Analyse préliminaire et configurations diverses
Bloc Unit PROC 01
Sommaire
- Compléter les configurations générales du module Achat et approvisionnement liées à l'utilisation du catalogue et des commandes
- Distinguer les différents types de commandes dans maestro*
- Liste de vérification des acquis
Étapes
Compléter les configurations générales du module Achat et approvisionnement 
Cinq options des Configurations diverses du module Achat et approvisionnement concernent directement le processus d'achat et doivent être complétées à cette étape-ci du processus d'implantation/formation : les options Généralités, Inventaire, Commandes avec catalogue, Retour de marchandises et Réception de marchandises.
| maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Maintenance ˃ Fournisseurs ˃ Configurations diverses |
Compléter les paramètres de l'onglet Généralités
- Dans la fenêtre Configurations diverses, compléter d'abord les champs de l'option Généralités en cliquant sur celle-ci, dans la portion gauche de la fenêtre.
- Compléter les paramètres de la portion droite de la fenêtre à l'aide des explications fournies dans les tableaux qui suivent.
Les champs Compte à payer, Préfixe de cie payeuse, Transfert à la comptabilité, Suivi de dénonciation et Action lors d'expiration de certificats devraient déjà avoir été complétés dans le cours CAP01. Consulter le document y référant au besoin.
Field
Description
Accounts Payable
General ledger account used for entering suppliers' invoices.
Paying Co.
Company responsible for paying invoices.
NOTE: Available in multidimensional mode only.
Transfer to Accounting
Enables the posting of transactions to the general ledger. If this field is not checked, transaction will be generated without being transferred and account balances will not be updated.
NOTE: We recommend always checking this box to ensure that the accounting entries are transferred to the various general ledger accounts.
Lien Monitoring
Displays a window containing liens related to the supplier when entering a purchase or invoice, if the box is checked.
Action on Expiry Certificates
Allows maestro* to intervene directly on supplier disbursements when their certificates expire. Available values:
Block
Impossible to create a supplier disbursement whose certificate has expired.
Validate
Warning when creating a disbursement for a supplier whose certificate has expired. Maestro* allows you to accept or reject the transaction.
NOTE: If a supplier's certificates have expired, a warning is displayed when entering invoices.
Advanced Order Approval
Used to submit orders to the approval process configured in the Approval Process option.
Print P.O.
Determines whether or not purchase orders for individual order entries should be printed by default.
Message on purchase orders
Message printed on purchase orders.
NOTE: The MESSAGE variable must appear when configuring the purchase order form.
Maximum Description Length for a Purchase Order
Maximum length of the DESCRIPTION variable (60 characters maximum).
NOTE: This function is useful if the space provided on the form for the description is less than 60 characters.
Block Catalogue Item Description Changes
If this box is checked, descriptions for catalogue items cannot be modified when entering the following types of transactions:
- Define Resource by Project
- Requisitions
- Stock Order from Catalogue
- Merchandise Receipts (Add Item tab)
NOTE: When the configuration is activated, the description is blocked only for catalog items whose cost management mode is "Average cost". If the item is set to another mode, the description is editable. This is intended for non-stock or generic items.
Max. Classification Levels used
Specifies the maximum classification levels used in searching by catalogue item classification.
NOTE: It is suggested that you enter 0 so as not to limit the search, since the number of levels required to classify catalog items will be determined later, if used.
Do not validate status of service calls
If not checked, maestro* ensures that the call number on the order or requisition has a status of "Entered", "Active" or "Completed".
NOTE: Does not apply to orders with a Reserved status. If checked, indicates that maestro* will allow the creation of orders or requisitions on service calls regardless of the status of the call.
Action when Invoicing a regular order or sub-contractor’s order
Allows automatic intervention by maestro* if quantities or amounts are exceeded, if values are entered in the UP % or Rate Amount field. Available values:
To Ignore
Maestro* does not perform any verification.
Validate
Warning on exceeding the quantity or unit price. Maestro* allows you to accept or reject the transaction.
Block
The transaction cannot be saved if the planned quantity or amount is exceeded.
Maximum variance of unit price in %
Used to set an acceptable excess percentage between the unit price ordered and the unit price invoiced. If the discrepancy exceeds this rate, maestro* reports an excess.
This configuration applies to the Purchase Order Invoicing option in the Purchasing module.
NOTES: For a subcontractor order or a regular order, if there is a discrepancy, maestro* warns the user based on the Action when Invoicing a RegularOrder or a Sub-contractor Order field.
For catalogue orders, maestro* warns the user depending on the configuration of the Action to take when Invoicing a Stock Order field under the Configuration option in the Invoicing adjustment to a stock order from catalogue section under the Receipt of Goods section.
Maximum Amount
Used to set an acceptable excess amount between the amount ordered and the amount invoiced. If the discrepancy exceeds this amount, maestro* reports an excess.
This configuration applies to the Purchase Order Invoicing option in the Purchasing module.
NOTES: For subcontractor orders or a regular order, if there is a discrepancy and it exceeds the maximum amount, maestro* warns the user based on the Action when Invoicing a RegularOrder or a Sub-contractor Order field.
