Déterminer le mode de gestion des éléments

OBJECTIF

Lors de la création d’un item de catalogue, maestro* permet d’identifier de quelle manière sera gérée la quantité de l’item en inventaire grâce au Mode de gestion des éléments. Celui-ci se trouve dans la section Unités de la fenêtre Gestion du catalogue.

Ce document traite uniquement comment déterminer le mode de gestion des éléments. Pour créer un item de catalogue, veuillez consulter l’aide en ligne sur la Gestion du catalogue.

Par « élément », maestro* entend toute pièce, item ou article pouvant être commandé chez un fournisseur en vue d’être mis en inventaire ou utilisé sur un projet. Il peut s’agir autant de souris d’ordinateur que de rouleaux de câbles d’acier.

PRÉREQUIS

Gestion des unités de mesure

Étapes

L’une des étapes de la création d’un item de catalogue consiste à identifier comment l’item sera quantifié en inventaire. En tenant compte de différentes caractéristiques, comme le poids, la valeur de l’item ou le format sous lequel il est vendu, il est possible de déterminer le mode de gestion approprié.

Dans certaines situations, il peut être nécessaire de fournir de l’information supplémentaire pour calculer un facteur de conversion, par exemple, si l’item est acheté dans un format différent de celui de l’inventaire.

Chaque mode correspond à une situation spécifique; une brève description ainsi qu’un exemple se trouvent ci-dessous. Cliquer sur l’hyperlien approprié pour obtenir plus de détails.

Mode	Description
U-Unité	Mode de gestion de base, utilisé le plus souvent. Comme son nom l’indique, la quantité en inventaire de ces items est calculée à l’unité. Ex. : boîte électrique
A-Aucun	Mode sélectionné lorsque l’item en question ne doit pas être géré dans l’inventaire, simplement vendu. Il peut s’agir également d’items virtuels, utilisés uniquement à des fins de facturation. Ex. : temps de technicien à facturer
2-Lot technique	Mode utilisé pour un item dont le format doit être converti. Il peut être reçu à l’unité, mais compté dans l’inventaire sous un autre format. Le facteur de conversion ne peut être modifié. Ex. : Fréon
3-No Série	Mode associé aux items qui doivent essentiellement être gérés par numéro de série. Ex. : génératrice
4-Dimension variable	Mode privilégié pour l’item dont la quantité se calcule en superficie. L’item est vendu ou utilisé dans un format différent de l’original. Ex. : Toile géotextile

Pour accéder à la section Unités :

maestro* > Achat et approvisionnement > Maintenance > Catalogue > Gestion du catalogue

La section Unités se trouve dans l’onglet Description de la pièce, à droite de la section Identification.

U-Unité

Dans la majorité des cas, le mode U-Unité représente un seul item. Lors de la prise d’inventaire physique, chaque article sera compté individuellement. Aucune autre information n’est requise. Il faut compléter la section en fonction du tableau ci-dessous.

Champs	Inscrire / Sélectionner
Mode de gestion des éléments	U-Unité
Dimension par défaut	Laisser le champ vide
Unité	Par défaut à « U » pour chacune des 4 colonnes
Facteur	Par défaut à « 1 » pour chacune des 4 colonnes
Précision	Par défaut à « 0 » pour chacune des 4 colonnes

Il peut aussi arriver qu’un item soit acheté dans un format, mais calculé ou vendu dans un autre format, par exemple, un rouleau de fil électrique de 500 pieds. L’unité du fournisseur correspond à un rouleau qui sera géré dans l’inventaire en pieds. Une conversion est alors nécessaire et peut être changée selon les besoins. Dans cette situation, il faut remplir les champs en fonction du tableau ci-dessous :

