Générateur de listes

OBJECTIF

Le Générateur de listes permet de créer des listes simples et des listes plus complexes à partir des variables des différentes tables de maestro*.

Le générateur de listes est accessible à partir de l’option du menu Maintenance, mais également dans la majorité des options à partir de l’icône Imprimer, en sélectionnant l’option Générateur.

Les listes créées à partir du générateur de listes sont également accessibles par le menu principal, sous l’icône Impression des listes et rapports, sous Listes personnalisées. Les listes sont disponibles en fonction de la sécurité définie sur les options et selon leur visibilité publique ou privée. Un utilisateur n’ayant pas accès à une option ne pourra pas voir les listes créées à partir de cette option, même si elles sont publiques. Les listes privées sont celles qui ont été créées par l’utilisateur courant.

Par exemple, les listes simples créées à partir du générateur permettent aux utilisateurs d’exporter des données en format Excel, de produire des étiquettes servant à effectuer des envois postaux (en transférant l’information de la liste vers Excel) ou d’obtenir des informations facilitant les opérations quotidiennes (par exemple : liste des coordonnées d’un client ou des fournisseurs).

Étapes

Créer une liste

maestro* > Maintenance > Maintenance des fichiers > Fichier > Générateur de listes

Choisir la provenance des données qui serviront à créer la nouvelle liste à l'aide du champ situé tout en bas de la fenêtre : le répertoire de la compagnie (Rép. Cie) ou le répertoire Data (Rép. Data).
Choisir un fichier en cochant la case appropriée.
Cliquer sur Sélectionner.
La fenêtre Générateur de liste s’ouvre. Compléter les information suivantes :

Champs

Description

Liste

Numéro attribué par maestro* identifiant la liste. Créé automatiquement à l’enregistrement.

Titre

Nom de la liste, utilisé dans l’Explorateur de listes.

NOTE : Il est possible d’identifier un titre dans les deux langues (français et anglais). Il suffit de cliquer sur le bouton à la droite du titre pour changer de langue.

Visibilité

Valeurs disponibles :

Publique

Indique que la liste sera visible par tous les utilisateurs qui ont accès à l’option à partir de laquelle la liste a été créée.

Privée

Indique que la liste sera visible uniquement par l’utilisateur créant la liste.

NOTE : Pour connaître les particularités sur le changement de visibilité d’une liste, consulter l’annexe

Type de liste

Valeurs disponibles :

Rapports Maestro

Rapports par défaut de maestro*.

NOTE : Il est impossible de créer ce type de rapport, étant donné qu’ils sont fournis avec maestro*.

Rapports personnalisés

Rapport créé par un utilisateur.

Type de vue

Valeurs disponibles :

Standard

Utilise les paramètres par défaut du générateur en affichant les variables et les liens disponibles.

Requête SQL

Permet de créer une requête SQL. Les variables s’affichent en fonction de la requête.

Accessible dans l’option

Ce numéro correspond à une option de maestro*. Si l’utilisateur a accès à cette option, la liste sera visible dans la section Listes personnalisées.

Consulter l’annexe pour plus d’information sur la modification de l’option et le contrôle des utilisateurs ayant accès à la liste.

NOTE : L’utilisateur ayant accès à l’option a également accès aux listes dont la visibilité est publique. Il a naturellement aussi accès aux listes qu’il a lui-même créées.

Dest. défaut

Valeurs disponibles :

Demander à l’utilisateur

Propose à l’utilisateur de sélectionner lui-même la destination de la liste.

Visualiseur de rapports

Indique à maestro* d’ouvrir la liste directement dans le Visualiseur de rapports Maestro.

Transfert vers Excel

Indique à maestro* d’ouvrir la liste dans un fichier Excel.

Analyse dynamique-vectorielle

Indique à maestro* d’ouvrir la liste dans un tableau d’analyse dynamique vectorielle.

Grille

Indique à maestro* d’ouvrir la liste dans une grille.

NOTE : Cette méthode permet de visualiser plusieurs enregistrements sur une même ligne, d’appliquer des filtres directement, de trier l’information, de visualiser le résultat de façon sommaire et de voir le détail en double-cliquant sur l'information.

Fichier de données Excel

Définit un fichier Excel dans lequel la liste est envoyée, plutôt que de l’envoyer dans un nouveau fichier Excel à chaque génération. Permet de définir des graphiques, des tableaux croisés dynamiques et d’autres formules basées sur les données de la liste se trouvant dans la première feuille du classeur.

