Production des formulaires T4 et Relevé 1
pour l'année 2019
pour l'année 2019
Ce maestro*EXPRESS présente les différentes étapes nécessaires à la production des formulaires T4 et Relevé 1. Comme par les années passées, il vous est possible d’imprimer, à partir de maestro*, les feuillets gouvernementaux pour l’année en cours. Ces feuillets sont mis à jour et approuvés annuellement afin d’inclure les modifications apportées par les instances gouvernementales.
Les modifications liées à l’année d’imposition 2019 et devant être apportées au programme de production des formulaires T4 et Relevé 1 seront incluses dans les mises à jour suivantes. Ces dernières seront disponibles à partir de maestro*CAFÉ, pour téléchargement, à la date indiquée ci-dessous.
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Ces mises à jour doivent obligatoirement être exécutées avant de produire des formulaires valides. Elles ne sont accessibles qu’aux clients ayant renouvelé leur contrat de maintenance et de support annuel. |
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Version de maestro* |
Mise à jour |
Date de disponibilité |
|---|---|---|
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3.05 |
Mise à jour |
16 janvier 2020 |
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3.04 |
Mise à jour |
16 janvier 2020 |
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3.03 |
Aucune |
Non disponible |
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Rappels Transmission des formulaires par voie électronique Employeurs produisant plus de 50 déclarations de renseignements par année Les employeurs qui produisent plus de 50 déclarations de renseignements (feuillets) pour une même année civile sont tenus d’envoyer celles-ci par voie électronique. Aussi, si l’option Transfert EDI, permettant l’envoi électronique, n’est pas visible à partir de l’option Production des T4 et Relevé 1 (accessible à partir de maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Production des T4 et Relevé 1), communiquer avec le Département des ventes en téléphonant au 450-652-6200 poste 266 ou en écrivant à l’adresse suivante : ventes@maestro.ca. Il est également possible d’en faire part directement à votre responsable de compte dédié. Certains paramètres de sécurité pourraient devoir être modifiés pour avoir accès à l’option. Enfin, si vous envoyez vos formulaires Relevé 1 par voie électronique pour la première fois, il est nécessaire de vous inscrire auprès du gouvernement au préalable. L’annexe C du présent document porte spécifiquement sur la transmission des formulaires par Internet. Employeurs produisant 50 déclarations de renseignements ou moins par année Les employeurs réalisant moins de 51 relevés d’un même type pour une même année civile peuvent également les envoyer par voie électronique s’ils le désirent ou se prévaloir du service en ligne de Revenu Québec. |
Pour toute précision ou information complémentaire concernant ce maestro*EXPRESS, contacter le Support à la clientèle en composant le 1-877-833-1897.
Sommaire
Nouveautés et modifications
Au niveau fédéral
Modifications aux avantages et allocations liées à l’automobile (source) :
- Pour l’année 2019, le taux raisonnable pour les kilomètres parcourus pour affaires ont changé :
- 0,58 $ pour les 5 000 premiers kilomètres;
- 0,52 $ pour les kilomètres suivants.
- Dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon et au Nunavut, il faut ajouter un montant de 0,04 $ /km parcouru
Le taux utilisé pour calculer l’avantage relatif aux frais de fonctionnement d’une automobile fournie par l’employeur est de 0,28 $ pour tous les kilomètres parcourus à des fins personnelles.
Au niveau provincial (pour le Québec seulement)
1. Rappel - Nouveaux taux de cotisation au Fonds des services de santé (FSS)
Si vous êtes un employeur autre qu'un employeur du secteur public et que votre masse salariale totale pour l'année 2019 est inférieure à 6 millions de dollars, vous pouvez bénéficier d'une réduction du taux de cotisation au Fonds des services de santé (FSS). Vous devez utiliser le taux de cotisation qui s'applique à votre secteur d'activité pour calculer la cotisation au FSS pour l'année.
Vous trouverez ci-après les taux de cotisation au FSS pour 2019.
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Taux de cotisation au FSS (en %) pour 2019 (source) |
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|---|---|---|
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Masse salariale totale (MST) |
PME des secteurs primaire et manufacturier |
PME des secteurs des services et de la construction |
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1 000 000 $ ou moins |
1 |
1 |
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Entre 1 000 001 $ et 5 999 999 $ |
0,648 + (0,602 x MST/1 000 000)1 |
1,1880 + (0,5120 x MST/1 000 000)1 |
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6 000 000 $ ou plus |
4 |
4 |
1. Le taux de cotisation doit être arrondi à la deuxième décimale. Si la troisième décimale est égale ou supérieure à 5, la deuxième décimale doit être arrondie au nombre entier supérieur.
2. Rappel - Régime volontaire d’épargne-retraite (RVER)
Les employeurs qui n’offraient pas de régime collectif d’épargne-retraite et qui étaient visés par la loi sont tenus d’offrir un RVER ou un autre régime d’épargne-retraite collectif depuis le 31 décembre 2017 s’ils ont à leur service au moins :
- 5 employés visés le 31 décembre 2016; ET
- 10 employés visés ou plus le 30 juin 2017.
Pour en savoir davantage sur les responsabilités d’un employeur à l’égard du RVER et sur les conditions à remplir pour être assujetti à la loi, consulter le site Web de Retraite Québec.
