Gestion d'équipement en location

OBJECTIF

La gestion d’équipement en location permet de gérer l’inventaire des équipements en location (suivi général — gestion des quantités, entrées et sorties d’inventaire, etc.), de les facturer automatiquement en fonction de leur utilisation (aux projets, aux clients, etc.) et de suivre les coûts et revenus qui y sont rattachés.

Les équipements en location sont définis comme étant le matériel qu’une entreprise possède en stock, qu’elle envoie sur des projets ou qu’elle loue à un client pour une période donnée et qui revient en stock à la fin de son utilisation sur les projets ou par le client.

 

PRÉREQUIS 

  • Gestion des catégories
  • Gestion des types
  • Gestion des emplacements
  • Gestion des comptes
  • Configurations générales
  • Gestion des fournisseurs
  • Gestion des projets

 

Étapes

 

maestro* > Équipements > Location d'équipement > Commandes de location > Livraison des équipements en location

 

Créer un équipement

  1. À partir de la fenêtre principale de maestro*, dans le menu de gauche, cliquer le module Équipements, puis Location d’équipement.
  2. Dans la section de droite, dans le groupe Maintenance, cliquer sur Gestion d’équipement en location. La fenêtre Gestion d’équipement en location apparaît.
  3. Entrer les informations requises :

Champ

Description

Code

Code de l’équipement.

Classification

Classification de l’équipement par rapport aux catégories déterminées à la Gestion des catégories.

Desc. française

Description française identifiant l’équipement.

Desc. anglaise

Description anglaise identifiant l’équipement.

  1. Entrer les informations requises dans l’onglet Description de la pièce :

L’icône Configuration permet de définir un masque de saisie pour le champ Code.

  1. Section Identification :

Champ

Description

Type

Type d’équipement.

NOTE : Ce champ permet de sélectionner un type issu de l’option Gestion des types.

Catégorie

Catégorie principale de l’équipement.

NOTE : Ce champ permet de sélectionner une catégorie issue de l’option Gestion des catégories.

Catégorie Niv. 2

Deuxième niveau de catégorie.

NOTE : Ce champ permet de sélectionner une catégorie issue de l’option Gestion des catégories.

NOTE : Le deuxième niveau permet de faciliter la recherche par l’utilisation de la recherche par catégorie.

Catégorie Niv. 3

Troisième niveau de catégorie.

NOTE : Ce champ permet de sélectionner une catégorie issue de l’option Gestion des catégories.

NOTE : Le troisième niveau permet de faciliter la recherche par l’utilisation de la recherche par catégorie.

État

État de l’équipement dans maestro*.

Les deux états sont : Équipement en location (Actif) ou Équipement en location (Inactif).

Emplacement

Permet d’entrer un emplacement par défaut pour l’équipement. En entrant un emplacement, maestro*affiche cet emplacement dans les différents écrans de maestro*.

NOTE : Ce champ permet de sélectionner un emplacement issu de l’option Gestion des emplacements.

Localisation

Endroit où se trouve l’équipement à l’intérieur de l’emplacement.

Type d’item

Permet de déterminer à quel type de dépenses l’équipement appartient (Main-d’œuvre, Matériel, Équipement, Divers ou STS – Sous-traitant).

Sous-type

Utilisé avec le type d’item Main-d’œuvre. Apparaît aussi lors de l’impression des factures de ventes.

Date création

Date de création de l’équipement.

NOTE : Cette date s’affiche automatiquement lors de l’enregistrement de l’équipement.

  1. Section Comptabilité :

Champ

Description

Codes de taxe — Vente

Codes de taxes pour l’équipement qui servent lors de la vente.

NOTE : Il est recommandé de ne pas entrer de codes de taxes. De cette façon, maestro*affiche les codes de taxes du client lors de la vente.

Compte d’actif

Compte d’inventaire particulier pour l’équipement.

NOTE : Si aucun compte n’est spécifié, maestro* prend le compte des Configurations générales.

