Création de compagnies multidimensionnelles
Sous-objectif
Il est possible de gérer plusieurs compagnies dans un groupe ou plusieurs départements dans une compagnie. Chez Maestro, cette fonctionnalité porte le nom de multidimensionnel. Sous ce concept se cache en fait une façon très élaborée de gérer la présence de plusieurs entités différentes dans une même base de données. Ces entités peuvent être des compagnies appartenant à un même actionnariat, mais aussi des divisions de ces mêmes compagnies qu’il est préférable de gérer séparément.
Le mode multidimensionnel permet plusieurs autres fonctionnalités. Entre autres, il permet :
- La production de rapports en tenant compte d’une infinité de combinaisons de regroupements de compagnies.
- L’intégration de compagnies dans les états financiers en tenant compte d’un taux de participation qui peut être distinct pour chaque entité.
- La gestion automatique des transactions inter compagnie, incluant :
- La production de paie par une compagnie centrale alors que les coûts sont distribués dans une multitude de compagnies.
- La gestion d’un inventaire par compagnie alors que le matériel est utilisé par l’ensemble des compagnies du groupe.
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Édition des paramètres de compagnie et création d’une compagnie. Un préfixe de compagnie doit être établi pour chaque compagnie avant l’entrée de transactions pour n’importe laquelle des compagnies. Le préfixe est établi dans les paramètres de la compagnie dans le champ Identification. La structure du champ de ce préfixe est de 10 caractères numériques où la valeur « X » est aussi utilisée aux fins de consolidation. La structure de cette numérotation est importante et difficile à modifier en cours de route. Voici un exemple d’une structure de codage en utilisant 3 caractères numériques et comment l’utiliser pour consolider des données de différentes compagnies :
Dans le cas d’une compagnie déjà existante dans maestro* sans le mode multidimensionnel, il est possible d’ajouter l’identification de la compagnie de façon rétroactive à partir d’un utilitaire mais pour une seule compagnie seulement. Bien que modifiables, les structures de cette compagnie deviendront les choix de structures imposées aux autres compagnies. Si d’autres compagnies existent déjà, elles doivent être ajoutées à la nouvelle structure avec des balances d’ouverture. Définition des préfixes Chaque codification de compagnie doit être pensée en fonction de la consolidation souhaitée. Vous devez également définir des comptes de livre dans les champs GL à payer à et GL à recevoir de dans les paramètres de la compagnie afin de permettre les écritures inter compagnies. Les comptes de grand livre sont les comptes d’actif et de passif et réfèrent aux avances et aux montants dus des compagnies membres d’un même groupe. |
Sommaire
Étapes
1. Création d’une compagnie dans maestro*
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ATTENTION! La nouvelle compagnie doit être créée À PARTIR DU SERVEUR DE DONNÉES DIRECTEMENT et non sur un poste de travail local. De plus, celle-ci ne peut être créée que par un utilisateur ayant un accès Administrateur. La compagnie source (ou celle dont on copiera les données) doit être fermée et inutilisée par l’ensemble des utilisateurs lors du processus. La méthode de création de compagnies à laquelle ce document fait référence n'est applicable que pour le mode d’opération classique de maestro*. Notez que tout besoin d’assistance pour une procédure déjà existante sera chargé. |
- Dans le menu Sélection de compagnies, cliquer sur Créer une nouvelle compagnie. La fenêtre Ouverture d’une compagnie s’affiche.
- Inscrire le nom de la compagnie et compléter les différents champs apparaissant dans la fenêtre, sous l’onglet Détails.
- À la création de la première compagnie, entrer le nom du répertoire.
- Lors de l'ajout des autres compagnies, simplement inscrire le nom du répertoire.
Le nom de ce nouveau répertoire ne doit contenir aucun espace ou caractère spécial. Il peut comporter un maximum de 40 caractères.
- Tel qu’expliqué précédemment, inscrire un préfixe de compagnie dans le champ Identification.
- Inscrire, lorsque connus, les comptes de GL à payer et de GL à recevoir dans les champs portant la même appellation.
Il est possible d’afficher les valeurs par préfixe en cliquant sur l’icône à droite des champs GL à payer à et GL à recevoir de.
- Cliquer sur l’icône Enregistrer.
