Gestion des clients

Objectif

La gestion des clients permet de créer et de mettre à jour la fiche de tous les clients. Cette gestion doit être complétée avant d’accéder aux différentes options de vente du système.

Prérequis

Étapes

maestro* > Facturation > Maintenance > Clients > Gestion des clients

Créer un client

Entrer les informations requises :

Les champs suivis du caractère * sont des champs obligatoires.

Champ

Description

Code*

Code du client.

NOTE : Si le code existe déjà, le système affiche les données déjà inscrites pour ce code.

Nom

Nom du client.

Inter-co

Permet d’indiquer que le client est une inter-compagnie.

État

État du client au système.

Les états disponibles pour l’usager sont : A-Actif, B – Bloqué, W-Bloqué avec avertissement seulement et 1 – Fermé.

NOTES : Il est possible de bloquer ou de fermer un client en utilisant les options Blocage des clients, Fermeture des clients et Validation du crédit.

Aucune transaction ne peut être faite si l’état du client est 1 – Fermé. Aucune vente ne peut être entré si l’état du client est B – Bloqué, mais il est possible d’y entrer une recette.

Raison

Raison entrée lors du blocage d’un client à l’option Blocage d’un client ou Validation du crédit.

Les champs suivis du caractère * sont des champs obligatoires.
Champ	Description
Code*	Code du client. NOTE : Si le code existe déjà, le système affiche les données déjà inscrites pour ce code.
Nom	Nom du client.
Inter-co	Permet d’indiquer que le client est une inter-compagnie.
État	État du client au système. Les états disponibles pour l’usager sont : A-Actif, B – Bloqué, W-Bloqué avec avertissement seulement et 1 – Fermé. NOTES : Il est possible de bloquer ou de fermer un client en utilisant les options Blocage des clients, Fermeture des clients et Validation du crédit. Aucune transaction ne peut être faite si l’état du client est 1 – Fermé. Aucune vente ne peut être entré si l’état du client est B – Bloqué, mais il est possible d’y entrer une recette.
Raison	Raison entrée lors du blocage d’un client à l’option Blocage d’un client ou Validation du crédit.

Entrer les informations requises dans l’onglet Champs de base :

Section Adresse :

Champ

Description

Division

Département ou division de la personne contacte.

Adresse

Adresse principale du client.

Ville

Ville principale du client.

Province

Province/État du client.

Code postal

Code postal du client.

Pays

Pays du client.

Code Zip

Code zip du client.

NOTE : Ne s'applique qu'aux clients américains.

Téléphone

Numéro de téléphone principal du client.

Langue

La langue principale du client.

Fax

Numéro de fax du client.

Propriétaire

Nom du propriétaire de la compagnie.

Cellulaire

Numéro de téléphone cellulaire de la personne contacte de la compagnie.

Code de contact

Code du contact issu de la Gestion des contacts.

NOTE : Si un code de contact est entré, le nom de ce contact sera affiché dans les différents rapports où le contact est affiché, sinon le contact sera celui identifié dans le champ contact.

Ce champ n’est disponible que si le module Gestion des contacts est installé.

Contact

Nom du contact.

NOTE : Laisser le champ vide si un code de contact a été sélectionné précédemment.

Section Autre :

Champ

Description

Type

Champ texte permettant d’assigner un type au client.

NOTE : Ce champ n’est pas issu de la Gestion des types de clients. Il est un complément au champ Type client.

Type client

Type issu de l'option Gestion des types de clients.

Liste de prix

Code de la liste de prix par défaut à utiliser.

NOTE : Ce code est issu de l'option Gestion des listes de prix.

Cette fonctionnalité permet de configurer une liste de prix spécifique au client.

Région

Région issue de l'option Gestion des régions du module des Billets.

NOTE : Cette fonctionnalité est applicable au module des Billets seulement.

Taux esc.

Taux d’escompte applicable par défaut sur les recettes de ce client.

Limite de crédit

Limite de crédit du client.

NOTE : La limite de crédit permet d’autoriser ou de bloquer les ventes. Un suivi peut être fait à partir de l’option Validation du crédit.

La validation ou non de la limite de crédit sur les transactions est configurée dans les Configurations diverses.

