Conciliation des heures fournisseurs

OBJECTIF

Il est parfois nécessaire de recourir à un fournisseur pour effectuer des travaux que vos employés ne peuvent effectuer. Afin de faciliter le suivi des heures travaillées par le fournisseur sur les projets, il est possible de créer un employé virtuel et de le relier à un code fournisseur. De la même manière, il est possible de créer une machinerie virtuelle et de la relier à un code fournisseur, pour indiquer qu’elle appartient à un fournisseur.

Lorsque l’option Conciliation des factures fournisseurs est installée, le fait de lier un code fournisseur à un employé ou à une machinerie indique à maestro* que les heures entrées pour cet employé ou cette machinerie ne doivent pas être traitées par la paie, mais qu’elles doivent plutôt être payées au fournisseur par l’entremise d’une facture.

Les coûts pour la main-d’œuvre et la machinerie sont imputés au projet, comme pour les heures des employés, mais la contrepartie est imputée à un projet défini spécifiquement pour regrouper les frais courus.

Lors de la réception de la facture du fournisseur, l’utilisateur doit concilier les heures entrées dans maestro* avec celles facturées par le fournisseur, en sélectionnant les transactions pertinentes dans l’option Conciliation des factures fournisseurs. Cette étape crée un achat de projet pour l’ensemble des heures sélectionnées par l’utilisateur. Lors du transfert de l’achat de projet, le montant précédemment imputé au projet de frais courus est renversé pour le montant des transactions facturées.

Un déboursé par fournisseur doit être émis pour payer la facture du fournisseur créée par l’Achat de projet.

Pour les transactions qui ne sont pas facturables par le fournisseur, il est nécessaire d’inverser le frais courus manuellement à l’aide de la fonction Renverser les transactions non facturables, présente dans l’option Conciliation des factures fournisseurs.

 

Lorsque l’option Conciliation des factures fournisseurs est installée, aucun employé relié à un fournisseur n’est traité par les options Gestion des heures et Compilation et lecture des heures projets du module de paie.

 

PRÉREQUIS

 

Configurations préalables

Pour entrer des heures à un fournisseur sans que le module de paie ne soit affecté, il est nécessaire de procéder à quelques configurations préalables à l’entrée des heures.

 

Définir un projet pour calculer les frais courus reliés aux heures fournisseurs

Les informations du projet, activité et groupe de couru sont utilisées pour comptabiliser la partie Crédit des heures reliées à un fournisseur lors du transfert des heures. Ces mêmes informations sont par la suite utilisées pour le renversement du frais couru lors du transfert de l’achat de projet créé par la Conciliation des factures fournisseurs.

  maestro* > Projets > Maintenance > Projet > Configurations diverses

 

  1. Cliquer sur Conciliation des factures fourn. du menu de gauche.
  2. Dans la section Configuration des courus, compléter les champs Projet, Activité et Groupe.

 

Pour plus de détails concernant les différents champs, consulter la rubrique Configurations diverses.

  1. Cliquer sur Enregistrer, puis Quitter.
  2. Associer un code fournisseur à un employé.

 

Définir un code fournisseur dans une fiche pour employé

Pour entrer des heures dans maestro*, il est nécessaire d’entrer une fiche pour l’employé dans la Gestion des employés. Afin qu’aucune paie ne soit calculée et imprimée pour cet employé, il faut lui associer un code fournisseur. Le fournisseur sera payé par le déboursé lié à l’achat de projet.

  maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Paie > Gestion des employés
  1. Créer ou sélectionner un code d’employé qui doit être lié à un fournisseur.
  2. Identifier, dans la section Autres de l’onglet Identification, le code fournisseur issu de la Gestion des fournisseurs dans le champ Fournisseur pour conciliation des factures.

 

À ne pas confondre avec le champ Fournisseur, qui est plutôt utilisé pour la répartition de commandes et de bons de travail, et n’a aucun effet sur la paie.

 

Lorsque l’option Conciliation des factures fournisseurs est installée, aucune paie ne sera calculée et imprimée pour un employé lié à un fournisseur.