- Sélectionner la compagnie nouvellement créée et cliquer sur Accepter. Maestro* crée l’ensemble des fichiers requis pour les activités de la nouvelle compagnie et affiche la progression à l’écran. Une fois les fichiers créés, le menu principal apparaît.
Il est possible de modifier ou compléter les informations entrées précédemment à l’écran en cliquant sur l’icône Configuration puis en sélectionnant l’option Modifier les paramètres de compagnie.
2. Définition du plan comptable
La création du plan comptable consiste à créer des groupes, puis des comptes. Les groupes constituent les grands regroupements au niveau des états financiers tels que les Actifs à court terme ou les Avoir des actionnaires, par exemple.
a. Créer un groupe
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maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Gestion des groupes |
- Dans la fenêtre Gestion des groupes, sélectionner le type de groupe dans le champ Type de groupe.
- Dans le champ Code du groupe, entrer le numéro du groupe. Ce champ peut comporter un maximum de deux caractères alphanumériques.
- Dans le champ Description française, inscrire la description qui doit apparaître dans les rapports français.
- Dans le champ Description anglaise, inscrire la description qui doit apparaître dans les rapports anglais.
- Cliquer sur l’icône Enregistrer.
- Répéter les étapes 1 à 5 pour tous les regroupements requis.
- Cliquer sur l’icône Quitter.
b. Créer un compte
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maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Gestion des comptes |
- Dans la fenêtre Gestion des comptes, cliquer sur l’icône Nouveau.
- Compléter les
champs requis pour chacun des comptes de grand livre à créer :
- Cliquer sur l’icône Enregistrer.
- Répéter les étapes 1 à 3 pour tous les comptes de grand livre.
- Cliquer sur l’icône Quitter.
c. Définir le(s) département(s) des ventes
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maestro* > Facturation > Maintenance > Clients > Gestion des départements des ventes |
La Gestion des départements des ventes permet de débuter la numérotation des factures et le format du champ de numérotation pour chacune des compagnies. S’y trouvent également des fichiers renfermant les formulaires de facture, de soumission et de contrat pour chaque compagnie. Ceux-ci peuvent être visualisés en cliquant sur le bouton Valeurs multidimensionnelles qui apparaît à la droite de certains champs.
Créer le(s) département(s) des ventes tel que spécifié dans la rubrique Gestion des départements des ventes de l’aide en ligne.
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Les départements des ventes sont généralement liés aux différents comptes à recevoir du grand livre. Le compte à recevoir intitulé Compte de CAR standard doit être configuré dans les Configurations générales comme valeur par défaut pour les entrées de facturation. Il peut aussi être identifié dans la Gestion des devises. Un département de vente apparaît dans les options de facturation du système en fonction du compte à recevoir configuré. |
d. Définir les formats de chèques
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maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Configuration de chèques |
La configuration des chèques permet, entre autres, de définir les différents paramètres de positionnement pour imprimer des chèques à partir de maestro*.
Configurer les chèques tel que spécifié dans la rubrique Configuration de chèques de l’aide en ligne. Des variables à utiliser dans les formulaires de chèques, pour imprimer le montant selon différents formats, sont également présentées en annexe de la rubrique Configuration de chèques.
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Prendre note que les formats des chèques destinés aux fournisseurs, aux employés et les dépôts bancaires doivent être définis dans la fenêtre Gestion des comptes de banque lors de l’étape qui consiste à créer les comptes de banque (étape suivante). |
e. Créer les comptes de banque
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maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Gestion des comptes de banque |
La Gestion des comptes de banque permet de créer les différents comptes bancaires qui serviront aux transactions de recettes, de paie ou de déboursés, tout en conciliant les comptes bancaires avec les relevés bancaires.
Créer le compte de banque et inscrire vos informations bancaires tel que précisé dans la rubrique Gestion des comptes de banque de l’aide en ligne.
f. Définir les paramètres d’utilisation du module Grand Livre
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maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Configurations diverses |
Pour déterminer les comptes de grand livre à utiliser pour effectuer certaines transactions :
- Dans l’arborescence de gauche, double-cliquer sur Grand Livre puis, sur Généralités.
