Gestion des fournisseurs

OBJECTIF

La Gestion des fournisseurs permet de créer et de mettre à jour la fiche de tous les fournisseurs. Cette gestion doit être effectuée avant d’accéder aux différentes options d’achat de maestro*.

 

PRÉREQUIS

• Gestion des certifications

 

ICÔNES

Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessus.

Icône	Titre	Sert à
	Certifications par fournisseurs	Accéder à la fenêtre permettant de gérer, entre autres, les documents liés à la Loi 28. Cette fenêtre est décrite dans l’annexe.
	Configuration des formulaires	Accéder à la fenêtre Configuration des formulaires par table.

 

Étapes

maestro* > Achat et approvisionnement > Maintenance > Fournisseurs > Gestion des fournisseurs

 

Créer un fournisseur

1. Entrer les informations requises :

Champ	Description
Code	Code du fournisseur. NOTE : Si le code existe déjà, maestro* affiche les données déjà inscrites pour ce code.
Nom	Nom du fournisseur.
État	État du fournisseur dans maestro*. Les états disponibles pour l’utilisateur sont : A-Actif, B – Bloqué et 1 – Fermé. NOTES : Il est possible de bloquer ou de fermer un fournisseur en utilisant les options Blocage des fournisseurs et Fermeture des fournisseurs. Aucune transaction ne peut être faite si l’état du fournisseur est à B- Bloqué ou 1 – Fermé.
Inter-co	Lorsque cochée, cette case indique que les transactions d'achat à ce fournisseur doivent être traitées en mode intercompagnie. NOTE : Il est possible de modifier l’inter-co lors des achats.
Oréfixe / Masque	Permet de lier un fournisseur à une compagnie en particulier en entrant un masque de compagnie. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.

2. Entrer les informations requises dans l’onglet Champs de base :

1. Section Adresse :

Champ	Description
Division	Permet d'indiquer la division du fournisseur.
Adresse	L'adresse de correspondance du fournisseur.
Ville	Ville dans laquelle se situe le fournisseur.
Province	Province du fournisseur.
Code postal	Code postal du fournisseur.
Pays	Pays du fournisseur.
Code Zip	Code zip du fournisseur si celui-ci est situé aux États-unis.
Téléphone	Téléphone du fournisseur.
Langue	Langue de correspondance du fournisseur.
Fax	Numéro auquel un fax peut être envoyé au fournisseur.
Interurbain	Cette case est cochée si le numéro de téléphone/fax est un appel interurbain.
Devise	Permet d'indiquer la devise du fournisseur (CAD ou US).
Cellulaire	Numéro de téléphone cellulaire du contact du fournisseur.
Contact	Prénom et nom de la personne contact.

2. Section Autre :

Champ	Description
Type	Champ texte permettant d’assigner un type au fournisseur. NOTE : Ce champ n’est pas issu de la Gestion des types de fournisseurs. Il est un complément au champ Type fournisseur.
Type fournisseur	Type issu de la Gestion des types de fournisseurs.
Taux retenue	Taux de retenue par défaut pour toutes les commandes et factures associées à ce fournisseur.
Taux escompte	Taux d’escompte par défaut lors des déboursés faits à ce fournisseur.
Calcul d’escompte	Mode de calcul de l’escompte. Valeurs disponibles :  Avec taxe Escompte calculé après les taxes. Sans T.P.S. Escompte calculé sur le montant d’achat plus la T.V.Q. Sans T.V.Q. Escompte calculé sur le montant d’achat plus la T.P.S. Sans taxe Escompte calculé avant les taxes.
Code escompte	Code configuré dans la Gestion des codes d’escompte. Est utilisé uniquement dans la Commande régulière.  NOTE : Le code peut être une combinaison de plusieurs codes existants. Par exemple, si le code A représente 20 % d’escompte et le code B représente 5 % d’escompte, il est possible d’inscrire AB pour avoir un escompte cumulé de 25 %.
Terme de paiement	Terme de paiement issu de la Gestion des termes de paiement applicable sur les commandes et factures de ce fournisseur. NOTES : Si un terme de paiement est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il est inscrit automatiquement. Maestro* détermine la date d’échéance des factures comptabilisées en function des termes de paiement applicables.
Groupe esc. av.	Groupe d’escompte (conditions de crédit) associé au fournisseur pour le Déboursé par fournisseur. Ce groupe est issu de la Gestion des escomptes avancée. NOTE : Ce groupe d’escompte avancé est appliqué seulement si le mode avancé est activé dans le Déboursé par fournisseur. Sinon maestro* applique le pourcentage d’escompte inscrit précédemment.
Mode trait.récept.	Mode de traitement des réceptions. Permet de modifier le comportement du programme lors de l’entrée des réceptions de marchandises. Valeurs disponibles :  Standard Aucun changement au prix unitaire dans les réceptions de marchandises ne peut être fait. Le prix unitaire proposé est celui de la commande. Coût moyen Le prix unitaire proposé dans la réception de marchandise est le coût moyen de l’item plutôt que le prix entré dans la commande. Il est également possible de modifier ce prix unitaire. NOTE : Cette fonctionnalité est utilisée avec la Gestion des frais courus. Lorsque le fournisseur est à coût moyen, toutes les lignes de ventilation de la commande doivent être commandées soit à l’inventaire soit au projet. Frais supplémentaires Le prix unitaire proposé dans la réception de marchandise est le prix entré dans la commande auquel un montant de frais supplémentaire est ajouté. Ces frais proviennent de la commande, dans le champ Frais supplémentaires et sont répartis au prorata des items commandés. NOTE : Cette fonctionnalité est utilisée avec la Gestion des frais courus.
Interne	Permet d’identifier un fournisseur interne. Est utilisé avec la Répartition des bons de travail pour créer une commande sur projet. NOTE : Par exemple, lorsqu’une commande est affectée à un employé/sous-traitant.
Génération auto. des transactions EDI	Génère une transaction EDI automatique (Gestion des transactions EDI) lors du transfert des commandes avec catalogue associées à ce fournisseur, si la case est cochée. NOTE : Disponible seulement si l’option Interface – Interface EDI est installée.