Condition de crédit

Terme de paiement par défaut applicable sur les factures du client issu de la Gestion des conditions de crédit.

Devise

Devise par défaut applicable sur les transactions.

Vendeur

Vendeur par défaut affiché sur les contrats et factures de ce client.

Préfixe / Masque

Permet de lier un client à une compagnie en particulier en entrant un masque de compagnie.

NOTES : Un masque permet également de regrouper plusieurs compagnies. Par exemple, 1XXXXX rend le client disponible à toutes les compagnies dont le préfixe commence par 1.

Disponible en mode multidimensionnel seulement.

Compte interco

Si ce champ est saisi, le compte sélectionné remplacera le compte de revenu dans les transactions de vente.

Section Numéros :

Champ

Description

Code externe

Code client attribué pour un usage externe lors de l’importation de billets de béton avec l’interface Miller.

Le code externe sert également à filtrer les clients dans l’option Validation du crédit.

No Régie

Numéro de Régie du Bâtiment du Québec (R.B.Q.) du client, si ce dernier est un sous-traitant.

NOTE : Disponible à titre d’information seulement.

CSST

Numéro de C.S.S.T. du client.

NOTE : Disponible à titre d’information seulement.

CCQ

Numéro de C.C.Q. du client.

NOTE : Disponible à titre d’information seulement.

Fédéral

Numéro de taxe fédérale du client.

Provincial

Numéro de taxe provinciale du client.

NEQ

Numéro provincial de l’entreprise du client.

NOTE : Au Québec, le NEQ représente le numéro d’entreprise du Québec.

Code de taxe

Codes de taxes par défaut pour toutes les ventes et factures associées à ce client issus de l'option Configuration des codes de taxes.

Exemption

Numéro d’exemption de taxe.

NOTES : Si un numéro est inscrit, le système n’appliquera pas les codes de taxes par défaut.

Par contre, si un code de taxes est entré manuellement dans une transaction pour un client exempt, les taxes seront appliquées.

US

Code de taxes par défaut pour les ventes associées à ce client qui ont été effectuées aux États-Unis, lorsque la gestion des taxes américaines est activée. Le code de taxes est issu de la Gestion des codes de taxesdans la section Taxes américaines..

No commande obligatoire

Permet d’indiquer au système si un numéro de commande client est nécessaire dans les options suivantes

Commandes clients;

Commandes de location;

Bon de travail (champ Bon Comm);

Appels (champ Commande) du module Appels de service.

Valeurs disponibles:

Oui

Valide qu’un numéro de commande client est entré et affiche un message si le champ est vide, mais permet de sauvegarder la transaction.

Non

N’effectue aucune validation sur le champ Numéro de commande client puisqu’il n’est pas requis.

Requis

Oblige l’entrée d’un numéro de commande client et empêche de sauvegarder la transaction si le champ est vide.

Section Taxe américaine :

Champ

Description

Code

Le code de taxe US qui sera utilisé par défaut.

Exemption

Taxe pour laquelle le client a une exemption.

Valeurs disponibles:

État

Exempt des taxes d'état.

École

Exempt des taxes scolaire.

Comté

Exempt des taxes de comté.

Taxe locale

Exempt des taxes locales.

Paroisse

Exempt des taxes de paroisse.

Ville

Exempt des taxes de la ville.

Section Banque :

Disponible à titre d’information seulement.

Champ

Description

Nom

Nom de l’institution financière du client.

Adresse

Adresse de l’institution financière.

Téléphone

Numéro de téléphone de l’institution financière.

Section Défauts :

Champ

Description

Compte

Compte de grand livre par défaut utilisé pour comptabiliser les ventes du client.

Adr. Livraison

Adresse de livraison par défaut pour toutes les ventes associées à ce client issue de la Gestion des adresses des clients.

État facture

État, par défaut, des factures émises à ce client.

NOTE : Des états spécifiques peuvent être créés dans le Tableau des codes de factures à recevoir.

Facture

Valeurs disponibles:

Normal

La retenue n’est pas affichée sur la facture si le formulaire de facture tient compte de ce champ.

Retenue

La retenue est affichée sur la facture si le formulaire de facture tient compte de ce champ.

