Configurations générales
OBJECTIF
Les Configurations générales permettent de configurer les différentes options disponibles dans l’ensemble de l’application maestro*. Elles servent à déterminer l’emplacement source des documents, la gestion des courriels, le serveur de fax et à déterminer certains paramètres d’utilisation pour l’ensemble des utilisateurs.
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Afin de faciliter la compréhension, cette aide se limitera à la section Configurations générales puisque les autres sections ont déjà été documentées et sont accessibles via l’aide de chacune des options. |
Étapes
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maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Configurations générales maestro* > Icône Configuration > Configurations générales |
Entrer les configurations
- Cliquer sur Généralités dans le menu de gauche.
Champ
Description
Ordre d’affichage des compagnies
Ordre d’affichage des compagnies lors de la sélection des compagnies. Valeurs disponibles :
Création
Affiche selon la date de création de la compagnie.
Alphabétique
Affiche la compagnie selon l’ordre alphabétique.
Nombre de lignes des étiquettes
Permet d’indiquer le nombre de lignes pour les étiquettes de fournisseurs et de clients.
NOTE : Cette configuration s’applique uniquement pour les utilisateurs d’imprimante matricielle afin de déterminer le nombre de lignes par étiquette soit 6 ou 8.
Précéder les numéros par des zéros
Permet de précéder par des 0, les numéros de chèques et de factures, si coché.
Format de date
Permet de déterminer le format de date qui sera imprimé sur les formulaires.
NOTES : Les dates faisant partie des descriptions créées automatiquement par maestro* dans la ventilation des transactions des modules Régie Contrôlée et Appels de service sont également régies par cette configuration.
Seuls les formulaires créés à partir du viewer 2 peuvent tenir compte de cette configuration. Exemple de format de date : DD-MM-YYYY, YYYY-MM-DD.
Bloquer le mot de passe « universel »
Permet de bloquer l’utilisation du mot de passe universel de maestro* dans l’écran de connexion, si coché.
Empêcher de sortir des écrans avec le « X »
Permet de désactiver dans tout le logiciel, l’utilisation du « X » pour quitter les écrans (dans le coin supérieur droit d’une fenêtre).
NOTE : Il est recommandé d’utiliser l’icône Quitter pour fermer une option.
Ne pas faire de saut de page pour sommaire lors des transferts
Permet d’enlever le saut de page avant le sommaire lors des transferts de transactions, si coché.
Ne pas imprimer le détail des transactions lors des transferts
Permet d’empêcher de visualiser ou d’imprimer le rapport de transfert des transactions après avoir effectué un transfert, si coché.
Compression des données
Permet de désactiver ou non la compression des fichiers de données.
NOTES : Afin de désactiver la compression des fichiers, il est nécessaire de faire une reconstitution des fichiers à l’aide de l’option Reconstitution d’un fichier – normal.
En désactivant la compression, la taille des fichiers peut être entre 1.5 et 1.8 fois plus volumineux que la taille du fichier compressé.
Langue d’implantation
Permet de sélectionner la langue qui servira entre autres à :
- la génération des messages enregistrés dans les tables;
- l’affichage quand l’utilisateur n’est pas encore défini au démarrage de l’application;
- l’utilitaire de configuration de maestro*.
Emplacement source des documents
Permet de déterminer le répertoire source dans lequel les usagers peuvent sélectionner les documents à joindre (icône Lien vers un autre fichier) dans les options Gestion des documents et dans l’Envoi de courriel.
NOTE : Maestro* conserve, par usager, le dernier répertoire où des fichiers ont été sélectionnés comme pièce jointe ou importés dans maestro* via l’icône Lien vers un autre fichier. Par conséquent, si l’usager change ce répertoire, les emplacements désignés ci-dessous ne s’appliquent plus.
Valeurs disponibles :
Répertoire de la compagnie
Permet de choisir les attachements à partir du répertoire de la compagnie dans laquelle l’usager travaille.
N’importe où sans restriction
Permet de choisir les attachements à partir de n’importe quel répertoire sans restriction. Par défaut, maestro* affiche à l’usager le répertoire Mes documents.
Répertoire spécifique
Permet de choisir les attachements à partir d’un répertoire en particulier.
NOTE : Le champ Répertoire source des documents devra être complété avec cette sélection.
Répertoire source des documents
Permet d’identifier le répertoire, en mode Répertoire spécifique, pour la sélection des attachements dans la Gestion des documents et dans l’envoi de courriel à partir de maestro*.
Logiciel de courriel
Permet d’identifier le logiciel utilisé pour l’envoi de courriel. Valeurs disponibles :
- Autre
- Outlook
- Lotus Notes
Verrouillage des enregistrements
Permet de verrouiller un enregistrement et de s’assurer qu’aucun usager ne puisse modifier la transaction entre temps. Valeurs disponibles :
Aucun
Ne fais aucun verrouillage. La transaction peut être modifiée en même temps par deux personnes simultanément.
Automatique
Maestro* verrouille automatiquement la transaction.