3. Section Numéros :

Champ	Description
Code client	Numéro de client attribué par le fournisseur.
Code externe	Code fournisseur attribué pour un usage externe.
NEQ	Numéro provincial de l’entreprise du fournisseur. NOTES : Au Québec, le NEQ représente le numéro d’entreprise du Québec. Cette information est utilisée dans le rapport Déclaration des paiements pour les fournisseurs étant des sous-traitants. Pour être inclus dans ce rapport, le fournisseur doit également être identifié comme S-Traitant dans le champ Type Projet.
No Régie	Numéro de Régie du Bâtiment du Québec (R.B.Q.) du fournisseur, si ce dernier est un sous-traitant. NOTE : À titre d’information seulement.
CSST	Numéro de C.S.S.T. du fournisseur. NOTE : À titre d’information seulement.
CCQ	Numéro de C.C.Q. du fournisseur. NOTE : À titre d’information seulement.
TPS	Numéro de taxe fédérale du fournisseur pouvant s’imprimer sur différents formulaires personnalisés et le rapport Déc. de paiement – Formulaire T5018. NOTE : Le format pour la transmission de la déclaration de paiement T5018 XML doit respecter le format suivant : 000000000RZ0000 ou 000000000RT0000.
TVQ	Numéro de taxe provinciale du fournisseur pouvant s’imprimer sur différents formulaires personnalisés. NOTE : Le numéro de taxe provinciale doit respecter le format suivant : 000000000TQ0000.

4. Section maestro*MOBILE : 

Si la case dans cette section est cochée, le fournisseur sera affiché et pourra être sélectionné dans les différentes interfaces de maestro*MOBILE.

5. Section Projet :

Champ	Description
Activité	Activité de projet par défaut pour toutes les factures et les commandes de ce fournisseur.
Type projet	Type de projet du fournisseur. NOTES : Si le fournisseur est un sous-traitant, il est important de l’indiquer, car c’est ce qui détermine si le fournisseur est inclus dans le rapport Déclaration des paiements T5018. Si le fournisseur est un sous-traitant, l’onglet Déclaration de paiement doit être complété.
Groupe projet	Groupe de dépense proposé par défaut pour toutes les factures et commandes de ce fournisseur.

6. Section Défauts :

Champ	Description
Code de taxe	Codes de taxes par défaut pour toutes les factures et commandes associées à ce fournisseur issus de la Configuration des codes de taxes.
Exemption	Numéro d’exemption de taxes du fournisseur. NOTES : Si un numéro est inscrit, maestro* n’appliquera pas les codes de taxes par défaut peu importe la provenance (Fournisseur, code d’inventaire, etc.) Par contre, si un code de taxes est entré manuellement dans une transaction pour un fournisseur exempt, les taxes seront appliquées.
Compte	Ce champ permet d'indiquer le compte de grand livre lié à ce fournisseur.
Délai de livraison	Nombre de jours de livraison associé à ce fournisseur. NOTE : À titre d’information seulement.
Adr. livraison	Adresse de livraison par défaut pour toutes les commandes d’achat associées à ce fournisseur issue de la Gestion des adresses des fournisseurs.
État de la facture	État par défaut de la facture après son entrée et son transfert au système. NOTES : Si aucun n’état n’est spécifié, maestro* utilise le code d’état inscrit dans les Configurations diverses. Il est possible de créer de nouveaux états dans le Tableau des codes des factures à payer.
Montant min.	Permet d’entrer un montant minimum en lien avec les états des factures. NOTES : Par exemple, un état « 2 – Pour approbation » peut être créé pour un montant minimum de 1000 $. Pour une facture d’un achat de 2000 $, l’état de la facture est à « 2 – Pour approbation » après le transfert. Pour une facture d’un achat de 100 $, l’état de la facture est à « 8- Facture à payer », soit l’état par défaut des factures dans les Configurations diverses.  Si aucun montant minimum n’est entré, les factures seront à l’état indiqué au champ État de la facture.

