Utiliser le programme complémentaire (add-in) Outlook pour maestro*CLOUD
Objectif
Dans le cadre de leurs tâches, plusieurs utilisateurs doivent transférer des courriels et des pièces jointes d'Outlook à maestro* afin que ces documents soient joints à une transaction du progiciel. Or, pour bénéficier de cette fonctionnalité, et si maestro* est utilisé par le biais d'un service d'infonuagique (cloud), un programme complémentaire spécifique (add-in) doit être installé au préalable.
En effet, l'utilisation de maestro*CLOUD sous-entend que l'application est installée sur un serveur externe, alors qu'Outlook est installé sur le poste de travail de l'utilisateur. Le programme complémentaire permet aux deux instances de communiquer entre elles et de partager l'information d'Outlook à maestro*CLOUD.
Prérequis
- Version 3.05 MS SQL de maestro*CLOUD installée
- Outlook version 2013 au minimum, mais préférablement la version 2016
- Gestion des contacts
- Gestion des documents
Étapes
Transférer des courriels à partir d'Outlook
Une fois le programme complémentaire installé :
- Sélectionner le courriel à transférer dans la grille (seuls les courriels de l'utilisateur connecté à maestro* s'affichent).
- Cliquer sur l'icône Transfert vers maestro*.
- Dans le panneau de transfert qui s'affiche, cliquer sur le bouton Transfert vers maestro*.
- Un message indique que le courriel a été transféré avec succès vers maestro*CLOUD.
Lier un courriel à une transaction
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maestro*CLOUD > Maintenance > Maintenance générale > Gestion de documents > Importation de courriels Outlook |
- Dans la liste des courriels disponibles, sélectionner le courriel à lier à une transaction.
- Sélectionner un contact.
Les contacts disponibles proviennent de la Gestion des contacts de maestro*.
Ce champ permet d’identifier l’émetteur du courriel dans maestro* afin que l’Historique des communications de maestro* puisse être maintenu à jour.
- L'objet du courriel est automatiquement saisi dans le champ Description. Au besoin, modifier la description.
- Sélectionner le type de la transaction qui doit être liée au courriel, que ce soit une Transaction existante ou une Transaction à créer dans maestro*. Dans tous les cas, il faudra remplir tous les champs se rapportant à cette destination.
- Indiquer s'il faut sauvegarder le courriel et les pièces jointes, s'il y a lieu.
- Cliquer sur l'icône Appliquer.
Le courriel sera ensuite disponible dans les documents de la transaction sélectionnée.
Voir aussi
- Comment faire - Installer le programme complémentaire (add-in) Outlook pour maestro*CLOUD
- Gestion des catégories de documents
- Historique des communications