Champs	Inscrire / Sélectionner
Mode de gestion des éléments	U-Unité
Dimension par défaut	Laisser le champ vide.
Unité – Inventaire	Unité de l’item en fonction du format sous lequel il est géré dans l’inventaire. Pour l’exemple, Pi (Pied).
Unité – Fournisseur	Unité de l’item en fonction du format sous lequel il est acheté chez le fournisseur. Pour l’exemple, U (Unité).
Unité – Projet	Unité de l’item en fonction du format sous lequel il est utilisé lors d’un projet. Pour l’exemple, Pi (Pied).
Unité – Client	Unité de l’item en fonction du format sous lequel il est vendu au client. Pour l’exemple, Pi (Pied).
Facteur – Inventaire	Valeur qui sert au calcul des conversions des quantités et du prix unitaire. Le facteur Inventaire est toujours 1 parce que c’est une gestion à l’unité. Pour l’exemple, 1.
Facteur – Fournisseur	Le facteur Fournisseur est le résultat du Facteur – Inventaire divisé par la Dimension par défaut. Il s’agit de la quantité d’unités-inventaire qu’on retrouve dans l’unité-fournisseur. Pour l’exemple, 1 est divisé par 500, soit 0,002.
Facteur – Projet	Même valeur que le Facteur – Inventaire parce que l’item est aussi utilisé en pieds lors d’un projet. Pour l’exemple, 1.
Facteur – Client	Même valeur que le Facteur – Inventaire parce que l’item est aussi vendu en pieds au client. Pour l’exemple, 1.
Précision	Valeur qui indique l’utilisation des décimales lors de l’affichage de la quantité et du prix. Si aucune précision n’est inscrite, maestro* affiche « 0 » comme valeur par défaut et la quantité de décimales peut être égale à la capacité du champ. Si « 1 » est inscrit, maestro* arrondit à l’unité. Note : la précision doit toujours se terminer par « 1 ». Pour l’exemple, 0,001 parce que le Facteur – Fournisseur a trois décimales.

A-Aucun

Le mode A-Aucun est utilisé à l’occasion pour les items qui sont seulement vendus et non gérés en stock. Comme aucune autre information n’est requise, la plupart des champs sont laissés vides ou gardent leur valeur par défaut, comme indiqué dans le tableau ci-dessous.

Champs	Inscrire / Sélectionner
Mode de gestion des éléments	A-Aucun
Dimension par défaut	Laisser le champ vide
Unité	Par défaut à « U » pour chacune des 4 colonnes
Facteur	Par défaut à « 1 » pour chacune des 4 colonnes
Précision	Par défaut à « 0 » pour chacune des 4 colonnes

2-Lot technique

Le mode 2-Lot technique permet d’identifier l’item pour lequel le format de la quantité commandée est différent du format de la quantité en inventaire, ce qui requiert une conversion. Dans ce cas, cependant, la conversion est toujours la même; elle ne peut être modifiée, même si la quantité originale varie.

Le lot technique est utilisé généralement pour les items vendus au poids ou au volume, mais dont la quantité peut varier légèrement. Il peut s’agir, par exemple, de bouteilles de fréon. Le fournisseur vend des bouteilles de 250 gallons. La commande est donc de 10 bouteilles (unité), mais la quantité en inventaire sera gérée en gallons. Il est possible que la bouteille contienne 252 ou 247 gallons, cependant, la quantité inscrite dans le champ Dimension par défaut doit quand même être 250. Cette situation est décrite dans le tableau ci-dessous.

Champs	Inscrire / Sélectionner
Mode de gestion des éléments	2-Lot technique
Dimension par défaut	La quantité de l’item en fonction de son format en inventaire. Pour l’exemple, 250.
Unité – Inventaire	Unité de l’item en fonction du format sous lequel il est géré dans l’inventaire. Pour l’exemple, Gal (Gallon).
Unité – Fournisseur	Unité de l’item en fonction du format sous lequel il est acheté chez le fournisseur. Pour l’exemple, U (Unité).
Unité – Projet	Unité de l’item en fonction du format sous lequel il est utilisé lors d’un projet. Pour l’exemple, Gal (Gallon).
Unité – Client	Unité de l’item en fonction du format sous lequel il est vendu au client. Pour l’exemple, Gal (Gallon).
Facteur – Inventaire	Valeur qui sert au calcul des conversions des quantités et du prix unitaire. Le facteur Inventaire est toujours 1 parce que c’est une gestion à l’unité. Pour l’exemple, 1.
Facteur – Fournisseur	Le facteur Fournisseur est le résultat du Facteur – Inventaire divisé par la Dimension par défaut. Il s’agit de la quantité d’unités-inventaire qu’on retrouve dans l’unité-fournisseur. Pour l’exemple, 1 est divisé par 250, soit 0,004.
Facteur – Projet	Même valeur que le Facteur – Inventaire parce que l’item est aussi utilisé en gallons lors d’un projet. Pour l’exemple, 1.
Facteur – Client	Même valeur que le Facteur – Inventaire parce que l’item est aussi vendu au gallon au client. Pour l’exemple, 1.
Précision	Valeur qui indique l’utilisation des décimales lors de l’affichage de la quantité et du prix. Si aucune précision n’est inscrite, maestro* affiche « 0 » comme valeur par défaut et la quantité de décimales peut être égale à la capacité du champ. Si « 1 » est inscrit, maestro* arrondit à l’unité. Note : la précision doit toujours se terminer par « 1 ». Pour l’exemple, 0,001 parce que le Facteur – Fournisseur a trois décimales.

