Facturation d'équipements

OBJECTIF

La facturation d’équipements permet de refacturer automatiquement les locations d’équipements aux projets internes sur lesquels ils sont utilisés ou aux clients à qui les équipements sont loués, en fonction de paramètres d’utilisateur.

Les allocations d’équipement sont analysées et refacturées selon les règles définies dans la Gestion d’équipement en location. Ces règles déterminent, entre autres, le mode de facturation et les taux de location utilisés pour la refacturation

PRÉREQUIS

Gestion d’équipement en location
Allocation d’équipements
Gestion des projets
Gestion des clients

Étapes

maestro* > Équipements > Location d'équipement > Commandes de location > Livraison des équipements en location

Créer une facturation d’équipements

À partir de la fenêtre principale de maestro*, dans le menu de gauche, cliquer le module Équipements, puis Location d’équipement.
Dans la section de droite, dans le groupe Fonctions, cliquer sur Facturation d’équipements. La fenêtre Sélection des paramètres de la Facturation d’équipements apparaît.
Choisir une date de facturation.

Cette date correspond à la date de la fin de la période de facturation. Celle-ci commence à la date de début de l’assignation de chaque équipement, sauf si une facturation a déjà été effectuée, auquel cas la période de facturation débute le lendemain de la fin de la période précédente.

Si une date de fin est entrée pour l’équipement dans l’allocation d’équipements, maestro* facture jusqu’à cette date de retour, et ce, même si l’équipement n’est pas retourné.

Cliquer sur Accepter.

Maestro* analyse les données et affiche une liste des équipements en location à facturer, et ce, en fonction de la dernière période facturée jusqu’à la date de facturation sélectionnée. Toutes les informations à l’exception de la colonne Facturer sont non modifiables.

Il est possible de déterminer, par équipement, des périodes durant lesquelles le prix de location doit être réduit, en cliquant sur l’icône Sélectionner une date. Si un taux réduit est déterminé, maestro* affiche dans la grille, sur des lignes distinctes, les périodes de facturation de l’item à prix régulier et les périodes de facturation à prix réduit. Pour plus de détails, consulter l’annexe.

À la fenêtre Facturation d’équipements, confirmer les équipements en location à facturer en cochant ou décochant l’élément approprié dans la colonne Facturer.

Champ

Description

Facturer

Identifie la transaction à facturer, si la case est cochée.

Équipements en location

Code de l’équipement en location à facturer.

Description

Description de l’équipement en location.

Numéro de série

Numéro de série de l’équipement en location si le mode de gestion des éléments est No série dans la Gestion d’équipement en location.

Quantité

Nombre d’équipements qui ont été loués originalement.

Qté retournée

Nombre d’équipements qui ont été retournés.

Qté facturée

Nombre d’équipements qui demeurent en location et qui seront facturés.

Section Revenus

Projet

Activité

Groupe

Projet, activité et groupe servant à comptabiliser le revenu de location.

NOTE : Par défaut, maestro* affiche le projet, l’activité et le groupe identifiés dans la Gestion d’équipement en location. Sinon, les informations sont lues dans les Configurations diverses.

Type d’assignation

Affiche le type d’assignation de l’équipement. Les types possibles sont :

NOTE : Le type d’assignation provient de l’Allocation d’équipements.

Interne : Location à un projet

Externe : Location à un client

Section Dépenses

Projet

Activité

Groupe

Affiche le projet, l’activité et le groupe identifiés dans l’Allocation d’équipements pour les transactions de type Location interne.

Client

Affiche le client identifié dans l’Allocation d’équipements pour les transactions de type Location externe.

Section Dates d’assignation

Début

Fin

Dates provenant de l’Allocation d’équipements.

Date de début de la période de location.

Date de fin de la période de location.

NOTE : Si une date de fin est inscrite dans l’allocation d’équipements, l’équipement est facturé jusqu’à la date de fin d’assignation même si l’équipement n’est pas retourné.

Date de la facturation précédente

Date de la dernière période de facturation.

Section Dates de facturation

Début

Fin

Période de facturation de la location.

Affiche la date de début d’assignation si l’équipement n’a jamais été facturé sinon affiche la date correspondant au lendemain de la date de la facture précédente.

Affiche la date de fin de la période de facturation pour cet équipement. Cette date peut être déterminée de plusieurs manières :

Date de fin d’assignation

Si une date de fin d’assignation a été entrée au moment de l’allocation et que cette date précède la date de facturation.