7. Section Notes :

La note entrée s’affiche dans un champ Mémo lors de la sélection du fournisseur dans différents écrans de saisie de maestro*, si cette fonctionnalité a été configurée dans les Préférences.

3. Entrer les informations requises dans l’onglet Paiement direct :

Champ	Description
Mode de paiement	Mode de paiement des factures. Les choix sont : Chèque et Virement. NOTE : Le mode Virement équivaut à un paiement direct.
Mode de confirmation	Mode de confirmation de paiement, si le mode de paiement de ce fournisseur est Virement. Les choix sont : Courriel et Télécopieur.
Contact pour confirmation	Nom de la personne chez le fournisseur à qui la confirmation de paiement doit être envoyée.
Fax pour confirmation	Numéro de télécopieur pour l’envoi de la confirmation de paiement, si le mode de confirmation de paiement est F-Fax.
Interurbain	Cette case est cochée si le numéro de fax constitu un appel interurbain.
Email pour confirmation	Courriel de la personne chez le fournisseur pour l’envoi de la confirmation de paiement, si le mode de confirmation est E-Email.
No de compte	Numéro de compte du fournisseur pour le paiement direct des fournisseurs.
No de transit	Numéro de transit du fournisseur pour le paiement direct des fournisseurs. NOTES : Le numéro de transit est composé du numéro de l’institution financière suivi du transit de la succursale, par exemple : 81530606. 9 caractères sont requis pour les institutions bancaires identifiées NACHA dans la configuration du compte de banque. Pour les autres institutions financières, le numéro de transit requiert un maximum de 8 caractères.

4. Entrer les informations requises dans l’onglet Déclaration de paiement :

Les informations de cette section sont nécessaires pour la production de la Déclaration des paiements T5018 en format XML. Si le type est défini comme Particulier, tous les champs doivent être complétés. Pour les sociétés, seul le type doit être spécifié.

1. Section Bénéficiaire :

Champ	Description
Nom	Nom de famille du bénéficiaire.
Prénom	Prénom du bénéficiaire.
Ajustement	Montant d’ajustement (en positif ou en négatif) permettant de modifier le montant affiché dans la déclaration de paiement – formulaire T5018. NOTES : Ce champ n’a aucun impact financier et permet uniquement d’ajuster le montant apparaissant sur le formulaire T5018. Par exemple, il peut être utilisé dans le cas où des factures auraient été entrées pour un sous-traitant alors que le champ Type projet n’indiquait pas Sous-traitant. Le montant d’ajustement n’est pas cumulatif. Il s’applique automatiquement sur le montant original payé au fournisseur.

2. Section T5018 :

Champ	Description
Numéro d’assurance sociale	Numéro d’assurance sociale du bénéficiaire.
Type	Type de bénéficiaire Trois valeurs sont disponibles : Particulier, Société et Société de personnes.

3. Section 1099-MISC : 

Champ	Description
Type	Type de bénéficiaire. Plusieurs valeurs sont disponibles : Particulier, Société, Société de personnes, Fiduciaire, Personne désignée, Type maximum, Organisation exonérée d'impôt, Société privée, Artiste ou athlète, Autre, Type inconnu.
Catégorie	Ce champ permet d'indiqué la catégorie de paiement fait au bénéficiaire. Les valeurs suivantes sont disponibles : 01 - Loyer 02 - Redevances 03 - Autres revenus 04 - Impôt fédéral retenu 05 - Produit de bateaux de pêche 06 - Paiements médicaux et de soins de santé 07 - Type de répartition 08 - Indemnité en guise de dividente ou d'intérêt 09 - Vente directe du payeur de 5000 $ ou plus 10 - Prestation d'assurance récolte 13 - Paiements excédentaires de parachute dorés 14 - Produit brut versé à un avocat
NAS US	Ce champ permet d'insrire le numéro d'assurance social américain.
ID Employeur	Numéro d’employeur pour le fédéral (NACHA). NOTE : En mode multidimensionnel, il est possible d’inscrire un numéro différent pour chacune des compagnies payeuses en cliquant sur le bouton de recherche et laisser le champ numéro de l’employeur vide.