Dans maestro* – Version 3.04 et supérieures
1. Calcul du taux réel de cotisation FSS (pour le Québec seulement)
Le résultat du calcul est affiché dans le Sommaire de l’employeur, dans la section Cotisation au Fonds de services de santé (FSS) du rapport, et la cotisation au FSS est basée sur le revenu affiché sur la ligne Case A – Revenus d’emploi.
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Veuillez noter que le revenu affiché sur la ligne Case A – Revenus d’emploi du rapport Sommaire de l’employeur inclut les cotisations effectuées au Fonds des travailleurs, mais que le calcul du FSS ne l’inclut pas. |
2. FAQ - Production des T4 et Relevé 1
Un document a été conçu pour mieux vous outiller dans la production des formulaires de fin d’année T4 et Relevé 1. Celui-ci regroupe les questions les plus fréquemment posées par les clients de Maestro à ce sujet. Nous vous invitons à jeter un coup d’oeil au document Foire aux questions (FAQ) - Production des formulaires T4 et Relevé 1.
3. Listes de validation (pour le Québec seulement)
Quatre nouvelles listes ont été ajoutées dans maestro*, en 2018. Disponibles en cliquant sur l’icône Exportation vers Excel de l’option Production des T4 et Relevé 1 (maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1> Production des T4 et Relevé 1), elles permettent de valider les montants des cotisations versées à la Commission des normes du travail (CNT) et au Fonds des services de santé (FSS). Consulter le document Foire aux questions (FAQ) - Production des formulaires T4 et Relevé 1 pour de plus amples renseignements au sujet de ces quatre nouveaux rapports :
Validation de la cotisation CNT incluant les modifications aux cumulatifs
La liste Validation de la cotisation CNT incluant les modifications aux cumulatifs s’affiche dans un document Excel une fois l’année et la province sélectionnées. Elle permet d’effectuer diverses validations telles la comparaison :
- du montant total de la colonne Salaire ajusté de la liste Validation de la cotisation CNT avec le montant de Rémunérations assujetties du Sommaire de l’employeur (affiché dans la section Cotisation à la Commission des normes du travail (CNT) du rapport); et
- du total de la colonne CNT de la liste Validation de la cotisation CNT avec le total de la ligne Rémunérations assujetties du Sommaire de l’employeur (soit le montant affiché à l’extrême droite du rapport, dans la section Cotisation à la Commission des normes du travail (CNT)).
Noter que le montant total de la colonne Salaire ajusté de la liste Validation de la cotisation CNT correspond au salaire admissible (qui prend en compte le maximum annuel).
Sur la liste Validation de la cotisation CNT, l’information de chaque employé est présentée sur une ligne distincte affichant le montant total pour l’année, pour l’employé en question. Noter également que la catégorie apparaissant sur ce même rapport, pour chacun des employés, correspond à la catégorie actuelle de l’employé dans maestro*.
Validation de la cotisation CNT détaillée
Cette liste consiste en une reproduction de la liste Validation de la cotisation CNT, mais plus détaillée puisqu’on y trouve une ligne par employé, par paye. Ainsi, la catégorie affichée pour l’employé correspond à la catégorie qui lui était liée au moment où la paie a été calculée. Cette version plus détaillée permet de cibler plus facilement les erreurs une fois décelées à l’aide de la première liste.
Noter également :
Si aucun montant de CNT calculé n’apparaît dans la colonne CNT, et ce, même si un montant est présent dans la colonne Salaire admissible CNT de la liste Validation de la cotisation CNT détaillée, c’est que le montant maximum a été atteint. De plus, le salaire de la colonne Salaire secteur 0 peut différer de celui de la colonne Salaire admissible CNT puisque ce dernier n’inclut pas les primes qui n’affectent pas les calculs syndicaux en salaire (configurées dans l’option Gestion des primes/déductions à partir de maestro* > Paie > Maintenance > Gestion du temps > Gestion des primes/déductions).
Validation de la cotisation FSS incluant les modifications aux cumulatifs
Cette liste affiche le cumulatif de l’année sélectionnée par employé. Le groupe C signifie Cumulatif et inclut les modifications faites au cumulatif dans la Gestion des employés, section Cumulatifs. La colonne Salaire brut prov. doit correspondre à la masse salariale totale du rapport Sommaire de l’employeur.
Sur le rapport Sommaire de l’employeur, le montant affiché à la droite du libellé Cotisation de l’employeur (dans la section Cotisation au Fonds de services de santé (FSS)) devrait correspondre au total de la colonne FSS de la liste Validation de la cotisation FSS incluant les modifications au cumulatif.
Validation de la cotisation FSS détaillée
Cette liste affiche, telle la liste précédente, les cotisations sous forme d’une ligne par employé, mais plutôt par paye. Le total de la colonne Salaire brut prov. devrait correspondre à la masse salariale totale, sur le rapport Sommaire de l’employeur.
Sur le rapport Sommaire de l’employeur, le montant affiché à la droite du libellé Cotisation de l’employeur (dans la section Cotisation au Fonds de services de santé (FSS)) devrait correspondre au total de la colonne FSS de la liste Validation de la cotisation FSS détaillée.