Section Notes : la note entrée s’affiche dans un champ Mémo lors de la sélection du client dans différents écrans de saisie du système, si cette fonctionnalité a été configurée dans les Préférences.

Date création : cette date est inscrite automatiquement lors de la création du client au système mais elle peut être modifiée par l’usager.

Date modification :date du dernier enregistrement de la fiche du client.

Champ	Description
Division	Département ou division de la personne contacte.
Adresse	Adresse principale du client.
Ville	Ville principale du client.
Province	Province/État du client.
Code postal	Code postal du client.
Pays	Pays du client.
Code Zip	Code zip du client. NOTE : Ne s'applique qu'aux clients américains.
Téléphone	Numéro de téléphone principal du client.
Langue	La langue principale du client.
Fax	Numéro de fax du client.
Propriétaire	Nom du propriétaire de la compagnie.
Cellulaire	Numéro de téléphone cellulaire de la personne contacte de la compagnie.
Code de contact	Code du contact issu de la Gestion des contacts. NOTE : Si un code de contact est entré, le nom de ce contact sera affiché dans les différents rapports où le contact est affiché, sinon le contact sera celui identifié dans le champ contact. Ce champ n’est disponible que si le module Gestion des contacts est installé.
Contact	Nom du contact. NOTE : Laisser le champ vide si un code de contact a été sélectionné précédemment.

Champ	Description
Type	Champ texte permettant d’assigner un type au client. NOTE : Ce champ n’est pas issu de la Gestion des types de clients. Il est un complément au champ Type client.
Type client	Type issu de l'option Gestion des types de clients.
Liste de prix	Code de la liste de prix par défaut à utiliser. NOTE : Ce code est issu de l'option Gestion des listes de prix. Cette fonctionnalité permet de configurer une liste de prix spécifique au client.
Région	Région issue de l'option Gestion des régions du module des Billets. NOTE : Cette fonctionnalité est applicable au module des Billets seulement.
Taux esc.	Taux d’escompte applicable par défaut sur les recettes de ce client.
Limite de crédit	Limite de crédit du client. NOTE : La limite de crédit permet d’autoriser ou de bloquer les ventes. Un suivi peut être fait à partir de l’option Validation du crédit. La validation ou non de la limite de crédit sur les transactions est configurée dans les Configurations diverses.
Condition de crédit	Terme de paiement par défaut applicable sur les factures du client issu de la Gestion des conditions de crédit.
Devise	Devise par défaut applicable sur les transactions.
Vendeur	Vendeur par défaut affiché sur les contrats et factures de ce client.
Préfixe / Masque	Permet de lier un client à une compagnie en particulier en entrant un masque de compagnie. NOTES : Un masque permet également de regrouper plusieurs compagnies. Par exemple, 1XXXXX rend le client disponible à toutes les compagnies dont le préfixe commence par 1. Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Compte interco	Si ce champ est saisi, le compte sélectionné remplacera le compte de revenu dans les transactions de vente.

Champ	Description
Nom	Nom de l’institution financière du client.
Adresse	Adresse de l’institution financière.
Téléphone	Numéro de téléphone de l’institution financière.

Entrer les informations requises dans l’onglet Informations de facturation :

Ces informations doivent être complétées si les factures du client doivent être expédiées à une adresse autre que celle entrée dans la section Adresse de l’onglet Champs de base.

Champ

Description

Nom

Nom de la compagnie ou personne contacte.

Division

Département ou division de la personne contacte.

Adresse
Adresse du client.

Ville
Ville d'emplacement du client.

Province
Province dans laquelle le client se situe.

Pays

Pays dans lequel le client se situe.

Code postal

Code postal du client.

Code Zip

Code Zip du client.

NOTE : Pour les clients ayant une adresse américaine seulement.

Téléphone

Numéro de téléphone du client.

Fax

Numéro de Fax du client.

Ne pas imprimer dans État de compte

Cocher cette case si aucun état de compte ne doit être envoyé à ce client même s’il y a un solde.

Type d’interface

Indique le format d’exportation des données pour l’utilisation de l’interface EDI.

Référence EDI

Montant maximum par appel / bon de travail

Indique le montant maximum à ne pas dépasser par appel ou bon de travail.

