Déclaration des salaires et de l'impôt

OBJECTIF

La déclaration des salaires et de l’impôt permet d’imprimer les feuillets gouvernementaux selon l’année d’imposition. Les formulaires imprimés via maestro* sont approuvés chaque année; ils reflètent les changements demandés par les gouvernements.

PRÉREQUIS

Configurations diverses – Paie (onglet Déclaration salaires et impôts)
La plus récente mise à jour de maestro* comportant les dernières modifications gouvernementales.
Valider les données entrées.

Étapes

Afin de faciliter la lecture du document, n’hésitez pas à cliquer sur un hyperlien :

Les étapes à suivre pour imprimer les formulaires W-2 sont :

Démarche de vérification avant l’impression du formulaire W-2.
Année active
Vérification des remises gouvernementales
Imprimer le rapport divers 511
Données à vérifier plus spécifiquement
Configurations
Correction de données
Redéfinition des cases
Génération des données
Analyse D/V des valeurs générées
Sommaire de l’employeur
Impression formulaire W-2
DÉMARCHE DE VÉRIFICATION AVANT L’IMPRESSION DU FORMULAIRE W-2

Année active

Assurez-vous d’abord de travailler au sein de la bonne année civile, en sélectionnant l'année 2012 dans le choix de l'année active. Il est possible de modifier l’année active en accédant au module Gestion du temps, Paie américaineet en sélectionnant l’année active à partir de la barre d’état (voir flèche au bas de cette fenêtre).

Vérification des remises gouvernementales

Comparez le rapport Remises gouvernementales pour l’année 2012 avec le rapport divers 511.

Le rapport Remises gouvernementales est accessible par le module Gestion du temps, Paie américaine, section Rapports.

Imprimer le rapport divers 511

Les rapports divers sont accessibles par le module Gestion du temps, Paie américaine, section Paie américaine.

Dans le choix du rapport, sélectionner le numéro de rapport 511 (Rapport pour les W-2); dans le champ type de données choisir Cumulatif et cliquer sur OK.

NOTE : Il est important de ne pas inscrire de date dans les critères de sélection du rapport divers.

Données à vérifier plus spécifiquement

Les données qui nécessitent le plus d’attention sont le « Salaire brut provincial » et le « Salaire brut fédéral ». Chacune de ces données est le résultat de l’addition d’autres données, par exemple : « le salaire brut », « les vacances », « les avantages imposables », « la portion imposable des avantages sociaux » et « les primes »; ces dernières ayant été définies à l’option Définition des primes/déductions.

Toutes les données devraient correspondre d’un rapport à l’autre. Si vous remarquez des différences, validez vos configurations.

Relativement à la définition de chacune des cases du formulaire W-2, se référer aux guides fournis par les autorités fiscales.

General Instructions for Forms W-2 and W-3 : http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/iw2w3.pdf.

CONFIGURATIONS

Année d’imposition

Par défaut, l’année d’imposition est affichée selon l’année du système d’exploitation de l’ordinateur moins 1. L’année d’imposition permet d’indiquer au système l’année pour laquelle on désire traiter les relevés. Pour réimprimer W-2, il est nécessaire de s’assurer que l’année d’imposition représente l’année à traiter.

Pour changer l’année d’imposition :

Cliquer sur l’icône Sélection de l’année d’imposition.
Entrer l’année d’imposition, puis cliquer sur OK.

Icône Configuration

L’icône configuration regroupe les fonctions Configuration et Configuration diverses de la paie.

Pour identifier la base de calcul des formulaires W-2 :

Cliquer sur l’icône Configuration et compléter les sections.
Section Emplacement des fichiers de travail

Champ

Description

Chemin

Permet de choisir le répertoire où seront sauvegardés les fichiers générés. Sélectionner son emplacement en appuyant sur Parcourir.

NOTE : Par défaut, le répertoire spécifié est le bureau.

Champ	Description
Chemin	Permet de choisir le répertoire où seront sauvegardés les fichiers générés. Sélectionner son emplacement en appuyant sur Parcourir. NOTE : Par défaut, le répertoire spécifié est le bureau.

Section Paies considérées

Champ

Description

Borne de date de paie

Affiche par défaut les périodes de paie définies dans les comités en tenant compte de tous les comités.

NOTE : Il est impossible de modifier ces dates.

