Convertir des billets de carrière en réception de marchandises et les comptabiliser en frais courus
OBJECTIF
Dans le cadre d’un projet, ou dans le but d’augmenter les stocks d’un produit qui sera éventuellement revendu, il peut être nécessaire de commander du matériel de carrière à l’extérieur. Lors de la livraison, les billets ainsi créés doivent faire référence à la commande. Grâce aux nombreuses fonctionnalités de maestro*, il est non seulement possible d’associer un billet de carrière à une commande, mais en plus de le convertir en réception de marchandise et de transférer rapidement les coûts reliés à celle-ci en frais courus. À la réception de la facture, la dépense est créée et les frais courus sont renversés.
Le processus comprend cinq étapes, chacune effectuée dans un module différent :
- Création de la commande, associée à un projet ou non, selon le cas;
- Entrée des billets de carrière;
- Conversion des billets en réception de marchandise et association à une commande;
- Transfert des coûts en frais courus;
- Entrée de la facture, association à la commande, création de la dépense et renversement des frais courus.
Cette méthode présente de nombreux avantages; elle permet, entre autres, de pouvoir analyser tous les coûts encourus dans un projet sans nécessairement avoir en main toutes les factures.
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Pour être en mesure de transférer les coûts en frais courus, à l’étape 4, il est essentiel de modifier les Configurations diverses appropriées avant de créer la commande avec catalogue. Si les paramètres nécessaires ne sont pas mis en place dès le début du processus, les coûts ne pourront être imputés au projet en frais courus. |
PRÉREQUIS
- Configurations diverses (Achats et approvisionnement – particulièrement, Réception de marchandise)
- Gestion du catalogue
- Gestion des fournisseurs
- Gestion des projets
- Configurations diverses (Billets de carrière)
- Gestion des camions
- Gestion des régions
- Commande avec catalogue
- Réception de marchandise
Sommaire
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La modification des Configurations diverses ne fait pas partie du processus comme tel, cependant, comme c’est un prérequis important, elle est décrite ci-dessous. |
- Modification des Configurations diverses – Achat et approvisionnement
- Création de la commande
- Entrée des billets de carrière
- Conversion des billets en réception de marchandise
- Transfert des coûts en frais courus
- Réception de la facture
Modification des Configurations diverses – Achat et approvisionnement
Comme indiqué plus haut, il est important de modifier les paramètres des Configurations diverses afin de transférer les coûts en frais courus :
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maestro* > Achat et approvisionnement > Maintenance > Achats et approvisionnement > Configurations diverses > Réception de marchandises |
- Dans la section Frais courus, compléter l’information requise :
Champ
Action
Comptabilisation des courus
Indiquer si et comment la comptabilisation des frais courus doit se faire.
Trois choix sont disponibles :
- Aucune
- Commandes et retour de marchandise
- Commandes seulement
NOTE : Cliquer sur le bouton Valeurs multidimensionnelles pour entrer des valeurs spécifiques pour chaque compagnie. S’applique au mode multidimensionnel seulement.
Chaque facture doit être liée à une réception
Cocher la case pour forcer la réception de marchandise pour chaque facture.
Imputation des frais courus
Projet-Activité-Groupe
Permet d’identifier les projets, activités et groupes utilisés pour comptabiliser les frais courus pour le matériel commandé directement pour un projet, sans passer par l’inventaire.
Imputation inventaire couru
Projet-Activité-Groupe
Permet d’identifier les projets, activités et groupes utilisés pour comptabiliser les frais courus pour le matériel commandé pour l’inventaire.
- Cliquer sur Enregistrer pour sauvegarder les paramètres.
- Cliquer sur Quitter.
Création de la commande
Lorsqu’il s’agit de commandes reliées à du matériel pour lequel des billets seront reçus, il est important d’utiliser l’option Commande avec catalogue parce que les billets sont nécessairement liés à des items du catalogue.
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Un produit peut être entré plusieurs fois dans la commande, par exemple, s’il doit être imputé à des activités différentes. |
Entrée des billets de carrière
L’option Billets en lot – gestion des coûts permet d’entrer manuellement les billets payables provenant de fournisseurs. L’utilisateur doit inscrire le code du produit correspondant au matériel reçu ainsi que toutes les autres informations pertinentes requises par le système.