Activité inventaire

Permet de déterminer dans quelle activité l’inventaire sera comptabilisé.

NOTES : Ce champ est optionnel et ne sera utilisé que si un projet et un groupe sont présents dans les Configurations générales de l’inventaire, dans le panneau Inventaire.

Maestro* utilisera l’activité définie dans les Configurations générales de l’inventaire si aucune activité n’a été définie dans l’item.

Si un GL est défini dans l’activité de l’item, ce compte sera utilisé lors du transfert.

Mode gestion des coûts

  • Coût Moyen
  • Variable

Permet de déterminer le mode de gestion des coûts.

Coût moyen est le mode de gestion utilisé généralement par défaut.

Coût variable est un mode utilisé avec une interface particulière. Par cette interface, maestro* utilise le PU de la commande en fonction de la réquisition et du numéro de ligne de sa réquisition au lieu d’utiliser le coût moyen.

  1. Section Gestion des équipements en location :

Champ

Description

Mode de gestion des éléments

  • U-Unité
  • 3— No Série

Permet de suivre soit les équipements individuellement en créant un code d’item pour chacun ou un lot d’équipements semblables ou identiques sans suivre individuellement les coûts et les revenus qui y sont rattachés.

Permet de suivre individuellement chacun des équipements, par leur numéro de série ou d’identification interne, sans avoir à créer un code d’item différent pour chacun.

NOTE : Lors de l’ajout en stock de ce type d’équipement, maestro* demande systématiquement un numéro de série.

Fabricant

Fabricant de l’équipement.

NOTE : Ce champ permet de sélectionner un fabricant issu de l’option Gestion des fournisseurs.

Modèle

Modèle de l’équipement.

Équipement

Permet d’associer l’équipement à un Projet correspondant à cet équipement. Seuls les projets dont la case Équipement est cochée dans la Gestion des projets sont disponibles pour la sélection.

NOTE : Ce projet sera utilisé pour lire les quantités de production si le mode de facturation Par compteur est activé.

Fournisseur

Fournisseur original de l’équipement.

Date

Date d’achat de l’équipement.

Échéance

Échéance de la garantie de l’équipement.

No facture

Numéro de facture rattaché à l’achat de l’équipement.

Prix de l’équipement

Prix payé lors de l’achat de l’équipement.

Mode de facturation

  • Automatique (Meilleur coût)
  • Non facturable
  • Par jour
  • Par semaine
  • Par mois
  • Fixe
  • Par compteur uniquement
  • Par étape

Calcul effectué tout d’abord par jour, mais comparé avec le résultat d’un calcul par semaine et par mois. Le montant le moins élevé est utilisé. Valeur par défaut lors de la création d’un nouvel équipement.

NOTE : Pour utiliser ce mode de facturation, des taux par jour, par semaine et par mois doivent être entrés aux champs Taux quotidien, Taux hebdomadaire et Taux mensuel.

Aucune facturation à venir. Seule la localisation de l’équipement est suivie.

Facturation par jour.

Facturation par semaine.

NOTE : Ce type de facturation est applicable à une période de sept jours consécutifs du calendrier.

Facturation par mois.

NOTE : Ce type de facturation est applicable à une période d’un mois dont la durée est déterminée comme suit :

Facturation à taux fixe établi pour l’ensemble de l’assignation.

NOTE : Le taux est facturé une seule fois et aucun autre coût (sauf par compteur, si applicable) n’est facturé.

Facturation en fonction du compteur.

NOTE : La facturation par compteur peut aussi s’ajouter à une facturation de base par jour, par semaine, par mois ou fixe.

Facturation en fonction d’un taux de base qui couvre une période de location minimum, avec la possibilité de facturer un montant additionnel lorsque la période de location excède la période de base.