Borne de date de chèque

Permet d’imprimer les T4 et Relevé 1 selon la date de paiement.

Selon l’année d’imposition

Permet d’imprimer les T4 et Relevé 1 en fonction des périodes de paie des comités.

NOTE : À utiliser si vos périodes de début et/ou de fin sont différentes d’un comité à un autre.

Champ	Description
Borne de date de paie	Affiche par défaut les périodes de paie définies dans les comités en tenant compte de tous les comités. NOTE : Il est impossible de modifier ces dates.
Borne de date de chèque	Permet d’imprimer les T4 et Relevé 1 selon la date de paiement.
Selon l’année d’imposition	Permet d’imprimer les T4 et Relevé 1 en fonction des périodes de paie des comités. NOTE : À utiliser si vos périodes de début et/ou de fin sont différentes d’un comité à un autre.

Cliquer sur l’icône OK pour quitter l’icône Configuration.

Pour configurerle type de format d’impression pour le formulaire W-2 :

Cliquer sur l’icône Configurations diverses de la paie et compléter la section Déclaration salaires et impôts.

Pour obtenir des informations sur les champs à compléter, consulter l’aide (F1) des configurations diverses.

Cliquer sur l’icône OK pour quitter l’icône Configuration.
CORRECTION DE DONNÉES

Parfois, il peut être nécessaire d’apporter des corrections aux données qui seront imprimées sur le formulaire W-2 des employés suite à l’implantation du module de paie dans maestro* ou d’une mauvaise configuration d’ une prime ou d’une déduction.

Il existe deux façons de corriger les données dans l’application :

Méthode 1 : Modifier les cumulatifs d’un employé

Méthode 2 : Modifier uniquement le formulaire W-2

Corriger les cumulatifs d’un employé afin que le formulaire W-2 reflète les cumulatifs de l’employé.

NOTE : Cette opération est parfois nécessaire lorsque l’utilisation de maestro* se produit en cours d’année et que des erreurs se sont produites lors de l’entrée des cumulatifs d’employés.

NOTE : Inscrire le montant de l’ajustement en plus ou en moins selon le cas.

Accéder à l’option Gestion des employés (É.-U.) du module Paie américaine.

Sélectionner le numéro d’employé pour lequel des modifications sont nécessaires.

Cliquer sur l’icône Modifier les cumulatifs de cet employé.

Positionner le curseur dans le champ à corriger sous la colonne Correction.

Modifier les relevés des employés sans devoir modifier un à un les cumulatifs.

NOTE : Par exemple, pour modifier une prime configurée comme non imposable alors qu’elle aurait dû être imposable. Autre exemple : puisqu’aucune case n’est disponible dans les cumulatifs pour les dons de charité, il est possible d’en sélectionner une dans la redéfinition des cases. Il est possible de modifier les formules de calcul des montants affichés dans chacune des cases des relevés, et ce pour tous les employés, certains d’entre eux ou un employé en particulier. Cette opération ne modifie toutefois pas les données cumulatives à la fiche de l’employé.

À partir de l’option Déclaration des salaires et de l’impôt.

Cliquer sur la Redéfinition des cases.

Méthode 1 : Modifier les cumulatifs d’un employé	Méthode 2 : Modifier uniquement le formulaire W-2
Corriger les cumulatifs d’un employé afin que le formulaire W-2 reflète les cumulatifs de l’employé. NOTE : Cette opération est parfois nécessaire lorsque l’utilisation de maestro* se produit en cours d’année et que des erreurs se sont produites lors de l’entrée des cumulatifs d’employés. NOTE : Inscrire le montant de l’ajustement en plus ou en moins selon le cas. Accéder à l’option Gestion des employés (É.-U.) du module Paie américaine. Sélectionner le numéro d’employé pour lequel des modifications sont nécessaires. Cliquer sur l’icône Modifier les cumulatifs de cet employé. Positionner le curseur dans le champ à corriger sous la colonne Correction.	Modifier les relevés des employés sans devoir modifier un à un les cumulatifs. NOTE : Par exemple, pour modifier une prime configurée comme non imposable alors qu’elle aurait dû être imposable. Autre exemple : puisqu’aucune case n’est disponible dans les cumulatifs pour les dons de charité, il est possible d’en sélectionner une dans la redéfinition des cases. Il est possible de modifier les formules de calcul des montants affichés dans chacune des cases des relevés, et ce pour tous les employés, certains d’entre eux ou un employé en particulier. Cette opération ne modifie toutefois pas les données cumulatives à la fiche de l’employé. À partir de l’option Déclaration des salaires et de l’impôt. Cliquer sur la Redéfinition des cases.