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maestro* > Billets > Billet de carrière > Fonctions > Billets en lot - Gestion des coûts |
- Dans la fenêtre Billets en lot – Gestion des coûts, cocher la case Aucune utilisation interne.
La case Aucune utilisation interne permet de désactiver le champ Source et faire exclusivement la saisie de billets payables.
- Dans la section Valeurs par défaut, compléter l’information ci-dessous :
Champ
Action
No projet
Inscrire le numéro du projet pour lequel la matière première est livrée.
Fournisseur M.P.
Entrer le fournisseur de la matière première pour faciliter la recherche de la commande.
NOTES : Ne pas confondre le Fournisseur M.P. (matière première) avec le Fournisseur Tr. (transport).
En entrant le numéro de la commande de matière première, le code fournisseur indiqué dans la commande sera affiché automatiquement ici.
Commande M.P.
Indiquer le numéro de la commande pour laquelle la matière première est livrée.
NOTE : En entrant le numéro de la commande, le code fournisseur indiqué dans la commande sera affiché automatiquement dans le champ Fournisseur M.P.
- Sous l’onglet Ventilation, remplir l’information requise :
Champ
Action
No billet
Entrer le numéro du billet associé à cette livraison.
No projet
Indiquer le numéro du projet.
NOTES : Le numéro du projet devrait s’inscrire automatiquement s’il a été entré dans les Valeurs par défaut.
Le numéro du projet est obligatoire même si le matériel a été commandé pour l’inventaire. Maestro* fera la distinction lors de la création de la transaction de réception.
Code produit
Indiquer le numéro du produit livré.
Fournisseur M.P.
Maestro* affiche le code du fournisseur.
NOTE : Le numéro du fournisseur devrait s’inscrire automatiquement s’il a été entré dans les valeurs par défaut.
Activité Matière
Inscrire le code de l’activité associée au billet.
NOTE : Le code d’activité est obligatoire même si le matériel a été commandé pour l’inventaire. Maestro*e fera la distinction lors de la création de la transaction de réception.
Quantité
Indiquer la quantité de matière première reçue.
- Répéter l’étape 3 sur la ligne suivante pour chaque livraison.
- Cliquer sur Enregistrer.
Une fenêtre Information s’affiche avec le message « Billet sauvegardé No billet : XXX ». - Cliquer sur OK.
- Cliquer sur Quitter.
Conversion des billets en réception de marchandise
Après la livraison du produit et l’entrée des billets de carrière, il faut créer la réception de marchandise pour la matière première. Grâce à l’option Conciliation/Réception, maestro* permet d’associer les billets à la commande et même, de sélectionner à quelle ligne de la commande correspond le billet. La réception de marchandise est ensuite créée en convertissant les billets.
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maestro* > Billets > Billet de carrière > Fonctions > Conciliation/Réception |
- Dans la fenêtre Conciliation/Réception, remplir les champs ci-dessous :
Champ
Action
Fournisseur
Entrer le fournisseur de la matière première pour faciliter la recherche des billets.
NOTE : En entrant le numéro de la commande, le code fournisseur indiqué dans la commande sera affiché automatiquement ici.
Projet
Inscrire le numéro du projet pour lequel les billets ont été entrés.
Date
Définir la plage horaire correspondant à la période pendant laquelle les billets ont été créés.
Commande
Indiquer le numéro de la commande pour laquelle la réception de marchandise doit être effectuée.
NOTE : En entrant le numéro de la commande, le code fournisseur indiqué dans la commande sera affiché automatiquement dans le champ Fournisseur.
No livraison
Spécifier le numéro de la livraison correspondant à la réception de marchandise qui sera créée.
- Dans la grille, compléter l’information requise :
Champ
Action
Transférer
Cocher les cases correspondant aux billets qui doivent être convertis en réception de marchandise.
No Comm.
Maestro* affiche le numéro de la commande.
No ligne comm.
Sélectionner à quelle ligne de la commande le billet doit être associé.