Formulaire de soumission des bons de travail

Si un formulaire est choisi ici pour les soumissions des bons de travail, il aura préséance sur le formulaire sélectionné dans la configuration des bons travail (onglet Formulaires, section Soumission en service, champ Formulaire client).

Formulaire facture bordereau – Taux

Formulaire de facturation utilisée dans la Facturation par bordereau, si le champ Progression identifié dans la Gestion des contrats avec bordereau est Taux.

NOTE : Ce formulaire est utilisé si aucun formulaire n’est spécifié dans la Gestion des contrats avec bordereau. Le formulaire identifié dans les configurations diverses (Facturation contractuelle) sera utilisé si aucun formulaire n’a été identifié dans la Gestion des contrats avec bordereau ou dans la Gestion des clients.

Formulaire facture bordereau – Quantité

Formulaire de facturation utilisée dans la Facturation par bordereau, si le champ Progression identifié dans la Gestion des contrats avec bordereau est Quantité.

NOTE : Ce formulaire est utilisé si aucun formulaire n’est spécifié dans la Gestion des contrats avec bordereau. Le formulaire identifié dans les configurations diverses (Facturation contractuelle) sera utilisé si aucun formulaire n’a été identifié dans la Gestion des contrats avec bordereau ou dans la Gestion des clients.

Section Format de facturation en régie contrôlée :

Ces champs sont reliés au module Régie contrôlée et apparaissent uniquement si le module est installé.

Champ

Description

Utiliser ces configurations pour la facturation en régie contrôlée

Si coché, indique que les configurations identifiées ci-dessous seront appliqués lors de la facturation en régie contrôlée plutôt que celles définies dans la Gestion des projets de facturation.

NOTE : Cette configuration s’applique uniquement si le mode de facturation est Date/Bon Unique ou Bon unique, multi-usagers et qu’aucun client n’est spécifié dans la Gestion des projets de facturation.

Mode de facturation

Permet de déterminer le mode de présentation des informations sur la facture.

NOTE : Par défaut, cette information peut provenir de la Gestion des clients, section Format de Facturation en régie contrôlée.

Valeurs disponibles :

Non défini

Le mode de facturation est non-défini.

Bons

Par bon de travail.

NOTE : Le mode de facturation Bons permet d’imprimer le détail de la facture selon tous les types : Détaillé, Résumé, Résumé par type, Résumé par genre d’item ou Sommaire seulement.

Date

Regroupe les bons de travail par date.

NOTE : Le mode de facturation Date permet d’imprimer le détail de la facture selon les types : Détaillé, Résuméou Sommaire seulement.

Date, bon unique

Créé une facture par bon de travail et affiche les transactions par date.

NOTE : Le mode de facturation Date/Bon unique permet d’imprimer le détail de la facture selon les types : Détaillé, Résuméou Sommaire seulement.

Référence

Une facture par numéro de référence entré dans les bons de travail.

NOTE : Le mode de facturation Référence permet d’imprimer le détail de la facture selon tous les types : Détaillé, Résumé, Résumé par type, Résumé par genre d’item ou Sommaire seulement.

Références regroupées

Regroupe les factures par foreuse et par numéro de trou. Ce mode est utilisé avec le module de Gestion du temps de forage.

NOTE : Le mode de facturation Références regroupées permet d’imprimer le détail de la facture selon les types : Détaillé, Résuméou Sommaire seulement.

Activité

Regroupe les factures par code d’activité.

NOTE : Le mode de facturation Activité permet d’imprimer le détail de la facture selon tous les types : Détaillé, Résumé, Résumé par type, Résumé par genre d’item ou Sommaire seulement.

Bon unique, multi-clients

Créé une facture par bon de travail et permet de facturer plusieurs clients à la fois.

NOTE : Le mode de facturation Bon unique, multi-clients permet d’imprimer le détail de la facture selon tous les types : Détaillé, Résumé, Résumé par type, Résumé par genre d’item ou Sommaire seulement.

Bon – Tri alternatif A

Crée une facture détaillée sur laquelle la main d’œuvre, l’équipement et le matériel s’affichent dans trois blocs différents.

NOTES : Le mode de Bon – Tri alternatif A permet d’imprimer le détail de la facture selon tous les types : Détaillé, Résumé, Résumé par type, Résumé par genre d’item ou Sommaire seulement.

