Gestion des sous-traitants pour l'industrie de la construction résidentielle

Objectif

Les sous-traitants de l’industrie de la construction résidentielle sont confrontés à de réelles difficultés quand vient le temps de coordonner des équipes se déplaçant entre différents sites, notamment lorsqu’ils doivent répartir des équipes, valider l’exécution du travail, communiquer l’exécution du travail et facturer les montants adéquats aux clients conformément aux ententes ou contrats conclus. Ces ententes sont généralement organisées selon les projets et phases de construction individuelle.

Maestro* propose différentes fonctionnalités visant à aider ces métiers avec ces tâches. Pour y parvenir, certaines configurations très particulières sont requises.

À titre d’exemple, ce document utilisera un sous-traitant dans le domaine de travaux de nivelage, qui effectuera du bétonnage pour de nouvelles maisons. Il existe certaines différences entre ce scénario et la gestion d’autres types de sous-traitants, comme les électriciens et les plombiers.

En général, quatre types de bétonnage différents sont possibles pour chaque maison : le garage, le sous-sol, les escaliers et l’entrée. D’autres types sont possibles, mais ces derniers sont les plus courants.

 

Avec les autres sous-traitants, il existe généralement trois types de travail consécutifs : la pose préliminaire, l’installation et la finition.

 

Prérequis

  • Le module Bons de travail doit être installé
  • Le module Commande inventaire doit être installé

 

Sommaire

 

Étapes

Méthode de fixation des prix

Les travaux de bétonnage sont généralement facturés au mètre carré. Les prix diffèrent pour chaque type de travail.

Par exemple, l’épaisseur du béton pour un garage ne sera pas la même que pour une entrée. La préparation et le type de béton utilisé différeront également. Ainsi, le sous-traitant fournira un prix par type de travail et par M2. Parfois, un lot en particulier peut comporter des éléments (p. ex. le nivellement) peut influencer le prix et/ou les quantités. Pour simplifier les choses, nous nous en tiendrons à la facturation au M2 dans cet exemple.

 

Pour les autres sous-traitants, le prix est souvent établi en fonction du modèle de la maison. Généralement, un prix fixe sera donné selon le modèle.

 

Configurer des produits et des prix

Étant donné qu’il y a quatre types de pose de béton, la meilleure approche consiste à avoir quatre produits, soit un pour chaque type avec des prix unitaires par défaut. La fixation des prix pour chaque projet résidentiel et pour chaque phase sera expliquée lors de l’établissement du contrat de facturation.

Si les produits diffèrent d’un client à l’autre, il sera peut-être nécessaire de définir des produits propres aux clients.

 

La meilleure approche consiste à créer un produit par modèle. L’on présuppose que le même modèle reviendra lors de plusieurs phases et projets de construction résidentielle, mais que son prix différera selon la région et le temps estimé des travaux.

 

Configurer un modèle de bon de travail

Afin de simplifier la création de nouveaux bons de travail, la meilleure approche consiste à créer des modèles de bons de travail qui seront sélectionnés lors de la création de bons de travail pour un projet/phase/lot en particulier. Les modèles sont comme des bons de travail préconfigurés. L’approche la plus simple pour le bétonnage serait d’avoir quatre modèles, soit un pour chaque type de travail.

Dans l’exemple ci-dessus, la quantité n’est pas importante. Elle peut tout simplement être définie à « 1 » dans le modèle, car la valeur exacte en M2 sera entrée lorsqu’un bon de travail sera créé pour un lot en particulier suivant la réception d’un bon de commande (BC) du service de construction résidentielle.

 

En ce qui concerne les autres sous-traitants, des modèles devraient être créés pour chaque modèle de maison. Étant donné que l’installation s’effectue en 3 phases, l’on s’attendrait aussi à avoir trois modèles de bons de travail pour chaque modèle et chaque phase.

 

Traiter le bon de travail suite à la réception d’un bon de commande résidentielle

Lorsque le bon de commande est reçu, celui-ci devrait contenir l’adresse du travail (lot spécifique), le modèle de la maison et une quantité. Pour le bétonnage, l’on peut s’attendre à recevoir un bon de commande différent pour chaque type de travail ainsi que la quantité adéquate. Un bon de travail devrait être ouvert immédiatement avec une date d’exécution prévue.

Lorsque vous cliquez sur le bouton pour créer un nouveau bon de travail, la fenêtre de sélection ci-dessous apparaît :

 

Afin que la fenêtre de sélection des modèles apparaisse, il est nécessaire d’activer la fonction Gestion des modèles, disponible sous l’icône Configuration. Cette configuration est définie par utilisateur.

 

Une fois cette sélection affichée, l’utilisateur devrait entrer l’adresse du travail et la quantité adéquate indiquée sur le bon de travail.

