Imputer les coûts d'équipements

Objectif

La comptabilisation des imputations des équipements permet d’appliquer les coûts d’utilisation des équipements aux projets sur lesquels ils ont été utilisés et d’imputer des revenus équivalents aux projets «équipements», ceci pour permettre le suivi des coûts et des revenus.

 

Idéalement chaque équipement devrait avoir son propre projet pour permettre d’en suivre précisément les dépenses (maintenance, réparation, assurance, carburant, etc…) ainsi que les revenus d’utilisation. Il est également possible de suivre les coûts et revenus de plusieurs équipements à l’aide d’un même projet.

Par « équipement » maestro* entend toute pièce de matériel pouvant servir sur un projet. Cela va de petits outils jusqu’aux équipements lourds.

Prérequis

 

Sommaire

 

Étapes

Pour imputer des coûts d’utilisation d’équipement à un projet, il faut d’abord créer le projet «équipement», créer l’équipement lui-même et ensuite compléter les configurations générales pour les imputations des coûts. Ensuite des transactions doivent être entrées afin d’indiquer les équipements utilisés et les projets sur lesquels les coûts doivent être imputés.

 

Si le module Entretien préventif est installé et que vous utilisez la Gestion des équipements pour créer les équipements, le projet peut être créé automatiquement.

 

Lors de la comptabilisation des imputations des équipements, le débit sera comptabilisé au PAG (projet, activité, groupe) identifié dans chaque transaction. Le crédit sera imputé au PAG de revenu et au compte identifié dans l’équipement.

 

Créer un projet équipement

Un projet équipement est créé afin de suivre les dépenses ainsi que les revenus d’utilisation de cet équipement.

  maestro* > Projets > Maintenance > Projet > Gestion des projets

 

  1. Compléter les informations en fonction du tableau ci-dessous.

Champs

Inscrire / Sélectionner

Numéro

Numéro du projet

Description

Description identifiant le projet

Équipement

Cocher pour signifier que c’est un projet équipement

  1. Compléter les informations dans l’onglet Desc. du projet :

Champs

Inscrire / Sélectionner

Date ouverture

Date d’ouverture du projet

Gabarit

Le gabarit pour projet équipement

NOTE : Si aucun gabarit est sélectionné, vous allez devoir entrer les informations requises dans l’onglet Activités et budgets.

  1. Compléter les informations dans l’onglet Paramètres :

Champs

Inscrire / Sélectionner

Taux machinerie par défaut

Taux de machinerie

NOTE : Le taux peut être choisi lors de l’entrée des heures; toutefois, le plus simple est d’indiquer lors de la création d’un projet quel taux prendre par défaut.

NOTE : Dans la Gestion des machineries, il est possible d’indiquer 4 taux. Ceci simplifie la sélection du bon taux horaire lors de l’entrée des heures.

  1. Cliquer sur Enregistrer.
  2. Cliquer sur l’onglet Activités et budgets, valider les activités assignés au projet ou modifier au besoin.
  3. Cliquer sur Enregistrer, puis Quitter.

 

Créer un équipement

La gestion des machineries permet de créer des équipements qui génèrent un coût d’utilisation et un revenu interne.

  maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Gestion du temps > Gestion des machineries

 

  1. Compléter les informations en fonction du tableau ci-dessous.

Champs

Inscrire / Sélectionner

Code

Code de l’équipement

NOTE : Le code de l’équipement devrait représenter le numéro d’identification de l’équipement, ce sont ces numéros qui seront entrés dans les transactions.

État pour les entrées d’heures

Actif par défaut

NOTE : Il ne sera pas possible d’entrer des transactions pour les équipements dont l’état est Inactif.

Nom

Nom de l’équipement

Coûtant

Taux horaires pour l’utilisation de l’équipement

NOTE : Il est possible d’identifier 4 taux horaires.

NOTE : Il est important d’avoir une constance pour l’ensemble des équipements; généralement le taux 1 représente l’utilisation de l’équipement seul. Autres exemples : avec opérateur, avec carburant, avec opérateur et carburant.