- Associer les comptes de grand livre nouvellement créés aux énoncés des comptes de base standards de maestro*. Voici la liste des énoncés pour lesquels un compte nouvellement créé doit être associé :
- Cliquer sur l’icône Enregistrer.
- Cliquer sur l’icône Quitter.
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Il n’est pas nécessaire d’associer un compte distinct pour chacun des énoncés des comptes de base standards de maestro*. Toutefois, il est recommandé d’inscrire 9999 – À analyser, ce qui vous permettra éventuellement de retracer des erreurs possibles. |
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Le compte à recevoir, intitulé Compte de CAR standard ne peut être associé à un compte de grand livre directement. De plus, les numéros de comptes, entrés par l’utilisateur, qui apparaissent en rouge signifient qu’un élément de configuration doit être complété en sus dans maestro*. |
g. Définir la gestion du compteur
Pour utiliser un seul compte de grand livre pour l’ensemble des transactions bancaires des compagnies multidimensionnelles, il importe de définir les paramètres de ce compte de grand livre en spécifiant le nom, le compteur, le numéro de compte de banque et le numéro de transit. Pour en savoir davantage sur les différents champs qui composent cette option, consulter la rubrique Gestion des compteurs de l’aide en ligne.
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Pour utiliser plus d’un compte de grand livre, définir les comptes de banque par défaut pour chacune des compagnies dans les Configurations générales. La gestion des compteurs devra tout de même être complétée afin de gérer les paramètres de chacun des comptes de banque. |
3. Création des comptes fournisseurs
La configuration de certains éléments permettant de qualifier les comptes fournisseurs s’avère préalable à la création des fiches fournisseurs.
a. Créer des codes de taxes
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maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Configuration des codes de taxes |
La Configuration des codes de taxes permet de créer les différents codes de taxes. Consulter la rubrique Configuration des codes de taxes de l’aide en ligne pour de plus amples renseignements.
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Le tableau des codes de taxes doit avoir été complété avant d’effectuer des transactions de payables, l’entrée des fournisseurs, l’entrée des clients ou des transactions de recevables. |
b. Créer les types de fournisseurs
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maestro* > Achat et approvisionnement > Maintenance > Fournisseurs > Gestion des types de fournisseurs |
La Gestion des types de fournisseurs permet de catégoriser les fournisseurs afin de les regrouper éventuellement sur une liste ou pour faciliter les recherches. Il est également possible de définir des escomptes par fournisseur, selon les types de fournisseurs, pour des fins de rapport, de recherche ou encore, d’attribution d’escomptes.
Créer le(s) type(s) de fournisseurs tel que précisé dans la rubrique de l’aide en ligne Gestion des types de fournisseurs.
c. Définir les termes de paiement
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maestro* > Achat et approvisionnement > Maintenance > Fournisseurs > Gestion des termes de paiement |
La Gestion des termes de paiement permet d’inscrire un nombre de jours prédéterminé pour le paiement des factures des fournisseurs.
Pour savoir précisément comment créer un ou des terme(s) de paiement (par exemple, Net 15 jours), consulter la rubrique de l’aide intitulée Gestion des termes de paiement.
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Les termes de paiement déterminent la date due lors de la saisie de la facture du fournisseur, en fonction de la date réelle. Il est possible de spécifier un terme de paiement dans les achats de projet, les commandes, les contrats de sous-traitance, les achats faits à partir d’un appel de service et la facturation de commande. Une fois créé, un terme de paiement peut être sélectionné par défaut dans les Configurations générales ou dans la Gestion des fournisseurs. |
d. Créer des fournisseurs
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maestro* > Achat et approvisionnement > Maintenance > Fournisseurs > Gestion des fournisseurs |
La gestion des fournisseurs permet de créer et de mettre à jour la fiche de tous les fournisseurs. Cette gestion doit être effectuée avant d’accéder aux différentes options d’achat de maestro*. Pour créer les fournisseurs, cliquer sur l’icône Nouveau et suivre les étapes énumérées dans la la rubrique Gestion des fournisseurs de l’aide en ligne.