Vous devez également définir un projet afin de saisir les coûts et revenus, qui seront couverts dans la section Configuration des projets. La meilleure approche serait d’avoir un projet par projet de construction résidentielle et par phase.

De cette façon, il sera possible de déterminer la rentabilité par projet. Cette approche permettra également d’utiliser le numéro de projet en tant que source pour établir le prix facturé par produit.

 

Définir les produits requis

Nous arrivons à l’étape de commander les produits requis pour effectuer le travail. Le principal produit requis pour le bétonnage est, bien sûr, le béton. Pour chaque type de bétonnage, nous devons définir la nomenclature de produits.

Pour ce faire, nous devons accéder à l’option Gestion des nomenclatures de produits.

Cette option permet de définir des assemblages de produits qui seront par la suite utilisés à partir des commandes. Dans cet exemple, nous estimons que nous avons besoin de 0,5 M3 de béton pour chaque M2 de bétonnage. Si d’autres produits sont nécessaires, tels que des grilles de fibre de verres ou des barres d’armature, ils peuvent aussi être ajoutés ici. Ces articles seront automatiquement copiés dans chaque bon de travail où se retrouve cette nomenclature de produits.

Voici la définition de l’item de catalogue lié à la nomenclature de produits.

Remarquez que le champ « État » contient la valeur « Kit. » Cette information est importante pour l’étape suivante, où les items requis seront automatiquement insérés dans le bon de travail. Lorsqu’une quantité est entrée dans l’onglet Item à facturer pour ces articles, la nomenclature de produits est automatiquement insérée dans l’onglet Matériel utilisé, tel que montré ci-dessous :

Rappelez-vous que la quantité en M2 était de 149, ce qui se convertit en 74,5 M3, conformément à ce qui était défini dans notre nomenclature de produits.

 

Si vous changez la quantité de l’item à facturer, les quantités de la nomenclature de produits apparaissant dans l’onglet matériel utilisé seront aussi mises à jour automatiquement.

 

De ce point, nous aimerions transférer ces articles vers un bon de commande. Une configuration est requise afin de définir la méthode d’approvisionnement désirée. Pour ce faire, vous devez accéder à l’option Configurations diverses du module Projets et, pour le champ Transfert du matériel, définir la valeur 3-Commande catalogue.

Après avoir sauvegardé le bon de travail, il est temps de transférer les items vers un bon de commande en cliquant sur l’icône de transfert et en sélectionnant seulement la section Transfert du matériel.

Maestro* crée le bon de commande suivant.

Comme vous pouvez le voir, le statut du bon de commande est Réservé. Cette configuration vise à assurer que quelqu’un passera le bon de commande en revue avant de le confirmer. Cette méthode assure également que tous les bons de commande sont validés avant d’être confirmés.

Un fournisseur par défaut est également sélectionné. Il s’agit du fournisseur par défaut défini dans la Gestion des types. Le type d’item peut à son tour être configuré dans chaque item du catalogue. Le fournisseur peut être modifié à cette étape, si nécessaire.

Un bon de commande sera créé en fonction du fournisseur par défaut. Donc, si une nomenclature de produits contient plusieurs produits, un bon de commande sera créé pour chaque fournisseur par défaut. Vous aurez encore la possibilité de le changer avant de vous engager à l’égard du bon de commande. Cette étape vise uniquement à indiquer au système comment consolider les articles.

Si vous désirez vous assurer que le bon fournisseur a été sélectionné, vous pouvez utiliser un fournisseur Interne. Ce paramètre est défini dans l’option Gestion des fournisseurs, en sélectionnant la case Interne.

Lorsqu’un fournisseur par défaut est sélectionné dans un bon de commande, il est impossible de confirmer le bon de commande. Vous obtenez le message suivant :

Bien sûr, vous pouvez avoir plus d’un fournisseur interne, donc un pour chaque type de fournisseur.

 

Répartir un bon de travail (facultatif)

Si le module Répartition des bons de travail n’est pas installé, rendez-vous à l’étape Facturation des bons de travail.

Pour l’instant, nous ne décrirons pas explicitement le fonctionnement de la répartition. Nous nous concentrerons uniquement sur les exigences spécifiques liées à la documentation actuelle. Pour plus de détails sur la Répartition des bons de travail, consultez le menu F1.

Les sous-traitants travaillent généralement en équipe. À ce stade-ci, seul le chef d’équipe devrait être défini en tant qu’employé dans maestro* et affiché dans la répartition. Si les équipes sont des sous-traitants, elles devraient tout de même être définies en tant qu’employés. La seule différence est que leur code de fournisseur sera défini dans le fichier de l’employé.

Accédez à l’option Gestion des employés, créez l’employé et indiquez le code de fournisseur.

