Essai des T4 et Relevé 1
Objectif
Pour plusieurs, les procédures de fin d’année sont synonymes de frustation et de perte de temps. Les essais et vérifications proposés dans ce document vous permettront de valider les données et les configurations de maestro* de façon à effectuer les correctifs nécessaires sur les paies de l’année avant de procéder à l’impression finale des T4 et des Relevé 1.
- Les salaires bruts fédéraux et provinciaux;
- Les avantages imposables, les vacances et les primes;
- Les soldes des comptes de retenues à la source comparativement à ceux du registre de paie;
- Le rapport des feuillets T4/Relevé 1 et le registre de paie afin de s’assurer que les revenus et les retenus soient inscrits dans les cases appropriées;
- L’exactitude des retenues RPC/RRQ, AE, et RQAP.
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Pour accéder à la nouvelle option Essai T4 et Relevé 1, il est possible que la sécurité des utilisateurs doive être modifiée. Voir l’aide sur la Gestion de la sécurité. |
prérequis
Sommaire
- Sélection de l’année
- Vérification des données
- Impression des feuillets T4, T4A et Relevé 1 (étape facultative)
- Correction des données
- ANNEXE – Erreurs courantes
Étapes
Sélection de l’année
Avant toute chose, il est primordial de s’assurer de travailler au sein de la bonne année civile, en sélectionnant l’année 2024 dans le choix de l’année active. Il est possible de modifier l’année active en accédant au module Gestion du temps, Paie et en sélectionnant l’année active à partir de la barre d’état.
Vérification des données
Réinitialisation du numéro de séquence
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maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Essai des T4 et Relevé 1 |
- À l’écran Essai des T4 et Relevé 1, cliquer sur l’icône Configuration.
- Choisir l’option Configuration.
- Dans la section Emplacement des fichiers de travail, vérifier ou modifier le chemin d’accès où seront sauvegardées les données propres à l’essai.
- Dans la section Paies considérées, cocher la case ayant pour nom Selon l’année d’imposition, si ce n’est pas déjà fait.
- Cliquer sur OK.
Génération des données
Procéder à la génération des données afin de pouvoir comparer les données de la paie avec les données qui apparaîtront sur les formulaires d’impôt.
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maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Essai des T4 et Relevé 1 |
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Lorsque maestro* génère les données de l’année courante pour la première fois, il vérifie s’il existe des redéfinitions de cases pour celle-ci. Si aucune redéfinition n’a été définie, maestro* copie les redéfinitions de cases globales (qui s’appliquent à tous les employés) de l’année précédente vers l’année courante. |
Pour générer les données :
- Dans la fenêtre Essai des T4 et Relevé 1, cliquer sur la fonction Génération des données.
- Sélectionner la province appropriée dans la fenêtre Sélection des paramètres,
- Indiquer si les fichiers doivent être générés pour l’impôt fédéral ou provincial en cochant la (les) case(s) qui s’applique(nt).
- Sélectionner le Type d’envoi désiré, soit l’option O – Original ou 1 – Original.
- Sélectionner le(s) employé(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez obtenir les données.
- Cliquer sur l’icône Accepter pour générer les fichiers, puis, quitter la fenêtre.
Analyse D/V des heures générées (étape facultative)
L’analyse D/V permet d’afficher les montants par case et par employé. La province d’emploi et le formulaire doivent être sélectionnés pour afficher les valeurs générées.
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maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Essai des T4 et Relevé 1 |
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L’analyse dynamique vectorielle (D/V) des valeurs générées affiche toutes les informations des cases incluant les cases supplémentaires. Tel que spécifié à l’étape 5 ci-dessous, des modèles standards sont disponibles et identifiés par un astérisque (*) dans la fenêtre Analyse D/V des valeurs générées. |
- Dans la fenêtre Essai des T4 et Relevé 1, cliquer sur la fonction Analyse D/V des valeurs générées.
- Dans la fenêtre Sélection des paramètres, choisir la province appropriée dans le champ du même nom.
- Cocher la (les) case(s) identifiant le(s) formulaire(s) désiré(s).
- Cliquer sur l’icône Accepter pour afficher la fenêtre Analyse D/V des valeurs générées et son contenu.
- Enfin, s’il y a lieu, transférer le rapport dans un fichier Excel en cliquant sur l’icône Transférer dans Excel.
- Cliquer sur l’icône Quitter.
Vérification des remises gouvernementales
Pour vérifier les montants de remises gouvernementales, il est nécessaire de comparer le rapport Remises gouvernementales pour l’année 2024avec le Rapport sommaire de contrôle des T4 et Relevé 1 ou avec le Rapport de contrôle des T4 et Relevé 1. En cas d’irrégularités ou pour avoir le détail par employé, le Rapport de contrôle des T4 et Relevé 1 est à privilégier. Ce dernier vous permettra de visualiser le détail par employé.