REDÉFINITION DES CASES

Pour redéfinir des cases :

Cliquer sur l’option Redéfinition des cases.

NOTE : Pour un employé chaîné, la redéfinition des cases doit s’effectuer sur la fiche de l’employé dont le numéro est le plus petit.

Par exemple, si l’employé 1 est chaîné avec l’employé 2001, les redéfinitions de cases devront être faites pour l’employé 1.

ATTENTION ! Les redéfinitions des cases sont enregistrées par année, ce qui permet de réimprimer fidèlement les relevés dans les années subséquentes. Les formulaires utilisés seront toujours ceux approuvés de l’année courante.

CONSEIL: Il est possible de fermer les années précédentes afin d’empêcher les usagers de faire des modifications à des formules pour ces années. Pour ce faire, cliquer sur l’icône Configuration et cocher la colonne Fermée vis-à-vis des années.

Tous les changements apportés aux redéfinitions des cases seront inclus à l’impression du sommaire de l’employeur.

Entrer les informations requises dans l’onglet Filtres / Valeurs par défaut :

Cette section peut être utilisée de deux façons différentes :

Comme filtre pour n’afficher que les redéfinitions de case déjà entrées en utilisant les différents paramètres expliqués ci-dessous et en appuyant sur l’icône Filtrer les données selon les paramètres entrés;

Comme valeur par défaut afin de faciliter l’entrée des données dans la section Détail.

Pour entrer plusieurs valeurs, il suffit d’entrer au minimum les trois informations suivantes :

Sélectionner le formulaire;
Choisir la case pour laquelle une redéfinition de case est nécessaire;
Choisir le mode de remplissage de la grille.
Section Filtres / Valeurs par défaut :

NOTE : Les informations sont reportées automatiquement dans la section Détails comme valeurs par défaut lors de l’édition d’une ligne ou lors d’un filtre accompagné d’un mode de remplissage.

Champ

Description

Année d’imposition

Année d’imposition sélectionnée dans l’icône Sélection de l’année d’imposition du programme Déclaration des salaires et de l’impôt.

Par défaut, si l’année n’est pas modifiée, cette dernière correspond à l’année active -1.

NOTE : Il est également possible de modifier l’année d’imposition directement dans l’écran de redéfinition des cases si aucun filtre n’a été appliqué.

Cependant, ce changement ne sera pas apporté automatiquement au programmede Déclaration des salaires et de l’impôten quittant l’écran.

Dans le cas où un filtre est appliqué, il suffit de cliquer sur Entrer de nouveaux paramètres de filtrespour modifier l’année d’imposition sinon l’année d’imposition sera non modifiable.

Formulaire

Identifie le formulaire à modifier.

Case

Case du formulaire à modifier.

NOTE : La liste déroulante permet de consulter toutes les cases en fonction du formulaire sélectionné.

NOTE : La touche F7 permettra d’accéder à une fenêtre de recherche où seront affichées toutes les cases en fonction du formulaire sélectionné.

NOTE : Il est possible d’afficher toutes les redéfinitions de case existantes en ne spécifiant aucune case et en appuyant sur l’icône Filtrer les données en fonction des paramètres entrés.

Formule par défaut

Formule par défaut représentant la case sélectionnée.

Comité

Permet de filtrer les données en fonction d’un comité ou de préciser à quel comité, la redéfinition de formule s’applique comme valeur par défaut à l’édition d’une nouvelle ligne.

Catégorie d’emploi

Permet de filtrer les données en fonction d’une catégorie d’emploi ou de préciser à quelle catégorie d’emploi, la redéfinition de formule s’applique comme valeur par défaut à l’édition d’une nouvelle ligne.

Employé

Permet de filtrer les données en fonction d’un employé ou de préciser à quel employé, la redéfinition de formule s’applique comme valeur par défaut à l’édition d’une nouvelle ligne.

Compagnie

Compagnie de paie.

NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.