Ce faisant, vous vous assurez que ces ressources (sous-traitants) ne seront pas traitées comme des employés réguliers lors de la paie. Consultez la section Gestion de la paie aux sous-traitants afin de connaître le traitement à effectuer pour les bons de commande de sous-traitants.

Lors de la répartition, il est possible de sélectionner les employés qui seront affichés. Vous évitez ainsi de montrer les employés auxquels les bons de travail ne devraient pas être affectés.

Cette approche consisterait à créer un « Type d’emploi » pour les chefs d’équipe dans l’option Gestion des types d’emploi et à les montrer uniquement dans la répartition.

À partir de ce point, vous répartissez les bons de travail entre les chefs d’équipe. L’écran suivant s’afficherait alors.

 

Actuellement, il est difficile de définir l’heure requise dans le bon de travail de façon à ce que le temps requis soit automatiquement défini dans la répartition. Il est de la responsabilité du répartiteur de faire les ajustements nécessaires après avoir affecté le bon de travail à un chef d’équipe.

 

Lier un bon de commande à la répartition des bons de travail

Les bons de commande créés sont liés aux bons de travail. Lorsqu’un bon de travail est réparti, nous aimerions également répartir les bons de commande. Pour ce faire, nous devons indiquer au système les bons de commande qui sont liés aux bons de travail. Pour ce faire, vous devez cliquer avec le bouton droit sur la répartition et sélectionner l’option Modifier la répartition.

La fenêtre intitulée Entrer la répartition du bon de travail apparaît :

Plusieurs bons de commande peuvent apparaître à l’écran. Vous devrez sélectionner les bons de commande appropriés pour cette répartition en particulier. La date et l’heure seront ensuite liées.

Ensuite, si vous déplacez la répartition dans le calendrier, la date et l’heure de livraison du bon de commande changeront également. Cette fonction est très utile pour donner des informations au fournisseur, comme vous le verrez à l’étape de la Génération d’un horaire pour les équipes et les fournisseurs.

Si vous désirez afficher les bons de commande dans l’écran de répartition, vous devez suivre les étapes suivantes :

  1. À partir de la fenêtre de répartition, cliquer sur l’icône Configuration. La fenêtre intitulée Options apparaît.
  2. Cliquer sur l’onglet Grille de répartition. La fenêtre se divise en cinq onglets. Cliquer sur l’onglet Options d’affichage.
  3. Sous la section intitulée Concernant les appels de service et bon de travail, cocher Afficher les commandes, puis enregistrer.

 

Générer un horaire pour les équipes et les fournisseurs (sous-traitants)

Il existe plusieurs façons de créer des horaires pour les équipes, mais les horaires des fournisseurs sont disponibles uniquement à partir du menu.

Pour imprimer un horaire de travail d’un employé à partir de la répartition :

  1. Sélectionner un employé dans la section de gauche, puis cliquer droit sur le nom de l’employé. Le menu suivant apparaît.
  2. Choisir Imprimer l’horaire.
  3. Indiquer la date pour laquelle vous souhaitez effectuer l’impression.
  4. Le rapport Horaire des employés apparaît à l’écran 

Pour imprimer l’horaire des employés et celui des fournisseurs :

  1. À partir du menu, vous pouvez imprimer des horaires pour les employés ainsi que les fournisseurs.

Ce qui est intéressant au sujet de ces options, c’est qu’elles peuvent couvrir plusieurs journées, par exemple, une semaine entière. Vous pouvez également générer un horaire pour tous vos employés.

 

Gérer le paiement des sous-traitants

Différentes approches peuvent être employées. S’ils sont payés individuellement, vous pourriez les rémunérer par le biais de la paie. Les salaires horaires peuvent être configurés sans retenues dans la version 3.02.

Une autre méthode consiste à utiliser notre nouvelle fonction Conciliation des factures fournisseurs. Le module Conciliation des fournisseurs doit être installé pour utiliser cette fonctionnalité.

En ayant plusieurs employés tous associés au même fournisseur, maestro* vous permettra de rapprocher une facture de fournisseur avec toutes les entrées de coûts individuelles. Pour plus de détails, consultez le document dans le menu F1 intitulé Conciliation des heures fournisseurs.

Cette dernière approche serait utilisée si vous vouliez gérer les sous-traitants par le biais des bons de commande. Cette approche s’avère aussi intéressante, car elle vous permet de gérer les équipes internes et externes de la même façon afin d’évaluer la performance des équipes internes comparativement à celle des équipes externes.

Un fournisseur interne doit d’abord être défini. Celui-ci sera le fournisseur par défaut pour le produit d’installation qui sera créé. Nous allons maintenant créer ce fournisseur.

Normalement, un prix serait fourni aux constructeurs résidentiels pour chaque type de travail et chaque modèle. Cette approche consisterait à créer un modèle de bon de travail pour chaque combinaison de type de travail et de modèle. Ainsi, lors de la création d’un nouveau bon de travail, seule une sélection de modèle serait nécessaire.