3-No Série

Le mode 3-No Série est sélectionné pour les items associés à un numéro de série, souvent en raison de leur coût élevé, comme des génératrices, des climatiseurs ou des transformateurs. Le numéro de série n’est pas associé à l’item lors de sa création; cette étape se fait à la réception de marchandises. Le numéro de série doit toujours être indiqué lors de l’utilisation (sortie d’inventaire) de ces items.

Champs	Inscrire / Sélectionner
Mode de gestion des éléments	3-No Série
Dimension par défaut	Laisser le champ vide
Unité	Par défaut à « U » pour chacune des 4 colonnes
Facteur	Par défaut à « 1 » pour chacune des 4 colonnes
Précision	Par défaut à « 0 » pour chacune des 4 colonnes

Lors de la réception de marchandise vers le projet ou en inventaire, la fenêtre Numéro de série s’affiche. Elle permet d’inscrire les numéros de série de chaque item reçu.

Par la suite, il sera possible de voir le numéro de série de chacun de ces items dans le champ Identification de plusieurs écrans. Parmi ceux-ci, on retrouve :

Transfert inventaire-projet, en cliquant dans le champ Identification pour sélectionner l’item à transférer
Consultation du catalogue, en double-cliquant dans le champ Qté disponible.

4-Dimension variable

Le mode 4-Dimension variable est surtout utilisé pour les items gérés par superficie. Ils peuvent être divisés pour créer de nouvelles dimensions, comme un rouleau de toile géotextile. Une conversion est aussi nécessaire puisque le produit est commandé à l’unité (rouleau), mais calculé dans l’inventaire au mètre carré (m²) ou pied carré (pi²). Des pièces de différentes grandeurs sont disponibles à partir de l’item original. Par exemple, le rouleau de géotextile mesurant 30 pieds sur 100 pieds – pour une superficie de 3000 pieds carrés – peut être coupé pour former de plus petites toiles de 4’ x 8’, 10’ x 20’, etc. Les superficies de celles-ci sont déduites de la grande toile au fur et à mesure. De plus, avec ce mode, le produit garde sa valeur même si la quantité en stock diminue. Le prix coûtant au pied carré est le même, peu importe la dimension de la toile coupée.

Les champs devraient être complétés en fonction du tableau ci-dessous.

Champs	Inscrire / Sélectionner
Mode de gestion des éléments	4-Dimension variable
Dimension par défaut	La quantité de l’item en fonction de son format en inventaire. Pour l’exemple, 300.
Unité – Inventaire	Unité de l’item en fonction du format sous lequel il est géré dans l’inventaire. Pour l’exemple, pi² (pied carré).
Unité – Fournisseur	Unité de l’item en fonction du format sous lequel il est acheté chez le fournisseur. Pour l’exemple, U (Unité).
Unité – Projet	Unité de l’item en fonction du format sous lequel il est utilisé lors d’un projet. Pour l’exemple, pi² (pied carré).
Unité – Client	Unité de l’item en fonction du format sous lequel il est vendu au client. Pour l’exemple, pi² (pied carré).
Facteur – Inventaire	Valeur qui sert au calcul des conversions des quantités et du prix unitaire. Le facteur Inventaire est toujours 1 parce que c’est une gestion à l’unité. Pour l’exemple, 1.
Facteur – Fournisseur	Le facteur Fournisseur est le résultat du Facteur – Inventaire divisé par la Dimension par défaut. Il s’agit de la quantité d’unités-inventaire qu’on retrouve dans l’unité-fournisseur. Pour l’exemple, 1 est divisé par 300, soit 0,0033.
Facteur – Projet	Même valeur que le Facteur – Inventaire parce que l’item est aussi utilisé en pieds carrés lors d’un projet. Pour l’exemple, 1.
Facteur – Client	Même valeur que le Facteur – Inventaire parce que l’item est aussi vendu en pieds carrés au client. Pour l’exemple, 1.
Précision	Valeur qui indique l’utilisation des décimales lors de l’affichage de la quantité et du prix. Si aucune précision n’est inscrite, maestro* affiche « 0 » comme valeur par défaut et la quantité de décimales peut être égale à la capacité du champ. Si « 1 » est inscrit, maestro* arrondit à l’unité. Note : la précision doit toujours se terminer par « 1 ». Pour l’exemple, 0,0001 parce que le Facteur – Fournisseur a trois décimales.

Anciennement, Comment faire n^o 21

Dernière modification : 20 septembre 2024