Configuration de chèques

OBJECTIF

La configuration de chèques permet de configurer les différents paramètres de positionnement pour imprimer des chèques à partir du système.

La configuration de chèques s’applique à l’ensemble des compagnies.

 

PRÉREQUIS

Les formats des chèques aux fournisseurs, aux employés et des dépôts bancaires doivent avoir été spécifiés dans la Gestion des comptes de banque.

 

Étapes

maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Configuration de chèques

Configurer un chèque

1. Entrer les informations requises :

Champ	Description
Code	Code du format de chèque.
Description*	Description du format de chèque.
Unité de mesure	Valeurs disponibles : 0 – Ligne-Colonne Position précisée en termes de lignes et de colonnes. NOTE : Il est nécessaire de prévoir 6 lignes par pouce (verticalement) et 10 caractères par pouce (horizontalement). La mesure en pouces doit être prise à partir du haut de la feuille du chèque. 1 – Pouce Unité de mesure graphique. NOTE : Cette unité permet de sélectionner une police de caractères et une taille par champ. Elle permet également l’impression des champs à des positions plus précises.

2. Entrer les informations requises dans l’onglet Détails :
   1. Section Général:

   Champ	Description
   Format chèque	Valeurs disponibles : Ancien Utilise l’ancien format de chèque. Réforme 2006 Utilise par défaut les standards de la réforme 2006 sur les chèques canadiens.
   Format spécial	Permet de définir le format utilisé par le logiciel Form Plus. NOTE : Le système envoie l’information au logiciel et Form Plus l’imprime selon son formulaire. En inscrivant FORMPLUS2 dans le champ, ce dernier désigne le format de FormPlus pour les chèques conjoints.
   Faire un saut de page	Indique au système qu’il doit faire un saut de page après chaque chèque, si la case est cochée.
   Ordre d’impression	Valeurs disponibles : 1 Talon par page Utilisé avec une imprimante laser; imprime le chèque suivi d’un long talon. 2 Talons par page Utilisé avec une imprimante laser; imprime le chèque suivi de deux talons. Talon-Talon-Chèque Utilisé avec une imprimante laser; imprime deux talons suivis du chèque. Talon-Chèque-Talon Utilisé avec une imprimante laser; imprime un talon, suivi du chèque et d’un autre talon. Chèque-Talon Utilisé avec une imprimante matricielle; imprime le chèque suivi d’un talon. Talon-Chèque Utilisé avec une imprimante matricielle; imprime le talon, suivi du chèque.
   Format de la date	Valeurs disponibles : AAAAMMJJ Année, mois, jour. JJMMAAAA Jour, mois, année. MMJJAAAA Mois, jour, année.
   Format du séparateur	Séparateur utilisé pour le format de date. Les choix sont : Point, Tiret et Aucun.
   Dépôt direct	Permet de sélectionner l’ordre d’impression du chèque et de son talon lors des dépôts directs. NOTE : Ne s’applique pas si le champ Unité de mesure est à 1- Pouce. Si un format de chèque en pouce est utilisé et que le dépôt direct doit se faire dans un format différent, il est nécessaire de configurer un nouveau format de chèque et le lier au compte de banque via le champ Format de dépôt. Si le dépôt direct de format talon, enveloppe ou page est spécifié dans les Configurations diverses de la paie, il est nécessaire de créer un nouveau format de chèque sans spécifier de valeur ligne-colonne dans la partie chèque.
   Nombre de copies	Permet de déterminer le nombre de copies à imprimer.

   2. Section Partie chèque :

   Ligne : Permet de déterminer le positionnement des informations verticalement. La mesure se calcule en tenant compte de 6 lignes par pouce. Colonne : Permet de déterminer le positionnement des informations horizontalement. La mesure se calcule en tenant compte de 10 caractères par pouce. Police spécifique : Police de caractères utilisée lors de l’impression. Il n'est possible de spécifier une police que si l’unité de mesure est à 1 – Pouce.

    

   Champ	Description
   Individu	Nom du destinataire du chèque.
   À l’ordre de	Nom et adresse du destinataire du chèque. NOTE : Si le champ À l’ordre de est utilisé, le système affiche le nom sur une ligne, l’adresse sur une autre ligne et la ville et le code postal sur autre ligne.
   Montant	Montant du chèque.
   Date	Date du chèque.
   Numéro	Numéro du chèque.
   Compagnie	Nom de la compagnie émettrice. NOTE : Si le champ Compagnie est utilisé, le système affiche le nom sur une ligne, l’adresse sur une autre ligne et la ville et le code postal sur autre ligne.
   Adresse	Adresse de la compagnie émettrice.
   Banque	Banque de la compagnie émettrice. NOTE : Si le champ Banque est utilisé, le système affiche le nom sur une ligne, l’adresse sur une autre ligne et la ville et le code postal sur autre ligne.
   Code de l’individu	Code du fournisseur ou de l’employé lié au champ Individu.
   Montant en lettres	Montant affiché en lettres.
   Format du montant	Format du montant imprimé sur le chèque lorsque la configuration du chèque est sans formulaire. Valeurs disponibles : Lettre, Montant et Numéro. Pour imprimer le montant du chèque sur un formulaire, veuillez consulter l’annexe pour les variables à utiliser selon les différents formats disponibles. Par exemple, pour un montant de 6 002,37 $. **********SIX MILLE DEUX 37/100. NOTE : Si le format Lettre est choisi et que le montant du chèque est trop long, le système l’affiche selon le format numéro. ***************** 6002 37/100. **** SIX ZÉRO ZÉRO DEUX 37/100.
   Signe $	Valeurs disponibles : Gauche Positionne le signe à la gauche du montant. Droite Positionne le signe à la droite du montant. Aucun N’imprime aucun signe.
   Longueur du montant	Permet de limiter la longueur du montant imprimé sur le chèque. NOTE : Par défaut, le système réserve 80 caractères pour la longueur du montant lorsque l’unité de mesure est 0 - Ligne-Colonne. En unité 1 - Pouce, une largeur en pouce qui déterminera la longueur du montant doit être spécifiée.
   Hauteur*	Permet de déterminer le nombre de lignes disponibles pour le chèque en unité 0 – Ligne-Colonne. NOTE : Le maximum est de 21 lignes pour le format d’impression en matricielle, de 19 lignes pour l’imprimante laser et de 80 caractères pour les colonnes. Spécifie la hauteur qui identifie la section chèque en mode 1 – Pouce.
   Largeur*	Permet de délimiter la largeur du chèque en pouces. NOTE : La valeur par défaut est de 8 pouces.
   Hauteur ligne	Spécifie la hauteur de ligne qui est utilisée comme espacement entre chaque ligne du chèque.
   Police par défaut*	Police de caractères utilisée en mode 1 – Pouce pour l’impression du chèque. NOTE : La police par défaut du système est conforme aux normes établies. Il est par contre possible de la modifier.
   Espacement pour la date	Permet de déterminer l’espacement entre chacun des caractères formant la date afin de respecter l’impression de la date dans chacune des zones spécifiées sur les chèques.
   Formulaire	Permet de définir un format de chèques, lorsque l’impression et la création de formulaires de chèques en Viewer 2 sont utilisées.
   Formulaire paiement direct	Permet de définir le formulaire d’impression pour les paiements directs aux fournisseurs.