Dans la fenêtre Gestion des fournisseurs, est disponible un champ intitulé Masque de CIE. Si ce champ est vide, le fournisseur est à la disposition de toutes les compagnies. Si le champ affiche un préfixe particulier, le fournisseur est disponible seulement pour les utilisateurs de cette compagnie. Si un préfixe avec un filtre de compagnie est inscrit (1XX), le fournisseur est alors disponible pour les usagers de toutes les compagnies dont le préfixe débute par 1.
e. Établir les paramètres généraux
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maestro* > Achat et approvisionnement > Maintenance > Fournisseurs > Configurations diverses |
Les configurations diverses permettent de configurer les différentes options disponibles liées au module Achats et approvisionnement. Elles servent également à déterminer les comptes de grand livre auxquels maestro* se réfère pour effectuer certaines opérations et pour définir le format des commandes, des contrats de sous-traitance et des avis de changements. D’autres sélections peuvent s’ajouter, comme l’approbation des paiements, l’action à prendre lors d’une réception, le nombre de caractères alloués à la description, etc.
Pour établir les paramètres généraux, accéder à la fenêtre Configurations diverses et consulter la section Achats de la rubrique de l’aide en ligne intitulée Configurations diverses, pour vous aider à compléter les différents champs.
4. Création des comptes clients
La configuration de certains éléments permettant de qualifier les comptes clients s’avère utile pour la création des fiches clients.
a. Établir les conditions de crédit
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maestro* > Facturation > Maintenance > Clients > Gestion des conditions de crédit |
La Gestion des conditions de crédit permet d’inscrire un nombre de jours prédéterminé pour le paiement des factures des clients et de déterminer la date due lors de la saisie de la facture du client en fonction de la date réelle. Pour établir les conditions de crédit, consulter la rubrique Gestion des conditions de crédit de l’aide en ligne.
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Deux configurations sont disponibles dans cet écran, quant au délai de paiement. L’utilisateur ne peut choisir qu’une seule d’entre-elles, soit celle avec un Nombre de jours ou celle avec Jour et Nombre de mois. La condition de crédit peut être associée au client dans la Gestion des clients et servir de valeur par défaut dans les différentes entrées de facturation du système. Il est possible de gérer automatiquement ou manuellement le crédit des clients en fonction de l’état des factures entrées dans maestro* et des conditions de crédit sélectionnées dans l’option Validation du crédit. |
b. Créer les vendeurs
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maestro* > Facturation > Maintenance > Clients > Gestion des vendeurs |
Les codes de vendeurs permettent de générer de l’information importante par rapport aux ventes. Ces codes peuvent être constitués sur une base individuelle, soit vendeur par vendeur, ou ils peuvent être constitués d’une équipe de quatre vendeurs maximum.
Associés aux commandes, les codes de vendeur permettent d’établir des rapports de commissions par vendeurs, de vérifier les budgets et d’en établir des comparatifs par rapport aux ventes. Il est également possible de produire des rapports de profitabilité.
Pour créer un vendeur ou une équipe de vente, cliquer sur l’icône Nouveau et procéder aux différentes étapes, tel que spécifié dans la rubrique Gestion des vendeurs de l’aide en ligne.
c. Créer les types de clients
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maestro* > Facturation > Maintenance > Clients > Gestion des types de clients |
La Gestion des types de clients permet de catégoriser les clients afin de les regrouper éventuellement sur une liste ou pour faciliter les recherches. Il est aussi possible de définir les escomptes/client selon les types de client qui seront définis. Consulter la rubrique Gestion des types de clients de l’aide en ligne pour de plus amples renseignements.
d. Créer un client
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maestro* > Facturation > Maintenance > Clients > Gestion des clients |
La Gestion des clients permet de créer les clients un par un, d’en ajouter et/ou de les mettre à jour. Cette gestion doit être complétée avant d’accéder aux différentes options de vente du système. Pour connaître la procédure à suivre pour créer un client, consulter la rubrique Gestion des clients de l’aide en ligne.