Comptabilisation des dépenses

Valeurs disponibles :

Activité par défaut

L’activité pour la comptabilisation des dépenses

Groupe

Le groupe pour la comptabilisation des dépenses

 

Comptabilisation des revenus sur les machineries

Valeurs disponibles :

Projet revenu

Le projet bilan pour la comptabilisation des revenus

Activité

L’activité pour la comptabilisation des revenus

Groupe

Le groupe pour la comptabilisation des revenus

Compte de revenu

Le compte de revenu pour la comptabilisation des dépenses

  1. Cliquer sur Enregistrer, puis Quitter.

 

Configurations générales

Les configurations diverses permettent de déterminer les comptes de grand livre qui sont utilisés automatiquement pour effectuer certaines transactions et pour configurer les différentes options disponible.

  maestro* > Projets > Maintenance > Projet > Configurations divers

 

  1. Dans la section de gauche, cliquer sur Généralités sous Projets.
  2. Compléter les informations dans la section Comptabilisation de la machinerie en fonction du tableau ci-dessous.

Champs

Inscrire / Sélectionner

Projet Bilan

Numéro du projet bilan

Activité

Activité du projet bilan

Groupe

Code de groupe

  1. Cliquer sur Enregistrer, puis Quitter.

 

Le PAG utilisé provient toujours des Configurations diverses >Généralités; donc si cela change, il y a unimpact financier. Des ajustements manuels seront nécessaires.

Le PAG couru devrait pointer sur un compte de transition généralement un couru.

 

Heures

Entrer les heures d’utilisation des équipements en fonction d’un projet, d’une activité et d’un groupe liés au suivi des coûts des équipements.

 

L’entrée des heures d’équipements peut être faite dans l’une et/ou l’autre des options suivantes :Heures, Feuille de temps, Bon de travail, et Appels de service.

 

  maestro* > Gestion du temps > Temps sur projet > Fonctions > Heures

 

  1. Compléter les informations dans la section Détails, en fonction du tableau ci-dessous.

Champs

Inscrire / Sélectionner

Date

La date de l’entrée d’heures

Machinerie

Machinerie pour laquelle les heures sont entrées

No projet

Le numéro de projet sur lequel la dépense de machinerie est affectée

Activité

Activité sur lequel la dépense est affectée

Groupe

Groupe sur lequel la dépense est affectée

Taux Machinerie

Taux horaire de l’équipement par défaut

NOTE : Il est possible de sélectionner un autre taux.

Heures

Nombre d’heures d’utilisation de l’équipement

  1. Cliquer sur Enregistrer.
  2. Dans la section Sommaire des transactions non transférées, sélectionner la transaction pour laquelle le transférer les heures sera fait.
  3. Cliquer sur le bouton Transfert.
  4. Cliquer sur Oui.

 

La répartition des heures – équipement détaillée est par date, incluant un sommaire des comptes affectés.

  1. Lors de l’étape Transfert des transactions, les écritures suivantes se produisent :

Description

Débit

Crédit

Équip., Machinerie (dépenses)

X

 

PAG (Transit)

 

Y
  1. Cliquer sur Fermer.

 

Comptabilisation des imputations des équipements

La comptabilisation des imputations des équipements permet de générer les écritures au grand livre rattachées aux revenus internes calculés sur les équipements. Une fois que les heures d’équipements sont entrées, vérifiées et transférées, la comptabilisation des imputations des équipements peut se faire.

 

Le Rapport des imputations d’équipementspermet de consulter les revenus internes associés à un équipement avant leur comptabilisation pour les transactions d’heures transférées ou non. Ces informations sont aussi présentées lors de la comptabilisation, permettent de vérifier les détails avant de procéder à l’imputation des équipements.

Seulement les équipements ayant une configuration pour la comptabilisation des revenus apparaissent sur le rapport.

Afin de ne pas oublier la comptabilisation des imputations des équipements, maestro* recommande de l’exécuter en même temps que le processus de la paie.

 

  maestro* > Gestion du temps > Temps sur projet > Comptabilité > Compt. des imputations des équipements

 

  1. Compléter les informations en fonction du tableau ci-dessous.

Champs

Inscrire / Sélectionner

Borne de date

Les dates de transactions à imputer

  1. Cliquer sur Accepter.
  2. Réviser les transactions affichées sur le rapport. Le rapport inclut les transactions d’heures d’équipements non transférées qui seront automatiquement transférées lors de la comptabilisation.
  3. Cliquer sur Oui pour comptabiliser les montants.
  4. Le rapport Projets - Transferts entre projetss’affiche.

 

L’écriture de revenu créée par le transfert entre projet sera comptabilisée selon la date de fin sélectionnée.
  1. Lors de l'étape Comptabilisation des imputations des équipements les écritures suivantes se produisent:

Description

Débit

Crédit

PAG (Équipement couru)

Y

 

Revenus Équipements

 

Z
  1. Cliquer sur Fermer.

 

Dernière modification : 20 septembre 2024