Manuel
Permet à l’usager de verrouiller manuellement la transaction.
Logiciel de fax
Permet d’identifier quel logiciel sera utilisé pour l’envoi de document par télécopieur. Valeurs disponibles :
Microsoft Fax
Par défaut, maestro* identifie Microsoft Fax puisque c’est un produit disponible avec Windows Server 2003 et plus.
NOTE : Le programme de serveur de Microsoft Fax doit être installé avant de pouvoir utiliser cette fonctionnalité.
Fax par courriel
Autre logiciel de fax par courriel. Exemple : FaxMaker.
Nom du serveur de fax
Permet d’identifier le nom du serveur ayant la composante de fax de Microsoft installée si le logiciel de fax est à Microsoft Fax.
Courriel de fax
Permet d’identifier le courriel de fax en mode Fax par courriel.
NOTE : Le nom de serveur de fax doit être inscrit comme suit : <Fax>@faxmaker.com ou <Fax>@myfax.com
Page de garde
Formulaire utilisé pour la page de garde lors de l’envoi de télécopieur par courriel.
NOTES : En mode multidimensionnel, ce bouton permet de configurer un modèle de formulaire par préfixe de compagnie.
Une page de garde sera ajoutée automatiquement dans le courriel en plus de l’envoi.
Bloquer le transfert massif des ventes non acceptées
Empêche, si coché, d’effectuer un transfert massif des transactions dont l’état d’acceptation est différent de Oui, pour les modules de facturation suivant :
- Appels de service;
- Facturation;
- Facturation contractuelle.
Répertoire « File »
Permet de définir un emplacement pour les fichiers partagés de maestro*.
NOTE : Le chemin réseau doit respecter le format UNC. Exemple : \\Nom du serveur\Nom du partage\
Usager référence
Permet d’identifier le code d’usager qui sera utilisé comme base pour la sécurité pour l’ensemble de la compagnie pour les configurations de base et les accès à l’application.
- Cliquer sur Documents dans le menu de gauche.
Champ
Description
Extension à convertir en PDF
Permet d’identifier les extensions des fichiers à convertir en format PDF lors de l’envoi par la gestion des envois massifs.
NOTE : Si plusieurs extensions, il est possible de les entrer en les séparant par une virgule. Exemple : doc, docx, xls, xlsx, txt.
Catégorie obligatoire pour enregistrer un document
Permet de rendre obligatoire l’identification d’une catégorie de document lors de l’enregistrement d’un document dans la Gestion des documents, si la case est cochée.
Catégorie pour les photos
Permet d’identifier la catégorie de documents associée aux photos.
La catégorie de documents est issue de la Gestion des catégories de documents.
NOTE : À partir de la Gestion des documents, il est possible d’ajouter une photo et de la lier à la catégorie de documents liée aux photos. Cette fonctionnalité s’applique aux photos ajoutées dans la Gestion des employés et dans la Gestion des équipements.
En spécifiant, une catégorie pour les photos, celles-ci seront visibles immédiatement dans l’onglet Note – Photos dans l’option Gestion des équipements.
- Section Création de transactions à partir de documents numérisés :
Champ
Description
Répertoire pour les documents à traiter
Permet d’indiquer l’emplacement où on retrouve les documents numérisés en attente de traitement (par exemple, factures et bons de réception).
Répertoire pour les documents traités
Permet d’indiquer l’emplacement où le système déplacera les documents numérisés une fois que la transaction correspondante aura été entrée.
Supprimer les documents après traitement
Permet de supprimer les documents une fois qu’ils auront été traités.
Catégorie pour les documents attachés
Permet d’indiquer la catégorie de document qui sera attribuée au documents source (factures et bons de réceptions numérisés, par exemple) qui seront copiés dans la gestion de documents et attachés aux transactions entrées.
- Section Extensions de fichiers acceptées dans la Gestion de documents :
Champ
Description
Extensions de fichiers acceptées dans maestro*
Cette section affiche toutes les extensions de fichier acceptées dans maestro*. Elle contient déjà une liste d'extensions inoffensives, mais on peut en rajouter (en respectant la syntaxe, pas d'espace et extensions séparées par ;).
Extensions de fichiers acceptées dans maestro*MOBILE
Cette section n'apparaît que si au moins une licence maestro*MOBILE est présente. Cette section affiche toutes les extensions de fichier acceptées dans maestro*MOBILE. Elle contient déjà une liste d'extensions inoffensives, mais on peut en rajouter (en respectant la syntaxe, pas d'espace et extensions séparées par ;).
- Cliquer sur Multidimensionnel dans le menu de gauche.
Champ
Description
Lier des clients à une compagnie spécifique
Permet d’indiquer que les clients indiqués dans la Gestion des clients sont rattachés à un préfixe de compagnie spécifique pour chacun.
NOTES : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Si coché, maestro* utilisera un index par préfixe sur les clients, ce qui accélérera les fonctions de recherche sur les clients. Seuls les clients rattachés au préfixe courant s’afficheront dans les différents écrans de recherche de maestro*.