Si l’équipement a été retourné et que la date de retour précède la date de facturation.

Date de facturation

Si la méthode de facturation est Quotidien, Fixe ou Par compteur.

Date correspondant à la fin d’une semaine complète

Si la méthode de facturation est Hebdomadaire.

Date correspondant à la fin d’un mois complet

Si la méthode de facturation est Mensuelle.

Section Durée de location calculée

Jours

Semaines

Mois

Affiche la durée de location en fonction de la méthode de facturation identifiée dans l’Allocation d’équipements.

NOTES : Aucune valeur ne s’affiche dans cette section dans le cas des modes de facturation Fixe ou Par compteur.

Si le mode de facturation est mensuel, une période d’un mois débute au jour de début de la facturation et se termine un mois plus tard, moins un jour. Il est possible de changer cette valeur si on désire qu’un mois représente un nombre de jours toujours égal, en complétant le champ Nombre de jours dans un mois dans les configurations diverses.

Si la méthode de facturation est Meilleur Coût, maestro* affiche la durée correspondant à la méthode de facturation choisie en couleur. Il est possible de changer cette couleur en cliquant sur l’icône Configuration.

Section Méthode de facturation

Prévue

Utilisée

Affiche le mode de facturation identifiée dans l’Allocation d’équipement, provenant par défaut de la Gestion d’équipement en location.

Affiche le mode de facturation choisi par maestro* pour le calcul de la location si le mode de facturation est Meilleur Coût.

Code de taux

Affiche le code de taux utilisé pour la facturation.

NOTE : Pour une location interne, maestro* utilise l’un des 4 taux possibles définis dans la Gestion d’équipement en location en fonction du champ Taux de machinerie identifié dans la Gestion des projets.

NOTE : Pour une location externe, maestro* utilise le taux configuré en fonction du Code de facturation identifié dans la Gestion d’équipements en location (dans ce cas, le code de taux sera zéro) ou, si aucun code de facturation n’a été spécifié, selon le taux 1 de la Gestion d’équipements en location.

Section Taux de location

Quotidien

Hebdomadaire

Mensuel

Affiche le taux de location en fonction de la méthode de facturation utilisée.

NOTE : Si la méthode de facturation est Meilleur Coût, maestro* affiche le meilleur taux en couleur. Il est possible de changer cette couleur en cliquant sur l’icône Configuration.

Section Coûts de location estimés

Quotidien

Hebdomadaire

Mensuel

Affiche le montant de la location à facturer, selon la méthode de facturation choisie ou pour les trois méthodes de base, si la méthode de facturation est Meilleur Coût.

Coûts de location calculés

Affiche le montant de la location à facturer.

NOTE : Si la méthode de facturation est Meilleur Coût, maestro* choisit la méthode pour laquelle le coût est le moins élevé et l’affiche dans cette colonne.

Section Montant maximum

À facturer

Déjà facturé

Solde

Permet de suivre l’avancement de la facturation en fonction du montant maximum devant être facturé pour la durée de la location, défini dans la gestion d’équipement en location.

Montant maximum inscrit dans la gestion d’équipement en location

Montant déjà facturé, lors des facturations précédentes

Solde restant à facturer pour cet item

NOTE : Par défaut, les équipements qui ont atteint le maximum facturable et qui sont toujours en location pour un client ne sont pas imprimés sur la facture qui sera émise à ce client. Il est possible de les imprimer tout de même sur la facture en cochant l’option Imprimer tous les équipements en location sur les factures, même s’ils sont entièrement facturés de l’icône Configuration.

Coûts de location facturés

Affiche le coût de la location ajusté en fonction du maximum facturable, s’il y a lieu.

Section Frais de locations fixes et de base

Taux fixe

Taux de base

Montant calculé

Déjà facturé

Frais de location

Montant facturé

Affiche le montant de location fixe si le mode de facturation dans la Gestion d’équipement en location est Fixe.

NOTE : Les frais fixes ne sont facturés qu’une seule fois, pour la durée complète de la location.

NOTE : Les colonnes Taux de base et Frais de location ont été ajoutées pour la facturation par étape. Lors de la facturation, les frais de base et les frais de location sont séparés dans la facturation et lors du transfert de la facture.