NOTE : Champ disponible uniquement lorsque la Dest. défaut est Transfert vers Excel.

Nombre de colonnes “formule”

Permet de protéger un nombre de colonnes afin d’y stocker des colonnes calculées (dans la première feuille).

NOTE : Champ disponible uniquement lorsque la Dest. défaut est Transfert vers Excel.

Modèle

Modèle à utiliser par défaut dans l’analyse dynamique-vectorielle.

NOTE : Champ disponible uniquement lorsque la Dest. défaut est Analyse dynamique-vectorielle.

Trié sur

Permet de trier l’information présentée selon le critère sélectionné.

Ignorer les lignes vides

Ignore les lignes ne contenant pas d’information en générant la liste.

N’imprimer que les parents sans enfants

Dans une liste hiérarchique, permet d’imprimer uniquement les lignes ne comprenant pas de données dans le sous-niveau. Par exemple, pour une liste de clients dont les factures sont listées sous chacun, permet d’imprimer uniquement les clients n’ayant aucune facture.

Forcer l’utilisation de ce(s) préfixe(s) pour cette liste

Permet de forcer l’utilisation des préfixes ou masques sélectionnés lors de la génération de cette liste, peu importe les accès aux compagnies de l’utilisateur.

NOTES : Cette case ainsi que la sélection des masques et préfixes n’est disponible que pour les utilisateurs administrateurs.

Applicable en mode multidimensionnel seulement.

Compléter l'onglet Paramètres :

Sélectionner les champs à ajouter dans la grille en utilisant les flèches du volet. Plusieurs variables comprennent des liens vers d’autres tables, ce qui peut donner accès à une arborescence élaborée.

Un plus indique qu’il y a un fichier lié à ce champ.

Il est possible de faire une recherche en cliquant sur la zone Rechercher. Pour passer à l’enregistrement suivant, cliquer sur la flèche Rechercher le suivant.

Champs

Description

Table

Nom du fichier d’où provient l’information.

Clé

Nom du fichier et nom de la variable sélectionnée.

Description

Description par défaut du champ. Sert de titre de la colonne dans la liste générée.

NOTE : Il est possible de la modifier.

Description anglaise

Description anglaise du champ.

NOTE : Il est possible de la modifier.

Type

Type par défaut du champ.

NOTE : Il est possible de le modifier.

Nb. caractères

Nombre de caractères par défaut du champ.

Largeur

Largeur du champ sur la liste.

Espacement

Espacement en pouces à partir de la marge de gauche.

Élastique

Permet d’avoir une largeur flexible de la colonne, avec ajustement automatique, en fonction des données et de l’espace disponible, si la case est cochée.

Nb. décimales

Nombre de décimales applicable dans le cas d’un nombre ou d’un montant.

Signe

Permet d’afficher le signe associé au champ Type, si la case est cochée.

NOTE : Par exemple, $ ou %.

Alignement

Alignement du champ dans la colonne.

Somme

Permet d’afficher une somme dans le cas d’un nombre ou d’un montant, si la case est cochée.

Ligne en-tête

Permet de déterminer sur quelle ligne sera affichée l’information.

NOTES : Si 0 est entré, l’en-tête n’est pas affiché.

Par exemple, l’adresse et le téléphone 2 se retrouvent sur la 2e ligne d’en-tête.

Ligne champ

Permet d’identifier sur quelle ligne les champs seront affichés.

NOTE : Par exemple, l’adresse sera sur la ligne 2, la ville sur la ligne 3, etc.

Début

Fin

Permet de définir un filtre permanent en fonction des données associées à la variable.

NOTE : Par exemple, un filtre sur le code de produit pourrait être Début 100 et Fin 199 pour afficher uniquement les produits dont les codes se situent entre 100 à 199.

Regroupements

Permet de créer des colonnes basées sur les valeurs du champ de la ligne.

NOTE : Cette fonctionnalité n’est disponible que si la destination est Analyse dynamique-vectorielle. Elle ajoute une colonne en fonction du regroupement choisi.

Conditions

Liées à la colonne Regroupements. Permet de spécifier des conditions pour certains regroupements comme le « x » comme premier caractère ou les tranches de nombres.

Description

Description de la colonne ajoutée dans l’analyse dynamique vectorielle si un regroupement est utilisé.

Tri

Permet de définir le niveau de tri, et de choisir ainsi l’ordre d’impression sur le rapport. La valeur 1 est choisie pour le champ sur lequel le tri du rapport est basé.