Ne cochez pas cette case si vous ne rattachez pas les clients à une compagnie spécifique.
- Cliquer sur Préférences dans le menu de gauche.
Champ
Description
Cacher les anniversaires dans le calendrier des événements
Permet d’indiquer à maestro* que les anniversaires de naissance et les anniversaires d’embauche des employés ne doivent pas s’afficher dans le calendrier des événements, si la case est cochée.
NOTE : Par défaut, les anniversaires de naissance et les anniversaires d’embauche sont affichés dans le calendrier des événements.
Formatage des dates pour l’exportation Excel
Permet de sélectionner le format de date lors d’une exportation des données dans Excel. Valeurs disponibles :
Date
Format de date basé sur les préférences régionales du système d’opération.
Texte
Format de date en mode « Texte » dans Excel, selon le format utilisé par l’utilisateur qui génère les données.
- Cliquer sur Divers dans le menu de gauche.
- Section Gestion de flotte :
Cette section permet de déterminer le système de gestion de flotte à utiliser pour effectuer la localisation des camions et des équipements dans les différentes options de répartitions.
Champ
Description
Système de gestion de flotte
Permet d’identifier le type de système de gestion de flotte.
Les systèmes disponibles sont : Focus, Astus, Fleet Freedom et FleetBride.
Identification de la compagnie
Cette information est requise lorsque le système de gestion de flotte est Focus.
Nom d’utilisateur
Nom d’utilisateur servant à se connecter au système de gestion de flotte.
Mot de passe
Mot de passe servant à se connecter au système de gestion de flotte.
Clé API
Si FleetBridge a été sélectionné, inscrire dans ce champ la clé API permettant de lier les systèmes.
- Section Contacts :
Cette section permet de déterminer les individus à qui Maestro doit envoyer un courriel lorsque des problèmes techniques ou fonctionnels se produisent dans l’application maestro*.
Le contact provient de la Gestion des contacts et seuls les contacts dont le type de contact est 0 – Contact sont disponibles pour être sélectionnés.
- Section Calcul des distances :
Champ
Description
Activer le calcul des distances routières par Google
Permet d’indiquer à maestro* d’utiliser Google pour calculer les distances. En activant cette option, les distances entre deux adresses seront calculées sur la base de la distance routière à parcourir, plutôt qu’à vol d’oiseau.
Conserver les résultats durant
Entrer le nombre de jours durant lesquels les résultats des calculs de distance routières seront conservés. Maestro* réutilisera la distance déjà calculée entre deux mêmes adresses jusqu’à ce que ce nombre de jours soit écoulé, après quoi, il effectuera une nouvelle requête. En entrant zéro, les résultats ne seront jamais réutilisés et une nouvelle requête sera effectuée chaque fois.
- Section Configuration du compte de courriel SMTP :
Champ
Description
Nom du serveur
Permet d’indiquer le nom du serveur courriel SMTP.
Usager
Entrer le nom de l’usager.
Mot de passe
Entrer le mot de passe.
Port
Entrer le numéro de port.
Adresse ‘de’
Entrer l’adresse courriel du répartiteur.
Utiliser l’encodage SSL
Permet d’appliquer un encodage SSL (encryption) aux courriels.
- Cliquer sur Duplication des données dans le menu de gauche. Ce module permet de dupliquer en temps réel les données de maestro* vers un serveur pour les exploiter avec un outil d’une tierce partie, Power BI ou MSSQL par exemple. Grâce à l’exportation SQL, la performance des rapports maestro* augmente et votre productivité s’en trouve accrue. Pour de plus amples informations à propos de ce module, contactez le département des ventes de Maestro.
- Cliquer sur Formulaires dans le menu de gauche.
- Section Recommandations : cette section permet de sélectionner les formulaires à utiliser par défaut pour chaque type de recommandation de technicien.
- Cliquer sur Communication dans le menu de gauche.
- Section Fournisseur messagerie texte : cette section permet de configurer par défaut l’envoi de message textes provenant des divers flux de travaux de maestro*. Si une configuration existe au niveau des répartitions, c’est cette dernière qui prévaudra.
- Section Adresse maestro*MOBILE externe à communiquer au usagers : ce champ permet d'indiquer l'hyperlien cliquable que les utilisateurs recevront dans un courriel pour leu permettre d'accéder à maestro*MOBILE. Noter l'adresse complète, y compris "https:\\...\".
- Section Envoi de courriels par maestro* : ce champ permet d'indiquer la taille maximale des pièces jointes aux courriels envoyés à partir de maestro*. La taille se calcule en mégabits (Mb).
- Cliquer sur Enregistrer.
Il est possible d’imprimer toutes les valeurs des configurations générales en cliquant sur l’icône Imprimer.
Voir aussi
- Gestion des documents
- Gestion des catégories de documents
- Gestion des clients
- Comment faire Convertir des documents en format PDF avant l'envoi courriel
- Comment faire Définir un usager de référence pour la sécurité
- Comment faire Configuration des formulaires