Dans ce scénario, nous présupposons également que les prix sont par M2. Pour commencer, nous créerions quatre produits en M2 de cette façon.

Pour l’instant, créez l’article avec les informations suivantes :

Champ

Instructions

Type

Entrez le type d’article.

État

Entrez la valeur KIT.

Unité/Inventaire

Entrez M2.

Prix de vente

Entrez un prix de 200 $/M2.

Trois autres items pour Garage, Passerelle et Escalier (STAIRS) devraient être créés avec la même configuration. Le seul élément qui doit changer est le champ Prix de vente.

Des articles sont prévus pour chaque type de placement. Nous créerons donc une nomenclature de produits pour chaque combinaison de produit/type de bétonnage.

L’exemple suivant est pour un sous-sol:

En transférant un bon de travail avec ces articles, deux bons de commande seront créés : un pour le béton et un autre pour l’installation par le sous-traitant.

Maestro* a créé deux bons de commande

Pour ce sous-traitant, vous aurez ce bon de commande pour 150 M2 au tarif de 25 $/M2, ce qui totalise 3750 $.

Ce bon de commande est lié au bon de travail. Ainsi, en répartissant le bon de travail, vous faites de même pour le bon de commande. Lorsque le travail est exécuté par le sous-traitant, celui-ci enverra sa facture, qui sera ajoutée à ce bon de commande. Entre-temps, des coûts seront engagés pour le bon de travail et la tâche qui y est associée.

 

Comparer les équipes internes et externes

Lorsqu’un bon de travail est affecté à un chef d’équipe (soit interne ou externe), le fournisseur du bon de commande sera modifié en fonction du sous-contrat rattaché à l’employé externe ou encore le bon de commande sera converti en bon de commande de type P2P, où les coûts, tels qu’établis dans le bon de commande, seront affectés à la tâche, et des revenus seront affectés à une tâche de suivi de la rentabilité interne. Lorsque vous passez d’un bon de commande à un P2P, le fournisseur est supprimé. Il réapparaîtra lorsque vous passez au mode précédent en utilisant la répartition.

 

Suivre la rentabilité interne

Ici, nous voulons que les coûts attribués au bon de travail soient les mêmes, qu’une équipe interne ou externe soit utilisée. Lorsque c’est une équipe interne, des revenus seront attribués à une autre tâche interne. Nous ajouterons aussi à cette tâche les heures travaillées à l’interne par ces équipes. Normalement, l’on s’attend à ce que l’utilisation des ressources internes soit plus rentable que l’utilisation d’équipes externes. C’est l’objectif de cette approche.

 

Configurer les projets

Étant donné que le travail sur un lot n’est généralement pas très complexe, il est plus facile de créer un projet par phase de construction résidentielle.

 

Facturer ces bons de travail

Ce qui est réellement facturé, c’est l’item à facturer qui correspond au service fourni, par quantité. Afin de procéder à la facturation, nous devons créer un contrat de facturation à partir de l’option Gestion des projets de facturation. Dans cette industrie, plusieurs lots/bons de travail sont facturés en même temps sur la même facture.

Il est possible de facturer des éléments supplémentaires, qu’il s’agisse d’articles à facturer ou de coûts directs, si ceux-ci sont configurés correctement. Normalement, on aurait une section d’activités facturables, et la plupart feraient partie du contrat de facturation de base.

Un contrat de facturation créé à partir de la Gestion des projets de facturation y serait lié afin de définir les règles de facturation, et tous les bons de travail seraient affectés à ce projet. La rentabilité par bon de travail peut facilement être consultée, et il est aussi possible de déterminer la rentabilité globale d’une phase. Si, pour quelque raison que ce soit, il est préférable de créer un projet par lot, un projet devra être créé lorsque du travail est attribué à un nouveau lot. Afin de simplifier cette tâche, un projet maître doit être créé pour la phase de construction résidentielle pour laquelle un contrat de facturation des bons de travail sera créé.

Ce contrat de facturation sera utilisé pour facturer tous les lots en indiquant d’inclure le projet des sous-traitants. La case Imputer les revenus aux sous-projets doit aussi être cochée, car les revenus doivent être attribués à chaque lot.

 

Autres fonctionnalités

L’option Gestion des états d’avancement permet d’effectuer le suivi des différents états du bon de travail. Souvent, les bons de travail sont mis en attente parce que des tâches doivent être effectuées par d’autres sous-traitants. Cette information apparaîtra dans la répartition et peut être ajustée en cliquant avec le bouton droit de la souris sous la répartition et en sélectionnant l’option Modifier l’état d’avancement dans le menu déroulant. Vous pouvez aussi modifier le champ destiné à la progression des états directement dans le bon de travail.

 

Voir aussi 

 

Dernière modification : 12 novembre 2024