Remettre à zéro l'inventaire

OBJECTIF

Le but de cet exercice est de remettre à zéro les quantités, le coût moyen et la valeur de l’inventaire.

On utilise la remise à zéro dans les cas suivants :

• Vous voulez remettre complètement l’inventaire à zéro (Quantité et coût moyen) et repartir à neuf;
• Les coûts moyens indiqués au système sont en grande partie erronés;
• Le grand livre ne balance pas du tout avec l’auxiliaire d’inventaire;
• Les informations contenues dans les champs Réservation ou Numéros de série ne sont pas exactes et doivent être supprimées.

Cette procédure ne doit être utilisée que si vous êtes certain de vouloir supprimer entièrement l’inventaire dans le système avant d’inscrire les quantités en main réelles.

 

La remise à zéro de l’inventaire s’effectue à partir de l’option Prise d’inventaire physique.

maestro* > Achats et approvisionnement > Inventaire > Fonctions > Prise d'inventaire physique

 

PRÉREQUIS

• Configurations diverses - Achats et approvisionnement
• Gestion du catalogue
• Prise d’inventaire physique

 

AVANT DE DÉBUTER 

Valider les configurations diverses reliées à la prise d’inventaire physique.

Lors du transfert de la prise d’inventaire physique, une transaction de transfert inventaire-projet est créée pour ajuster l’inventaire. La contrepartie de ce transfert affecte le projet servant à l’ajustement de l’inventaire physique.

1. Accéder à l’option Configurations diverses.
2. Cette option est accessible via le module Achat et approvisionnement, Maintenance, section Achats et approvisionnement.
3. À partir des configurations diverses, cliquer dans le menu de gauche sur la section Inventaire.
4. À partir de la section Inventaire, assurez-vous qu’un projet, une activité et un groupe soient définis dans la section Ajustement inventaire physique.

Ces informations seront utilisées lors de la remise à zéro de l’inventaire.

5. Enregistrer les changements et quitter les configurations diverses.
6. Assurez-vous que les transactions reliées à l’inventaire ont été finalisées par les usagers et qu’elles ont été transférées à la date de la remise à zéro.

Les opérations reliées à l’inventaire sont : la réception de marchandise, le transfert inventaire-projet, le transfert entre emplacement, les ventes (lorsqu’intégrées avec l’inventaire) et la facturation sur commande.

Il existe deux façons de vérifier qu’il n’y a pas de telles transactions en attente d’être transférées :

1. Par l’option États des transferts.
   1. Cette option est accessible via le module Comptabilité, Maintenance, section Comptabilité.
2. Par l’option Transfert des transactions.
   1. Cette option est accessible à partir de l’icône Transfert des transactions disponible au menu principal.

Seul un usager administrateur pourra valider les transactions de tous les usagers.

Arrêter l’entrée de données reliées à l’inventaire durant l’étape de la prise d’inventaire physique.

 

Étapes

Remettre à zéro l’inventaire

1. Accéder à l’option Prise d’inventaire physique.
2. Générer la transaction de remise à zéro de l’inventaire.
   1. Sélectionner la date à laquelle la remise à zéro a lieu;
   2. Entrer les paramètres de filtres en fonction de vos besoins :

   S’il existe un grand nombre de pièce dans votre inventaire, il est recommandé de fractionner les transactions en plusieurs parties. Pour cela, il est nécessaire d’entrer des valeurs dans cette section. Une fois le traitement démarré, il est impossible de l’arrêter. La durée de traitement varie en fonction du nombre d’items existant dans le catalogue.

   1. Sélectionner un emplacement;

   Si aucune validation d’emplacement n’est faite dans le système, il est également possible de laisser le champ emplacement vide afin que tout l’inventaire soit remis à zéro.

   2. Sélectionner si les items avec numéros de série doivent être remis à zéro ou non. En cochant la case, le système efface tous les numéros de série de l’inventaire et vous devez les entrer à nouveau. Si non cochée, les items avec numéros de série ne seront pas remis à zéro.
   3. Sélectionner si les items avec numéros de réservation doivent être remis à zéro ou non. En cochant la case, le système efface tous les numéros de réservation de l’inventaire. Si non cochée, les items avec numéros de réservation ne seront pas remis à zéro.

   Faire bien attention avant d’activer cette option. Le système peut avoir besoin de ces numéros de réservation pour assurer la cohérence des transactions futures. Les items avec numéros de réservation ne devraient être remis à zéro que si vous êtes certain que les numéros de réservation présents au système ne sont plus pertinents.

   Si nécessaire, après avoir supprimé les numéros de réservation, il est également possible de les réinscrire manuellement au système, par l’option Réservation de matériel. Il s’agit toutefois d’une opération qui peut s’avérer fastidieuse.

   3. Cliquer sur l’icône Remplir le tableau de ventilation.

   Valider que les items affichés dans la grille correspondent bien à vos critères avant de continuer, car il sera impossible de revenir en arrière après avoir transféré la transaction.

   4. Appuyer sur l’icône Remettre colonne « Qté réelle » à zéro.

   À cette étape, le système va mettre les quantités réelles à zéro. Dans la colonne Écart, les montants affichés correspondent à l’inverse de la valeur stock (en positif ou en négatif, le cas échéant).