Remises gouvernementales pour l’année courante
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maestro* > Gestion du temps > Paie > Rapports > Remises gouvernementales |
Rapport sommaire de contrôle des T4 et Relevé 1
Ce rapport permet de comparer les données de la paie avec les données qui apparaîtront sur les formulaires. Il regroupe les informations provenant de la paie (cumulatifs de départ, modifications aux cumulatifs et données de la paie). Les données peuvent ainsi être comparées avec les informations contenues dans les formulaires T4, T4A et relevé 1, incluant les redéfinitions de cases.
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maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Rapport sommaire de contrôle des T4 et Relevé 1 |
- Dans la fenêtre Rapport sommaire de contrôle des T4 et Relevé 1, inscrire l’année d’imposition dans le champ du même nom.
- Cocher la case Impression du détail, si désiré.
- Sélectionner la ligne de province souhaitée dans la grille de la section Province.
- Sélectionner un ou tous les employé(s).
- Sélectionner le(s) formulaire(s) désiré(s).
- Cliquer sur l’icône Accepter.
- Cliquer sur l’icône Quitter une fois les données consultées.
Le Rapport sommaire de contrôle des T4 et Relevé 1 remplace les rapports 410, 411 et 413, qui ont été retirés.
La présence d’astérisques à la droite d’un montant dans le Rapport sommaire de contrôle des T4 et Relevé 1 indique l’un des messages suivants :
*Le maximum a été atteint pour cette case.
**L’employé est exempt.
***Le montant est égal au revenu d’emploi inscrit à la case 14.
Le Rapport sommaire de contrôle des T4 et Relevé 1 doit être demandé par province. En cochant le champ Impression du détail, il est possible de comparer les valeurs entrées aux cumulatifs de départ, les modifications aux cumulatifs et les paies calculées avec les montants affichés sur les différents formulaires.
Rapport 412 (Calcul taux pour facteur d’équivalence)
Pour valider le facteur d’équivalence calculé par maestro*, utiliser le rapport 412 Calcul taux pour facteur d’équivalence qui vous informera des valeurs qui seront imprimées sur les formulaires T4 et relevé 1.
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maestro* > Gestion du temps > Paie > Paie > Rapports divers |
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Maestro* utilise la formule suivante pour calculer le facteur d’équivalence : Avantages soc. employé + (avantages soc. employeur - [taxes sur avantages sociaux / taux de taxe]) |
Autres données à vérifier
Les données pour lesquelles une attention particulière doit être portée sont :
- Le salaire brut provincial
- Le salaire brut fédéral
Ces données résultent de l’addition d’autres données, soit : le salaire brut, les vacances, les avantages imposables, la portion imposable des avantages sociaux et les primes.
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Pour vérifier les données salariales, générer le rapport 421 intitulé Évaluation du salaire brut provincial pour le salaire brut provincial et le rapport 422 intitulé Évaluation du salaire brut fédéral pour le salaire brut fédéral. Ceux-ci sont disponibles à partir de l’option Rapports divers du module Paie : maestro* > Gestion du temps > Paie > Paie > Rapports divers. Nous vous invitons également à vous référer aux guides fournis par les autorités fiscales en ce qui concerne la définition de chacune des cases des formulaires T4 et relevé 1. Pour l’impôt provincial (Québec seulement), visiter le http://www.revenu.gouv.qc.ca et effectuer une recherche sur « RL1-G ». Pour l’impôt fédéral, visiter le http://www.cra-arc.gc.ca/ , choisir la langue de préférence et effectuer une recherche sur « RC4120 ». |
Toutes ces données doivent correspondre d’un rapport à l’autre. Si des différences sont observées, valider les configurations effectuées au préalable.
Voici quelques exemples de cases à vérifier apparaissant sur les formulaires T4 et relevé 1 :
Formulaire T4
Formulaire Relevé 1
Impression des feuillets T4, T4A et Relevé 1 (étape facultative)
Une fois les données vérifiées, l’option Impression T4, T4A et Relevé 1 permet d’imprimer les relevés nécessaires à l’impôt.
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maestro* > Gestion du temps > Paie > T4 et Relevé 1 > Essai des T4 et Relevé 1 |
- Dans la fenêtre Essai des T4 et Relevé 1, cliquer sur l’option T4, T4A et Relevé 1 de la section Impression, située dans la moitié gauche de la fenêtre.
- Sélectionner la Province désirée à partir du menu déroulant.
- Sélectionner les documents à imprimer (T4, Relevé 1 ou T4A) et la façon d’afficher les employés
- Cliquer sur Accepter.
- Cliquer sur l’icône Imprimer puis, sur l’icône Quitter.