5. Entrer les informations requises dans l’onglet Adresse de paiement :

L’information inscrite dans cet onglet permet d'entrer un nom et une adresse différents du fournisseur actuel afin d'utiliser automatiquement ces valeurs à l'impression des chèques du fournisseur.

Les champs disponible et modifiable dans cet onglet sont : 

• Nom
• Division
• Adresse
• Ville
• Province
• Pays
• Code postal
• Code Zip
• Téléphone
• Fax
• Cellulaire

6. Au besoin, compléter l'onglet Interfaces :

Section EDI

S'il y a lieu, compléter les informations concernant l'interface avec EDI.

• Sélectionner le mode d'échange des commandes, des confirmations de livraison ou des factures sur commande, soit en utilisant le VAN ou une adresse courriel.
• Indiquer l'identifiant du compte client à partir duquel les commandes sont envoyées chez le fournisseur (Émetteur) et reçues (Récepteur).

Section Procore

Si la case est cochée, le fournisseur pourra être synchronisé avec Procore.

7. Cliquer sur Enregistrer.

En mode SQL, il est possible de consulter l'historique des modifications de la fiche fournisseur. Pour ce faire, passer par le menu Outils et choisir l'option Historique des modifications. La liste des tous les changements qui ont été apportées à la fiche fournisseur courante : la valeur du champ avant et après la modification, le nom de l'utilisateur qui a procédé à la modification, ainsi que la date et heure du changement sont notés dans cette liste.

 

Voir aussi

• Blocage des fournisseurs
• Fermeture des fournisseurs
• Achat de projet
• Gestion des codes d’escompte
• Commande régulière
• Gestion des termes de paiement
• Gestion des escomptes avancée
• Répartition des bons de travail
• Gestion des transactions EDI
• Déboursé par fournisseur
• Configurations diverses
• Déclaration des paiements en fichier XML
• Comment faire Lecture des codes de taxes dans maestro*
• Comment faire Configurer le paiement direct des fournisseurs
• Comment faire Calculer un coût moyen en incluant des frais supplémentaires
• Comment faire Conciliation des heures fournisseurs
• Comment faire Gérer les cartes de crédit
• Comment faire Gestion des sous-traitants pour l'industrie résidentielle
• Comment faire Rembourser une dépense à un employé
• Comment faire Gestion de l'information reliée à la loi 28 dans maestro*

 

ANNEXE

Certifications par fournisseurs

Cette option permet de gérer, entres autres, les licences RBQ et les attestations de Revenu Québec requises dans le cadre de la Loi 28.

Créer une certification

1. Dans la fenêtre Gestion des fournisseurs, cliquer sur le bouton Certifications par fournisseurs.
2. La fenêtre Certifications par fournisseur s'ouvre. Entrer les informations requises sous l’onglet Certifications :

Champ	Description
Code	Code qui identifie le type de certification.
Description	Description de la certification. Dans le cas de la Loi 28, ce pourrait être Attestation Revenu Québec.
No projet	Numéro du projet auquel participe le fournisseur.
No référence	Numéro de la certification. Il peut s’agir d’une série de chiffres et de lettres.
Date de délivrance	Date à laquelle l’attestation a été délivrée au fournisseur.
Date d’échéance	Date à laquelle l’attestation viendra à échéance.
No validation	Numéro émis par Revenu Québec pour confirmer que l’attestation a été validée.
Date de validation	Date à laquelle l’attestation a été validée.
Note	Permet d’inscrire une note relative au certificat.
Documents	Donne accès à la Gestion des documents. Permet de conserver une copie électronique de l’attestation de même qu’un copie du document de validation. NOTE : Il faut d’abord sauvegarder l’ajout de l’attestation avant d’ajouter les documents. Voir la rubrique Gestion des documents (à venir) expliquant la procédure pour ajouter des documents.
Inactif	Indique que les certificats inactifs ne seront plus affichés dans la grille de certifications si la case « Ne pas afficher les certificats inactifs » est cochée dans les configurations de l’écran.
Dernier rappel	Affiche la date et l’heure de l’envoi pour informer le fournisseur qu’une certification arrive à échéance ou est échue. NOTE : L’information est générée par maestro* lors de l’envoi à partir de la fenêtre Vérification des certifications.

3. Cliquer sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder la création de la certification.
4. Cliquer sur Quitter.

 

Dernière modification : 07 novembre 2024