Vérification des certifications – Fournisseurs
Objectif
L’option Vérification des certifications permet de déterminer quelles certifications sont échues pour une période donnée, et ce, pour les fournisseurs ainsi que les clients. De plus, cette option permet d’envoyer des courriels de rappel à ces fournisseurs dont la certification est échue.
Il est également possible d’imprimer une liste de ces certifications.
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Pour de plus amples informations sur la vérification des certifications pour les clients, se référer à l’aide Vérification des certifications – Clients. |
Prérequis
Icônes
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Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessous. |
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Icône |
Titre |
Sert à |
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Accepter |
Accéder à la deuxième fenêtre de la Vérification des certifications une fois les champs de la section Paramètres remplis. |
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Envoyer à tous les destinataires |
Envoyer un courriel aux contacts liés à une certification échue ou venant à échéance. Une adresse courriel doit être enregistrée dans le dossier de la compagnie, dans la Gestion des contacts. |
Étapes
| maestro* > Achat et approvisionnement > Maintenance > Maintenance fournisseurs > Vérification des certifications |
- Dans la fenêtre Vérification des certifications, remplir les champs de la section Paramètres :
Champs
Action
Fournisseur
Si la case est cochée, affiche dans la grille tous les fournisseurs pour lesquels les certifications seront vérifiées.
NOTE : Case cochée par défaut. Si elle n’est pas cochée, sélectionner les fournisseurs désirés dans la grille.
Borne de dates d’expiration
Sélectionner les dates de début et de fin de la période pour laquelle les certifications expirées seront affichées au moyen des menus déroulants.
NOTE : Ce champ est facultatif.
Certificats sans date d’expiration
Si la case est cochée, les certifications sans date d’expiration seront prises en compte dans la grille de certifications échues.
Il est possible de sélectionner des filtres à afficher pour effectuer une recherche parmi la liste des fournisseurs. Pour ce faire :
- Cliquer avec le bouton droit de la souris dans n’importe quelle cellule du tableau. Un menu contextuel apparaît.
- Dans le menu, cliquer sur l’option Configuration. La fenêtre Options s’affiche.
- Sélectionner ou désélectionner des cases à cocher dans la colonne Filtrer. Cliquer sur Ok.
- Cliquer sur l’icône Accepter.
La fenêtre Vérification des certifications s’affiche. Une liste des certifications échues ou venant à échéance se trouve dans la section Certifications.
Le titre Certifications est suivi des dates sélectionnées dans les deux champs Bornes de dates d’expiration à la première étape.
Plusieurs colonnes se trouvent dans cette grille :
Colonne
Description
Sélection
Si la case est cochée, la ligne de la certification sera sélectionnée.
Fournisseur
Affiche le code du fournisseur.
NOTE : Champ Code de l’option Gestion des fournisseurs, ou le champ Fournisseur de l’option Gestion de contacts, icône Compagnie.
Nom
Affiche le nom du fournisseur.
NOTE : Champ Nom dans l’option Gestion des fournisseurs, ou champ Compagnie dans l’option Gestion des contacts, icône Compagnie.
Code
Affiche le code de la certification.
NOTE : Champ Code dans l’option Gestion des certifications.
Description
Affiche la description de la certification.
NOTE : Champ Description dans l’option Gestion des certifications.
Contact
Affiche le numéro de la compagnie contact.
NOTE : Champ Numéro dans l’option Gestion de contacts, icône Compagnie.
Nom du contact
Affiche le nom du fournisseur.
No projet
Affiche le projet pour lequel la certification est utilisée.
No référence
Affiche le numéro de la certification, qui sert de référence.
Date de délivrance
Date à laquelle la certification a été obtenue.
Date d’échéance
Date à laquelle la certification n’est plus valide.
No validation
Affiche le numéro témoignant l’authenticité de la certification.
NOTE : Information retrouvée sur le site du gouvernement pour vérifier si l’attestation est valide.
Date de validation
Affiche la date à laquelle la certification a été vérifiée sur le site du gouvernement.
Note
Indique s’il y a un mémo. Double cliquer dans la cellule pour afficher la fenêtre Mémo (Modification).
Documents
Double-cliquer dans la cellule pour ouvrir la fenêtre Gestion des documents.
NOTE : Permet de consulter, entre autres, la certification et la preuve de la validité de la certification.
Inactif
Si la case est cochée, indique que la certification est inactive.
NOTE : La vérification de la validité de la certification ne sera pas effectuée. Aucun message d’erreur ne mentionnera que la certification est échue.
Dernier rappel
Indique la date et l’heure auxquelles le dernier courriel de rappel a été envoyé.
Pour modifier l’affichage des colonnes :
- Cliquer avec le bouton droit de la souris dans n’importe quelle cellule du tableau. Un menu contextuel apparaît.
- Dans le menu, cliquer sur l’option Configuration. La fenêtre Options s’affiche.
- Sélectionner ou désélectionner des cases à cocher dans la colonne Affichage. Cliquer sur Accepter.
- Cliquer sur l’icône Sélectionner tout pour envoyer un courriel à tous les fournisseurs, ou cocher les cases des fournisseurs désirés dans la colonne Sélection.
Le message qui sera envoyé devra au préalable avoir été modifié dans l’option Configuration des envois.
- Cliquer sur l’icône Envoyer à tous les destinataires.
Il est possible que le message d’avertissement « Le courriel est manquant pour le contact XXX » s’affiche.
Pour ajouter une adresse courriel :
- Aller dans l’option Gestion des contacts de maestro*.
- Cliquer sur l’icône Compagnie.
- Inscrire le numéro du contact dans le champ Numéro. Les informations du contact s’affichent.
- Entrer une adresse courriel dans le champ Courriel, puis s’assurer que le Mode de correspondance sélectionner est Courriel, dans la section Téléphone.
- Cliquer sur l’icône Enregistrer (F12).
- Le message d’avertissement « Envoi de courriels terminé » s’affiche. Cliquer sur Ok.
Pour imprimer la liste, cliquer sur l’icône Liste des certifications (Ctrl+P) pour ouvrir la fenêtre Visualiseur de rapport Maestro - [Liste des certifications] et ensuite imprimer la liste.
- Cliquer sur l’icône Enregistrer (F12).
- Cliquer sur l’icône Quitter.
Voir aussi
- Consultation des fournisseurs
- Comment faire Gestion de l'information relative à la Loi 28 dans maestro*