Si, à l’intérieur de ce tri, l’utilisateur désire trier les données selon un autre champ, la valeur 2 est choisie, et ainsi de suite.

Par exemple, si l’État correspond au niveau de tri 1, et que le numéro de projet correspond au 2e niveau : le tri s’effectue par état, puis par numéro de projet dans les projets d’un même état.

Ordre de tri

Dans la liste générée, permet de définir un ordre de tri (ascendant ou descendant) pour les valeurs du champ sélectionné. Utilisé uniquement pour les champs où une valeur est choisie dans la colonne Tri.

Formule

Colonne fonctionnant de pair avec le paramètre Champ calculé, présent pour toutes les tables et servant à définir des champs supplémentaires. L’icône […] permet la définition de la formule de calcul (en langage SQL).

NOTE : Il est impossible d’appliquer un filtre à un champ calculé.

Champs	Description
Table	Nom du fichier d’où provient l’information.
Clé	Nom du fichier et nom de la variable sélectionnée.
Description	Description par défaut du champ. Sert de titre de la colonne dans la liste générée. NOTE : Il est possible de la modifier.
Description anglaise	Description anglaise du champ. NOTE : Il est possible de la modifier.
Type	Type par défaut du champ. NOTE : Il est possible de le modifier.
Nb. caractères	Nombre de caractères par défaut du champ.
Largeur	Largeur du champ sur la liste.
Espacement	Espacement en pouces à partir de la marge de gauche.
Élastique	Permet d’avoir une largeur flexible de la colonne, avec ajustement automatique, en fonction des données et de l’espace disponible, si la case est cochée.
Nb. décimales	Nombre de décimales applicable dans le cas d’un nombre ou d’un montant.
Signe	Permet d’afficher le signe associé au champ Type, si la case est cochée. NOTE : Par exemple, $ ou %.
Alignement	Alignement du champ dans la colonne.
Somme	Permet d’afficher une somme dans le cas d’un nombre ou d’un montant, si la case est cochée.
Ligne en-tête	Permet de déterminer sur quelle ligne sera affichée l’information. NOTES : Si 0 est entré, l’en-tête n’est pas affiché. Par exemple, l’adresse et le téléphone 2 se retrouvent sur la 2e ligne d’en-tête.
Ligne champ	Permet d’identifier sur quelle ligne les champs seront affichés. NOTE : Par exemple, l’adresse sera sur la ligne 2, la ville sur la ligne 3, etc.
Début Fin	Permet de définir un filtre permanent en fonction des données associées à la variable. NOTE : Par exemple, un filtre sur le code de produit pourrait être Début 100 et Fin 199 pour afficher uniquement les produits dont les codes se situent entre 100 à 199.
Regroupements	Permet de créer des colonnes basées sur les valeurs du champ de la ligne. NOTE : Cette fonctionnalité n’est disponible que si la destination est Analyse dynamique-vectorielle. Elle ajoute une colonne en fonction du regroupement choisi.
Conditions	Liées à la colonne Regroupements. Permet de spécifier des conditions pour certains regroupements comme le « x » comme premier caractère ou les tranches de nombres.
Description	Description de la colonne ajoutée dans l’analyse dynamique vectorielle si un regroupement est utilisé.
Tri	Permet de définir le niveau de tri, et de choisir ainsi l’ordre d’impression sur le rapport. La valeur 1 est choisie pour le champ sur lequel le tri du rapport est basé. Si, à l’intérieur de ce tri, l’utilisateur désire trier les données selon un autre champ, la valeur 2 est choisie, et ainsi de suite. Par exemple, si l’État correspond au niveau de tri 1, et que le numéro de projet correspond au 2e niveau : le tri s’effectue par état, puis par numéro de projet dans les projets d’un même état.
Ordre de tri	Dans la liste générée, permet de définir un ordre de tri (ascendant ou descendant) pour les valeurs du champ sélectionné. Utilisé uniquement pour les champs où une valeur est choisie dans la colonne Tri.
Formule	Colonne fonctionnant de pair avec le paramètre Champ calculé, présent pour toutes les tables et servant à définir des champs supplémentaires. L’icône […] permet la définition de la formule de calcul (en langage SQL). NOTE : Il est impossible d’appliquer un filtre à un champ calculé.

Compléter l'onglet Filtres :

Les filtres sont activés lors de l’ouverture de la liste. La définition de filtres ici permet d’éviter de devoir configurer de nouveaux filtres à chaque ouverture de l’option. Pour définir les filtres :

Cliquer sur Ajouter.

