Gestion des vues par état de répartition

OBJECTIF

La Gestion des vues par états de répartition permet de classifier les appels de service et les bons de travail selon leur avancement, et ce, afin de visualiser plus rapidement et efficacement l’information dans la grille de répartition. En effet, il est possible d’associer le statut d’un appel de service, ou l’état d’avancement d’un bon de travail, à des codes. Ces codes permettront par la suite d’effectuer un affichage sélectif des appels de service et des bons de travail, selon leur avancement.

Dans maestro* et la documentation, la terminologie suivante est utilisée : Comme un appel de service ou un bon de commande peut faire l’objet de plusieurs répartitions : Lorsqu’on parle de l’avancement d’un appel de service, on parle du STATUT d’avancement; Lorsqu’on parle de l’avancement d’un bon de travail, on parle de l’ÉTAT d’avancement. Lorsqu’on parle de l’avancement d’une répartition, on parle de l’ÉTAT ou du STATUT de répartition. Un appel de service sera caractérisé par un statut d’avancement et par un ou plusieurs états de répartition. Par exemple, le statut d’avancement de l’appel pourrait être En cours et ce dernier pourrait faire l’objet de trois répartitions : une première En cours, une seconde Terminée et une troisième En attente, si une pièce de remplacement doit être obtenue au préalable; Un bon de travail sera caractérisé par un état d’avancement et par un ou plusieurs états de répartition. Par exemple, l’état d’avancement du bon de travail pourrait être En cours et ce dernier pourrait faire l’objet de deux répartitions : une première En cours, une seconde En attente.

Plus spécifiquement, ce document explique comment :

• Définir des codes et des statuts d’appels de service ou des états de bons de travail;
• Créer des états de répartition et des classeurs. Les associer aux statuts et aux états d’avancement);
• Associer automatiquement une action en lien avec la répartition à une modification du statut d’un bon de travail ou de l’état d’avancement d’un appel de service;
• Sélectionner les filtres de répartition qui seront affichées, par défaut, selon l’utilisateur.

 

prérequis

• Gestion des statuts d’appels
• Gestion des états d’avancement

 

sommaire

Partie A - Appels de service

1. Définition des statuts d’avancement des appels de service et codification
2. Création des classeurs et des états de répartition
3. Association automatique d’une action à une modification de statut
4. Association d’un statut d’avancement par défaut à tous les appels
5. Sélection des filtres de répartition et affichage

Partie B – Bons de travail

1. Définition des états d’avancement des bons de travail et codification
2. Création des classeurs et des états de répartition
3. Association automatique d’une action à une modification d’état
4. Association d’un état d’avancement par défaut à tous les bons de travail
5. Sélection des filtres de répartition et affichage

 

Étapes

Partie A - Appels de service

1. Définition des statuts d’avancement des appels de service et codification

Le travail de l’utilisateur d’une grille de répartition sera grandement facilité par la codification des statuts d’avancement des appels de service.

Les statuts d’avancement pour les appels de service sont configurés dans :

maestro* > Appels de service > Appels de service > Maintenance > Gestion des statuts d'appels

1. Dans la fenêtre Gestion des statuts d’appels, cliquer sur l’icône Nouveau.
2. Compléter les champs requis :

Champ	Description
Code d’état	Sert à identifier le statut au moyen d’un code.
Description française	Description française du statut d’avancement.
Description anglaise	Description anglaise du statut d’avancement.
Délai maximum (heures)	Nombre d’heures qui sert à calculer la date et l’heure limite à laquelle l’appel doit être complété.
Délai maximum (jours)	Nombre de jours qui sert à calculer la date et l’heure limite à laquelle l’appel doit être complété.
Disponible dans Mobile	Indique que ce statut sera disponible à l’utilisateur de maestro*MOBILE.

3. Cliquer sur l’icône Sauvegarder.
4. Ajouter autant de statuts que nécessaires.

Un utilitaire a été développé en vue d’accommoder les clients passant de l’ancienne grille de répartition à la grille de répartition avancée et faisant usage des classeurs de cette ancienne grille.

2. Création des classeurs et des états de répartition

Pour faciliter la sélection de l’affichage selon les statuts d’appels dans la grille de répartition, il est possible de créer des classeurs de vue et de les associer à un ou des statut(s) d’avancement.

maestro* > Appels de service > Appels de service > Répartition > Gestion des vues par répartition

1. Dans la fenêtre Gestion des vues par état de répartition, cliquer sur l’icône Nouveau.
2. Sélectionner une couleur de classeur parmi les choix offerts en cliquant sur la flèche, à droite du champ Couleur du classeur.
3. Inscrire une description française et/ou anglaise pour ce classeur.
4. Dans la section Statuts des appels, cocher la case Appliquer pour chaque statut que vous souhaitez inclure dans le classeur. Ainsi, lorsque vous sélectionnerez ce classeur dans la grille de répartition, seuls les appels de service dont le statut correspond au classeur s’afficheront.
5. Cliquer sur l’icône Sauvegarder.
6. Cliquer sur l’icône Quitter.

