Payer une allocation automobile

Objectif

Vous devez payer une allocation automobile à un employé. Il existe plusieurs façons de traiter ce sujet selon que le véhicule soit fourni ou non par l’employeur ou que l’employé se serve de son véhicule personnel pour des fins d’affaires.

prérequis

Gestion des employés
Avantages imposables
Gestion des primes/déductions

Sommaire

Déterminer le type d’allocation à payer en fonction des impacts
- Véhicule fourni par l’employeur
  - Montant forfaitaire payé chaque semaine pour l’usage d’un véhicule
  - Montant inscrit comme avantage imposable à la fin de l’année pour l’usage d’un véhicule
- Usage d’un véhicule personnel pour des activités professionnelles
  - Remboursement de frais de kilométrage
  - Montant forfaitaire payé à l’employé pour le remboursement des frais de déplacement

Étapes

Déterminer le type d’allocation à payer en fonction des impacts

Pour payer une allocation automobile, il est nécessaire de déterminer le type d’allocation à payer en fonction des impacts :

Vérifier auprès de votre fiscaliste, la méthode de remboursement à privilégier en fonction de votre entreprise et les déductions d’impôts à considérer en fonction de la méthode privilégiée.

Pour chaque type de véhicule, choisir le type d’allocation à utiliser. Cliquer sur un hyperlien pour accéder à une section en particulier.

Type de véhicule	Type d’allocation	Actions/Impacts
Véhicule fourni par l’employeur	Montant forfaitaire payé chaque semaine pour l’usage d’un véhicule	Configuration d’un avantage imposable dans la Gestion des employés pour l’usage d’un véhicule. NOTE : L’impôt est affecté immédiatement et l’avantage imposable apparaît sur le T4 et le Relevé 1.
Véhicule fourni par l’employeur	Montant inscrit comme avantage imposable à la fin de l’année pour l’usage d’un véhicule	Inscription d’un montant applicable à l’usage d’un véhicule à partir de l’option Avantages imposables. NOTE : L’impôt sera affecté uniquement lors de la déclaration d’impôt du salarié.
Usage d’un véhicule personnel pour des activités professionnelles	Remboursement de frais de kilométrage	Création d’une prime de type Remboursement de dépense pour rembourser le kilométrage. NOTE : Aucun impact sur le T4 et le Relevé 1 de l’employé.
	Montant forfaitaire payé à l’employé pour le remboursement des frais de déplacement	Création d’une prime de type Prime et l’utilisateur doit spécifier le calcul de paie à effectuer sur cette prime. NOTE : Lors de la préparation des T4 et Relevé 1, une redéfinition de case doit être effectuée pour afficher ce montant imposable sur les relevés.

Véhicule fourni par l’employeur

Dans cette situation, le véhicule est fourni par l’employeur. L’employé utilise le véhicule pour des fins d’affaires et personnelles.

L’employeur peut appliquer l’avantage imposable pour un usage de véhicule à chaque semaine afin d’affecter l’impôt de l’employé immédiatement ou attendre à la fin de l’année afin de connaître les dépenses et le kilométrage utilisés pour des fins d’affaires. Vous pouvez utiliser l’une des deux méthodes ou les deux.

Montant forfaitaire payé chaque semaine pour l’usage d’un véhicule

Cette méthode consiste à définir le montant d’avantages imposables relié à l’usage d’un véhicule dans la fiche de l’employé.

Le tableau ci-dessous décrit les impacts lorsque cette méthode est utilisée :

Impact maestro*	Impact pour l’employé
L’avantage imposable est calculé lors du calcul de la paie. Affecte le T4 et le Relevé 1 de l’employé.	L’impôt et les déductions sur les avantages imposables sont appliqués immédiatement et le revenu de l’employé est affecté.

maestro* > Gestion du temps > Paie > Employés > Gestion des employés

Sélectionner un employé, puis cliquer sur l’onglet Impôts.
Inscrire le montant d’avantage imposable pour l’usage d’un véhicule pour les deux paliers de gouvernement, si applicable.
Cliquer sur Enregistrer, puis Quitter.

Lors du calcul de paie, les avantages imposables seront appliqués et le revenu de l’employé sera affecté. Les montants des avantages imposables seront mis à jour, dans les cumulatifs de l’employé, lorsque l’impression du chèque de paie sera acceptée.