Choisir le champ devant faire l’objet d’un filtre.

Cliquer sur Accepter.

Entrer les informations requises en fonction des besoins :

Champs

Description

Bornes

Permet de définir un filtre permanent en fonction de bornes associées à la variable.

Début – Fin

Valeur de début et de fin des bornes.

Exclusion

Permet d’exclure de la liste les données en lien avec le filtre entré dans les champs Début et Fin, si la case est cochée.

Sélection

Permet de sélectionner ou d’extraire des valeurs particulières associées à la variable.

Exclusion

Permet d’exclure de la liste les données en lien avec le filtre entré dans la sélection, si la case est cochée.

Filtre à demander à l’usager

Permet de filtrer en fonction des informations entrées par l’utilisateur lors de la génération de la liste.

Question

Entrer la question à poser à l’utilisateur pour que ce dernier puisse définir le filtre.

Type filtre

Sélectionner le type de filtre à appliquer.

Valeurs disponibles :

Bornes

Permet d’entrer une borne de données.

Sélection simple

Permet d’entrer seulement une valeur.

Sélection multiple

Permet d’entrer plusieurs valeurs.

Exclusion

Permet d’exclure de la liste les données entrées par l’utilisateur dans le filtre, si la case est cochée.

Cliquer sur Accepter.

Il est également possible de Modifier ou Supprimer un filtre à l’aide des boutons situés au bas de la fenêtre.

ANNEXE

Modification de la visibilité d’une liste

Pour modifier la visibilité d’une liste, il faut :

Avoir accès à l’option dans laquelle la liste est disponible, ou;
Avoir accès au Générateur de listes.
Rappeler la liste à modifier à l’écran.
Changer la visibilité de la liste en la rendant publique ou privée :

Changer la visibilité d’une liste

Qui peut la modifier ?

Résultat

Publique à Privée

Tous les utilisateurs

Après les changements, seul l’utilisateur créateur aura accès à la liste.

AVERTISSEMENT : Si l’utilisateur qui modifie la liste n’est pas l’utilisateur créateur de la liste, un message de confirmation s’affiche à l’écran. En répondant par l’affirmative à la question : Cette liste ne vous appartient pas. Voulez-vous la changer à Privée et la faire disparaître de vos listes? cette dernière disparaîtra de la liste de tous les utilisateurs, et seul l’utilisateur créateur continuera à y avoir accès.

Privée à Publique

Seul l’utilisateur créateur de la liste

Après les changements, tous les utilisateurs ayant accès à l’option auront accès à la liste.

Changer la visibilité d’une liste	Qui peut la modifier ?	Résultat
Publique à Privée	Tous les utilisateurs	Après les changements, seul l’utilisateur créateur aura accès à la liste. AVERTISSEMENT : Si l’utilisateur qui modifie la liste n’est pas l’utilisateur créateur de la liste, un message de confirmation s’affiche à l’écran. En répondant par l’affirmative à la question : Cette liste ne vous appartient pas. Voulez-vous la changer à Privée et la faire disparaître de vos listes? cette dernière disparaîtra de la liste de tous les utilisateurs, et seul l’utilisateur créateur continuera à y avoir accès.
Privée à Publique	Seul l’utilisateur créateur de la liste	Après les changements, tous les utilisateurs ayant accès à l’option auront accès à la liste.

Changer la visibilité de la liste en modifiant l’option :

Le champ Accessible dans l’option détermine les utilisateurs qui pourront voir la liste à partir de l’icône Impression des listes et rapports, sous Listes personnalisées. Seuls les utilisateurs ayant accès à l’option indiquée auront accès à la liste.

Normalement, l’option indiquée devrait correspondre à la fenêtre à partir de laquelle l’information est entrée. Par exemple, pour une liste de projets, l’option devrait être la Gestion des projets.

Il est également possible d’utiliser cette fonctionnalité pour donner accès à une liste à des utilisateurs qui n’ont pas accès à l’option à laquelle la liste correspond. Par exemple, pour donner accès à une liste de projets aux utilisateurs n’ayant pas accès à la Gestion des projets, il suffit d’indiquer une option à laquelle les utilisateurs ont accès, par exemple les Dépenses détaillées. De cette manière, l’utilisateur pourra voir une liste qui normalement ne lui serait pas accessible.

Dernière modification : 12 novembre 2024