Note : Dans ce mode, il est nécessaire d’indiquer le Taux de base et le Nombre de jours de base. Le taux de base correspond au coût minimum de la location pour une durée égale ou inférieure au nombre de jours indiqué dans le champ Nombre de jours de base. Si la durée de la location excède ce nombre de jours, des frais additionnels peuvent être calculés en fonction des valeurs entrées dans les taux Quotidien, Hebdomadaire et Mensuel.

NOTE : Le mode Par étape s’applique aux Commande de location et à la Facturation d’équipements.

Attention! Le mode Par étape n’est pas compatible avec le mode Meilleur coût.

  • Si un nombre de jours a été entré dans le champ Nombre de jours dans un mois (N) des Configurations diverses du module Location d’équipement, un mois sera considéré comme une période débutant au jour X d’un mois et se terminant N jours plus tard, inclusivement.
  • Sinon, un mois sera considéré comme une période débutant au jour X d’un mois et se terminant au jour X moins un jour du mois suivant.

Taux de base

Taux de base minimum à facturer lorsque le mode de facturation est Par étape en fonction du nombre de jours de base.

Nombre de jours de base

Nombre de jours compris dans le taux de base lorsque le mode de facturation est Par étape.

Code de facturation

Permet d’identifier un code d’item de catalogue servant à déterminer le prix unitaire applicable pour la location.

Ainsi, il est possible de déterminer les prix de location dans la Gestion des escomptes/clients et d’obtenir des prix de location différents en fonction des clients et des conditions particulières qu’il est possible d’y définir.

Taux quotidien

1-2-3-4

Taux par jour.

NOTE : Il est possible d’entrer quatre taux différents. Le choix du taux à utiliser est fait dans la Gestion des projets, au champ Taux machinerie par défaut.

ATTENTION! Lorsque le mode de facturation est Par étape, si vous désirez appliquer le même taux pour chaque journée additionnelle, inscrivez -1. Par exemple, pour facturer 25 $ pour la première journée qui dépasse le nombre de jours de base et 20 $ de plus pour chaque jour supplémentaire, indiquez 25 $ dans le Taux 1, 20 $ dans le Taux 2 et -1 dans le Taux 3.

Cette consigne s’applique également aux taux hebdomadaire, mensuel et taux fixe.

Taux hebdomadaire

1-2-3-4

Taux par semaine.

NOTE : Il est possible d’entrer quatre taux différents. Le choix du taux à utiliser est fait dans la Gestion des projets, au champ Taux machinerie par défaut.

Taux mensuel

1-2-3-4

Taux par mois.

NOTE : Il est possible d’entrer quatre taux différents. Le choix du taux à utiliser est fait dans la Gestion des projets, au champ Taux machinerie par défaut.

Taux fixe

1-2-3-4

Taux fixe établi pour l’ensemble de l’assignation.

NOTE : Il est possible d’entrer quatre taux différents. Le choix du taux à utiliser est fait dans la Gestion des projets, au champ Taux machinerie par défaut.

Facturation par compteur

Permet d’ajouter une allocation selon l’unité déterminée pour le compteur au taux de base établi précédemment (Taux quotidien, Taux hebdomadaire, Taux mensuel ou Taux fixe), si la case est cochée.

NOTE : Ce taux ne peut s’appliquer qu’aux équipements ayant un Mode de gestion des éléments à Unité qui sont gérés individuellement, c’est-à-dire qu’une fiche est ouverte pour chacun.

Unité

Permet d’indiquer le type d’unité utilisé par le compteur.

NOTE : Ce champ correspond à l’unité « Client » comme indiqué dans la Gestion du catalogue. Il peut s’agir de kilomètres, de milles, de tonnes, de pages, etc. Si aucune unité n’est indiquée, maestro* utilise KM comme valeur par défaut.

NOTE : Cette unité apparaît sur la facture.

Taux par compteur

1-2-3-4

Montant du taux par compteur.

NOTE : Il est possible d’entrer quatre taux différents. Le choix du taux à utiliser est fait dans la Gestion des projets, au champ Taux machinerie par défaut.

