Gestion des catégories de documents

OBJECTIF

La gestion des catégories de documents permet de créer les catégories qui sont utilisées dans la Gestion des documents.

Une sécurité sur ces catégories peut être définie par utilisateur dans la Gestion de la sécurité.

Étapes

maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Gestion de documents > Gestion des catégories de documents

Créer une catégorie

Entrer les informations requises dans l’onglet Champs de base :

L’icône Configuration permet de définir un masque de saisie pour le champ Code.

Champ

Description

Catégorie

Code identifiant la catégorie de document.

Description française

Description anglaise

Description française identifiant la catégorie de document.

Description anglaise identifiant la catégorie de document.

Gabarit français

Gabarit anglais

Permet de spécifier un modèle de document français qui sera disponible automatiquement à l’ajout de tout nouveau document pour cette catégorie.

Permet de spécifier un modèle de document anglais qui sera disponible automatiquement à l’ajout de tout nouveau document pour cette catégorie.

Formulaire

Permet de spécifier un formulaire, pour lequel l’utilisateur ne peut pas apporter des modifications, plutôt que d’utiliser un gabarit.

Lors de la création d’un nouveau document pour cette catégorie, le système proposera le formulaire comme exemple. Il sera alors impossible de modifier les informations dans le formulaire.

Inclure envois massifs

Indique que les documents créés pour la catégorie seront automatiquement disponibles lors d’un envoi massif, si la case est cochée.

NOTE : Cette option s’applique à tous les envois massifs disponibles dans maestro*.

Par exemple : Dans l’entrée d’une vente, il serait possible de créer un document dans la Gestion des documents pour une transaction de vente. Si la case Inclure envois massifs est cochée, le document sera disponible en pièce jointe dans l’option Envois à tous les destinataires en plus du formulaire de vente.

Inclure à l’analyse de facturation

Indique que les documents créés dans la Gestion des documents de l’option Bon de travail, pour la catégorie de document, seront inclus dans l’impression du rapport Analyse de facturation, si la case est cochée.

NOTE : Lors de la sélection des paramètres du rapport Analyse de facturation, le champ Imprimer sommaire et documents devra être coché pour joindre les documents au rapport.

Inclure dans courriel de répartition

Indique que les documents créés dans la Gestion des documents, pour la catégorie de document, seront inclus dans le courriel de répartition, si la case est cochée.

Type de transaction à créer

Permet de créer une transaction en attente d'achat de projet, de réception de marchandise, de facture sur commande, de billet de béton ou de billet de carrière si un document de la catégorie sélectionné est saisi dans le système.

Si la valeur Non défini est sélectionnée, aucune transaction en attente n'est créée pour la catégorie en question.

NOTE : ce champ ne s'applique qu'aux transactions provenant de maestro*MOBILE, du programme complémentaire Outlook ou d'une interface XML.

Champ	Description
Catégorie	Code identifiant la catégorie de document.
Description française Description anglaise	Description française identifiant la catégorie de document. Description anglaise identifiant la catégorie de document.
Gabarit français Gabarit anglais	Permet de spécifier un modèle de document français qui sera disponible automatiquement à l’ajout de tout nouveau document pour cette catégorie. Permet de spécifier un modèle de document anglais qui sera disponible automatiquement à l’ajout de tout nouveau document pour cette catégorie.
Formulaire	Permet de spécifier un formulaire, pour lequel l’utilisateur ne peut pas apporter des modifications, plutôt que d’utiliser un gabarit. Lors de la création d’un nouveau document pour cette catégorie, le système proposera le formulaire comme exemple. Il sera alors impossible de modifier les informations dans le formulaire.
Inclure envois massifs	Indique que les documents créés pour la catégorie seront automatiquement disponibles lors d’un envoi massif, si la case est cochée. NOTE : Cette option s’applique à tous les envois massifs disponibles dans maestro. Par exemple : Dans l’entrée d’une vente, il serait possible de créer un document dans la Gestion des documents* pour une transaction de vente. Si la case Inclure envois massifs est cochée, le document sera disponible en pièce jointe dans l’option Envois à tous les destinataires en plus du formulaire de vente.
Inclure à l’analyse de facturation	Indique que les documents créés dans la Gestion des documents de l’option Bon de travail, pour la catégorie de document, seront inclus dans l’impression du rapport Analyse de facturation, si la case est cochée. NOTE : Lors de la sélection des paramètres du rapport Analyse de facturation, le champ Imprimer sommaire et documents devra être coché pour joindre les documents au rapport.
Inclure dans courriel de répartition	Indique que les documents créés dans la Gestion des documents, pour la catégorie de document, seront inclus dans le courriel de répartition, si la case est cochée.
Type de transaction à créer	Permet de créer une transaction en attente d'achat de projet, de réception de marchandise, de facture sur commande, de billet de béton ou de billet de carrière si un document de la catégorie sélectionné est saisi dans le système. Si la valeur Non défini est sélectionnée, aucune transaction en attente n'est créée pour la catégorie en question. NOTE : ce champ ne s'applique qu'aux transactions provenant de *maestroMOBILE**, du programme complémentaire Outlook ou d'une interface XML.

Cliquer sur Enregistrer.

Voir aussi

Dernière modification : 12 novembre 2024