Réquisition - Commande fournisseur
OBJECTIF
La réquisition– commande fournisseur permet de transformer une réquisition en commande avec catalogue.
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La réquisition doit être à l’état Confirmée. Il est possible de créer une commande à partir de plusieurs réquisitions à l’aide de la fonctionnalité Compilation des réquisitions. |
prérequis
- Réquisition
Étapes
Transformer une réquisition en commande
- Cliquer sur l’icône Afficher les réquisitions prêtes à être traitées.
- Sélectionner une Réquisition.
Si des documents ont été reliés à la réquisition, ils sont accessibles à partir de l’icône Documents.
- Compléter ou modifier les informations provenant de la réquisition dans l’onglet Détails :
Un fournisseur doit être entré au champ Code Four et une quantité doit être inscrite au champ .Qté inv pour être en mesure de transférer la réquisition dans les commandes.
Champ
Description
Code Four
Code du fournisseur issu de la Gestion des fournisseurs.
No adresse
Numéro d’adresse du fournisseur.
NOTE : Par défaut, le système affiche l’adresse de la Gestion des fournisseurs.
NOTE : Il est possible de configurer plusieurs adresses pour un même fournisseur à l’aide de l’option Gestion des adresses de fournisseurs.
Contact
Nom du contact chez le fournisseur.
Date commande
Date de la commande d’achat.
NOTE : Le système inscrit la date de travail par défaut.
Livraison
Date de livraison par défaut de la commande d’achat.
NOTE : Le système inscrit la date requise de la réquisition par défaut.Si cette dernière n’est pas complétée, le système inscrit la date de travail.
Terme de paiement
Terme de paiement issu de la Gestion des termes de paiement applicable par défaut pour la facture.
NOTE : Si un terme de paiement est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il s’inscrit automatiquement.
NOTE : Le système détermine la date due des factures entrées en fonction du terme de paiement applicable.
% Retenue
Pourcentage de retenue applicable sur l’achat lors de la facturation.
Impression d’un bon
- Oui
- Non
Les commandes à Oui sont disponibles lors du lancement d’une impression à partir de l’option Impression des commandes.
Les commandes à Non ne sont pas disponibles lors du lancement d’une impression à partir de l’option Impression des commandes.
Bon de travail
Numéro du bon de travail rattaché à la commande.
NOTE : Le système inscrit le bon de travail inscrit sur la réquisition, s’il y a lieu.
NOTE : Le système permet de choisir un bon de travail existant que si le module Bons de travail est installé.
- Section Valeurs par défaut :
Champ
Description
Compagnie
Nom de la compagnie.
NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Projet
Numéro du projet affecté par l’achat.
NOTE : La liste des projets disponibles apparaît selon la Gestion de la sécurité.
Groupe
Groupe affecté par l’achat.
Activité
Activité affectée par l’achat.
No appel
Numéro de l’appel de service lié à la commande.
NOTE : Cette fonctionnalité est disponible si le module Appels de service est installé.
Emplacement
Emplacement par défaut issu de la Gestion des emplacements.
- Section Ventilation :
Ces informations proviennent de la réquisition et elles ne peuvent être modifiées.
Champ
Description
Code d’inventaire
Code d’inventaire
Description
Description de l’item.
Compagnie
Nom de la compagnie.
NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Unité
Unité de conversion.
Emplacement
Emplacement de l’item.
Localisation
Localisation réelle de l’item au système.
Caract.
Caractéristique de l’item.
Identification
Identification de l’item.
No réservation
Numéro de réservation.
Qté inv.
Quantité commandée selon l’unité d’inventaire.
NOTE : Une quantité doit être inscrite dans ce champ pour être en mesure de transférer la réquisition dans les commandes.
Unité inv
Unité de mesure associée à l’inventaire dans la Gestion du catalogue.
Qté four
Quantité commandée selon l’unité du fournisseur.
Unité four
Unité de mesure associée au fournisseur dans la Gestion du catalogue.
Qté disp
Quantité disponible en stock au moment de l’entrée de la commande.
Qté en .comm
Quantité en commande sur l’item.
P.U. Inv
Prix unitaire selon l’unité d’inventaire.
P.U. Four
Prix unitaire selon l’unité du fournisseur.
Esc %
Pourcentage d’escompte.
Montant
Montant de la ligne de ventilation.
Tx
Code de taxes applicable.
Tx
Code de taxes applicable.
Reçu Inv
Quantité reçue selon l’unité d’inventaire sur cette commande.
Reçu Four
Quantité reçue selon l’unité du fournisseur sur cette commande.
Projet
Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel projet la dépense appartient.
Activité
Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la dépense appartient.
Groupe
Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense appartient.
État
Complété par défaut lors de l’enregistrement du contrat en fonction de son avancement dans le système.
Document
Permet de joindre un document à la commande.
Imprimer .doc
Imprime le document joint lors de l’impression de la commande, si la case est cochée.
Date livraison
Date de livraison prévue.
Date réquisition
Date de la réquisition, si la commande a été créée à la suite de l’entrée d’une réquisition à l’option Réquisition.
No appel
Numéro de l’appel de service lié à la commande.
Description longue
Permet d’entrer manuellement une description plus complète de l’item.
Devise
Devise de la compagnie sélectionnée.
NOTE : Disponible seulement si les fonctionnalités multidimensionnelle et multidevise sont installées seulement.
Si un budget est entré en lien avec les projets, activités et groupes saisis, le système vérifie s’il y a dépassement du budget lors de l’enregistrement si cette fonctionnalité est activée dans les Configurations diverses.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Livraison :
Champ
Description
Endroit
- Alternatif
- Contact
- Cie
- Four
- Adresse livr. four.
- Client
- Liste
- Projet
Endroit des travaux.
Permet de créer une adresse temporaire.
Permet d’utiliser une adresse associée à un contact issu de l’option Gestion des contacts.
Utilise l’adresse entrée dans les paramètres de la compagnie.
Permet d’utiliser l’adresse définie dans la Gestion des fournisseurs pour le fournisseur sélectionné.
Permet d’utiliser une adresse issue de l’option Gestion des adresses de fournisseurs.
Permet d’utiliser une adresse issue de l’option Gestion des clients.
Permet d’utiliser une adresse issue de la Gestion des adresses.
Utilise l’adresse inscrite dans la Gestion des projets du projet sélectionné.
Spécification
Permet d’avoir accès aux bases de données liées en fonction de la sélection faite au champ Endroit.
Transport
Transport issu de la Gestion des abréviations.
FOB
Incoterm issu de la Gestion des abréviations.
Requérant
Personne qui a fait la demande.
NOTE : Si la commande a été créée à la suite d’une réquisition, le requérant par défaut est celui qui a entré la réquisition au système.
À l’attention de
Contact lors de la livraison.
Acheteur
Numéro de l’usager qui a entré la commande.
Spécification
Spécification pour la commande issue de la Gestion des spécifications.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Mémo : permet d’entrer un mémo en lien avec la commande.
- Cliquer sur Transférer cette réquisition dans les commandes.
- Choisir un Nouvel état.
Il est possible de choisir un état si l’approbation avancée des commandes est activée dans les Configurations diverses.
Un état par défaut peut être défini dans l’icône Configuration.
- Imprimer ou non un bon de réquisition.
La commande est maintenant disponible dans l’option Commande avec catalogue.
Voir aussi
- Gestion des fournisseurs
- Gestion des adresses de fournisseurs
- Gestion des termes de paiement
- Impression des commandes
- Gestion des emplacements
- Gestion du catalogue
- Gestion des spécifications
- Gestion des abréviations
- Commande avec catalogue