NOTE : Par défaut, le billet est associé à la première ligne de la commande sur laquelle on retrouve le code de catalogue du produit indiqué dans le billet. Par contre, si le même code de produit figure plusieurs fois dans la commande, par exemple, s’il est imputé à différentes activités de projet, chacune de ces lignes apparaît dans la liste déroulante. Il est important de choisir la ligne appropriée.
No billet
Maestro* affiche le numéro du billet correspondant.
Date
Maestro* affiche la date du billet.
Code produit
Maestro* affiche le code du produit pour lequel le billet a été créé.
Description
Maestro* affiche la description de ce produit.
No Vr tr
Maestro* affiche le numéro du camion qui a transporté le matériel.
Kilo.
Maestro* affiche le nombre de kilomètres parcourus entre le point de départ du camion et le point de livraison.
Quantité
Maestro* affiche la quantité du produit qui a été livrée.
PU
Maestro* affiche le prix unitaire tel qu’indiqué sur le billet.
Heure
Maestro* affiche le nombre d’heures requises pour livrer le matériel, entre le moment du départ de camion et de son arrivée.
TH
Maestro* affiche le taux horaire facturé pour la livraison du matériel.
Montant
Maestro* affiche la valeur totale du produit tel qu’indiquée sur le billet.
Projet
Maestro* affiche le numéro du projet auquel est associé le billet.
Activité
Maestro* affiche l’activité à laquelle est associé le billet.
Groupe
Maestro* affiche le groupe auquel est associé le billet.
- Cliquer sur Appliquer.
Une fenêtre Confirmation s’affiche avec le message « Voulez-vous faire une réception de marchandises pour la commande XXX? ». - Cliquer sur Oui.
Une fenêtre Information s’affiche avec le message « Réception de marchandises complétée ». - Cliquer sur OK.
- Cliquer sur Quitter.
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Une fois la conversion en réception de marchandise faite, les billets sont considérés comme « facturés » par maestro*. La facture qui sera éventuellement reçue pour ces billets devra être entrée dans le module Achat et approvisionnement, dans l’option de facturation en lien avec les commandes catalogue, et non dans le module des Billets. |
Transfert des coûts en frais courus
La réception de marchandise a été effectuée, mais les coûts n’ont pas encore été imputés au projet. Le transfert se fait au moyen de l’option Réception de marchandise.
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Comme indiqué auparavant, les paramètres des Configurations diverses doivent être modifiés avant la création de la commande avec catalogue pour transférer les coûts en frais courus. |
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maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Commandes > Réception de marchandises |
- Dans la fenêtre Réception de marchandise, double-cliquer sur la ligne correspondant à la réception de marchandise qui doit être transférée.
- Vérifier puis transférer la transaction de réception.
Après le traitement de l’information, une fenêtre Visualiseur de rapport Maestro s’affiche; le rapport Transfert des transactions présente une description des écritures de frais courus. - Cliquer sur Fermer pour quitter le visualiseur.
- Cliquer sur Quitter pour fermer la fenêtre.
Réception de la facture
C’est à la dernière étape du processus que les frais courus sont renversés, lorsque la facture crée la dépense finale au projet.
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maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Commandes > Facturation |
- Dans la fenêtre Facturation, sous l’onglet Commande à facturer, entrer le numéro approprié dans le champ Commande.
- Dans la section Réceptions reliées à cette commande, cocher la case Sélectionner sur les lignes appropriées pour indiquer les réceptions pertinentes à la facture reçue.
- Cliquer sur le bouton Accepter.
La fenêtre Facturation sur commandes catalogue affiche toute l’information relative à la commande, y compris les réceptions de marchandises. - Dans la section Commande, inscrire le numéro correspondant dans le champ No facture.
- Cliquer sur Enregistrer pour sauvegarder la saisie de la facture.
Les détails de la transaction sont affichés au haut de la fenêtre, dans la section Sommaire des transactions non transférées. - Vérifier puis transférer la transaction.
Après le traitement de l’information, une fenêtre Visualiseur de rapport Maestro s’affiche; le rapport Transfert des transactions présente une description de la facturation des commandes de même que les détails reliés aux écritures des frais courus du projet ou de l’inventaire. - Cliquer sur Fermer pour quitter le visualiseur.
- Cliquer sur Quitter pour fermer la fenêtre.