Dossier des ressources humaines

Objectif

L'option Dossier des ressources humaines permet de constituer un dossier RH, dans maestro*, concernant n'importe quel employé ou contact. On peut y noter les certifications et les compétences d'une ressource, en plus d'y inscrire toutes les évaluations la concernant.

 

prérequis

• Gestion des certifications
• Gestion des compétences
• Gestion des critères d'évaluation
• Gestion des régions

 

Icônes

Icônes de l’option Dossier des ressources humaines

Icône Titre Sert à Accéder à la Gestion des certifications Ouvrir la fenêtre principale de l'option Gestion des certifications. Accéder à la Gestion des compétences Ouvrir la fenêtre principale de l'option Gestion des compétences. Accéder à la Gestion des critères d'évaluation Ouvrir la fenêtre principale de l'option Gestion des critères d'évaluation. Accéder à la Gestion des régions Ouvrir la fenêtre principale de l'option Gestion des régions. Vérification des certifications arrivant à échéance Lancer un processus de vérification de l'échéance des certifications inscrites au dossier. Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessus.

 

Sommaire

• Sélectionner un contact ou un employé
  • Gérer les certifications inscrites au dossier
    • Lancer une vérification des certifications arrivant à échéance
  • Gérer les compétences au dossier
  • Gérer les évaluations au dossier
  • Gérer les régions au dossier

 

Étapes

maestro* > Gestion du temps > Ressources humaines > Personnel > Dossier des ressources humaines

 

Sélectionner un contact ou un employé

1. Pour afficher ou modifier le dossier de ressource humaine d'un contact, utiliser le champ Contact, situé à gauche dans la fenêtre Dossier des ressources humaines.
   1. Cliquer sur l'icône à l'extrémité du champ pour ouvrir la fenêtre Recherche de contacts.
2. Pour afficher ou modifier le dossier de ressource humaine d'un employé, utiliser plutôt le champ Employé, situé à droite dans la fenêtre Dossier des ressources humaines.
   1. Cliquer sur l'icône à l'extrémité du champ pour ouvrir la fenêtre de sélection des employés.

 

Gérer les certifications inscrites au dossier

1. Afficher l'onglet Certifications. Dans cet onglet sont affichées toutes les certifications de la ressource sélectionnée.
   1. Dans la colonne Code, cliquer sur l'icône pour ouvrir la fenêtre de sélection des certifications.
      Le code et la description du certificat s'affichent dans la grille.
   2. Compléter au besoin les autres colonnes de la grille.

Cliquer sur l'icône Accéder à la Gestion des certificats pour ouvrir l'option Gestion des certifications et ainsi ajouter, au besoin, une nouvelle certification dans la base de données. Cette nouvelle certification pourra d'emblée être sélectionnée dans la grille des certifications, quelque soit le contact ou l'employé.

 

Colonne	Description
Code	Contient le code du certificat, tel que défini dans la Gestion des certifications.
Description	Contient la description du certificat, tel que défini dans la Gestion des certifications.
Emplacement	Permet d'indiquer où la certification de la ressource a été dispensée. Cliquer sur l'icône à l'extrémité du champ pour sélectionner un contact de type Emplacement.
Nom	Affiche le nom de l'emplacement sélectionné.
No projet	Permet de lier la certification à un projet spécifique. Cliquer sur l'icône à l'extrémité du champ pour sélectionner un numéro de projet.
No référence	Permet d'indiquer le numéro de référence de la certification, s'il y a lieu.
Date d'expiration	Permet d'indiquer la date d'expiration de la certification.
Note	Permet d'ajouter une note concernant la certification en question. Il faut double-cliquer dans le champ ou utiliser la touche de raccourci F7 pour ouvrir la fenêtre de saisie de la note.
Date de certification	Permet d'indiquer à quelle date la certification a été obtenue.
Durée	Permet d'indiquer la durée de la certification.
Formateur interne	Permet d'indiquer le formateur interne qui a dispensé la certification. Dans la colonne Numéro, cliquer sur l'icône pour ouvrir la fenêtre de sélection des employés (formateur interne). Le nom de l'employé s'affichera automatiquement.
Compagnie formatrice	Permet d'indiquer la compagnie qui a dispensé la certification. Dans la colonne Numéro, cliquer sur l'icône pour ouvrir la fenêtre de sélection des contacts. Le nom de la compagnie s'affichera automatiquement.
Coût	Permet d'indiquer le coût de la certification.
Documents	Permet de joindre des documents concernant la certification.
Inactif	Permet de rendre inactive (ou de réactiver) la certification sélectionnée.