   3. Section Partie talon :

   Champ	Description
   Date	Date du chèque.
   No de chèque	Numéro du chèque.
   Nom de la compagnie	Nom de la compagnie émettrice.
   Nom de l’individu	Nom du destinataire du chèque.
   Code de l’individu	Code du fournisseur ou de l’employé lié au champ Individu sur la partie Chèque.
   Hauteur talon*	Permet de déterminer la longueur du talon, en pouces, afin de délimiter l’espace d’impression du talon. NOTE : Normalement, la longueur du talon est de 3,5 pouces.
   LPI	Permet de déterminer le nombre de lignes au pouce pour l’impression du talon, seulement si l’unité de mesure est 0 – Ligne-Colonne.
   Position départ horizontale	Permet d’entrer un nombre de caractères à déplacer de gauche à droite, pour créer un décalage du chèque de la gauche vers la droite.
   Espaces réservés au début	Permettent de déterminer le nombre de lignes à réserver au début du talon afin d’éviter que le système imprime des informations sur ces lignes.
   Espaces réservés à la fin	Permettent de déterminer le nombre de lignes à réserver à la fin du talon afin d’éviter que le système imprime des informations sur ces lignes.
   Hauteur ligne*	Permet de spécifier la hauteur de ligne utilisée comme espacement entre chaque ligne du talon.
   Nombre de lignes imprimées	Permet de déterminer le nombre de lignes imprimables sur le talon, lorsque l’unité de mesure utilisée 0 – Ligne-Colonne.
   Police par défaut en-tête*	Permet d’identifier la police de caractères utilisée par défaut dans l’en-tête du talon lorsque l’unité de mesure est à 1-Pouce.
   Police pour le détail	Permet d’identifier la police de caractères utilisée lors de l’impression du talon lorsque l’unité de mesure est à 1-Pouce. NOTE : Si un format personnalité est utilisé, il est suggéré d’utiliser la police Courrier New 10.
   Formulaire talon payable	permet de définir un format de talon pour les chèques payables, lorsque vous utilisez l’impression et la création de chèques en Viewer 2 (lors de l’achat du module Impression de chèques par formulaire).
   Formulaire talon individuel	Permet de définir un format de talon pour les chèques individuels, lorsque l’impression et la création de chèques en Viewer 2 sont utilisées.

3. Entrer les informations requises dans l’onglet Chèque de paie :

Il est possible de définir un format de chèques particulier pour les paies. Le format Viewer 1 est réservé pour les imprimantes matricielles et les formats Viewer 2 sont réservés à l’utilisation d’une imprimante laser.

4. Cliquer sur Enregistrer.

 

Voir aussi 

• Impression des chèques- Gestion du temps
• Impression des chèques - Achats et approvisionnement
• Comment faire Configurer le paiement direct des fournisseurs

 

ANNEXE

Variables à utiliser dans les formulaires de chèque pour imprimer le montant selon différents formats

Ces variables sont applicables aux formulaires de chèques payables et de chèques de paie.

Variables à utiliser dans le formulaire	Format du montant affiché sur le chèque
MNTCHEQUE	Imprime le montant du chèque sans séparateur pour les milliers. Des astérisques sont imprimés entre le symbole de dollars et le montant du chèque. Exemple : $****11502.50
MNTCHEQUEFORMATEVIRGULE	Imprime le montant du chèque avec une virgule comme séparateur de milliers. Des astérisques sont imprimés entre le symbole de dollars et le montant du chèque. Exemple : $****11,502.50
MNTLETTRECHQ	Imprime le montant du chèque en lettres. Exemple : ONZE MILLE CINQ CENT DEUX 50/100
MNTCHIFFRECHQ	Imprime le montant du chèque en inscrivant chaque chiffre du montant en lettres. Exemple : UN UN CINQ ZÉRO DEUX 50/100
MNTMONTANTCHQ	Imprime le montant du chèque de la même façon que la variable MNTCHEQUE à laquelle on ajoute les cents. Exemple : ******** $****11502.50 50/100
MNTCHEQUEPASFORMATE	Imprime le montant du chèque sans format, ni espace. Exemple : 11502.5

 

Dernière modification : 07 novembre 2024