Utiliser la fonctionnalité Bureau sans papier

Objectif

La fonctionnalité Bureau sans papier permet aux utilisateurs de créer des transactions partielles dans maestro* à partir de documents ou de factures présents dans une boîte courriel. En effet, le programme complémentaire (add-in) Outlook de maestro* permet non seulement de joindre des documents à une transaction du progiciel, il rend possible l’initiation même de la transaction dans maestro* et, de ce fait, élimine la nécessité d’imprimer certains documents avant de procéder à leurs saisies. Ainsi, les transactions déjà initiées n’auront qu’à être récupérées et complétées dans le progiciel.

La fonctionnalité Bureau sans papier est actuellement disponible pour les réceptions de marchandise, la facturation, les achats de projet, les billets de carrière et les billets de béton.

 

Si le courriel d’un fournisseur contient plusieurs factures, on peut transférer plus d’une fois le courriel pour créer autant de transactions de facture. On peut aussi demander au fournisseur d'envoyer une seule facture par courriel.

 

Prérequis

  • Outlook version 2013 au minimum, mais préférablement la version 2016
  • Maestro* 3.05
  • Programme complémentaire (add-in) Outlook de maestro* ou programme complémentaire (add-in) Outlook de maestro*CLOUD

 

Sommaire

 

Étapes

Effectuer les configurations préalables à l'utilisation de la fonctionnalité Bureau sans papier

Dans un premier temps, il s'avère nécessaire de créer des catégories de documents dans lesquels seront enregistrés les factures ou les documents reçus par courriel. Ces catégories devront par la suite se voir rattacher un type de transaction à créer afin que maestro* puisse initier ces transactions.

 

maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Gestion de documents > Gestion des catégories de documents
  1. Dans la fenêtre Gestion des catégories de documents, cliquer sur l'icône Nouveau.
  2. Inscrire un code pour la catégorie à créer dans le champ Catégorie, puis, inscrire la description française et anglaise.
  3. Cocher les cases applicables, telles que définies dans l'aide en ligne de l'option.
  4. Sélectionner le type de transaction à créer (achat de projet, réception de marchandises, facture sur commande, billet de carrière ou billet de béton) qui sera associé à cette nouvelle catégorie.

 

Chaque type de transaction à créer doit faire l'objet d'une catégorie de documents distincte.

  1. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
  2. Répéter les étapes énumérées ci-dessus selon la nature de vos activités et des documents reçus par courriel.
  3. Cliquer sur l'icône Quitter.

 

Permettre la sélection d'une catégorie de documents dans maestro*MOBILE

Comme c'est le cas dans maestro*, il est possible d'associer à des catégories de documents des documents ajoutés à partir de maestro*MOBILE lorsque les configurations préalables sont effectuées dans maestro*. Pour permettre la sélection d'une catégorie de documents dans maestro*MOBILE :

 

maestro* > Projets > Gestion des opérations > Répartition > Gestion des modèles de répartition
  1. Dans la fenêtre Gestion des modèles de répartition, cliquer sur l'onglet Mobile.
  2. Cliquer ensuite sur le sous-onglet Projet.
  3. Dans la section intitulée Catégories de document, cocher la case Permettre la sélection de la catégorie de document.
  4. Cocher la case Tous ou sélectionner les catégories qui doivent être disponibles et accessibles dans maestro*MOBILE.
  5. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
  6. Cliquer sur l'icône Quitter.

 

Créer une transaction partielle à partir d’un document reçu par courriel, dans Outlook, lorsqu'est installé le programme complémentaire (add-in) Outlook de maestro*

  1. Dans Outlook, sélectionner le courriel et cliquer sur le libellé Maestro de la barre d'outils.
  2. Sélectionner Transfert vers maestro*.
  3. Dans la fenêtre Transfert vers maestro*, sélectionner le contact.
  4. S'il y a lieu, inscrire une description.
  5. Dans le champ Type, sélectionner Transaction à créer dans maestro*.
  6. Dans le champ Destination, sélectionner l'option dans laquelle doit se trouver la transaction à créer (déterminant par le fait même la catégorie de documents indiquée un peu plus bas dans la fenêtre).
  7. Compléter les champs No commande, Fournisseur, No livraison et Description.
  8. Cocher la case Sauvegarder le courriel, s'il y a lieu.
  9. Cocher la case Sauvegarder les pièces jointes, s'il y a lieu.
  10. Cliquer sur le bouton Accepter.
  11. Fermer la fenêtre.