Sommaire multi-bons

Crée une facture qui ne tient que sur une page pour les bons sélectionnés dans la régie contrôlée. Ces bons seront énumérés dans la description du rapport.

NOTE : Seul le type d’items Résumé par type peut être choisi pour le sommaire multi-bons.

Type

Indique la méthode de regroupement des transactions, si nécessaire. Le niveau de regroupement est aussi déterminé par le champ Par date.

Valeurs disponibles :

Détaillé

Affiche toutes les transactions détaillées sur la facture.

Résumé

Regroupe les transactions par code d’item.

Résumé par type

Regroupe les items par type : Main-d’œuvre, Matériel, Équipement, Divers et STS (sous-traitant).

NOTE : Ce type fonctionne avec le mode de facturation Bons ou Référence seulement.

Résumé par genre d’item

Regroupe les transactions selon les champs Genre d’item et Activité de revenu du catalogue. Le regroupement exact pour ce type est Projet/Client/RéférenceClient/BonDeTravail/Type/Genre d’item/Activité/Date.

NOTES : Ce type fonctionne avec le mode de facturation Bons ou Référence seulement.

Les items qui ne sont pas répertoriés dans la Gestion du catalogue apparaissent dans le type Divers.

Sommaire seulement

Permet d’imprimer uniquement le sommaire sur la facture lorsqu’il y a plusieurs bons de travail sur celle-ci.

Par date

Valeurs disponibles :

Oui

Regroupe les transactions par date sur la facture.

NOTE : Si le Type est à 2-Résumé, le système insère une ligne sur la facture pour chaque jour de transactions, même si les codes d’items sont identiques.

Non

Regroupe les transactions par code d’item.

Administration

Permet de déterminer le pourcentage de frais d’administration applicable sur chacun des groupes de dépenses, soient Matériel, Salaire, S-trait. (Sous-traitant), Équip. et Divers.

Profit

Permet de déterminer le pourcentage de profit applicable sur chacun des groupes de dépenses, soient Matériel, Salaire, S-trait. (Sous-traitant), Équip. et Divers.

Fichier de l’image

Fichier contenant une image de format JPEG, BMP ou GIF pouvant être imprimée sur les bons de travail reliés à ce client. L’image s’imprimera dans le coin inférieur droit des rapports suivants :

Rapport de contrôle de bon de travail;

Rapport de contrôle de bon de travail (Facturable seulement).

NOTE : Ces rapports sont disponibles à partir de l’icône Imprimante de l’option Bon de travail.

ATTENTION! Si un fichier image est inscrit dans ce champ, ce dernier a priorité sur les configurations diverses.

Section Validation du crédit :

Cette section permet de définir des exigences de crédit qui définiront si le client doit apparaître ou non dans la liste des clients à bloquer, affichés dans l’option Validation du crédit.

Deux méthodes sont proposées : Validation selon la limite de crédit ou Validation selon le délai de paiement autorisé.

Ces valeurs ont préséance sur celles entrées au niveau des Configurations diverses.

Pour obtenir de plus amples informations sur le sujet, consulter le comment faire Gérer le crédit d’un client.

Champ

Description

État du blocage

Action à exécuter, dans l’option Validation du crédit.

Valeurs disponibles :

Bloqué

À cet état, il est impossible d’entrer de nouvelles transactions.

Avertissement

À cet état, il est possible d’entrer de nouvelles transactions.

Raison du blocage

Message affiché lors de la sélection du client si celui-ci est à l’état Bloqué ou Avertissement.

Sous-section Selon la limite de crédit

Cette section permet d’établir la validation de la limite de crédit en fonction de critères plus précis soit :

Nombre de jours de délai et % de la limite de crédit. OU

Nombre de jours de délai et solde minimum.

Nombre de jours de délai

Nombre de jours représentant le sursis de paiement autorisé.

Le calcul s’effectue à partir de la date de la facture.

Seules les factures qui dépassent le nombre de jour de délai indiqué sont prises en compte pour le calcul du solde.

% de la limite de crédit

Pourcentage de la limite de crédit accepté par rapport au solde.