Dans la fenêtre Gestion des clients, est disponible un champ intitulé Préfixe / Masque. Celui-ci figure dans la section Autre de l’onglet Champs de base. Si ce champ est vide, le client est à la disposition de toutes les compagnies. Si le champ affiche un préfixe particulier, le client est disponible seulement pour les utilisateurs de cette compagnie. Si un préfixe avec un filtre de compagnie est inscrit (1XX), le client est alors disponible pour les usagers de toutes les compagnies dont le préfixe débute par 1.
e. Créer les adresses de client
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maestro* > Facturation > Maintenance > Clients > Gestion des adresses de clients |
La Gestion des adresses de clients permet de créer une base de données comprenant les adresses des différentes succursales d’un même client. Celles-ci pourront être utilisées lors de l’entrée des ventes ou des commandes. Pour connaître la procédure à suivre pour créer une adresse client, consulter la rubrique Gestion des adresses de clients de l’aide en ligne.
f. Établir les paramètres généraux
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maestro* > Facturation > Maintenance > Facturation > Configurations diverses |
- Dans la barre de boutons principale, dans le menu contextuel, cliquer sur l’icône Configurations générales.
- Dans l’arborescence, cliquer sur Facturation, puis sur Généralités. Établir les paramètres généraux.
Pour établir les paramètres généraux, consulter la rubrique de l’aide en ligne intitulée Configurations diverses, pour vous aider à compléter les différents champs.
5. Ouverture de la période financière
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maestro* > Comptabilité > Maintenance > Maintenance GL > Ouverture d’année |
L’ouverture d’année est utilisée pour définir les différentes périodes des années financières. Les rapports comptables, comme les journaux, états financiers et autres rapports, peuvent par la suite s’imprimer par période.
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Toutes les transactions du système sont rattachées à une période. Maestro* supporte des années financières de 12 ou 13 périodes, bien que 12 soit en général l’option la plus courante. |
- Dans la fenêtre Ouverture d’année, cliquer sur l’icône Nouveau.
- Dans la section Détail de l’année sélectionnée, inscrire l’année fiscale dans le champ du même nom.
- Dans le champ Date de début de l’année, entrer la date de début de la première période de l’année.
- Dans le champ Date de fin d’année, entrer la date de fin de la dernière période de l’année.
- Dans le champ Nombre de périodes, entrer le nombre de périodes de l’année fiscale.
- Cliquer sur l’icône Appliquer. Les périodes s’affichent alors dans la section inférieure de la fenêtre Ouverture d’année.
- Cliquer sur l’icône Enregistrer.
- Cliquer sur l’icône Quitter.
6. Création des projets
a. Créer les types de projets
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maestro* > Projets > Maintenance > Projet > Gestion des types de projet |
La première étape de la création de projets consiste à créer les types de projet. Ceux-ci servent à préciser à quel type un projet appartient au niveau de la gestion des projets et, ultérieurement, à générer des rapports ou à limiter la sécurité par types de projets. Consulter la rubrique Gestion des types de projet de l’aide en ligne pour en savoir davantage.
b. Créer les catégories de projets
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maestro* > Projets > Maintenance > Projet > Gestion des catégories de projet |
Les catégories de projet permettent également de classifier les projets à un second niveau, ou de les catégoriser, pour ensuite générer des rapports ou limiter les accès à ces projets. Consulter la rubrique Gestion des catégories de projet de l’aide en ligne pour en savoir plus.
c. Créer les départements de projets
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maestro* > Projets > Maintenance > Projet > Gestion des départements de projet |
Les départements de projet permettent de regrouper les résultats par département, dans les états financiers. Consulter la rubrique Gestion des départements de projet pour en savoir davantage.
d. Définir les gabarits de projets
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maestro* > Projets > Maintenance > Projet > Gestion des gabarits de projet |
La création de gabarits de projet facilite la création de projets subséquents en permettant à l’utilisateur de disposer d’un gabarit pour les genres de projets qui sont gérés régulièrement. Consulter la rubrique Gestion des gabarits de projet pour en connaître plus.
e. Créer des groupes
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maestro* > Projets > Maintenance > Projet > Gestion des groupes |
La Gestion des groupes permet de créer des groupes qui ont l’avantage de faciliter l’identification des transactions et une plus grande facilité d’analyse. Consulter la rubrique Gestion des groupes de l’aide en ligne pour en savoir plus.
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Éventuellement, un préfixe de compagnie peut être inscrit dans chaque projet créé. Si un préfixe de compagnie est affiché dans la gestion de projet, celui-ci est alors disponible aux seuls utilisateurs de cette compagnie. |
7. Gestion des employés
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maestro* > Gestion du temps > Paie > Employés > Gestion des employés |
Le champ
Le champ