Budget annuel

OBJECTIF

Le budget annuel permet d’entrer les budgets, par compte de grand livre. Ces budgets pourront ensuite être imprimés sur les états financiers et servir de point de comparaison avec les résultats réels.

Pour obtenir des comparaisons pertinentes, les budgets devraient être saisis en fonction des masques utilisés dans la Gestion des états financiers.

Si le champ Gestion des quantités au G/L est coché dans les Configurations diverses, il est possible d’entrer des budgets de quantité. Il est également possible d’entrer des prix unitaires en activant la fonctionnalité Afficher les prix unitaires dans l’icône Configuration.

Prérequis

Icônes

Icône	Titre	Sert à
	Afficher les comptes de revenus et dépenses	Afficher dans le haut de la fenêtre la liste des comptes de revenus et dépenses.
	Afficher les comptes de bilan	Afficher dans le haut de la fenêtre la liste des comptes de bilan.
	Gestion des comptes de GL	Ouvrir la fenêtre Gestion du fichier poste.
	Afficher le budget total	Ouvrir la fenêtre Budget total, dans laquelle les revenus et dépenses, d’une part, et le bilan, d’autre part, sont affichés.
	Importation d’un fichier Excel	Lancer l’utilitaire permettant l’importation d’un fichier Excel.
	Importer les budgets des projets	Lancer l’importation des budgets.

Étapes

maestro* > Comptabilité > Gestion financière > Budget > Budget annuel

Entrer un budget

Il est possible d’importer les budgets en utilisant l’icône Importation d’un fichier Excel. Au préalable, une configuration de la méthode d’importation est nécessaire dans l’icône Configuration.

Cliquer sur l’icône Configuration et cocher les informations pertinentes.

La section Grille Projet permet d’indiquer le niveau de détail souhaité pour l’entrée des budgets. Il est ainsi possible d’entrer un budget détaillé par département, projet maître, type de projet, catégorie de projet, projet, activité et/ou groupe pour chaque compte de grand livre. Il est également possible d’utiliser n’importe quelle combinaison de ces champs pour entrer les budgets. Si les champs sont grisés, cela indique qu’il est impossible de créer un budget pour ces valeurs. Les champs grisés représentent le niveau de détail non souhaité configuré au niveau des Configurations diverses. Un champ en rouge, indique qu’il existait des valeurs au niveau du budget et que le niveau de détail pour ce champ n’est plus coché dans les configurations diverses. Il faut donc corriger ces valeurs erronées.

La section Importation d’un fichier Excel permet de configurer la méthode d’importation privilégiée par l’usager :

Supprimer tous les budgets précédents, pour tous les comptes et importer le nouveau budget.

Tous les budgets de l’année sont tout d’abord supprimés, sans distinction.

Le contenu du fichier est ensuite importé.

Supprimer tous les budgets pour les comptes présents dans le fichier et les remplacer par les nouveaux budgets.

Les budgets de l’année sont tout d’abord supprimés, mais uniquement pour les comptes présents dans le fichier d’importation.

Le contenu du fichier est ensuite importé.

Remplacer les budgets correspondant exactement aux éléments présents dans le fichier par les nouveaux budgets.

Le contenu du fichier est importé.

Si des budgets étaient déjà présents pour les spécifications exactes à importer (combinaison de département/projet maître/projet/etc.), ces budgets seront remplacés par les nouveaux budgets importés.

Tous les autres budgets déjà présents ne seront ni modifiés ni supprimés.

Cliquer sur l’icône Afficher les comptes de revenu et dépense ou Afficher les comptes de bilan selon le budget à saisir.
Choisir l’Année active.
Entrer les informations requises pour chaque compte, par mois.

Seuls les champs en noir peuvent être modifiés.

Si l’option Permettre la répartition automatique d'un budget total annuel dans le budget de chaque période a été activée dans l’écran de configuration, il est également possible d’entrer un budget total pour l’année. Le système en fera automatiquement la répartition dans chaque période. S’il n’est pas possible de répartir de manière exacte le budget dans chaque période, la différence sera imputée à la dernière période ou au budget total, selon la configuration choisie dans l’écran de configuration.

Il est possible de créer un budget majoré à partir de celui de l’année précédente en activant cette fonctionnalité dans l’icône Configuration. Il suffit de compléter le champ Taux de majoration et de cliquer sur Créer. Cela ne s’applique qu’au compte et aux paramètres d’identification sélectionnés. Par exemple, si des budgets ont été entrés par département dans l’année précédente, il faut entrer à nouveau les départements avant de pouvoir utiliser cette fonction.

Cliquer sur l’icône Afficher le budget total pour avoir une vue d’ensemble de tous les budgets entrés.
Cliquer sur Enregistrer.

Importer le fichier Excel

Consulter le Comment faire - Utiliser un gabarit Excel pour l'importation des données dans maestro* pour tout savoir sur l'importation d'un budget annuel à partir d'un fichier Excel.

Importer les budgets

Cliquer sur l’icône Importer les budgets des projets.
La fenêtre Sélection des paramètres s’affiche. Sélectionner une borne de début et une borne de fin dans la liste des périodes.
Cliquer sur l’icône Accepter.
Un message s’affiche pour informer l’utilisateur que les budgets actuels des comptes de GL liés à des projets seront supprimés et recalculés en fonction des budgets mensuels des projets. Cliquer sur Oui.

Le système ne supprimera que les budgets liés à des projets. Les budgets créés localement ne seront pas affectés par cette opération.

Le traitement est séparé en trois étapes; des barres de progression s’affichent à l’écran pour indiquer l’état d’avancement du traitement :
1. Le système détermine d’abord tous les comptes de GL pouvant être liés à des projets;
2. Le système remet ensuite à zéro tous les budgets de tous les comptes;
3. Enfin, le système détermine les comptes de GL associés avec le budget entré.

Voir aussi

Dernière modification : 20 septembre 2024