Montant inscrit comme avantage imposable à la fin de l’année pour l’usage d’un véhicule

Cette méthode est généralement utilisée en fin d’année. Elle consiste à indiquer à la fin de l’année, le montant d’avantage imposable lié à l’utilisation d’un véhicule fourni par l’employeur à l’aide de l’option Avantages imposables.

Le tableau ci-dessous décrit les impacts lorsque cette méthode est utilisée :

Impact maestro*	Impact pour l’employé
Aucun impôt n’est prélevé sur le montant inscrit à la fin de l’année; Affecte le T4 et le Relevé 1 de l’employé.	L’impôt sur les avantages imposables est payable lors de la déclaration d’impôts du salarié.

maestro* > Gestion du temps > Paie > Employés > Avantages imposables

Compléter les informations ci-dessous :

Champ

Description

Employé

Sélectionner l’employé.

Début de la période de paie

Identifier la période de paie où l’ajustement de l’avantage imposable doit s’appliquer.

Province

Identifier la province de travail de l’employé.

Champ	Description
Employé	Sélectionner l’employé.
Début de la période de paie	Identifier la période de paie où l’ajustement de l’avantage imposable doit s’appliquer.
Province	Identifier la province de travail de l’employé.

Sous la section Avantages imposables, entrer le montant d’avantage imposable applicable à l’usage d’un véhicule, selon le palier de gouvernement.
Cliquer sur Enregistrer, puis Quitter.

Aucun transfert de transaction n’est requis. Le cumulatif de l’employé est affecté immédiatement lors de l’enregistrement de la transaction.

Usage d’un véhicule personnel pour des activités professionnelles

Dans cette situation, l’employé utilise son véhicule personnel pour effectuer des déplacements en lien avec ses activités professionnelles. L’employeur peut rembourser les frais de déplacement de l’employé en lui payant des frais de kilométrage ou lui donner un montant fixe imposable.

Remboursement de frais de kilométrage

Cette méthode consiste à rembourser à un employé les frais de kilométrage via une prime payée chaque semaine.

Le tableau ci-dessous décrit les impacts lorsque cette méthode est utilisée :

Impact maestro*	Impact pour l’employé
L’utilisateur doit entrer manuellement la prime de kilométrage dans l’entrée des heures. La prime de type Remboursement de dépense n’affecte pas le T4 et le Relevé 1 de l’employé.	La prime est affichée sur le talon de paie.

maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Paie > Gestion des primes/déductions

Créer une prime de kilométrage

Prenons l’exemple d’une prime de kilométrage pour laquelle l’employé reçoit 0,30 $ par kilomètre :

Créer la prime en portant une attention particulière aux informations du tableau ci-dessous :

Champ

Description

Type

Sélectionner Remboursement de dépense.

Compte

Identifier le compte de grand-livre pour comptabiliser la dépense pour les frais de kilométrage.

NOTE : Généralement, le compte de dépenses courus dans le cas où vous utilisez la comptabilisation des bénéfices marginaux sinon entrer un compte de dépense.

Taux horaire

Inscrire 0,30.

Code de taxe / Taxe projet

Entrer les codes de taxes incluses à récupérer sur les frais de kilométrage en fonction de votre entreprise.

Si la paie est traitée dans le module de paie, entrer les taxes dans les champs Code de taxe.

Si la paie est traitée à partir des entres de temps des projets, utliser les champs Taxe projet.

NOTE : Veuillez consulter votre comptable afin de valider le taux de taxes à entrer dans cette section.

Onglet Calcul de la paie

Compléter cette section uniquement si la prime doit affecter le calcul de la paie.

NOTE : Veuillez consulter votre comptable afin de valider si la prime doit affecter l’impôt et les différents calculs de la paie.

Champ	Description
Type	Sélectionner Remboursement de dépense.
Compte	Identifier le compte de grand-livre pour comptabiliser la dépense pour les frais de kilométrage. NOTE : Généralement, le compte de dépenses courus dans le cas où vous utilisez la comptabilisation des bénéfices marginaux sinon entrer un compte de dépense.
Taux horaire	Inscrire 0,30.
Code de taxe / Taxe projet	Entrer les codes de taxes incluses à récupérer sur les frais de kilométrage en fonction de votre entreprise. Si la paie est traitée dans le module de paie, entrer les taxes dans les champs Code de taxe. Si la paie est traitée à partir des entres de temps des projets, utliser les champs Taxe projet. NOTE : Veuillez consulter votre comptable afin de valider le taux de taxes à entrer dans cette section.
Onglet Calcul de la paie	Compléter cette section uniquement si la prime doit affecter le calcul de la paie. NOTE : Veuillez consulter votre comptable afin de valider si la prime doit affecter l’impôt et les différents calculs de la paie.