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Les modifications apportées aux cumulatifs des employés n’apparaissent pas sur les listes Validation de la cotisation FSS détaillée et Validation de la cotisation CNT détaillée. |
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Essai des T4 et Relevé 1 Il est fortement suggéré d’utiliser l’option Essai des T4 et Relevé 1 pour vérifier l’exactitude des données avant la fin d’année 2019. Il est important de refaire la génération des données à partir de l’option Production des T4 et Relevé 1 lorsque la période d’essai sera terminée puisque c’est à ce moment-là que le numéro de relevé sera attribué à chacun des employés. |
Étapes liées à la production des formulaires T4 et Relevé 1
Vérification de l’année d’imposition
D’abord, il importe de s’assurer de travailler au sein de la bonne année civile en sélectionnant 2019 dans le choix de l’année active. Pour ce faire :
- À partir du menu de maestro*, cliquer sur l’intitulé Année active 20XX à l’extrémité droite du ruban horizontal du bas de la fenêtre.
- Sélectionner l’année 2019 et cliquer sur Ok.
Vérification des contacts
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maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Paie > Configurations diverses |
Pour envoyer les formulaires T4 et Relevé 1 par voie électronique, il est recommandé de compléter les informations nécessaires à l’envoi.
- Dans le menu de gauche de la fenêtre Configurations diverses, cliquer sur T4 & T4A.
- Compléter les informations des sections Préparateur et Personne-ressource apparaissant dans la partie droite de la fenêtre.
Il est primordial de compléter les informations des sections Préparateur et Personne-ressource afin que l’Agence de revenu du Canada (ARC) puisse communiquer avec vous dans le cas d’un problème avec les fichiers transmis. Le champ Courriel de la section Personne-ressource est obligatoire pour l’envoi des formulaires T4 et T4A par voie électronique.
- Cliquer ensuite sur Relevé 1 dans le menu de gauche de la fenêtre Configurations diverses.
Cette option n’est disponible que pour la paie canadienne seulement et elle n’est visible que si le module Transfert EDI Relevé-1/T4 est installé.
En mode multidimensionnel, il est possible d’entrer des valeurs différentes pour l’ensemble des champs ci-dessous. Pour ce faire, l’utilisateur doit sélectionner un préfixe de compagnie en cliquant sur l’icône Valeurs multidimensionnelles (qui apparaît à droite du champ lorsque l’utilisateur clique dans ledit champ).
Il faut cependant laisser le champ principal vide si les configurations sont par préfixe de compagnie.
Il est essentiel de compléter cette section avant de générer le fichier de relevé 1 en format XML si des modifications sont nécessaires au niveau de la numérotation des relevés XML ou papier.
- Compléter les informations des sections Préparateur, Informatique et Comptabilité apparaissant dans la partie droite de la fenêtre.
Le numéro de relevé pour XML doit être différent de la séquence de départ des numéros de relevé pour formulaires (format papier).
La série de numéros séquentiels est réutilisable annuellement, en autant que la quantité de numéros soit suffisante pour le nombre de relevés que chaque émetteur doit transmettre au gouvernement du Québec. Il est nécessaire de recommencer au début de la série chaque année.
En mode multidimensionnel, il est requis d’entrer le numéro de relevé pour XML en fonction du préfixe de compagnie en cliquant sur l’icône Valeurs multidimensionnelles. Cette icône s’affiche lorsque l’utilisateur clique dans l’un des champs à remplir de la fenêtre Configuration (et lorsque l’option Relevé 1 est sélectionnée).
Le numéro de relevé XML doit avoir été inscrit avant la génération des données.
Pour changer le numéro de départ :
- Entrer le numéro de relevé pour XML dans le champ No de relevé pour XML.
- Si la génération des données avait déjà été effectuée :
- Accéder à l’option Production des T4 et Relevé 1 à partir du chemin d’accès suivant : maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Production des T4 et Relevé 1.
- Cliquer sur l’icône Configuration et sélectionner l’option Configuration à partir du menu déroulant.
- Cliquer ensuite sur Réinitialiser le no. séq. Rel.1, puis sur Oui.
Maestro* tiendra compte des changements à la numérotation.
Vérification des données
Génération des données
Procéder à la génération des données afin de pouvoir comparer les données de la paie avec les données qui apparaîtront sur les formulaires d’impôt.
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maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Production des T4 et Relevé 1 |
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Lorsque maestro* génère les données de l’année courante pour la première fois, il vérifie s’il existe des redéfinitions de cases pour celles-ci. Si aucune redéfinition n’a été définie, maestro* copie les redéfinitions de cases globales (qui s’appliquent à tous les employés) de l’année précédente vers l’année courante. |
- Dans la fenêtre Production des T4 et Relevé 1, cliquer sur la fonction Génération des données.
- Sélectionner la province appropriée dans la fenêtre Sélection des paramètres,
- Indiquer si les fichiers doivent être générés pour l’impôt fédéral en cochant la case et sélectionner le Type d’envoi O – Original.
- Indiquer si les fichiers doivent être générés pour l’impôt provincial en cochant la case et sélectionner le Type d’envoi 1 – Original
- Sélectionner le(s) employé(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez obtenir les données.
- Cliquer sur l’icône Accepter pour générer les fichiers, puis, quitter la fenêtre.
Analyse D/V des valeurs générées (étape facultative)
L’analyse D/V permet d’afficher les montants par case et par employé. La province d’emploi et le formulaire doivent être sélectionnés pour afficher les valeurs générées.