Champ	Description
Année d’imposition	Année d’imposition sélectionnée dans l’icône Sélection de l’année d’imposition du programme Déclaration des salaires et de l’impôt. Par défaut, si l’année n’est pas modifiée, cette dernière correspond à l’année active -1. NOTE : Il est également possible de modifier l’année d’imposition directement dans l’écran de redéfinition des cases si aucun filtre n’a été appliqué. Cependant, ce changement ne sera pas apporté automatiquement au programmede Déclaration des salaires et de l’impôten quittant l’écran. Dans le cas où un filtre est appliqué, il suffit de cliquer sur Entrer de nouveaux paramètres de filtrespour modifier l’année d’imposition sinon l’année d’imposition sera non modifiable.
Formulaire	Identifie le formulaire à modifier.
Case	Case du formulaire à modifier. NOTE : La liste déroulante permet de consulter toutes les cases en fonction du formulaire sélectionné. NOTE : La touche F7 permettra d’accéder à une fenêtre de recherche où seront affichées toutes les cases en fonction du formulaire sélectionné. NOTE : Il est possible d’afficher toutes les redéfinitions de case existantes en ne spécifiant aucune case et en appuyant sur l’icône Filtrer les données en fonction des paramètres entrés.
Formule par défaut	Formule par défaut représentant la case sélectionnée.
Comité	Permet de filtrer les données en fonction d’un comité ou de préciser à quel comité, la redéfinition de formule s’applique comme valeur par défaut à l’édition d’une nouvelle ligne.
Catégorie d’emploi	Permet de filtrer les données en fonction d’une catégorie d’emploi ou de préciser à quelle catégorie d’emploi, la redéfinition de formule s’applique comme valeur par défaut à l’édition d’une nouvelle ligne.
Employé	Permet de filtrer les données en fonction d’un employé ou de préciser à quel employé, la redéfinition de formule s’applique comme valeur par défaut à l’édition d’une nouvelle ligne.
Compagnie	Compagnie de paie. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.

Section Changement massif :

Cette section permet d’appliquer automatiquement une formule ou une case supplémentaire à toutes les lignes de la grille.

Consulter la prochaine section Mode de remplissage pour une utilisation plus performante.

Champ

Description

Formule*

Formule à appliquer à toutes les lignes.

NOTE : Pour accéder aux variables d’une formule, appuyez sur la touche F7 ou bouton (…).

Pour de plus amples informations, consulter la section Pour entrerune formule.

No de la case suppl.

Numéro de case à imprimer sur le formulaire.

NOTE : Ce champ est pertinent uniquement lorsque le champ Case correspond à une case supplémentaire et s’applique à toutes les lignes de la grille de détails.

Champ	Description
Formule*	Formule à appliquer à toutes les lignes. NOTE : Pour accéder aux variables d’une formule, appuyez sur la touche F7 ou bouton (…). Pour de plus amples informations, consulter la section Pour entrerune formule.
No de la case suppl.	Numéro de case à imprimer sur le formulaire. NOTE : Ce champ est pertinent uniquement lorsque le champ Case correspond à une case supplémentaire et s’applique à toutes les lignes de la grille de détails.

NOTE : Pour appliquer la formule et/ou le no de la case suppl. à toutes les lignes de la grille, il suffit de cliquer sur l’icône Changement massif.

Section Mode de remplissage de la grille :

Cette section permet de faciliter l’entrée des données dans la grille quand on désire entrer des formules en fonction d’un comité, d’une catégorie d’emploi ou des employés. Le remplissage de la grille s’effectue après avoir appuyé sur la touche Filtrer les données selon les paramètres entrés.

NOTE : Si aucun choix n’a été fait dans cette section, la grille affichera uniquement les formules et les redéfinitions de cases déjà existantes, correspondantes aux filtres entrés.

Champ

Description

Comité

Permet d’afficher tous les comités qui ont une formule de définie ou non, si la case est cochée.

NOTE : Les comités affichés sont issus de la Gestion des comités.

Catégorie d’emploi

Permet d’afficher toutes les catégories d’emploi qui ont une formule ou non, si la case est cochée.

NOTE : Les catégories d’emploi sont issues de la Gestion des catégories d’emploi – Paie.

Employé

Permet d’afficher tous les employés qui ont une formule ou non, si la case est cochée.

NOTE : Les employés sont issus de la Gestion des employés (É.-U.) – Paie.

Les employés affichés sont en fonction des critères suivants :

Pour un employé chaîné, seul le premier numéro sera affiché en fonction du code numérique, car il est impossible d’effectuer une redéfinition de case sur le 2e employé d’un employé chaîné.

