Conciliation des factures fournisseurs

OBJECTIF

La Conciliation des factures fournisseurs permet de générer une facture à payer à un fournisseur à partir des transactions d’heures préalablement entrées à des employés et à des machineries qui sont eux-mêmes liés à un code de fournisseur.

Cette étape fait partie du processus de conciliation des heures fournisseurs. Lors du transfert, des factures d’achats sont créées dans l’option Achat de projet. Elles peuvent être modifiées au besoin, et doivent ensuite être transférées à la comptabilité pour renverser les frais courus et générer le compte fournisseur.

 

PRÉREQUIS

• L’option Conciliation des factures fournisseurs doit être installée
• Configurations diverses des Projets
• Gestion des employés
• Gestion des machineries
• Heures entrées pour un employé ou une machinerie lié à un code fournisseur

 

Icônes

Icône	Titre	Sert à
	Facturer les fournisseurs sélectionnés	Générer une transaction d’achat de projet par fournisseur, pour chacun des fournisseurs sélectionnés, si l’utilisateur répond Oui.
	Afficher les transactions facturables	Afficher les transactions dont l’état est Facturable et En attente.
	Afficher les transactions non facturables	Afficher les transactions dont l’état est Non facturable.
	Renverser les transactions non facturables	Renverser les transactions non facturables par un transfert entre projets renversant les courus non facturés. Le projet, l’activité et le groupe servant au transfert entre projets sont ceux inscrits dans les Configurations diverses des Projets, sous la section Renversement des courus non facturés. Les transactions à l’état Renversé sont traitées comme des transactions facturées et n’apparaissent pas sur le Rapport de conciliation des factures fournisseurs, à moins d’avoir été renversées après la date du rapport.
	Changement massif d’état	Modifier l’état de plusieurs transactions du fournisseur sélectionné simultanément.

 

Étapes

maestro* > Projets > Gestion des opérations > Conciliation fournisseurs > Conciliation des factures fournisseurs

 

Concilier une facture fournisseur

Fenêtre Sélection des paramètres

1. Choisir un ou plusieurs Fournisseur à facturer. Il est possible de cocher la case Tous pour sélectionner tous les fournisseurs.
2. Choisir une Borne de date ou une Période pour les transactions à facturer.

Si aucune date n’est sélectionnée, maestro* analyse toutes les transactions pour lesquelles l’employé ou la machinerie sont liés à un fournisseur et n’ayant pas encore été facturées. Entrer une borne de dates réduit donc le temps de traitement.

3. Choisir l'État des transactions devant être facturées.
4. Cliquer sur Accepter.

Fenêtre Conciliation des factures fournisseur

1. Valider les transactions pour chacun des fournisseurs et changer leur État en fonction des besoins.

Seule la colonne État peut être modifiée dans la liste des transactions du fournisseur.

 

Champ

Description

État

Indique l’action à prendre pour chacune des transactions. Valeurs disponibles :  Facturable La transaction sera facturée et incluse dans la transaction d’Achat de projet lors du transfert. NOTE : L’état Facturable est la valeur par défaut. Non facturable La transaction ne sera jamais facturée par le fournisseur. NOTE : Si l’état d’une transaction est changé pour Non facturable, celle-ci apparaît sous l’icône Afficher les transactions non facturables après la sauvegarde. À partir de ce dossier, il est possible de modifier l’état de la transaction à nouveau ou de la renverser. En attente La transaction ne sera pas facturée immédiatement, mais elle réapparaîtra lors du prochain processus de Conciliation des factures fournisseur (lors de la réouverture de l’option).

 

Les totaux Salaire, Primes et Équipement affichent la somme des coûtants des transactions dont l’État est Facturable.

2. Ajuster les montants dans la section Ajustement pour le fournisseur XXXX, si nécessaire.

Cette section est utilisée pour balancer la transaction en cours de traitement avec la facture reçue du fournisseur, dans l’éventualité où ce dernier ne facture pas exactement les montants tels qu’ils apparaissent dans les transactions facturables ou qu’il ajoute des frais à sa facture. Les valeurs sont transférées dans la transaction d’achat de projet et apparaissent sur une ligne qui doit être complétée par l’utilisateur.

3. Sélectionner les fournisseurs à facturer à l’aide de la colonne Sélectionné.

Il est possible de sauvegarder les sélections effectuées et de revenir plus tard en appuyant sur l’icône Enregistrer. Lors du prochain processus de Conciliation des factures fournisseur, l’état sera affiché selon la dernière sauvegarde de ces transactions.

4. Cliquer sur l’icône Facturer les fournisseurs sélectionnés.

La facture créée est accessible à partir de l’option Achat de projet et doit être transférée par l’utilisateur. À propos de la transaction d’achat de projet générée : Les transactions à l’origine de cet achat de projet sont résumées en une ligne par type de transaction (Salaire, Prime, Équipement), et le montant total de la facture inclut l’ensemble des transactions sélectionnées. Si un ajustement est entré, il apparaît sur une ligne distincte. Il est possible de supprimer un achat de projet non transféré lié à l’option Conciliation des factures fournisseurs. Les transactions à l’origine de cet achat de projet seront de nouveau disponibles pour la conciliation. Si le montant de la facture du fournisseur diffère du montant calculé par maestro* à partir des transactions sélectionnées, il est possible d’apporter des modifications à la facture avant de la transférer.

5. Cliquer sur Quitter.

 

Voir aussi

• Achat de projet
• Transfert entre projets avancé

 

Dernière modification : 20 septembre 2024