Section Frais de compteur

Nombre

Unité

Taux

Montant

Affiche le montant de frais reliés à la facturation par compteur.

Pour calculer un frais par compteur, il suffit d’entrer la variation du compteur de l’équipement dans l’option Production. Si aucun compteur n’est entré, aucuns frais ne seront facturés.

NOTES : Si le module Entretien préventif est utilisé, maestro* tient compte également des compteurs entrés dans l’option Gestion des compteurs ainsi que dans les différentes options d’entrée d’heures dans lesquelles les colonnes Compteur peuvent être entrées. Dans ce cas, les variations des compteurs sont automatiquement converties en quantités de production.

La colonne Unité correspond à l’unité « Client » comme indiqué dans la Gestion du catalogue. Il peut s’agir de kilomètres, de milles, de tonnes, de pages, etc. Si aucune unité n’est indiquée, maestro* utilise KM comme valeur par défaut.

Il est possible d’obtenir un avertissement si la quantité de production n’a pas été entrée pour une location d’équipement par compteur en cochant l’option dans l’icône Configuration. De plus, il est possible d’entrer directement la variation du compteur, si l’option Permettre d’entrer le kilométrage si celui-ci n’a pas été entré auparavant est cochée dans l’icône Configuration.

Coût total de la location

Affiche le montant total de la location à facturer incluant les frais fixes ainsi que les frais de compteur.

Compagnie

Compagnie où la location est comptabilisée.

NOTE : Cette colonne correspond au champ Compagnie possédant l’inventaire des équipements de la fenêtre Configurations diverses de la Location d’équipement. Si le champ est vide, la transaction sera facturée par la compagnie dans laquelle elle a été créée.

NOTE : Ne s’applique qu’en mode multidimensionnel.