En entrant le 2e numéro de l’employé chaîné, ce numéro sera automatiquement remplacé par le numéro le plus petit de l’employé et un message d’information vous indiquera ce changement.

Par exemple, si l’employé 1 est chaîné à l’employé 2001, si on entre l’employé 2001, ce numéro sera remplacé par 1.

L’employé doit avoir un cumulatif de paie dans l’année d’imposition.

Champ	Description
Comité	Permet d’afficher tous les comités qui ont une formule de définie ou non, si la case est cochée. NOTE : Les comités affichés sont issus de la Gestion des comités.
Catégorie d’emploi	Permet d’afficher toutes les catégories d’emploi qui ont une formule ou non, si la case est cochée. NOTE : Les catégories d’emploi sont issues de la Gestion des catégories d’emploi – Paie.
Employé	Permet d’afficher tous les employés qui ont une formule ou non, si la case est cochée. NOTE : Les employés sont issus de la Gestion des employés (É.-U.) – Paie. Les employés affichés sont en fonction des critères suivants : Pour un employé chaîné, seul le premier numéro sera affiché en fonction du code numérique, car il est impossible d’effectuer une redéfinition de case sur le 2e employé d’un employé chaîné. En entrant le 2e numéro de l’employé chaîné, ce numéro sera automatiquement remplacé par le numéro le plus petit de l’employé et un message d’information vous indiquera ce changement. Par exemple, si l’employé 1 est chaîné à l’employé 2001, si on entre l’employé 2001, ce numéro sera remplacé par 1. L’employé doit avoir un cumulatif de paie dans l’année d’imposition.

Appuyer sur l’icône Filtrer les données selon les paramètres entrés.

Si le filtre est utilisé dans la Section Filtres / Valeurs par défaut, la grille affiche seulement le résultat des transactions recherchées. Dans le cas de nouvelles transactions, les valeurs par défaut entrées s’affichent dans la grille pour que l’usager puisse compléter les informations manquantes.

Pour consulter les redéfinitions de cases de l’année précédente :
Cliquer sur l’icône à l’extrême droite de la section Définitions de l’année précédente située au bas de l’écran.

Cette section permet de consulter les redéfinitions de case de l’année qui précède l’année d’imposition courante. Cette section est complétée en fonction du filtre effectué dans le haut de l’écran section Filtres/Valeurs par défaut.

Pour copier une formule utilisée l’année précédente :
À partir de la section maximisée au bas de l’écran Définitions de l’année précédente, sélectionner les formules à copier à l’aide de la colonne sélectionner.

NOTE : Pour sélectionner toutes les formules de l’année précédente, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris dans la grille Définitions de l’année précédente et de sélectionner l’option Cocher Tout.

Cliquer sur l’icône Copier les items sélectionnés vers l’année courante.
Compléter ou entrer les informations requises dans l’onglet Détails :

Il est possible d’ajouter une formule selon une compagnie (en mode multidimensionnelle), une province, une catégorie d’emploi, un comité ou un employé. En laissant vide l’un des champs énumérés précédemment, toutes les valeurs vides seront affectées par la formule.

NOTE : Il est possible de déterminer le nombre de lignes nécessaires dans la grille de ventilation dans l’icône Configuration.

NOTE : Le champ Rechercher permet d’entrer une valeur et de rechercher dans la grille en appuyant sur l’icône ou à l’aide de la touche F3.

NOTE : Seuls les champs qui ont besoin de plus d’explications dans la section détails sont documentés. Pour les autres champs, veuillez vous référer à la section Filtres/Valeurs par défaut.

NOTE : Les champs suivis du caractère * sont des champs obligatoires.

Champ

Description

Case*

Numéro de case où la formule doit s’appliquer.

NOTE : Les numéros de case sont disponibles en fonction du formulaire sélectionné.

NOTE : La touche F7 permettra d’accéder à une fenêtre de recherche où seront affichées toutes les cases en fonction du formulaire sélectionné.

Formule

Montant ou formule à calculer à appliquer à la case.

NOTE : Dans le cas d’un montant, il est impossible d’utiliser une virgule (,) comme séparateur de milliers.

NOTE : Pour accéder aux variables d’une formule, appuyez sur la touche F7.

Pour de plus amples informations, consulter la section Pour entrer une formule.