Maestro* proposera automatiquement de bloquer les clients dont le solde total des factures impayées qui dépassent le nombre de jours de délai indiqué atteint un pourcentage de la limite de crédit supérieur à ce pourcentage.

Solde minimum

Solde accepté.

Maestro* proposera automatiquement de bloquer les clients dont le solde total des factures impayées qui dépassent le nombre de jours de délai indiqué est supérieur à ce montant minimum.

Le système tient compte de cette valeur seulement si aucun % de limite de crédit n’est entré.

Sous-section Selon le délai de paiement autorisé

Cette section permet d’établir que la validation de crédit s’effectue seulement sur le nombre de jours de sursis pour effectuer le paiement des factures.

Nombre de jours de délai

Nombre de jours représentant le sursis de paiement autorisé.

Le calcul s’effectue à partir de la date de la facture.

Maestro* proposera automatiquement de bloquer les clients qui ont au moins une facture non payée depuis plus longtemps que le délai autorisé.

Section Facturation billets de carrière :

Champ

Description

Regrouper MP et TR

Permet d’indiquer si la matière première et le transport doivent être regroupés sur une même ligne lors de l’impression de la facture des billets de carrière.

Valeurs disponibles :

État par défaut

Indique au système qu’il doit imprimer la facture en fonction du champ Regrouper la MP et le TR de la Configurations diverses du module des billets de carrières.

Combiné

Lors de l’impression de la facture, la matière première et le transport doivent être combinés pour ne former qu’un montant.

Séparé

Lors de l’impression de la facture, la matière première et le transport s’impriment sur deux lignes distinctes avec leur montant.

Exemption de surcharge de transport

Permet d'indiquer s'il y a une exemption de surcharge de transport.

Sous-section Générer les billets de carrière interco

Générer les billets

Indique si les billets imputés à ce client doivent générer des billets inter compagnies pour la matière première et le transport.

Préfixe de dépense

Permet la sélection d’un préfixe indiquant la compagnie dans laquelle les dépenses de matière première et de transport devront être imputées.

NOTE : ce champ sera obligatoire afin d’initier le processus de création des billets intercompagnies, il ne sera donc pas possible de le laisser vide si la case Générer les billets est cochée.

Préfixe de transport

Permet la sélection d’un préfixe indiquant la compagnie dans laquelle les revenus de transport devront être imputées.

Matière première

Les champs du bloc Matière première permettent d'identifier le Fournisseur qui devra être payé pour les dépenses de matière première ainsi que la structure Projet, Activité, Groupe auxquels pourront être imputés les dépenses de matière première intercompagnies, si ces informations ne sont pas indiquées dans le billet original.

NOTE : ces champs sont optionnels, mais s’ils ne sont pas renseignés et si aucune imputation à un projet et à une activité n’a pu être retrouvée dans le billet original, les billets intercompagnies payables seront créée sans projet, activité et groupe. L’absence de ces données n’empêchera pas la création des factures d’achat de projet pour la comptabilisation des factures payables de matière première. Toutefois, ces champs devront être renseignés dans les achats de projets générés par le processus de conciliation / facturation avant de pouvoir être transférés.

Transport

Les champs du bloc Transport permettent d'identifier le Fournisseur qui devra être payé pour les dépenses de matière première ainsi que la structure Projet, Activité, Groupe auxquels pourront être imputés les dépenses de matière première intercompagnies, si ces informations ne sont pas indiquées dans le billet original.

NOTE : ces champs sont optionnels, mais s’ils ne sont pas renseignés et si aucune imputation à un projet et à une activité n’a pu être retrouvée dans le billet original, les billets intercompagnies payables seront créée sans projet, activité et groupe. L’absence de ces données n’empêchera pas la création des factures d’achat de projet pour la comptabilisation des factures payables de transport. Toutefois, ces champs devront être renseignés dans les achats de projets générés par le processus de conciliation / facturation avant de pouvoir être transférés.