3. Association automatique d’une action à une modification de statut

L’association automatique d’une action à une modification de statut permet à l’utilisateur de voir changer le statut d’un appel de service lorsqu’il réalise certaines actions, prédéterminées.

Cette étape implique la sélection d’un statut d’avancement à ajouter à la répartition d’appels de service lors des affectations, des suppressions ou des fermetures.

 

maestro* > Appels de service > Appels de service > Répartition > Gestion des modèles de répartition

1. Dans la fenêtre Gestion des modèles de répartition, cliquer sur l’onglet Autres.
2. Dans la section Changement d’état automatique après action, associer un statut d’avancement à chacune des rubriques énoncées en cliquant sur l’icône à droite du champ de chacune de ces rubriques et en sélectionnant un statut.
3. Cliquer sur l’icône Sauvegarder.
4. Cliquer sur l’icône Quitter.

4. Association d’un statut d’avancement par défaut à tous les appels

1. À partir de la page d’accueil de maestro*, cliquer sur l’icône Configuration.
2. Choisir l’option Configurations générales.
3. Dans le menu de gauche, ouvrir le sous-menu Appels de service et cliquer sur Généralités.
4. Dans la fenêtre de droite, intitulée Appels de service – Généralités, cliquer sur l’icône à droite du champ Statut des appels par défaut.
5. Sélectionner le statut par défaut désiré puis cliquer sur Sélectionner.
6. Faire de même pour le champ Statut des appels de maintenance générés, s’il y a lieu.
7. Cliquer sur l’icône Sauvegarder.
8. Cliquer sur l’icône Quitter.

5. Sélection des filtres de répartition et affichage

Cette configuration doit être effectuée dans l’écran même de répartition.

maestro* > Appels de service > Appels de service > Répartition > Répartition des appels

1. Dans la fenêtre Répartition des appels, vous assurer que l’option Employés apparaisse dans le champ Répartition, situé à gauche de l’écran, sous la barre d’icônes. Sélectionner cette option si ce n’est pas déjà fait.
2. Cliquer sur l’icône Configuration des filtres.
3. Dans la fenêtre Configuration des filtres, sélectionner un Filtre dans le champ du même nom ou cliquer sur l’icône Nouveau et inscrire le nom du filtre désiré dans le champ Filtre.
4. Dans le champ Applicable, sélectionner à qui sera applicable le filtre en cliquant sur la flèche à droite du champ. Trois options s’offrent à l’utilisateur :

Option	Description
Au modèle de répartition courant	Les options sélectionnées et configurées s’appliqueront au modèle sélectionné dans la page Répartition des appels.
À tous les usagers	Les options sélectionnées et configurées s’appliqueront à tous les utilisateurs de maestro*.
À l’usager courant	Les options sélectionnées et configurées ne s’appliqueront qu’à l’utilisateur courant.

5. Dans l’onglet Vues par état répartitions, sélectionner les classeurs à afficher pour ce filtre en cochant la case Afficher.
6. Cliquer sur l’icône Enregistrer.
7. Poursuivre avec la création d’autres modèles, s’il y a lieu.
8. Cliquer sur l’icône Quitter.

Une fois la configuration des filtres complétée, les classeurs s’affichent à droite du dossier Tous, dans la barre d’icônes. Le dossier Tous n’est pas configurable et demeure affiché en tout temps, et ce, pour tous les utilisateurs.

 

Partie B – Bons de travail

1. Définition des états d’avancement des bons de travail et codification

Le travail de l’utilisateur d’une grille de répartition sera grandement facilité par la codification des états d’avancement des bons de travail.

Les états d’avancement pour les bons de travail sont configurés dans :

maestro* > Projets > Maintenance > Bons de travail > Gestion des états d'avancement

1. Dans la fenêtre Gestion des états d’avancement, cliquer sur l’icône Nouveau.
2. Compléter les champs requis :

Champ	Description
État d’avancement	Sert à identifier l’état au moyen d’un code.
Description française	Description française du statut d’avancement.
Description anglaise	Description anglaise du statut d’avancement.
Disponible dans Mobile	Indique que cet état sera disponible à l’utilisateur de maestro*MOBILE.