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Pour imprimer les T4A des sous-traitants, il est nécessaire d’avoir complété les informations apparaissant dans l’onglet Impôts de l’option Gestion des employés, en indiquant le numéro et le nom de l’entreprise. Si un numéro de fournisseur est spécifié dans l’onglet Identification, le nom de l’entreprise s’affichera automatiquement. |
Correction des données
Il est possible que l’exercice de vérification de vos données ait permis de déceler certaines anomalies. La façon dont certaines primes ont été configurées pendant l’année peut faire en sorte qu’elles n’auraient pas dû être imposables ou à l’inverse, qu’elles auraient dû l’être. Vous souhaiterez alors modifier les cumulatifs au dossier de l’employé. Cela dit, le dossier de l’employé sera ajusté et il concordera avec le formulaire T4. Toutes les cases associées à ce changement au cumulatif devront également être ajustées.
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Il est préférable de procéder à une redéfinition de cases plutôt que de modifier directement les cumulatifs inscrits aux dossiers des employés. |
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Si vous faites des corrections, il est important de refaire l’étape de génération des données avant de réimprimer les formulaires T4 et relevé 1. |
Redéfinition des cases
Il est possible de modifier les relevés des employés rapidement sans pour autant modifier les cumulatifs un à un. En effet, il est possible de modifier les formules de calcul des montants affichés dans chacune des cases des relevés pour tous les employés, pour certains d’entre eux ou pour un employé en particulier. Cette façon de faire est fort utile dans le cas où, par exemple, une prime a été configurée comme étant non imposable alors qu’elle aurait dû l’être.
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Rappel - Cette opération ne modifie pas les données cumulatives au dossier de l’employé. |
Certaines des cases des relevés n’ont aucune formule par défaut. Pour y inscrire un montant, il vous faut établir la formule vous-même. Si, pour une raison ou une autre, vous souhaitez modifier la formule de calcul fournie par défaut, utiliser la fonction Redéfinition des cases de l’option Production des T4 et Relevé 1.
Modification des avantages imposables sans modifier les cumulatifs des dossiers des employés
L’option Avantages imposables permet d’enregistrer, par employé, une transaction d’avantages imposables non calculée par la paie sur une base régulière; par exemple, une allocation de voiture calculée sur une base annuelle. Les transactions ajoutées par le biais de cette option se retrouvent dans les cumulatifs des employés et sont utilisées pour la Production des T4 et Relevé 1.
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maestro* > Gestion du temps > Paie > Employés > Avantages imposables |
- Dans la fenêtre Avantages imposables, sélectionner l’employé, le début de la période de paie et la province dans les champs correspondants.
- Inscrire les montants requis dans la section Avantages imposables, en fonction du palier gouvernemental.
- Cliquer sur l’icône Enregistrer (F12).
- Cliquer sur l’icône Quitter.
Modification des cumulatifs aux dossiers des employés
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maestro* > Gestion du temps > Paie > Employés > Gestion des employés |
- Dans la fenêtre Gestion des employés, sélectionner le numéro d’employé pour lequel des modifications sont nécessaires.
- Cliquer sur l’icône Modifier les cumulatifs de cet employé.
- Dans la fenêtre Modification aux cumulatifs, positionner le curseur dans le champ à corriger, sous la colonne Correction.
- Inscrire le montant de l’ajustement en plus ou en moins, selon le cas.
- Cliquer sur l’icône Enregistrer (F12).
- Cliquer sur l’icône Quitter.
Une fois les cumulatifs ajustés, les options Rapports divers et Production des T4 et Relevé 1 prendront en considération les ajustements.
ANNEXE – Erreurs courantes
Message 1
Ce message apparaît lorsqu’il existe des redéfinitions de cases spécifiques à des employés, pour l’année précédente, et que maestro* ne les retrouve pas dans les redéfinitions de cases de l’année courante.
En appuyant sur Oui, maestro* poursuit la génération des données. Sinon, le traitement est interrompu.
Pistes de solution :
- Vérifier si les redéfinitions de cases de l’année précédente, reliées à des employés, s’appliquent toujours pour l’année courante. Si c’est le cas, copier la redéfinition de cases pour l’année courante.
- Refaire l’étape de la Génération des données.
Message 2
Ce message apparaît lorsqu’aucun NAS n’a été entré pour un employé. Aucune génération de données n’est effectuée pour cet individu.
Pistes de solution :
- Accéder à la Gestion des employés et inscrire le NAS.
- Refaire l’étape de la Génération des données afin de corriger les informations.
Message 3
Ce message apparaît lorsque maestro* trouve, au niveau de la paie, des montants susceptibles d’affecter les cases supplémentaires mais qu’il est n’existe aucune redéfinition de cases pour celles-ci.
Pistes de solution :
- Imprimer le Rapport de contrôle des T4 et Relevé 1.
- À partir du Rapport de contrôle des formulaires T4 et relevé 1, valider les montants provenant des cases supplémentaires et définir ces cases supplémentaires dans la Redéfinition des cases, disponible à partir de l’option Production des T4 et Relevé 1.
- Effectuer à nouveau l’étape de la Génération des données afin de corriger les informations.
Voir aussi