu être transmis avec succès par la banque lors de la première tentative de paiement.

La révision des déboursés inclus aux paiements directs permet de changer l’état de certains déboursés ayant déjà été inclus dans un fichier de paiement direct afin de pouvoir les inclure à nouveau dans un fichier de paiement direct.

 

maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Achats et approvisionnement ˃ Paiements ˃ Révision des déboursés inclus aux paiements directs

 

Le processus de révision des déboursés inclus aux paiements directs est semblable à celui de la préparation du fichier initial des paiements directs.

  1. Dans la fenêtre Révision des déboursés inclus aux paiements directs, sélectionner le Compte de banque défini pour les paiements directs.
  2. Entrer une Date du déboursé. Cette date sert de filtre pour afficher les transactions. Maestro* affiche seulement les paiements dont la date de déboursé est égale ou inférieure à la date sélectionnée.
  3. Cliquer sur Accepter.
  4. Sélectionner les transactions à traiter à l’aide de la souris. Pour sélectionner plusieurs transactions, maintenir les touches CTRL ou SHIFT enfoncées. Il est important de bien sélectionner toutes les transactions à inclure dans le fichier. De plus, aucune validation ne peut être effectuée sur les déboursés sélectionnés. Pour éviter de transférer des fonds par erreur à un fournisseur déjà payé, il est important de s'assurer de choisir uniquement des déboursés pour lesquels la première tentative de transfert a échoué.
  5. Cliquer sur Sélectionner.

Un message de confirmation s’affiche pour confirmer le changement de l’état des déboursés sélectionnés afin de les inclure à nouveau dans un fichier de paiement direct.

  1. Cliquer sur Oui.

 

Cette fonction ne modifie pas le fichier de paiement direct. Elle modifie uniquement l’état des déboursés sélectionnés afin qu’ils redeviennent disponibles pour le paiement direct. De plus, la fonctionnalité ne génère pas de nouveau fichier de paiement direct. Pour inclure de nouveau les déboursés dans un fichier de paiement direct, il est nécessaire de refaire une Préparation du fichier des paiements directs.

Dans les Configurations diverses (section Paiements du module Achats et approvisionnement), si un fournisseur a été identifié dans le champ Fournisseur servant au transfert des paiements directs, maestro* renverse l’écriture qui avait été faite automatiquement lors de la préparation du fichier des paiements directs. Si aucun fournisseur n’est spécifié, aucune écriture de renversement n’est effectuée.

 

Transférer le montant total du paiement direct du compte de banque transitoire au compte de banque réel (optional)

Rappelons que cette dernière étape, qui complète le processus de réalisation d'un paiement direct, ne doit être effectuée que si :

    1. un code fournisseur n'a pas été identifié dans le champ Fournisseur servant au transfert des paiements de l’option Configurations diverses du module Achats et approvisionnement, dans la section Paiements; ET
    2. Un compte de banque transitoire a été créé pour réaliser les paiements directs (étapes b. et c. des Configurations préalables aux paiements directs).
 

maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Achats et approvisionnement ˃ Paiements ˃ Déboursé individuel

 

  1. Dans la fenêtre Déboursé individuel, sélectionner le fournisseur bidon servant aux paiements directs dans le champ Code fournisseur.
  2. Modifier la date au besoin.
  3. Écrire un numéro de référence dans le champ No chèque (il peut s'agir, par exemple de PDIRECT... maestro* accepte plus d'une fois un même numéro de chèque fictif).
  4. Compléter la grille de ventilation en inscrivant le numéro de compte de banque interne à débiter ainsi que le montant total du fichier des paiements directs. Ce total s'affichera également à la droite du champ Achat.
  5. S'il y a lieu, modifier le compte de banque afin qu'il affiche le compte de banque réel des opérations de l'entreprise.
  6. Sélectionner la nature du déboursé, soit: 1 - Standard, à partir des choix du menu déroulant dans le champ Type de déboursé individuel.
  7. Cliquer sur l'icône Enregistrer.

Le déboursé s'ajoute dans la section Sommaire des transactions non transférées. Il est maintenant possible de transférer la transaction à même l'option Déboursé individuel, en cliquant sur l'icône Transférer, ou de visualiser à l'avance l'écriture qui sera générée à partir de l'option Liste des déboursés. Enfin, le déboursé pourra aussi être transféré à partir de l'icône Transfert des transactions du menu général de maestro*.

Annexe

Spécifications pour le paiement direct fournisseur aux É.-U. (NACHA)

Contrairement à ce que l'on pourrait croire, il n'y a pas de configurations supplémentaires à mettre en place afin d'être en mesure de générer un fichier NACHA complet et correct. Cependant, il est important d'apporter une précision concernant les configurations à effectuer dans la Gestion des comptes de banque.

De multiples institutions sont disponibles pour le Canada, mais une seule institution est supportée pour les États-Unis dans maestro*. Il est important de la sélectionner afin d'être en mesure de procéder au paiement direct des fournisseurs.

 

maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Gestion des comptes de banque

 

  1. Dans la fenêtre Gestion des comptes de banque, sélectionnée l'option NACHA - National Aut. Clearing House Ass. dans le champ Institution.
  2. Assurez-vous de bien avoir rempli les autres champs de l'option, en suivant les informations fournies plus haut.

 

Voir aussi

 

Dernière modification : 20 septembre 2024