2. Enregistrer les modifications au dossier des ressources humaines.

Lancer une vérification des certifications arrivant à échéance

Un utilitaire a été prévu dans le dossier des ressources pour vérifier si des certifications arrivent à échéance.

1. Cliquer sur l'icône Vérification des certifications arrivant à échéance. La fenêtre du même nom s'affiche.
2. Toutes les certifications arrivant à échéance (selon les configurations, voir ci-dessous) s'affichent dans la liste.

Configuration de l'échéance

1. Cliquer sur l'icône Configuration.
2. Si la case Vérifier les certifications arrivant à échéance est cochée, le système effectuera une vérification automatique chaque fois que l'option Dossier des ressources humaines sera ouverte.
3. Spécifier combien de jours de retard après la date d'expiration le système affichera un avertissement.
4. Spécifier combien de jours d'avance, par rapport la date d'expiration, le système affichera un avertissement.
5. Au besoin, indiquer si une certification sans date d'expiration doit faire l'objet d'un avertissement.
6. Cliquer sur Ok pour sauvegarder les configurations.

 

Gérer les compétences au dossier

1. Cliquer sur l'onglet Compétences. Dans cet onglet sont affichées toutes les compétences disponibles pour la ressource sélectionnée.

Cliquer sur l'icône Accéder à la Gestion des compétences pour ouvrir l'option Gestion des compétences et ainsi ajouter, au besoin, une nouvelle compétence dans la base de données. Cette nouvelle compétence pourra d'emblée être sélectionnée dans la grille des compétences.

 

Colonne	Description
Code	Affiche le code de la compétence.
Description	Affiche la description de la compétence.
Sélectionné	Si la case est cochée, permet d'indiquer que la ressource possède cette compétence.

2. Enregistrer les modifications au dossier des ressources humaines.

 

Gérer les évaluations au dossier

1. Cliquer sur l'onglet Évaluations. Le sommaire des évaluations de l'employé/contact sélectionné s'affiche dans le haut de l'onglet.

Cliquer sur l'icône Accéder à la Gestion des critères d'évaluation pour ouvrir l'option Gestion des critères d'évaluation et ainsi ajouter, au besoin, de nouveaux critères d'évaluation dans la base de données. Ces nouveaux critères d'évaluation pourront d'emblée être sélectionnés dans la grille des évaluations.

2. Cliquer sur le bouton Nouvelle évaluation et renseigner les champs suivants :

Champ	Description
Date de l'évaluation	La date du jour est automatiquement saisie dans ce champ dès qu'une évaluation est ajoutée.
Évaluateur	Cliquer sur l'icône pour sélectionner un évaluateur parmi les employés inscrits dans maestro*.

3. Dans le sous-onglet Détail de l'évaluation, il faut noter l'évaluation en fonction des critères préalablement définis.

Colonne	Description
Code	Affiche le code du critère d'évaluation.
Description	Affiche la description du critère d'évaluation.
Évaluation	Pour le critère d'évaluation sélectionné, cocher la case correspondant à la performance de l'employé ou du contact, de 1 à 5. NOTE : 1 est la note la plus faible, 5 la plus forte.
Note	Permet d'ajouter une note concernant le critère d'évaluation en question. Il faut double-cliquer dans le champ ou utiliser la touche de raccourci F7 pour ouvrir la fenêtre de saisie de la note.

4. Enregistrer l'évaluation.
5. Enregistrer les modifications au dossier des ressources humaines.

 

Gérer les régions au dossier

1. Cliquer sur l'onglet Régions. Dans cet onglet sont affichées toutes les régions où le contact sélectionné peut travailler ou peut se déplacer, selon ce que l'entreprise aura choisi.

Cliquer sur l'icône Accéder à la Gestion des régions pour ouvrir l'option Gestion des régions et ainsi ajouter, au besoin une nouvelle région dans la base de données. Cette nouvelle région pourra d'emblée être sélectionnée dans la grille des régions.

 

Colonne	Description
Code	Affiche le code d'une région.
Description	Affiche la description d'une région.
Sélectionné	Si la case est cochée, permet d'indiquer que la région en question est accessible au contact et qu'il peut y travailler.

2. Enregistrer les modifications au dossier des ressources humaines.

 

Voir aussi

• Gestion des contacts
• Gestion des employés

 

Dernière modification : 20 septembre 2024