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maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Production des T4 et Relevé 1 |
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L’analyse dynamique vectorielle (D/V) des valeurs générées affiche toutes les informations des cases incluant les cases supplémentaires. Tel que spécifié à l’étape 5 ci-dessous, des modèles standards sont disponibles et identifiés par un astérisque (*) dans la fenêtre Analyse D/V des valeurs générées. |
- Dans la fenêtre Production des T4 et Relevé 1, cliquer sur la fonction Analyse D/V des valeurs générées.
- Dans la fenêtre Sélection des paramètres, choisir la province appropriée dans le champ du même nom.
- Cocher la (les) case(s) identifiant le(s) formulaire(s) désiré(s).
- Cliquer sur l’icône Accepter pour afficher la fenêtre Analyse D/V des valeurs générées et son contenu.
- Au besoin, sélectionner un modèle à partir du champ du même nom.
- Enfin, s’il y a lieu, transférer le rapport dans un fichier Excel en cliquant sur l’icône Transférer dans Excel.
- Cliquer sur l’icône Quitter.
Vérification des remises gouvernementales pour 2019
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maestro* > Gestion du temps > Paie > Rapports > Remises gouvernementales |
Pour vérifier les montants de remises gouvernementales, il est nécessaire de comparer le rapport Remises gouvernementales pour l’année 2019 avec le Rapport sommaire de contrôle des T4 et Relevé 1 ou avec le Rapport de contrôle des T4 et Relevé 1. En cas d’irrégularités ou pour avoir le détail par employé, le Rapport de contrôle des T4 et Relevé 1 est à privilégier. Ce dernier vous permettra de visualiser le détail par employé.
On doit obligatoirement filtrer la date par date de paie et non par date de chèque.
Rapport sommaire de contrôle des T4 et Relevé 1
Ce rapport permet de comparer les données de la paie avec les données qui apparaîtront sur les formulaires. Il regroupe les informations provenant de la paie (cumulatifs de départ, modifications aux cumulatifs et données de la paie). Les données peuvent ainsi être comparées avec les informations contenues dans les formulaires T4, T4A et Relevé 1, incluant les redéfinitions de cases.
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maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Rapport sommaire de contrôle des T4 et Relevé 1 |
- Dans la fenêtre Rapport sommaire de contrôle des T4 et Relevé 1, inscrire l’année d’imposition dans le champ du même nom.
- Cocher la case Impression du détail, si désiré.
- Sélectionner la ligne de province souhaitée dans la grille de la section Province.
- Sélectionner un ou tous les employé(s).
- Sélectionner le(s) formulaire(s) désiré(s).
- Cliquer sur l’icône Accepter.
- Cliquer sur l’icône Quitter une fois les données consultées.
La présence d’astérisque(s) à la droite d’un montant dans le Rapport sommaire de contrôle des T4 et Relevé 1 indique l’un des messages suivants :
*Le maximum a été atteint pour cette case.
**L’employé est exempt.
***Le montant est égal au revenu d’emploi inscrit à la case 14.
Un astérisque qui précède le numéro d’employé signifie que la génération des données n’a pas encore été effectuée.
Le Rapport sommaire de contrôle des T4 et Relevé 1 doit être demandé par province. En cochant le champ Impression du détail, il est possible de comparer les valeurs entrées aux cumulatifs de départ, les modifications aux cumulatifs et les paies calculées avec les montants affichés sur les différents formulaires.
Rapport de contrôle des T4 et Relevé 1
Le Rapport de contrôle des T4 et Relevé 1 est un rapport regroupant les informations provenant de la paie (cumulatifs de départ, modifications aux cumulatifs et données de la paie) et qui permet de les comparer avec les informations contenues dans les formulaires T4, T4A et Relevé 1, incluant les redéfinitions de cases.
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maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Rapport de contrôle des T4 et Relevé 1 |
- Dans la fenêtre Rapport de contrôle des T4 et Relevé 1, inscrire l’année d’imposition dans le champ du même nom.
- Si désiré, cocher la case Détail des déductions, vous permettant de visualiser le détail des primes, des unions et des fonds de pension.
- Cocher la case Différences uniquement pour n’afficher dans le rapport que les employés pour lesquels une différence est observée entre les informations provenant de la paie et les informations contenues dans le(s) formulaire(s).
- Sélectionner la ligne de province souhaitée dans la grille de la section Province (ce rapport doit être demandé par province).
- Sélectionner un ou tous les employé(s).
- Sélectionner le(s) formulaire(s) désiré(s).
- Cliquer sur l’icône Accepter.
- Cliquer sur l’icône Quitter une fois les données consultées.
Si des astérisques apparaissent à la droite d’un montant dans le Rapport de contrôle des T4 et Relevé 1, ceux-ci indiquent l’un des messages suivants :
*Le maximum a été atteint pour cette case.
**L’employé est exempt.
***Le montant de la case 56 est égal au revenu d’emploi de la case 14 et aucun montant ne sera affiché.
Il est aussi possible d’accéder au Rapport de contrôle des T4 et Relevé 1 et au Rapport sommaire de contrôle des T4 et Relevé 1 en accédant à la fenêtre Production des T4 et Relevé 1 et en cliquant sur l’icône Imprimer.