Champ	Description
Facturer	Identifie la transaction à facturer, si la case est cochée.
Équipements en location	Code de l’équipement en location à facturer.
Description	Description de l’équipement en location.
Numéro de série	Numéro de série de l’équipement en location si le mode de gestion des éléments est No série dans la Gestion d’équipement en location.
Quantité	Nombre d’équipements qui ont été loués originalement.
Qté retournée	Nombre d’équipements qui ont été retournés.
Qté facturée	Nombre d’équipements qui demeurent en location et qui seront facturés.
Section Revenus Projet Activité Groupe	Projet, activité et groupe servant à comptabiliser le revenu de location. NOTE : Par défaut, maestro* affiche le projet, l’activité et le groupe identifiés dans la Gestion d’équipement en location. Sinon, les informations sont lues dans les Configurations diverses.
Type d’assignation	Affiche le type d’assignation de l’équipement. Les types possibles sont : NOTE : Le type d’assignation provient de l’Allocation d’équipements. Interne : Location à un projet Externe : Location à un client
Section Dépenses Projet Activité Groupe	Affiche le projet, l’activité et le groupe identifiés dans l’Allocation d’équipements pour les transactions de type Location interne.
Client	Affiche le client identifié dans l’Allocation d’équipements pour les transactions de type Location externe.
Section Dates d’assignation Début Fin	Dates provenant de l’Allocation d’équipements. Date de début de la période de location. Date de fin de la période de location. NOTE : Si une date de fin est inscrite dans l’allocation d’équipements, l’équipement est facturé jusqu’à la date de fin d’assignation même si l’équipement n’est pas retourné.
Date de la facturation précédente	Date de la dernière période de facturation.
Section Dates de facturation Début Fin	Période de facturation de la location. Affiche la date de début d’assignation si l’équipement n’a jamais été facturé sinon affiche la date correspondant au lendemain de la date de la facture précédente. Affiche la date de fin de la période de facturation pour cet équipement. Cette date peut être déterminée de plusieurs manières : Date de fin d’assignation Si une date de fin d’assignation a été entrée au moment de l’allocation et que cette date précède la date de facturation. Si l’équipement a été retourné et que la date de retour précède la date de facturation. Date de facturation Si la méthode de facturation est Quotidien, Fixe ou Par compteur. Date correspondant à la fin d’une semaine complète Si la méthode de facturation est Hebdomadaire. Date correspondant à la fin d’un mois complet Si la méthode de facturation est Mensuelle.
Section Durée de location calculée Jours Semaines Mois	Affiche la durée de location en fonction de la méthode de facturation identifiée dans l’Allocation d’équipements. NOTES : Aucune valeur ne s’affiche dans cette section dans le cas des modes de facturation Fixe ou Par compteur. Si le mode de facturation est mensuel, une période d’un mois débute au jour de début de la facturation et se termine un mois plus tard, moins un jour. Il est possible de changer cette valeur si on désire qu’un mois représente un nombre de jours toujours égal, en complétant le champ Nombre de jours dans un mois dans les configurations diverses. Si la méthode de facturation est Meilleur Coût, maestro* affiche la durée correspondant à la méthode de facturation choisie en couleur. Il est possible de changer cette couleur en cliquant sur l’icône Configuration.
Section Méthode de facturation Prévue Utilisée	Affiche le mode de facturation identifiée dans l’Allocation d’équipement, provenant par défaut de la Gestion d’équipement en location. Affiche le mode de facturation choisi par maestro* pour le calcul de la location si le mode de facturation est Meilleur Coût.
Code de taux	Affiche le code de taux utilisé pour la facturation. NOTE : Pour une location interne, maestro* utilise l’un des 4 taux possibles définis dans la Gestion d’équipement en location en fonction du champ Taux de machinerie identifié dans la Gestion des projets. NOTE : Pour une location externe, maestro* utilise le taux configuré en fonction du Code de facturation identifié dans la Gestion d’équipements en location (dans ce cas, le code de taux sera zéro) ou, si aucun code de facturation n’a été spécifié, selon le taux 1 de la Gestion d’équipements en location.
Section Taux de location Quotidien Hebdomadaire Mensuel	Affiche le taux de location en fonction de la méthode de facturation utilisée. NOTE : Si la méthode de facturation est Meilleur Coût, maestro* affiche le meilleur taux en couleur. Il est possible de changer cette couleur en cliquant sur l’icône Configuration.
Section Coûts de location estimés Quotidien Hebdomadaire Mensuel	Affiche le montant de la location à facturer, selon la méthode de facturation choisie ou pour les trois méthodes de base, si la méthode de facturation est Meilleur Coût.
Coûts de location calculés	Affiche le montant de la location à facturer. NOTE : Si la méthode de facturation est Meilleur Coût, maestro* choisit la méthode pour laquelle le coût est le moins élevé et l’affiche dans cette colonne.
Section Montant maximum À facturer Déjà facturé Solde	Permet de suivre l’avancement de la facturation en fonction du montant maximum devant être facturé pour la durée de la location, défini dans la gestion d’équipement en location. Montant maximum inscrit dans la gestion d’équipement en location Montant déjà facturé, lors des facturations précédentes Solde restant à facturer pour cet item NOTE : Par défaut, les équipements qui ont atteint le maximum facturable et qui sont toujours en location pour un client ne sont pas imprimés sur la facture qui sera émise à ce client. Il est possible de les imprimer tout de même sur la facture en cochant l’option Imprimer tous les équipements en location sur les factures, même s’ils sont entièrement facturés de l’icône Configuration.
Coûts de location facturés	Affiche le coût de la location ajusté en fonction du maximum facturable, s’il y a lieu.
Section Frais de locations fixes et de base Taux fixe Taux de base Montant calculé Déjà facturé Frais de location Montant facturé	Affiche le montant de location fixe si le mode de facturation dans la Gestion d’équipement en location est Fixe. NOTE : Les frais fixes ne sont facturés qu’une seule fois, pour la durée complète de la location. NOTE : Les colonnes Taux de base et Frais de location ont été ajoutées pour la facturation par étape. Lors de la facturation, les frais de base et les frais de location sont séparés dans la facturation et lors du transfert de la facture.
Section Frais de compteur Nombre Unité Taux Montant	Affiche le montant de frais reliés à la facturation par compteur. Pour calculer un frais par compteur, il suffit d’entrer la variation du compteur de l’équipement dans l’option Production. Si aucun compteur n’est entré, aucuns frais ne seront facturés. NOTES : Si le module Entretien préventif est utilisé, maestro* tient compte également des compteurs entrés dans l’option Gestion des compteurs ainsi que dans les différentes options d’entrée d’heures dans lesquelles les colonnes Compteur peuvent être entrées. Dans ce cas, les variations des compteurs sont automatiquement converties en quantités de production. La colonne Unité correspond à l’unité « Client » comme indiqué dans la Gestion du catalogue. Il peut s’agir de kilomètres, de milles, de tonnes, de pages, etc. Si aucune unité n’est indiquée, maestro* utilise KM comme valeur par défaut. Il est possible d’obtenir un avertissement si la quantité de production n’a pas été entrée pour une location d’équipement par compteur en cochant l’option dans l’icône Configuration. De plus, il est possible d’entrer directement la variation du compteur, si l’option Permettre d’entrer le kilométrage si celui-ci n’a pas été entré auparavant est cochée dans l’icône Configuration.
Coût total de la location	Affiche le montant total de la location à facturer incluant les frais fixes ainsi que les frais de compteur.
Compagnie	Compagnie où la location est comptabilisée. NOTE : Cette colonne correspond au champ Compagnie possédant l’inventaire des équipements de la fenêtre Configurations diverses de la Location d’équipement. Si le champ est vide, la transaction sera facturée par la compagnie dans laquelle elle a été créée. NOTE : Ne s’applique qu’en mode multidimensionnel.