For catalogue orders, maestro* warns the user depending on the configuration of the Action to take when Invoicing a Stock Order field under the Configuration option in the Invoicing adjustment to a stock order from catalogue section under the Receipt of Goods section.
Accept Work Orders from all Prefixes
When checked, this box indicates that work orders of any prefix will be accepted in stock orders from catalogue, requisitions, and inventory to project transfers.
NOTE: Available in multidimensional mode only.
NOTE: This box is NOT checked by default.
Champ
Description
Compte à payer
Les paramètres de cette section devraient déjà avoir été complétés dans le cours CAP01. Consulter le document y afférant au besoin. Préfixe de cie payeuse
Transfert à la comptabilité
Suivi de dénonciation
Action lors d’expiration de certificats
Approbation avancée des commandes
Permet de soumettre les commandes au processus d’approbation configuré à partir de l’option Processus d’approbationProcessus d’approbation.
Impression du bon de commande
Case à cocher qui permet de déterminer si les bons de commande des différentes entrées de commande doivent s'imprimer par défaut ou non.
Message sur le bon de commande
Message à afficher sur le formulaire de bon de commande si la variable MESSAGE est utilisée lors de la configuration du formulaire de bon de commande.
Longueur maximale d’une description pour une commande régulière
Longueur maximale de la variable DESCRIPTION lorsque l'espace consacré à la description, sur le formulaire de bon de commande, est inférieur à 60 caractères (60 étant le nombre de caractères maximum).
Bloquer la modification de la description d’un item du catalogue
Si cette case est cochée, la description des items de catalogue ne sera pas modifiable dans les entrées des transactions suivantes :
- Ressources par projet
- Réquisitions
- Commandes catalogues
- Réceptions de marchandises (onglet Ajout d’items)
NOTE : Lorsque la configuration est activée, la description est bloquée seulement pour les items de catalogue dont le mode de gestion des coûts est à "Coût moyen". Si l'item est à un autre mode, la description est modifiable. Ce fonctionnement est voulu dans le cas des items non stock ou génériques.
Nbre niveaux max. classification items
Indique le nombre maximum de niveaux à utiliser dans la recherche suivant la classification des items du catalogue.
NOTE : Il est suggéré d'inscrire 0 afin de ne pas limiter la recherche et puisque le nombre de niveaux nécessaire à la classification des items du catalogue sera déterminé ultérieurement, si utilisé.
Ne pas valider l’état des appels de service
(applicable sur les commandes et réquisitions)
Si cette case n'est pas cochée, maestro* s’assure que le numéro d’appel associé à une commande ou une réquisition est à l’état Entré, Actif ou Accompli.
NOTE : Ne s’applique pas aux commandes dites Réservées.
Si coché, cela indique que maestro* doit permettre de créer des commandes ou des réquisitions sur des appels de service et ce, peu importe l’état de l’appel.
Action lors d’une facturation de commande régulière ou de sous-traitant
Maestro* applique systématiquement l'action sélectionnée s'il y a dépassement de quantités ou de montants si des valeurs sont entrées au champ % du PU ou Montant Taux.
Valeurs disponibles :
Ignorer
Aucune vérification n’est effectuée par maestro*.
Valider
Un message d'avertissement s'affiche lors d’un dépassement de la quantité ou du prix unitaire. Maestro* offre la possibilité d’accepter ou non la transaction.
Bloquer
Maestro* empêche l'enregistrement de la transaction s’il y a un dépassement sur le plan de la quantité ou du montant.
NOTE IMPORTANTE : Une configuration identique et applicable aux commandes catalogue figure dans la section Ajustements à la facturation d’une commande catalogue, affichée dans l'onglet Réception de marchandises des Configurations diverses des fournisseurs. Il est recommandé de compléter cette configuration additionnelle dès maintenant.
Par ailleurs, la majorité des commandes sont désormais réalisées par le biais de l'option Commande avec catalogue (même si l'entreprise n'emploie pas le catalogue de maestro* dans ses pratiques de gestion) et non à partir de l'option Commande régulière.
Pourcentage de variation maximum du PU
Permet de fixer un pourcentage de dépassement acceptable entre le prix unitaire commandé et le prix unitaire facturé. Si l’écart dépasse ce taux, maestro* signalera un dépassement.
Cette configuration s’applique à l’option Facturation (commandes) du module Achats et approvisionnement.
NOTES :
Pour une commande sous-traitant ou commande régulière, si un écart existe, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration Action lors d’une facturation de commande régulière ou de sous-traitant.
Pour les commandes catalogues, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration du champ Action lors d’une facturation de commande catalogue dans la section Ajustements à la facturation d’une commande catalogue, affichée dans l'onglet Réception de marchandises des Configurations diverses des fournisseurs.
Mt dépassement maximal
Permet de fixer un montant de dépassement acceptable entre le montant commandé et le montant facturé. Si l’écart dépasse ce montant, maestro* signalera un dépassement.
Cette configuration s’applique à l’option Facturation (commandes) du module Achats et approvisionnement.