Champ	Description
Nom	Nom de la compagnie ou personne contacte.
Division	Département ou division de la personne contacte.
Adresse	Adresse du client.
Ville	Ville d'emplacement du client.
Province	Province dans laquelle le client se situe.
Pays	Pays dans lequel le client se situe.
Code postal	Code postal du client.
Code Zip	Code Zip du client. NOTE : Pour les clients ayant une adresse américaine seulement.
Téléphone	Numéro de téléphone du client.
Fax	Numéro de Fax du client.
Ne pas imprimer dans État de compte	Cocher cette case si aucun état de compte ne doit être envoyé à ce client même s’il y a un solde.
Type d’interface	Indique le format d’exportation des données pour l’utilisation de l’interface EDI.
Référence EDI
Montant maximum par appel / bon de travail	Indique le montant maximum à ne pas dépasser par appel ou bon de travail.
Formulaire de soumission des bons de travail	Si un formulaire est choisi ici pour les soumissions des bons de travail, il aura préséance sur le formulaire sélectionné dans la configuration des bons travail (onglet Formulaires, section Soumission en service, champ Formulaire client).
Formulaire facture bordereau – Taux	Formulaire de facturation utilisée dans la Facturation par bordereau, si le champ Progression identifié dans la Gestion des contrats avec bordereau est Taux. NOTE : Ce formulaire est utilisé si aucun formulaire n’est spécifié dans la Gestion des contrats avec bordereau. Le formulaire identifié dans les configurations diverses (Facturation contractuelle) sera utilisé si aucun formulaire n’a été identifié dans la Gestion des contrats avec bordereau ou dans la Gestion des clients.
Formulaire facture bordereau – Quantité	Formulaire de facturation utilisée dans la Facturation par bordereau, si le champ Progression identifié dans la Gestion des contrats avec bordereau est Quantité. NOTE : Ce formulaire est utilisé si aucun formulaire n’est spécifié dans la Gestion des contrats avec bordereau. Le formulaire identifié dans les configurations diverses (Facturation contractuelle) sera utilisé si aucun formulaire n’a été identifié dans la Gestion des contrats avec bordereau ou dans la Gestion des clients.

Entrer les informations requises dans l’onglet Détails techniques :

Cet onglet permet d’entrer des informations techniques sous la forme de mémo pouvant être accessible dans les différentes écrans de répartitions de maestro* soit :

La répartition des appels du module Appels de service;

La répartition des bons de travail du module Bons de travail;

La répartition des soumissions du module Soumissions / Estimations;

La répartition des projets du module Projets.

Cette information est accessible pour les répartiteurs en configurant l’infobulle ou le message d’approbation sous l’onglet Grille de répartition disponible dans l’icône Configuration accessible dans chacune des options énumérées ci-dessus.

Entrer les informations requises dans l’onglet Mobilité :

Champ

Description

Expédier immédiatement le formulaire

Valeurs disponibles :

Selon la configuration générale

Indique au système d'expédier le formulaire selon la configuration générale.

Toujours

Indique au système de toujours expédier le formulaire immédiatement.

Jamais

Indique au système de ne jamais expédier le formulaire immédiatement.

Signature

Valeurs disponibles :

Optionnelle

Indique au système que la signature est optionnelle, qu'elle n'est pas obligatoire.

Essentielle

Indique au système qu'il est essentielle d'appliquer une signature.

Non requise

Indique au système que la signature n'est pas requise.

Section Appels de service :

Champ

Description

Expédier le formulaire multi-visites

Indique au système s'il doit ou non expédier le formulaire multi-visites pour ce client à la fin de l'appel.

NOTE : Lors de la création d'un nouveau client, cette case sera automatiquement cochée si la configuration du même nom est cochée dans les configurations des appels de service (section Généralités, sous-section Mobile).

Champ	Description
Expédier le formulaire multi-visites	Indique au système s'il doit ou non expédier le formulaire multi-visites pour ce client à la fin de l'appel. NOTE : Lors de la création d'un nouveau client, cette case sera automatiquement cochée si la configuration du même nom est cochée dans les configurations des appels de service (section Généralités, sous-section Mobile).

Entrer les informations requises dans l'onglet Service :

Champ

Description

Formulaire appel de service

Choisir le formulaire désiré pour les appels de service

Formulaire retour des appels

Choisir le formulaire désiré pour le retour des appels

Formulaire retour des appels multi-visites

Choisir le formulaire désiré pour le retour des appels multi-visites

Formulaire client soumission en service

Choisir le formulaire client pour la soumission en service

Section Facturation des appels de services :

Cette section permet d’identifier des valeurs par défaut qui seront utilisées dans le module Appels de service. Elles seront proposées lors de la création d’un contrat dans la Gestion des contrats et elles seront utilisées au cours de la facturation si elles n’ont pas été spécifiées dans la Gestion des contrats.