Confirmer les équipements en location à facturer en cochant ou décochant la colonne Facturer.

Pour décocher l’ensemble des transactions, cliquer dans la grille avec le bouton droit de la souris et sélectionner décocher tout.

Cliquer sur Transférer.

Un message de confirmation s’affiche à l’écran. Cliquer sur Oui, si l’information générée précédemment est adéquate. Pour les locations externes, une vente est alors créée dans l’option Vente et les transactions sont considérées comme étant facturées. Pour les locations internes, un transfert entre projets est créé. En cliquant sur Non, maestro* retourne à l’écran de facturation d’équipements.

Onglet Commentaires :

Cette section affiche des informations sur les transactions créées.

Onglet Transactions créées :

Cette section affiche le type de transaction créé, le CPT de la transaction ainsi que l’état.

Pour les locations externes, accéder à l’option Vente dans le module Facturation pour accepter les factures et procéder à l’impression. Pour les locations externes, aucune autre étape n’est nécessaire sauf si le transfert entre projets n’a pu être transféré par l’utilisateur à cause de son niveau de sécurité. Si c’est le cas, il faut transférer la transaction de transfert entre projets manuellement.

Cliquer sur Quitter pour sortir de la facturation d’équipements.

Voir aussi

Calendrier de facturation d’équipements
Configurations diverses
Transfert entre projets
Vente
Production

ANNEXE

CONFIGURER UN TAUX RÉDUIT DE LOCATION

Il est possible de facturer un tarif réduit pour un équipement durant certaines périodes de l’année. Le tarif réduit est calculé en fonction du pourcentage de réduction entré dans les configurations diverses et des journées configurées pour l’application du tarif réduit.

Toutes les options identifiées ci-dessous se retrouvent dans le module Location d’équipement.

Pour configurer un taux réduit de location :

Accéder à l’option Configurations diverses.
Entrer le taux réduit.

Ce taux est un pourcentage, par exemple pour réduire le taux de moitié, entrer 50.

Le taux sera appliqué sur les tarifs réguliers de location en fonction des dates où le tarif réduit doit s’appliquer pour chacun des équipements.

Cliquer sur Enregistrer et Quitter pour sortir des configurations diverses.
Accéder à l’option Facturation d’équipements.
Entrer la Date de facturation, puis cliquer sur Accepter pour accéder au tableau de facturation.
Cliquer sur l’icône Sélectionner une date. Un calendrier s’affiche à l’écran.
Sélectionner l’année, le type et le code d’équipement pour lesquels le taux réduit doit s’appliquer.
À l’aide de la souris, cliquer sur les dates où le tarif réduit doit s’appliquer.

Il est possible de sélectionner une période de dates consécutives en cliquant sur la première date, en maintenant la touche Shift enfoncée et en cliquant sur la dernière date. Le tarif réduit sera applicable uniquement aux journées sélectionnées dans le calendrier.

Cliquer sur Enregistrer et Quitter pour sortir du calendrier.

Maestro* recalcule la facturation et rafraîchit l’écran pour appliquer les taux réduits, s’il y a lieu. Si pour une location d’équipement, il existe un tarif réduit et un tarif régulier, maestro* affiche une transaction au tarif régulier et une autre au tarif réduit en fonction des dates de location.

Poursuivre les étapes de facturation décrites plus haut dans le document.

Dernière modification : 20 septembre 2024