NOTES :
Pour les commandes sous-traitants ou commandes régulières, si un écart existe et dépasse le montant maximal, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration Action lors d’une facturation de commande régulière ou de sous-traitant.
Pour les commandes catalogues, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration du champ Action lors d’une facturation de commande catalogue dans la section Ajustements à la facturation d’une commande catalogue, affichée dans l'onglet Réception de marchandises des Configurations diverses des fournisseurs.
Section Numérotation des commandes
1. même compteur pour toutes les compagnies, s'incrémente par compagnie. Va avec champ 2.
Masque : nombre total de caractères est 10 (nombre de dièse + masque doit totaliser 10). les dièses sont en lien avec le compteur, doit y avoir autant de dièses que de caractères dans le compteur, au minimum
Champ
Description
Assign order numbers by Company
Maintains a separate order number sequence for each defined company.
NOTE: Available only in multidimensional mode.
GL Account for Counter Number
Indicates the GL number that will serve as a link with Counter Management to determine subsequent order numbers. If order number assignment by prefix is enabled, this field is mandatory.
NOTE: Maestro* will not generate any accounting entries in this account, which will only be used to number orders.
P.O. Counter
Last purchase order number issued.
NOTES: If a counter GL account is entered in the Counter GL Account Number field, this field will not be used.
The maximum number of characters for purchase orders is 7.
The counter is the same for all order types.
Preceded by “0”
Used to precede the order number with a zero.
Mask for P.O.
Numbering format for the order.
NOTES: You can define a company prefix format in multidimensional mode.
The maximum number of characters available for this format is 9. For example, you can identify Company 1 with code 1, followed by the order number. This format is displayed as follows: 1#######.
Section Générer les numéros de fournisseur
Les paramètres de cette section devraient déjà avoir été complétés dans le cours CAP01. Consulter le document y afférant au besoin.
Section Kits avec nomenclature
Champ
Description
Activer la sélection automatique des composantes
Lorsque coché, ce paramètre fait en sorte que la fenêtre de sélection des composantes s’affiche automatiquement lors de la sélection des items catalogue à l’État kit dans une grille d’entrée de données. Il génère également l’affichage de la case à cocher Ajouter l’item maître à la liste des composantes dans l’option Gestion des nomenclatures de produits.
NOTES : L’État d’un item peut être défini à partir de l’option Gestion du catalogue (onglet Description de la pièce, section Identification).
La fenêtre de sélection des composantes d’items catalogue est présente dans les options suivantes :
- Commande avec catalogue
- Réquisition
- Cliquer sur l'icône Enregistrer.
Notes :
Compléter les paramètres de l'onglet Inventaire
Le compte d'inventaire est le compte utilisé par défaut pour les trx qui touchent l'inventaire.
S'il y a un autre compte spécifié dans la pièce, c'est celui qui sera utilisé.
lien vers les champs du catalogue dans APP02 gestion du catalogue, compte de la pièce
si on rempli la section projet, le système ne lira plus les comptes, il va plutôt rester au niveau des projets. donc, même principe de cascade : PAG va donner le compte, à moins que on ait mis une activité différente dans la pièce du catalogue.
m* recommande d'utiliser l'aspect "projet" dans les configs.
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Champ |
Description |
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Compte d’inventaire |
Compte de grand livre où sont comptabilisées les transactions d’inventaire. Ce compte doit être un compte d'actif. NOTE : Ce compte ne sera utilisé que si aucun Projet – Activité – Groupe n’est configuré dans la section Inventaire. |
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Sélection du PU ajust. et transf. inventaire |
Prix unitaire affiché par défaut dans les transactions d’ajustement et de transfert d’inventaire. Valeurs disponibles :
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Coût moyen par préfixe |
Calcule et utilise le coût moyen par préfixe de compagnie, si la case est cochée. NOTES : Disponible en mode multidimensionnel seulement. Cette option permet d’avoir des coûts moyens différents dans chacun des préfixes d’un même environnement multidimensionnel. Si cette case n’est pas cochée, le même coût moyen sera utilisé dans tous les préfixes. |
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Saisie avancée de la destination du matériel |
Affiche trois (3) colonnes supplémentaires (Conteneur, Caisse et Boîte) dans les options Ajustement d’inventaire, Transfert inventaire-projet et Transfert inventaire/emplacement, si la case est cochée. |
Compléter les paramètres de l'onglet Commandes avec catalogue
Compléter les paramètres de l'onglet Retour de marchandises
Compléter les paramètres de l'onglet Réception de marchandises
Comprendre l'utilisation et la gestion des frais courus dans maestro*
Distinguer les différents types de commandes dans maestro*
Liste de vérification des acquis
Légende
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Type |
Description |
|---|---|
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C |
Configurations à finaliser |
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A |
Approbation ou consultation auprès des dirigeants |
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T |
Tests et essais |
Bloc APP01
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No |
Type |
Tâche |
Employé responsable |
Date limite |
Fait |
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1 |
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ü |
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2 |
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3 |
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4 |
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5 |
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6 |
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7 |
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8 |
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9 |
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10 |
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11 |
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12 |
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13 |
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14 |
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15 |
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16 |
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17 |
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18 |
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19 |
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20 |
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