  1. Cliquer sur Enregistrer, puis Quitter.
  2. Associer un fournisseur à une machinerie.

 

Lier un code de machinerie à un fournisseur

Si le fournisseur utilise une machinerie lui appartenant, il est possible de relier une machinerie à un fournisseur, et ainsi payer pour l’utilisation de cette machinerie de la même manière que pour les heures travaillées.

  maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Gestion du temps > Gestion des machineries

 

  1. Créer ou sélectionner un code de machinerie qui doit être lié à un fournisseur.
  2. Identifier dans le champ Fournisseur, le code fournisseur utilisé pour la conciliation des factures.

 

Lorsque l’option Conciliation des factures fournisseurs est installée, aucun revenu ne sera calculé pour l’utilisation d’une machinerie liée à un fournisseur lors de la Compt. des imputations des équipements.

  1. Cliquer sur Enregistrer, puis Quitter.

 

Sommaire

 

Étapes

Entrée des heures

  maestro* > Gestion du temps > Temps sur projet > Fonctions > Heures

 

L’entrée des heures pour un employé relié à un fournisseur s’effectue de la même manière que pour un employé payé par le module de paie. Les heures d’un employé relié à un fournisseur doivent obligatoirement être entrées sur un projet.

 

Il sera impossible de traiter les employés liés à un fournisseur dans les options Gestion des heures et Compilation et lecture hres projets, étant donné que celles-ci servent à entrer et compiler des heures pour le calcul de la paie.

Peu importe la configuration identifiée pour le transfert des heures, soit 1-Normal ou 2-Balancé, dans les Configurations diverses de la Gestion du temps, les dépenses et les frais courus sont calculés lors du transfert des heures. Les heures travaillées par les fournisseurs sont traitées normalement et séparément des heures d’un employé régulier.

 

Conciliation des factures fournisseurs

  maestro* > Projets > Gestion des opérations > Conciliation fournisseur > Conciliation des factures fournisseurs

 

Cette étape consiste à concilier la facture du fournisseur avec les transactions d’heures d’employés ou de machineries liées à un fournisseur.

À la fin de la conciliation, une transaction d’achat de projet est créée.

 

Pour plus de détails concernant le fonctionnement de cette option, consulter la rubrique Conciliation des factures fournisseurs.

 

Rapport de conciliation des factures fournisseurs

  maestro* > Projets > Gestion des opérations > Conciliation fournisseurs > Rapport de conciliation des factures fournisseurs

 

Il est possible de générer un rapport à une date donnée afin de valider les transactions qui sont en attente d’être facturées et de comparer les frais courus calculés avec le grand livre.

 

Achat de projet

  maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Achats > Achat de projet

 

Il est possible de modifier l’achat de projet en y ajoutant des lignes de ventilation.

 

L’utilisateur doit transférer l’achat de projet afin de comptabiliser la facture et de renverser les frais courus pour les transactions qui ont servi à générer la facture.

 

Déboursé par fournisseur

  maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Paiements > Déboursé par fournisseur

 

Un paiement doit être envoyé au fournisseur pour payer le solde dû.

 

Renversement des frais courus pour les transactions non facturables

À l’occasion, il est possible que le fournisseur ne facture pas des travaux pour diverses raisons. Afin d’éliminer ces frais courus de maestro*, il est nécessaire que l’utilisateur les renverse.

  maestro* > Projets > Gestion des opérations > Conciliation fournisseurs > Conciliation des factures fournisseurs

 

  1. Indiquer la période et choisir les fournisseurs voulus.
  2. Afficher les transactions non facturables en cliquant sur l’icône Afficher les transactions non facturables.
  3. Sélectionner les fournisseurs pour lesquels les transactions non facturables doivent être renversées, en cochant la case dans la colonne Sélectionné.
  4. Cliquer sur l’icône Renverser les transactions non facturables.

 

Une transaction de transfert entre projet est créée et transférée automatiquement. Cette transaction a pour objet de renverser les frais courus au Grand Livre.

Les courus non facturés seront renversés dans un projet, une activité et un groupe préalablement définis dans la section Renversement des courus non facturés, sous Conciliation des factures fourn. dans les Configurations diverses des Projets.

  1. L’état des transactions non facturables renversées est changé pour Renversé. Ces transactions sont alors traitées comme facturées et n’apparaissent pas sur le Rapport de conciliation des factures fournisseur, à moins d’avoir été renversées après la date du rapport.

 

Voir aussi

 

Dernière modification : 12 novembre 2024