Consultation des documents
OBJECTIF
La Consultation des documents permet de rechercher/consulter tous les documents créés à partir de la Gestion des documents pour un client, un projet, un fournisseur, une commande, etc.
Les documents sont visibles en fonction de la sécurité sur les options et les catégories de documents définie dans la Gestion de la sécurité.
La Consultation des documents est également accessible à partir de l’écran principal par le biais du menu déroulant de l’icône Rechercher.
PRÉREQUIS
- Gestion des catégories de documents
- Gestion de la sécurité – Restriction des accès - Documents
Sommaire
Étapes
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maestro* > Projets > Analyses et consultations > Divers > Consultation des documents |
A. Informations de base de la Consultation des documents
La Consultation des documents se divise en trois (3) sections :
Icônes
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Il est possible de rendre la recherche plus rapide (utile lorsqu’un grand nombre de document existe dans maestro*) en sélectionnant l’icône Utiliser la recherche SQL. En mode SQL, les derniers paramètres de recherche sont sauvegardés par utilisateur et restaurés lors de la consultation suivante. |
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Icône |
Titre |
Sert à |
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Filtre |
Permet d’afficher ou non la section Sélection des paramètres d’affichage servant à entrer les critères de recherche. |
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Entrer de nouveaux paramètres de filtre |
Permet de vider l’écran des paramètres et de recommencer la recherche. |
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Filtrer les données selon les paramètres entrés |
Permet d’effectuer la recherche en fonction des critères entrés dans la sélection des paramètres d’affichage. |
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Modèle |
Permet de donner un nom pour la recherche en cours. NOTES : Il est possible de récupérer une recherche déjà sauvegardée en cliquant sur le menu déroulant à droite. Fonctionne avec l’icône Enregistrer un filtre. |
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Enregistrer un filtre |
Permet de sauvegarder la recherche en cours en fonction des paramètres d’affichage entrés. |
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Supprimer un filtre |
Permet de supprimer la recherche identifiée dans le champ Modèle. |
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Visualiser le document sélectionné |
Permet de consulter un document à l’écran en mode consultation seulement. |
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Éditer le document sélectionné |
Permet d’ouvrir la Gestion des documents. NOTE : En cliquant sur l’icône, maestro* ouvre l’option de la Gestion des documents où le document a été créé. |
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Extraire les documents |
Permet d'extraire un ou plusieurs documents en même temps afin de les sauvegarder dans le répertoire de son choix. Au clic sur Extraire les documents, la fenêtre Extraction de documents s'ouvre. Celle-ci comporte les éléments suivants :
NOTE : Par défaut, le système propose le répertoire utilisé la dernière fois. NOTE : Si un fichier portant le même nom qu'un document sélectionné pour être extrait existe déjà dans le répertoire d'extraction choisi, un message s'affiche pour choisir l'action souhaitée : remplacer le fichier dans la destination, ignorer le fichier, ou conserver le nouveau fichier en lui ajoutant un suffixe. |
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Réduire le niveau d’arborescence et Développer l’arborescence |
Permet d’ouvrir ou de fermer le niveau d’arborescence de la grille dans le cas où des regroupements existent. |
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Configuration |
Permet de configurer les colonnes de la grille. |
Sélection des paramètres d’affichage
Cette section permet d’entrer les critères qui serviront à rechercher des documents créés dans maestro* par le biais de la Gestion des documents.
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En recherche SQL, il est possible de spécifier si la recherche doit s’effectuer dans tout le champ, au début, ou si ce doit être une valeur exacte. Il est aussi possible de limiter le Nombre de ligne à afficher. |
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Champ |
Description |
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Résumé |
Permet de rechercher par le texte inscrit dans le résumé lors de la création du document. |
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Nom du fichier |
Permet d’effectuer la recherche en fonction du nom du fichier attribué par maestro*. |
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Étiquette recherche 1 à 3 |
Permet de rechercher par les mots-clés entrés dans les étiquettes de recherche de 1 à 3. |
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Date création |
Date de création du document. NOTE : Il est possible d’effectuer une recherche pour une borne de date de création. |
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Date de rappel |
Date de rappel du document. |
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Date modification |
Date de la dernière modification effectuée au document. |
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Créé par |
Utilisateur ayant créé le document. NOTE : L’utilisateur est issu de la Gestion de la sécurité. |
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Assigné à |
Nom de l’usager à qui le document a été assigné. |
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Table |
Nom de la table où les documents ont été créés. |
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Option |
Numéro de l’option où les documents ont été créés. NOTE : Il est possible d’accéder à la liste des options en cliquant sur la touche F7. |
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Valeur clé |
Permet de rechercher des documents en fonction de la valeur entrée par maestro* dans le champ Valeur Premier Champ clé. |
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Catégorie |
Catégorie issue de la Gestion des catégories de documents. |
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Format du document |
Permet de définir le format de document à rechercher. |
Grille
Cette section apparaît lorsqu’un filtre a été appliqué. Elle affiche le résultat de la recherche, en mode consultation, en fonction des restrictions des accès et des options définies dans la Gestion de la sécurité.
Pour modifier un document :
- Sélectionner le document à ouvrir.
- Cliquer sur l’icône Éditer le document sélectionné pour accéder à la Gestion des documents où le document a été créé.
- Sélectionner le document en double-cliquant dessus.
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Pour consulter ou modifier les documents, les programmes ayant servi à leur création doivent être installés sur le poste de travail de l’utilisateur. |
B. Rechercher un document
- Cliquer sur l’icône Filtre.
- Entrer les informations requises dans la section Sélection des paramètres d’affichage.
- Cliquer sur l’icône Filtrer les données selon les paramètres entrés.
Une grille apparaît avec le résultat de la recherche. Il est possible de faire des regroupements en glissant l’en-tête des colonnes au-dessus de la grille dans le but d’organiser les documents.
- Pour faire une nouvelle recherche, cliquer sur l’icône Entrer de nouveaux paramètres de filtres.