Cliquer sur Enregistrer et Quitter.

Appliquer la prime de kilométrage

L’utilisateur doit sélectionner manuellement la prime KM lors de l’entrée d’heures dans maestro* et entrer le nombre de kilomètres parcourus par l’employé dans la colonne Heures.

Poursuivre le traitement de la paie normalement.

Montant forfaitaire payé à l’employé pour le remboursement des frais de déplacement

Cette méthode consiste à payer un montant forfaitaire, chaque semaine, à un employé pour les frais reliés à l’usage de son véhicule personnel pour des déplacements professionnels.

Le tableau ci-dessous décrit les impacts lorsque cette méthode est utilisée :

Impact maestro*	Impact pour l’employé
La prime peut être définie par défaut dans la Gestion des employés. Lors de l’impression des T4 et Relevé 1, une redéfinition de case peut être requise pour imprimer cette prime sur les relevés gouvernementaux.	La prime est généralement imposable. NOTE : Consulter votre fiscaliste pour déterminer l’impact, s’il y a lieu sur l’impôt et le calcul de paie.

Impact maestro*

Impact pour l’employé

La prime peut être définie par défaut dans la Gestion des employés.
Lors de l’impression des T4 et Relevé 1, une redéfinition de case peut être requise pour imprimer cette prime sur les relevés gouvernementaux.

La prime est généralement imposable.

NOTE : Consulter votre fiscaliste pour déterminer l’impact, s’il y a lieu sur l’impôt et le calcul de paie.

Créer une prime pour un montant forfaitaire Creating a lump sum bonus

maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Paie > Gestion des primes/déductions

Créer la prime en portant une attention particulière aux informations du tableau ci-dessous :

Champ

Description

Type

Sélectionner Prime.

Compte

Identifier le compte de grand-livre pour comptabiliser la dépense pour les frais de déplacement.

NOTE : Généralement, un compte de dépenses courus dans le cas où vous utilisez la comptabilisation des bénéfices marginaux sinon entrer un compte de dépense.

Taux horaire

Inscrire 1,00.

NOTE : En indiquant 1,00 $ dans le taux horaire, cela permet d’utiliser la même prime pour plusieurs employés et de personnaliser le montant du montant forfaitaire dans la Gestion des employés.

Onglet Calcul de la paie

Compléter cette section si la prime doit affecter le calcul de la paie.

NOTE : Veuillez consulter votre fiscaliste afin de connaître les impacts de la prime sur le calcul de la paie et cocher les valeurs en conséquence.

Champ	Description
Type	Sélectionner Prime.
Compte	Identifier le compte de grand-livre pour comptabiliser la dépense pour les frais de déplacement. NOTE : Généralement, un compte de dépenses courus dans le cas où vous utilisez la comptabilisation des bénéfices marginaux sinon entrer un compte de dépense.
Taux horaire	Inscrire 1,00. NOTE : En indiquant 1,00 $ dans le taux horaire, cela permet d’utiliser la même prime pour plusieurs employés et de personnaliser le montant du montant forfaitaire dans la Gestion des employés.
Onglet Calcul de la paie	Compléter cette section si la prime doit affecter le calcul de la paie. NOTE : Veuillez consulter votre fiscaliste afin de connaître les impacts de la prime sur le calcul de la paie et cocher les valeurs en conséquence.

Cliquer sur Enregistrer et Quitter.

Identifier le montant forfaitaire à rembourser à l’employé

maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Paie > Gestion des employés

Cette étape est nécessaire pour identifier le montant à rembourser à l’employé.

Sélectionner un employé, puis cliquer sur l’onglet Primes et déductions.
Sous la section intitulée Primes et déductions par défaut, sélectionner le code de prime et entrer la valeur du montant à rembourser à l’employé dans la colonne Quantité.
Cliquer sur Enregistrer, puis Quitter.

La prime sera ajoutée à la paie lors du calcul de la paie. À la fin de l’année, lors du traitement des T4 et Relevé 1, il est possible qu’une redéfinition des cases soit requise afin d’associer la prime reliée aux frais de déplacement à l’une des cases des formulaires gouvernementaux.

Voir aussi

Gestion des employés
Avantages imposables
Gestion des primes/déductions

Anciennement, Comment faire n^o 19

Dernière modification : 20 septembre 2024