No de la case suppl.

No de case à imprimer sur le formulaire W-2.

NOTE : Cette colonne peut être modifiable et obligatoire si elle correspond à une case supplémentaire sinon elle n’est pas modifiable.

Pour entrer un numéro de case, il suffit de taper directement le numéro de case (exemple : 14) sur la ligne correspondante sous la colonne No de la case suppl.

Champ	Description
Case*	Numéro de case où la formule doit s’appliquer. NOTE : Les numéros de case sont disponibles en fonction du formulaire sélectionné. NOTE : La touche F7 permettra d’accéder à une fenêtre de recherche où seront affichées toutes les cases en fonction du formulaire sélectionné.
Formule	Montant ou formule à calculer à appliquer à la case. NOTE : Dans le cas d’un montant, il est impossible d’utiliser une virgule (,) comme séparateur de milliers. NOTE : Pour accéder aux variables d’une formule, appuyez sur la touche F7. Pour de plus amples informations, consulter la section Pour entrer une formule.
No de la case suppl.	No de case à imprimer sur le formulaire W-2. NOTE : Cette colonne peut être modifiable et obligatoire si elle correspond à une case supplémentaire sinon elle n’est pas modifiable. Pour entrer un numéro de case, il suffit de taper directement le numéro de case (exemple : 14) sur la ligne correspondante sous la colonne No de la case suppl.

Pour entrer une formule :

La formule doit être entrée dans le champ Formule. Inscrire soit des variables soit des chiffres.

La formule peut être entrée de trois façons soit :

manuellement dans la grille de la section détails si elle représente un montant;

à partir du champ Formule en appuyant sur le bouton (…) ou la touche F7 de la section changement massif;

en se positionnant dans la grille, puis en double-cliquant dans la colonne Formule ou en appuyant sur la touche F7.

La formule s’applique à un cas d’exception seulement :

En double-cliquant dans le champ Formule, la fenêtre intitulée Définition de la formule s’ouvre à l’écran avec les différentes variables disponibles.

Zone

Description

1.

Section où la formule doit être définie.

2.

Flèches bidirectionnelles permettant de déplacer la variable sélectionnée pour l’ajouter ou l’enlever de la formule.

3.

Opérateurs mathématiques pouvant servir dans la formule.

4.

Liste de variables avec leurs descriptions.

5.

La flèche bleue permet d’appliquer la formule par défaut reliée à la case sélectionnée.

Zone	Description
1.	Section où la formule doit être définie.
2.	Flèches bidirectionnelles permettant de déplacer la variable sélectionnée pour l’ajouter ou l’enlever de la formule.
3.	Opérateurs mathématiques pouvant servir dans la formule.
4.	Liste de variables avec leurs descriptions.
5.	La flèche bleue permet d’appliquer la formule par défaut reliée à la case sélectionnée.

Il suffit de sélectionner une variable à la fois dans le bas de l’écran (zone 4) et de la déplacer à l’aide des flèches (zone 2) vers la section Formule par défaut. Pour des formules plus complexes avec plusieurs variables, il est recommandé d’utiliser les opérateurs mathématiques (zone 3).

Lorsque terminé, cliquer sur OK pour sortir de l’écran Définition de la formule.

La formule s’applique à plusieurs employés, comités ou catégorie d’emploi :

Déterminer les champs définis dans la section Filtres/Valeurs par défaut située au haut de l’écran.

Appuyer sur l’icône Filtrer les données selon les paramètres entrés.

NOTE : La grille de la section détails se complètera en fonction de l’étape précédente.

Définir la formule pour chacune des lignes si elle est différente sinon entrer la formule à partir de la section Changement massif.

NOTE : Le fonctionnement pour la définition de la formule est le même que décrit dans la section La formule s’applique à un cas d’exception seulement.

NOTE : Pour appliquer un changement massif à la grille, il suffit de déterminer la formule et d’appuyer sur l’icône Changement massif.

Cliquer sur Enregistrer pour conserver les changements.
Quitter pour sortir de la Redéfinition des cases.
GÉNÉRATION DES DONNÉES

Cette option permet de compiler les informations de paies dans le but de préparer les données pour l’impression du W-2.

Pour générer les données :

Cliquer sur Génération des données.
Choisir un ou plusieurs employés.

NOTE : Par défaut, tous les employés sont sélectionnés avec la case Tous.