Rapport 412 (Calcul taux pour facteur d’équivalence) ainsi que nouveau rapport des cotisations à un fonds de pension
Pour valider le facteur d’équivalence calculé par maestro*, utiliser le rapport 412 Calcul taux pour facteur d’équivalence qui vous informera des valeurs qui seront imprimées sur les formulaires T4 et Relevé 1.
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maestro* > Gestion du temps > Paie > Paie > Rapports divers |
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Maestro* utilise la formule suivante pour calculer le facteur d’équivalence : Avantages soc. employé + (avantages soc. employeur - [taxes sur avantages sociaux / taux de taxe]) |
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maestro* > Gestion du temps > Paie > Rapports > Rapport des cotisations à un fonds de pension |
Le rapport 412 affiche les montants des employés CCQ seulement, le rapport ne permet donc pas de valider le montant de la case 52 si l’employé travaille aussi dans des métiers non-CCQ et qu’il cotise à un fonds de pension. Dans cette situation, il vaut mieux se servir du Rapport des cotisations à un fonds de pension. Il permet de valider le facteur d’équivalence (case 52) ainsi que le montant de cotisation à un RPA (case 20 sur le T4 et D sur le Relevé 1).
Autres données à vérifier
Les données pour lesquelles une attention particulière doit être portée sont :
- Le salaire brut provincial
- Le salaire brut fédéral
Ces données résultent de l’addition d’autres données, soit : le salaire brut, les vacances, les avantages imposables, la portion imposable des avantages sociaux et les primes.
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Pour vérifier les données salariales, générer le rapport 421 intitulé Évaluation du salaire brut provincial pour le salaire brut provincial et le rapport 422 intitulé Évaluation du salaire brut fédéral pour le salaire brut fédéral. Ceux-ci sont disponibles à partir de l’option Rapports divers du module Paie : maestro* > Gestion du temps > Paie > Paie > Rapports divers. Nous vous invitons également à vous référer aux guides fournis par les autorités fiscales en ce qui concerne la définition de chacune des cases des formulaires T4 et relevé 1. Pour l’impôt provincial (Québec seulement), visiter le http://www.revenu.gouv.qc.ca et effectuer une recherche sur « RL1-G ». Pour l’impôt fédéral, visiter le http://www.cra-arc.gc.ca/ , choisir la langue de préférence et effectuer une recherche sur « RC4120 ». |
Toutes ces données doivent correspondre d’un rapport à l’autre. Si des différences sont observées, valider les configurations effectuées au préalable.
Voici quelques exemples de cases à vérifier apparaissant sur les formulaires T4 et Relevé 1 :
Formulaire T4 – 2019
Formulaire Relevé 1 – 2019
Correction des données
Il est possible que l’exercice de vérification de vos données ait permis de déceler certaines anomalies. La façon dont certaines primes ont été configurées pendant l’année peut faire en sorte qu’elles n’auraient pas dû être imposables ou à l’inverse, qu’elles auraient dû l’être. Vous souhaiterez alors modifier les cumulatifs au dossier de l’employé. Cela dit, le dossier de l’employé sera ajusté et il concordera avec le formulaire T4. Toutes les cases associées à ce changement au cumulatif devront également être ajustées.
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Il est préférable de procéder à une redéfinition de cases plutôt que de modifier directement les cumulatifs inscrits aux dossiers des employés. Pour plus d'information, reportez-vous au Comment faire Effectuer une redéfinition des cases. |
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Si vous faites des corrections, il est important de refaire l’étape de génération des données avant de réimprimer les formulaires T4 et Relevé 1. |
Redéfinition des cases
Il est possible de modifier les relevés des employés rapidement sans pour autant modifier les cumulatifs un à un. En effet, il est possible de modifier les formules de calcul des montants affichés dans chacune des cases des relevés pour tous les employés, pour certains d’entre eux ou pour un employé en particulier. Cette façon de faire est fort utile dans le cas où, par exemple, une prime a été configurée comme étant non imposable alors qu’elle aurait dû l’être.
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Rappel - Cette opération ne modifie pas les données cumulatives au dossier de l’employé. |
Certaines des cases des relevés n’ont aucune formule par défaut. Pour y inscrire un montant, il vous faut établir la formule vous-même. Si, pour une raison ou une autre, vous souhaitez modifier la formule de calcul fournie par défaut, utiliser la fonction Redéfinition des cases de l’option Production des T4 et Relevé 1.
Pour consulter les redéfinitions de cases de l’année précédente
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maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Production des T4 et Relevé 1 |
- Dans la fenêtre Production des T4 et Relevé 1, cliquer sur Redéfinition des cases dans la section Fonctions.
- Dans la fenêtre Redéfinition des cases, cliquer sur l’onglet Définitions de l’année précédente. Celui-ci permet de consulter les redéfinitions de case de l’année qui précède l’année d’imposition courante. L’information affichée dépend des paramètres inscrits dans la section Filtres/Valeurs par défaut.
- Cliquer sur l’icône Filtrer les données selon les paramètres entrés.
Pour copier une formule utilisée l’année précédente
- Après avoir consulté les redéfinitions de cases de l’année précédente et toujours à partir de la fenêtre Redéfinition des cases et de l’onglet Définitions de l’année précédente, sélectionner les formules à copier dans la colonne Sélection.