3. Cliquer sur l’icône Sauvegarder.
4. Ajouter autant d’états que nécessaires.

Un utilitaire a été développé en vue d’accommoder les clients passant de l’ancienne grille de répartition à la grille de répartition avancée et faisant usage des classeurs de cette ancienne grille.

2. Création des classeurs et des états de répartition

Pour faciliter la sélection de l’affichage selon les états des bons de travail dans la grille de répartition, il est possible de créer des classeurs et de les associer à un ou des état(s) d’avancement.

maestro* > Projets > Bons de travail > Répartition > Gestion des vues par état de répartition

1. Dans la fenêtre Gestion des vues par état de répartition, cliquer sur l’icône Nouveau.
2. Sélectionner une couleur de classeur parmi les choix offerts en cliquant sur la flèche, à droite du champ Couleur du classeur.
3. Inscrire une description française et/ou anglaise pour ce classeur.
4. Dans la section États d’avancement des bons de travail, cocher la case Appliquer pour chaque état que vous souhaitez inclure dans le classeur. Ainsi, lorsque vous sélectionnerez ce classeur dans la grille de répartition, seuls les bons de travail dont l’état correspond au classeur s’afficheront.
5. Cliquer sur l’icône Sauvegarder.
6. Cliquer sur l’icône Quitter.

3. Association automatique d’une action à une modification d’état

L’association automatique d’une action à une modification d’état d’avancement permet à l’utilisateur de voir changer l’état d’un bon de travail lorsqu’il réalise certaines actions, prédéterminées.

Cette étape implique la sélection d’un état d’avancement à ajouter à la répartition des bons de travail lors des affectations, des suppressions ou des fermetures.

 

maestro* > Projets > Bons de travail > Répartition > Gestion des modèles de répartition

1. Dans la fenêtre Gestion des modèles de répartition, cliquer sur l’onglet Autres.
2. Dans la section Changement d’état automatique après action, associer un état d’avancement à chacune des rubriques énoncées en cliquant sur l’icône à droite du champ de chacune de ces rubriques et en sélectionnant un état.
3. Cliquer sur l’icône Sauvegarder.
4. Cliquer sur l’icône Quitter.

4. Association d’un état d’avancement par défaut à tous les bons de travail

1. À partir de la page d’accueil de maestro*, cliquer sur l’icône Configuration.
2. Choisir l’option Configurations générales.
3. Dans le menu de gauche, ouvrir le sous-menu Bons de travail et cliquer sur Généralités.
4. Dans la fenêtre de droite, intitulée Bons de travail – Généralités, cliquer sur l’icône à droite du champ État d’avancement par défaut.
5. Sélectionner l’état désiré par défaut puis cliquer sur Sélectionner.
6. Cliquer sur l’icône Sauvegarder.
7. Cliquer sur l’icône Quitter.

5. Sélection des filtres de répartition et affichage

Cette configuration doit être effectuée dans l’écran même de répartition.

maestro* > Projets > Bons de travail > Répartition > Répartition des bons de travail

1. Dans la fenêtre Répartition des bons de travail, vous assurer que l’option Employés apparaisse dans le champ Répartition, situé à gauche de l’écran, sous la barre d’icônes. Sélectionner cette option si ce n’est pas déjà fait.
2. Cliquer sur l’icône Configuration des filtres.
3. Dans la fenêtre Configuration des filtres, sélectionner un Filtre dans le champ du même nom ou cliquer sur l’icône Nouveau etinscrire le nom du filtre désiré dans le champ Filtre.
4. Dans le champ Applicable, sélectionner à qui sera applicable le filtre en cliquant sur la flèche à droite du champ. Trois options s’offrent à l’utilisateur :

Option	Description
Au modèle de répartition courant	Les options sélectionnées et configurées s’appliqueront au modèle sélectionné dans la fenêtre Répartition des bons de travail.
À tous les usagers	Les options sélectionnées et configurées s’appliqueront à tous les utilisateurs de maestro*.
À l’usager courant	Les options sélectionnées et configurées ne s’appliqueront qu’à l’utilisateur courant.

5. Dans l’onglet Vues par état répartitions, sélectionner les classeurs à afficher pour ce filtre en cochant la case Afficher.
6. Cliquer sur l’icône Enregistrer.
7. Poursuivre avec la création d’autres modèles, s’il y a lieu.
8. Cliquer sur l’icône Quitter.

Une fois la configuration des filtres complétée, les classeurs s’affichent à droite du dossier Tous, dans la barre d’icônes. Le dossier Tous n’est pas configurable et demeure affiché en tout temps, et ce, pour tous les utilisateurs.

 

Dernière modification : 12 novembre 2024