Cliquer sur Accepter pour générer les fichiers.

NOTE : Prenez le nom du fichier créé en note. Il est possible de changer le répertoire de sauvegarde en cliquant sur l’icône Configuration.

ANALYSE D/V DES VALEURS GÉNÉRÉES

L’analyse dynamique vectorielle des valeurs générées permet de consulter les montants par formulaire, par case et par employé.

NOTE : L’analyse dynamique vectorielle des valeurs générées affiche toutes les informations des cases incluant les cases supplémentaires.

NOTE : Si on sélectionne certains états, seules les cases 15 à 17 seront affichés selon les états sélectionnés.

Pour consulter l’analyse dynamique/vectorielle des valeurs générées :

Cliquer sur Analyse D/V des valeurs générées.
Sélectionner l’État.
Cliquer sur OK.
Une fenêtre d’analyse dynamique vectorielle s’affiche à l’écran. En haut de l’écran, le système affiche le nombre d’employés traités.

NOTE : Pour obtenir des informations supplémentaires sur comment utiliser une analyse dynamique vectorielle, n’hésitez à pas à consulter le maestro*Express sur le sujet ou encore en 3.03, l’aide disponible sur l’analyse dynamique vectorielle.

SOMMAIRE DE L’EMPLOYEUR

Le sommaire de l’employeur permet d’imprimer un rapport sommaire des cumulatifs pour le formulaire W-3 pour l’ensemble des états, des villes et des comtés et servant à remplir le formulaire fédéral.

Les informations de l’en-tête concernant la personne-ressource proviennent de l’onglet Déclaration des salaires et impôtsdisponible dans les configurations diverses de la paie. Ces informations ont été configurées lors de l’étape 2.2 du présent document.

Pour imprimer le sommaire de l’employeur :

Cliquer sur Sommaire de l’employeur.
Répondre Oui à la question « Voulez-vous imprimer le sommaire de l’employeur ? ».
IMPRESSION W-2

Cette fonction permet d’imprimer le formulaire W-2. Il est également possible de sélectionner le type de formulaire à imprimer. L’impression est produite selon la sélection du formulaire.

Les formulaires peuvent être imprimés selon le type d’impression assemblé ou non assemblé.

Par défaut, les formulaires sont imprimés selon le type d’impression non assemblé.

Pour imprimer un formulaire W-2 :

Cliquer sur l’option W-2.
Choisir les copies à imprimer.

Cette fonctionnalité sert à l’impression des formulaires W-2 avec formulaire intégré seulement.

Sélectionner le type d’impression.

Champ

Description

Type d’impression

Non assemblé

Assemblé

Indique la façon dont les formulaires seront imprimés.

Imprime les formulaires l’un à la suite de l’autre pour chacun des employés.

Exemple : Imprime toutes les copies A, puis toutes les copies 1, etc.

Imprime et regroupe les formulaires pour l’ensemble des employés.

Exemple : Imprime la copie A et la copie 1 d’un employé, puis la même chose pour le prochain employé, etc.

Nombre d’employés par page

Indique combien d’employés figurent sur le formulaire.

Le formulaire W-2 avec formulaire intégré fourni par Maestro imprime un employé par page.

Le formulaire W-2 avec valeurs seulement fourni par Maestro imprime deux employés par page.

Champ	Description
Type d’impression Non assemblé Assemblé	Indique la façon dont les formulaires seront imprimés. Imprime les formulaires l’un à la suite de l’autre pour chacun des employés. Exemple : Imprime toutes les copies A, puis toutes les copies 1, etc. Imprime et regroupe les formulaires pour l’ensemble des employés. Exemple : Imprime la copie A et la copie 1 d’un employé, puis la même chose pour le prochain employé, etc.
Nombre d’employés par page	Indique combien d’employés figurent sur le formulaire. Le formulaire W-2 avec formulaire intégré fourni par Maestro imprime un employé par page. Le formulaire W-2 avec valeurs seulement fourni par Maestro imprime deux employés par page.

Cliquer sur Accepter.
Quitter le programme
Cliquer sur l’icône Quitter.

Voir aussi :

Remises gouvernementales

Rapports divers

Gestion des primes/déductions

Gestion des employés (É.-U.)

Gestion des catégories d’emploi

Gestion des retenues à la source (É.-U.)

Comment faire Préparer les rapports W2, W3 et 1099-MISC