- Cliquer sur l’icône Copier les items sélectionnés vers l’année courante.
- Cliquer sur Oui lorsque s’affiche le message de confirmation.
- Compléter et inscrire les informations requises dans l’onglet Détails.
- Cliquer sur l’icône Enregistrer puis sur Quitter.
Pour sélectionner l’ensemble des formules de l’année précédente, cliquer avec le bouton droit de la souris dans la grille de l’onglet Définitions de l’année précédente et choisir l’option Sélectionner Tout. Effectuer ensuite les étapes 2 à 5 mentionnées ci-dessus.
Les montants de régime volontaire d’épargne-retraite (RVER) ne doivent pas affecter les formulaires T4 et Relevé 1. Si c’est le cas, une redéfinition de cases sera requise pour corriger la situation car ces montants ne doivent pas avoir des répercussions sur le montant de salaire et sur le facteur d’équivalence (partie employé). Pour de plus amples informations sur la configuration d’un RVER, consulter le Comment faire intitulé Créer un fonds de pension dans maestro*.
Des exemples de messages d’erreurs et de validation sont présentés dans l’annexe A.
Modification des avantages imposables
L’option Avantages imposables permet d’enregistrer, par employé, une transaction d’avantages imposables non calculée par la paie sur une base régulière; par exemple, une allocation de voiture calculée sur une base annuelle. Les transactions ajoutées par le biais de cette option se retrouvent dans les cumulatifs des employés et sont utilisées pour la Production des T4 et Relevé 1.
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maestro* > Gestion du temps > Paie > Employés > Avantages imposables |
Ajustement des avantages imposables
- Dans la fenêtre Avantages imposables, sélectionner l’employé, le début de la période de paie et la province dans les champs correspondants.
- Inscrire les montants requis dans la section Avantages imposables, en fonction du palier gouvernemental.
- Cliquer sur l’icône Enregistrer (F12).
- Cliquer sur l’icône Quitter.
Modification des cumulatifs aux dossiers des employés
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maestro* > Gestion du temps > Paie > Employés > Gestion des employés |
- Dans la fenêtre Gestion des employés, sélectionner le numéro d’employé pour lequel des modifications sont nécessaires.
- Cliquer sur l’icône Modifier les cumulatifs de cet employé.
- Dans la fenêtre Modification aux cumulatifs, positionner le curseur dans le champ à corriger, sous la colonne Correction.
- Inscrire le montant de l’ajustement en plus ou en moins, selon le cas.
- Cliquer sur l’icône Enregistrer (F12).
- Cliquer sur l’icône Quitter.
Une fois les cumulatifs ajustés, les options Rapports divers et Production des T4 et Relevé 1 prendront en considération les ajustements.
Impression des feuillets T4, T4A et Relevé 1
Une fois les données vérifiées, l’option Impression des T4, T4A et Relevé 1 permet d’imprimer les relevés nécessaires à l’impôt.
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maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Production des T4 et Relevé 1 |
- Dans la fenêtre Production des T4 et Relevé 1, cliquer sur l’option T4, T4A et Relevé 1 de la section Impression, située dans la moitié gauche de la fenêtre.
- Dans la partie droite de la fenêtre, sélectionner la Province désirée à partir du menu déroulant.
- Sélectionner les documents à imprimer (T4, Relevé 1 ou T4A) et le mode d’affichage des employés.
- Cliquer sur Accepter.
- Cliquer sur l’icône Imprimer puis, sur l’icône Quitter.
Pour imprimer les formulaires T4A des sous-traitants, il est nécessaire d’avoir complété les informations apparaissant dans l’onglet Impôts de l’option Gestion des employés en indiquant le numéro et le nom de l’entreprise. Si un numéro de fournisseur est spécifié dans l’onglet Identification, le nom de l’entreprise s’affichera automatiquement.
Génération du fichier T4/XML
Cette option est utilisée pour créer le fichier XML pour les formulaires T4.
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maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Production des T4 et Relevé 1 |
- Dans la fenêtre Production des T4 et Relevé 1, cliquer sur l’option Génération du fichier T4/XML apparaissant dans le menu de gauche, dans la section Transfert EDI.
- Dans la partie droite de la fenêtre, sélectionner la province pour laquelle vous souhaitez créer le fichier XML.
Un fichier distinct doit être produit pour chacune des provinces.
- Cliquer sur l’icône Accepter.
- Valider ou modifier le chemin de destination en cliquant sur le bouton à droite du champ Destination, s’il y a lieu.
Il est important de mémoriser les chemins d’accès des fichiers créés puisque ces derniers devront éventuellement être envoyés aux instances gouvernementales.
- Cliquer sur OK et voir le nombre de formulaires T4 produits.
Un visualiseur de rapport intitulé Visualiseur d’erreurs apparaîtra également afin d’informer l’utilisateur de la présence ou de l’absence d’erreurs. S’il y a lieu, corriger les données et refaire les étapes de la génération des données (apparaissant dans la section Fonctions de la fenêtre Production des T4 et Relevé 1) avant de générer à nouveau le fichier T4/XML.
- Dans la fenêtre Visualiseur d’erreurs, cliquer sur Annuler pour quitter la fenêtre.