   5. Changer l’étatpour Confirmée.
   6. Appuyer sur l’icône Transférer et répondre OUI à la question : Voulez-vous sauvegarder les modifications ?, si vous n’avez pas sauvegardé la transaction précédemment.

   Une autre question s’affiche à l’écran : Voulez-vous transférer la prise d’inventaire physique ? En répondant par l’affirmatif, une transaction de transfert inventaire-projet contenant les lignes nécessaires pour remettre l’inventaire à zéro sera créée et transférée.

   Après avoir effectué cette étape, l’inventaire est remis à zéro pour tous les items correspondant aux critères de sélection entrés.

   7. Refaire les étapes A à F pour tous les emplacements.

   Si l’inventaire n’est pas suivi par emplacement, passez à l’étape 3.

   8. Si l’inventaire est suivi par emplacement et qu’il est validé, après avoir effectué la procédure de remise à zéro pour chacun des emplacements, il est recommandé d’enlever temporairementla validation des emplacements et de refaire les étapes A à F, sans indiquer d’emplacement. Ainsi, on s’assure qu’il ne reste aucune quantité en inventaire pour des emplacements vides.
   9. Compléter la Validation des emplacements, accessible par l’option Configurations diverses. À partir des configurations diverses, il suffit de cliquer dans le menu de gauche Inventaire pour accéder à ce champ.

   maestro* > Achats et approvisionnement > Maintenance > Achats et approvisionnement > Configurations diverses

   À partir du dendrogrammes des Configurations Diverses à la gauche de l'écran, cliquer sur Inventaire afin d'accéder à la section Validation des emplacements.

   Il est important de remettre active la configuration Validation des emplacements après la remise à zéro de l’inventaire, si l’inventaire est suivi par emplacement.

3. Imprimer les listes diverses du catalogue.

Cette étape consiste à imprimer un rapport d’inventaire afin de s’assurer que les quantités et les valeurs de l’inventaire ont bien été remises à zéro.

En fonction du mode de gestion des frais courus, les rapports à imprimer et à valider ne sont pas les mêmes.

Gestion de l’inventaire sans les frais courus	Gestion de l’inventaire avec les frais courus
Imprimer le rapport 306 – Valeur comparative de l’inventaire. Le rapport doit être demandé avec tous les emplacements. Il est recommandé d’envoyer le rapport dans le type de sortie « Analyse dynamique vectorielle » afin de permettre à l’usager de trier le rapport par emplacement.	Imprimer le rapport 307 – Valeur comparative de l’inventaire avec les frais courus.

4. Valider les quantités et les montants de l’inventaire affiché dans les rapports.

S’il existe encore des quantités, vous devez refaire l’étape 1 et l’étape 2.

 

Si des montants s’affichent sur le rapport, il faut valider s’il existe des courus ou non. Si oui, le montant des courus devrait couvrir la valeur d’inventaire restante. Dans ce cas, aucune écriture ne sera nécessaire.

Dans le cas où il n’y a aucun couru, les montants de l’inventaire doivent obligatoirement être à zéro. Il faut donc effectuer la procédure suivante :

Pour mettre à zéro les valeurs de l’inventaire apparaissant encore sur les rapports 306 – Valeur comparative de l’inventaire ou 307 – Valeur comparative de l’inventaire avec les frais courus :

1. Accéder à l’option Ajustement d’inventaire.
2. Cette option est accessible via le module Achat et approvisionnement, Inventaire, section Fonctions.
3. Entrez manuellement les items qui doivent être remis à zéro en indiquant la quantité et le prix unitaire nécessaires pour renverser les quantités et les valeurs encore présentes sur les rapports.

N’oubliez pas d’inscrire toutes les informations nécessaires à la remise à zéro complète de l’item (Unité, Emplacement, Localisation, Caractéristique).

1. Entrez également les numéros d’Identification, lorsque nécessaire, si vous avez décidé de remettre à zéro les items avec numéros de série.
2. Entrez également les numéros de réservation, lorsque nécessaire, si vous avez décidé de remettre à zéro les quantités réservées.

Cette étape n’affecte pas le grand livre, une écriture manuelle au grand livre sera requise à la suite de l’ajustement.

3. Transférer la transaction d’ajustement.
4. Réimprimer les rapports d’inventaire cités à l’étape 3.

À cette étape, il ne devrait plus rester de quantité ni de valeur d’inventaire sur les rapports, sauf dans le cas où les frais courus sont activés (voir la note plus haut à ce effet).

5. Imprimer la Balance de vérification et apporter l’ajustement nécessaire au grand livre.

Valider le montant du grand livre pour le compte d’inventaire. Ce montant devra être remis à zéro.

1. L’écriture, pour corriger le grand livre, doit être faite à partir de l’une des options suivantes :

1. Entrée de journal OU
2. Transfert entre projet avancé, si les états financiers sont présentés par projet.

2. Transférer l’écriture.
3. Comparer la balance de vérification avec les listes diverses du catalogue citées à l’étape 3.

À cette étape, tous les montants doivent être à zéro.

 

Voir aussi 

• Listes diverses du catalogue
• Ajustement d’inventaire
• Entrée de journal
• Transfert entre projets avancé

 

Dernière modification : 20 septembre 2024