Ces champs sont reliés au module Appels de service et apparaissent uniquement si le module est installé.

Champ

Description

Mode de facturation

Indique au système le mode de facturation à utiliser. Les trois mode possibles sont Activité, Catégorie et Prix / client.

NOTE : Le système calcule le taux vendant, selon le mode de facturation sélectionné.

Table de facturation par activité

Permet d’identifier la table de taux de facturation à utiliser, par défaut, si le mode de facturation est Activité.

NOTE : La table sera proposée par défaut dans la Gestion des contrats, selon le mode de facturation sélectionné.

Table de facturation par catégorie

Permet d’identifier la table de taux de facturation à utiliser, par défaut, si le mode de facturation est Catégorie.

NOTE : La table sera proposée par défaut dans la Gestion des contrats, selon le mode de facturation sélectionné.

Taux de majoration

Permet d’identifier la table de taux de majoration à utiliser pour la vente de pièces dans le module Appels de service.

NOTES : La table sera proposée par défaut dans la Gestion des contrats.

La table de majoration du matériel doit être créée dans la Gestion des tables de taux de facturation.

Table de machineries

Permet d’identifier la table de facturation à utiliser pour la facturation de la machinerie dans le module Appels de service.

NOTES : La table sera proposée par défaut dans la Gestion des contrats.

La table de machineries doit être créée dans la Gestion des tables de taux de facturation.

Table de frais divers

Permet d’identifier la table de facturation applicable pour les frais divers.

NOTES : La table sera proposée par défaut dans la Gestion des contrats.

La table de frais divers doit être créée dans la Gestion des tables de taux de facturation.

Champ	Description
Formulaire appel de service	Choisir le formulaire désiré pour les appels de service
Formulaire retour des appels	Choisir le formulaire désiré pour le retour des appels
Formulaire retour des appels multi-visites	Choisir le formulaire désiré pour le retour des appels multi-visites
Formulaire client soumission en service	Choisir le formulaire client pour la soumission en service

Champ	Description
Mode de facturation	Indique au système le mode de facturation à utiliser. Les trois mode possibles sont Activité, Catégorie et Prix / client. NOTE : Le système calcule le taux vendant, selon le mode de facturation sélectionné.
Table de facturation par activité	Permet d’identifier la table de taux de facturation à utiliser, par défaut, si le mode de facturation est Activité. NOTE : La table sera proposée par défaut dans la Gestion des contrats, selon le mode de facturation sélectionné.
Table de facturation par catégorie	Permet d’identifier la table de taux de facturation à utiliser, par défaut, si le mode de facturation est Catégorie. NOTE : La table sera proposée par défaut dans la Gestion des contrats, selon le mode de facturation sélectionné.
Taux de majoration	Permet d’identifier la table de taux de majoration à utiliser pour la vente de pièces dans le module Appels de service. NOTES : La table sera proposée par défaut dans la Gestion des contrats. La table de majoration du matériel doit être créée dans la Gestion des tables de taux de facturation.
Table de machineries	Permet d’identifier la table de facturation à utiliser pour la facturation de la machinerie dans le module Appels de service. NOTES : La table sera proposée par défaut dans la Gestion des contrats. La table de machineries doit être créée dans la Gestion des tables de taux de facturation.
Table de frais divers	Permet d’identifier la table de facturation applicable pour les frais divers. NOTES : La table sera proposée par défaut dans la Gestion des contrats. La table de frais divers doit être créée dans la Gestion des tables de taux de facturation.

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En mode SQL, il est possible de consulter l'historique des modifications de la fiche client. Pour ce faire, passer par le menu Outils et choisir l'option Historique des modifications. La liste des tous les changements qui ont été apportées à la fiche client courante : la valeur du champ avant et après la modification, le nom de l'utilisateur qui a procédé à la modification, ainsi que la date et heure du changement sont notés dans cette liste.

Voir aussi

Dernière modification : 07 novembre 2024