Génération du fichier T4A/XML
Cette option est utilisée pour créer le fichier XML pour les formulaires T4A.
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maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Production des T4 et Relevé 1 |
- Cliquer sur l’option Génération du fichier T4A/XML apparaissant dans le menu de gauche de la fenêtre Production des T4 et Relevé 1, dans la section Transfert EDI.
- Dans la partie droite de la fenêtre, sélectionner la province pour laquelle vous souhaitez créer le fichier XML.
Un fichier distinct doit être produit pour chacune des provinces.
- Cliquer sur l’icône Accepter.
- Valider ou modifier le chemin de destination en cliquant sur le bouton à droite du champ Destination, s’il y a lieu.
Il est important de mémoriser les chemins d’accès des fichiers créés puisque ces derniers devront éventuellement être envoyés aux instances gouvernementales.
- Cliquer sur OK et voir le nombre de formulaires T4A produits.
Un visualiseur de rapport intitulé Visualiseur d’erreurs apparaîtra également afin d’informer l’utilisateur de la présence ou de l’absence d’erreurs. S’il y a lieu, corriger les données et refaire les étapes de la génération des données (apparaissant dans la section Fonctions de la fenêtre Production des T4 et Relevé 1) avant de générer à nouveau le fichier T4A/XML. - Dans la fenêtre Visualiseur d’erreurs, cliquer sur Annuler pour quitter la fenêtre.
Génération du fichier Relevé 1/XML
Cette option est utilisée pour créer le fichier XML pour les formulaires Relevé 1.
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maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Production des T4 et Relevé 1 |
- Cliquer sur l’option Génération du fichier Relevé 1/XML apparaissant dans le menu de gauche de la fenêtre Production des T4 et Relevé 1, dans la section Transfert EDI.
- Dans la partie droite de la fenêtre, sélectionner la province pour laquelle vous souhaitez créer le fichier XML.
Un fichier distinct doit être produit pour chacune des provinces.
- Cliquer sur l’icône Accepter.
- Valider ou modifier le chemin de destination en cliquant sur le bouton à droite du champ Destination, s’il y a lieu.
Il est important de mémoriser les chemins d’accès des fichiers créés puisque ces derniers devront éventuellement être envoyés aux instances gouvernementales.
- Cliquer sur OK et voir le nombre de formulaires Relevé 1 produits.
Un visualiseur de rapport intitulé Visualiseur d’erreurs apparaîtra également afin d’informer l’utilisateur de la présence ou de l’absence d’erreurs. S’il y a lieu, corriger les données et refaire les étapes de la génération des données (apparaissant dans la section Fonctions de la fenêtre Production des T4 et Relevé 1) avant de générer à nouveau le fichier Relevé 1/XML. - Dans la fenêtre Visualiseur d’erreurs, cliquer sur Annuler pour quitter la fenêtre.
Validation des formulaires XML
L’option Valideur XML permet de valider les différents fichiers XML avant de les envoyer par voie électronique. Cette étape est uniquement nécessaire si l’utilisateur a édité un fichier XML manuellement.
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maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Production des T4 et Relevé 1 |
- Cliquer sur l’option Valideur XML apparaissant dans le menu de gauche de la fenêtre Production des T4 et Relevé 1, dans la section Transfert EDI.
- Sélectionner le type du formulaire à valider et appuyer sur OK.
- Sélectionner la province.
- Cliquer sur l’icône Accepter.
- Maestro* demande par la suite à l’utilisateur de confirmer l’emplacement de la Source Fichier XML. Modifier le chemin d’accès si nécessaire. Sinon, cliquer sur OK.
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Un message confirmant la validité du fichier s’affiche à l’écran. Si un message d’erreur apparaît, corriger la situation et reprendre les étapes à partir de la Génération des données. |
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Après validation des fichiers XML, il est important de transmettre ceux-ci aux gouvernements fédéral et provincial puisque maestro* ne le fait pas automatiquement. Pour ce faire, utiliser les liens suivants :
De plus, maestro* affiche sur le rapport Sommaire de l’employeur (disponible à partir de l’option Production de T4 et Relevé 1) les données à inscrire sur le formulaire RLZ-1.S (Sommaire des retenues et des cotisations de l’employeur). Il est de votre responsabilité de compléter ce formulaire et de l’envoyer au gouvernement du Québec. Aucun rapport équivalent n’est nécessaire au niveau fédéral. |
ANNEXE A
Erreurs courantes
Message 1
Ce message apparaît lorsqu’il existe des redéfinitions de cases spécifiques à des employés, pour l’année précédente, et que maestro* ne les retrouve pas dans les redéfinitions de cases de l’année courante.
En appuyant sur Oui, maestro* poursuit la génération des données. Sinon, le traitement est interrompu.
Pistes de solution :
- Vérifier si les redéfinitions de cases de l’année précédente, reliées à des employés, s’appliquent toujours pour l’année courante. Si c’est le cas, copier la redéfinition de cases pour l’année courante.
- Refaire l’étape de la Génération des données.
Message 2
Ce message apparaît lorsqu’aucun NAS n’a été entré pour un employé. Aucune génération de données n’est effectuée pour cet individu.
Pistes de solution :
- Accéder à la Gestion des employés (maestro* > Gestion du temps > Paie > Employés > Gestion des employés) et inscrire le NAS.