 

Créer une transaction partielle à partir d’un document reçu par courriel, dans Outlook, lorsqu'est installé le programme complémentaire (add-in) Outlook de maestro*CLOUD

  1. Dans Outlook, sélectionner le courriel et cliquer sur l'icône Transfert vers maestro*.
  2. Dans le panneau qui s'ouvre dans la portion droite de la fenêtre, cliquer sur le bouton Transfert vers maestro*.
  3. Ouvrir l'option Importation de courriels Outlook dans maestro*.
 

maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Gestion de documents > Importation de courriels Outlook
  1. Dans la fenêtre Transfert vers maestro*, sélectionner le contact.
  2. S'il y a lieu, entrer une description.
  3. Dans le champ Type, sélectionner Transaction à créer dans maestro*.
  4. Dans le champ Destination, sélectionner l'option dans laquelle doit se trouver la transaction à créer (déterminant par le fait même la catégorie de documents indiquée un peu plus bas dans la fenêtre).
  5. Compléter les champs No commande, Fournisseur, No livraison et Description.
  6. Cocher la case Sauvegarder le courriel, s'il y a lieu.
  7. Cocher la case Sauvegarder les pièces jointes, s'il y a lieu.
  8. Cliquer sur l'icône Appliquer.
  9. Cliquer sur l'icône Quitter.

 

Créer une transaction partielle à partir d’un document ou d'une photo ajouté(e) dans maestro*MOBILE

  1. Ouvrir l'interface Projets de maestro*MOBILE.
  2. Sélectionner un projet.
  3. Dans la fiche de projet, ouvrir une entrée journalière existante ou en créer une.
  4. Appuyer sur Photos/Documents.
  5. Sélectionner la catégorie du document.
  6. Au besoin, entrer un commentaire.
  7. Appuyer sur Enregistrer.
    La transaction en attente sera automatiquement créée dans maestro*.

 

Récupérer et compléter une transaction partielle, créée à partir du programme complémentaire Outlook, dans maestro*

 

maestro* > Achat et approvisionnement > Achat et approvisionnement > Commandes > Réception de marchandise

maestro* > Achat et approvisionnement > Achat et approvisionnement > Commandes > Facturation

maestro* > Achat et approvisionnement > Achat et approvisionnement > Achats > Achat de projet

maestro* > Billets > Billets de carrière > Fonctions > Gestion des billets

maestro* > Billets > Billets de béton > Fonctions > Gestion des billets
  1. Une fois la fenêtre ouverte, cliquer sur l’icône Transactions en attente.
  2. Sélectionner la transaction partielle à compléter.
    Le document joint à la transaction partielle s’affiche dans le visualiseur de maestro*.
  3. Inscrire le numéro de commande dans le champ No commande s’il n’y est pas déjà.
  4. Cliquer sur l’icône Accepter.
  5. Modifier, s’il y a lieu, les informations présentes dans les champs Fournisseur, No livraison et Date de livraison.
  6. Compléter la transaction et cliquer sur l’icône Enregistrer.
    La transaction est désormais traitée et n’apparaît plus dans la grille des transactions en attente mais bien dans les transactions non transférées.

 

Si une transaction créée à partir des transactions en attente (mais non transférée) est supprimée, celle-ci deviendra À traiter.

 

 

La Gestion de processus s'applique maintenant à toutes les transactions en attente créées à l'aide de la fonctionnalité Bureau sans papier.

  • L'utilisateur maestro* peut définir un processus d'approbation avec des alertes pour toutes les transactions en attente, permettant à la transaction d'être approuvée avant d'être transférée. L'objectif est de remplacer le processus d’approbation papier.
  • Une fois configuré, le processus d'approbation est appliqué à chaque fois qu'une transaction en attente est créée à l'aide du Add-In Outlook ou en ajoutant une photo/un document à une catégorie associée à un type de transaction dans maestro*MOBILE. Aucun avertissement concernant le processus n'est envoyé à la personne l'ayant initié, pour une transaction en attente.
  • Comme pour les autres processus, l'approbateur reçoit une notification lui permettant d'approuver la transaction en attente avec un fichier PDF en pièce jointe.
  • La transaction en attente à approuver apparaît également dans le tableau de bord de l'utilisateur, comme c'est le cas pour les autres processus. La transaction en attente avec PDF joint peut être ouverte en double-cliquant dessus dans le tableau de bord.
  • Un utilisateur de maestro* peut voir l'historique de la transaction en attente, conformément au processus, dans la nouvelle fenêtre de consultation des transactions en attente,
  • Une fois la transaction en attente approuvée, elle peut être traitée dans la fenêtre de la transaction associée. (Par exemple : une transaction en attente liée à un achat de projet peut créer une transaction complète une fois qu'elle a été approuvée dans le processus).
  • Si une personne spécifiée dans le processus est un utilisateur de maestro*MOBILE, celle-ci reçoit une notification concernant la transaction en attente nécessitant son approbation dans la mobilité, comme c'est le cas pour les autres processus.

 

Voir aussi

 

Dernière modification : 20 septembre 2024