Montant maximum facturable

Montant maximum facturable sur l’équipement.

NOTE : Si le champ est vide, maestro* considère qu’il n’y a pas de maximum facturable sauf si le champ Utiliser le dernier prix payé comme maximum facturable est coché.

Utiliser le dernier prix payé comme maximum facturable

Considère que le maximum facturable pour l’équipement est le dernier prix payé, si la case est cochée.

  1. Section État de l’inventaire : ces champs permettent de visualiser les quantités et les montants au niveau des allocations en commande, non facturées, à livrer, à facturer et en stock.
  2. Section Comptabilisation des équipements :

Champ

Description

Projet

Projet de comptabilisation des revenus et des coûts rattachés à l’équipement.

NOTE : Ce champ permet de sélectionner un projet issu de l’option Gestion des projets.

Revenus

  • Activité
  • Groupe interne
  • Groupe externe

Activité de revenus; facturation.

Groupe de revenus interne; allocation sur des projets.

Groupe de revenus de location externe; allocation à des clients.

Valeurs par défaut

  • Activité
  • Groupe

Valeurs qui seront utilisées par défaut lors de l’allocation des équipements.

Activité de dépense.

Groupe de dépense.

  1. Entrer les informations requises dans l’onglet Divers :
  1. Section Garantie :

Cette section est liée au module Équipements.

Champ

Description

Nombre de mois

Nombre de mois de garantie de l’équipement.

Type

Compteur 1

Type de compteur qui s’applique à la garantie. Exemple : KM ou Hrs.

NOTE : Le code de compteur doit préalablement avoir été créé à l’option Définition des types de compteurs.

Type

Compteur 2

2e type de compteur applicable à la garantie.

NOTE : Le code de compteur doit préalablement avoir été créé à l’option Définition des types de compteurs.

  1. Section Achat et vente :

Champ

Description

Coûtant fixe

Coûtant fixe de l’équipement.

NOTE : Ce champ ne doit pas être complété si le Mode de gestion des coûts est à Coût Moyen (onglet Description de la pièce, section Comptabilité).

Prix de soumission

Prix de soumission par défaut. Ce champ peut être utilisé pour un calcul du vendant avec la table d’escompte.

Prix de vente

Prix vendant par défaut.

Prix de liste

Prix de liste par défaut. Ce champ peut être utilisé dans la Gestion des listes de prix.

Dernier achat

Affiche automatiquement la date du dernier achat transféré.

Taux de profit interne

Taux de majoration utilisé dans les Ventes internes lors du transfert sur un projet.

NOTE : Si le champ est vide, maestro* prend celui des Configurations diverses.

Code fournisseur

Permet d’entrer jusqu’à quatre codes fournisseurs indiquant où l’équipement peut être acheté.

Code pièce

Permet d’entrer jusqu’à quatre codes de pièces chez le fournisseur pour cet équipement.

Prix unitaire

Permet d’entrer un prix unitaire pour chacun des quatre fournisseurs.

NOTE : Lors du transfert d’une commande, maestro* met à jour automatiquement le fournisseur et le dernier prix payé.

%Escompte

Pourcentage d’escompte automatique associé au fournisseur.

Devise

Devise du fournisseur.

Dernier prix payé

Permet d’entrer le dernier prix payé.

NOTE : Ce champ se met à jour automatiquement lorsque la commande est transférée.

% Dernier esc. payé

Permet d’entrer le pourcentage du dernier escompte payé.

Taux de retour interne

Taux de dépréciation utilisé lors du retour d’un équipement en provenance d’un projet à l’inventaire.

NOTE : Si le champ est vide, maestro* prend celui des Configurations diverses.

  1. Cliquer sur Enregistrer.

 

Voir aussi

  • Fusion des codes d’inventaire
  • Gestion des types de compteurs
  • Gestion des listes de prix
  • Ventes internes
  • Configurations diverses

 

Dernière modification : 20 septembre 2024