- Refaire l’étape de la Génération des données afin de corriger les informations.
Message 3
Ce message apparaît lorsque maestro* trouve, au niveau de la paie, des montants susceptibles d’affecter les cases supplémentaires mais qu’il n’existe aucune redéfinition de cases pour celles-ci.
Pistes de solution :
- Imprimer le Rapport de contrôle des T4 et Relevé 1.
- À partir du Rapport de contrôle des formulaires T4 et relevé 1, valider les montants provenant des cases supplémentaires et définir ces cases supplémentaires dans la Redéfinition des cases, disponible à partir de l’option Production des T4 et Relevé 1.
- Effectuer à nouveau l’étape de la Génération des données afin de corriger les informations.
ANNEXE B
Modifier les formulaires T4, T4A et Relevé 1 après leur envoi initial
Cette annexe présente les étapes à effectuer si des modifications doivent être apportées aux formulaires T4, T4A et Relevé 1 après les avoir transmis aux instances gouvernementales.
Vérifier l’année d’imposition
Il importe d’abord de vérifier l’année active de maestro* afin de s’assurer de travailler au sein de la bonne année civile. Pour ce faire :
- À partir du menu de maestro*, cliquer sur l’intitulé Année active 20XX à l’extrémité droite du ruban horizontal du bas de la fenêtre.
- Sélectionner l’année 2019 et cliquer sur Ok.
Redéfinir les cases
Consulter la rubrique Production des T4 et Relevé 1Production des T4 et Relevé 1 pour connaître les étapes nécessaires à la redéfinition des cases.
Génération des données
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maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Production des T4 et Relevé 1 |
- Cliquer sur la fonction Génération des données à partir de la fenêtre Production des T4 et Relevé 1.
- À la droite de la fenêtre Sélection des paramètres, sélectionner la province appropriée.
- Indiquer si les fichiers doivent être générés pour l’impôt fédéral ou provincial en cochant la (les) case(s) qui s’applique(nt).
- Sélectionner le Type d’envoi désiré, soit l’option M – Modifié pour l'impôt fédéral ou 4 – Modifié pour l'impôt provincial.
- Sélectionner seulement le(s) employé(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez obtenir les données.
- Cliquer sur l’icône Accepter pour générer les fichiers, puis, quitter la fenêtre.
Impression des feuillets T4, T4A et Relevé 1
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maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Production des T4 et Relevé 1 |
- Dans la fenêtre Production des T4 et Relevé 1, cliquer sur l’option T4, T4A et Relevé 1 de la section Impression.
- Sélectionner la Province désirée.
- Sélectionner les documents à imprimer (T4, Relevé 1 ou T4A) et le mode d’affichage des employés.
- Cliquer sur Accepter.
- Cliquer sur l’icône Imprimer puis, sur l’icône Quitter.
Les feuillets s’imprimeront pour tous les employés sélectionnés.
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Cliquer sur OUI/YES si le message suivant apparaît après l’impression du relevé 1 modifié : « Désirez-vous procéder à la mise à jour des numéros de relevés? ». |
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Ne pas oublier de remettre l’année active à 2019 si cette dernière a été modifiée au début du processus de modification. |
ANNEXE C
Transmission des formulaires par Internet
Si vous prévoyez transmettre vos formulaires Relevé 1 par voie électronique et qu’il s’agit de la première fois, vous devez d’abord activer la fonction auprès du gouvernement par l’entremise des services en ligne du site de Revenu Québec.
Pour envoyer des relevés par Internet, vous devez être inscrit à titre de préparateur, c’est-à-dire, de « personne ou entreprise qui produit des relevés […] et qui les transmet à Revenu Québec ». Pour ce faire :
- Compléter le formulaire ED-430 Inscription du préparateur; ce document PDF est disponible sur le site de Revenu Québec.
- Après l’avoir rempli à l’écran, cliquer sur le bouton Envoyer à la fin de la deuxième page pour le transmettre immédiatement par messagerie électronique. Vous recevrez en quelques jours une confirmation d’inscription contenant votre numéro de préparateur (ainsi que la série de numéros séquentiels qui devront être utilisés lors de la préparation des relevés).
- Après avoir terminé la préparation des formulaires Relevé 1, vous rendre à la page Transmission de relevés par Internet, accessible à partir de l’option Production de relevés de la section Impôt des Services en ligne.
- Cliquer sur le bouton bleu Accès au service pour afficher une nouvelle fenêtre.
Veuillez vous assurer au préalable que votre navigateur Web permet l’affichage de fenêtres contextuelles.
- À la fenêtre Transmission des relevés, cliquer sur le bouton Commencer.
- Inscrire votre Numéro de préparateur de même que votre Numéro d’identification (le numéro de dix chiffres attribués, entre autres, à la suite de l’inscription de votre entreprise au fichier de retenues à la source; il figure au haut de la lettre Confirmation de votre numéro de préparateur et d’une ou de plusieurs séries de numéros).
- Cliquer ensuite sur le bouton Suivante.
Les étapes subséquentes sont décrites en détail sur chaque page; vous n’avez qu’à respecter les consignes. Si vous éprouvez des difficultés avec le service de Transmission des relevés, communiquez directement avec l’assistance technique de Revenu Québec en téléphonant au 1 866 814-8392.