Onglet Informations

OBJECTIF

L’onglet Informations est un élément de la fenêtre Soumission construction. Il regroupe les informations générales d’une soumission telles que les coordonnées du client, les méthodes de calcul des prix coûtant, vendant et du calcul du profit, etc.

Ce document porte uniquement sur l’onglet Informations.

À l’aide de la Gestion de la sécurité, onglet Restriction des accès, il est possible de gérer l’accès par utilisateur aux divers onglets et options du module d’estimation.

sommaire

Pour consulter une section en particulier, cliquer sur l’un des liens suivants :

Informations sur le client
Informations sur l’emplacement
Description détaillée
Informations sur le client principal
Contacts
Dates
Divers
Informations de transfert

Le symbole * indique que l’information est obligatoire pour transférer la soumission.

Section Informations sur le client*

Cette section permet d’identifier le donneur d’ouvrage.

Cette section se complète automatiquement lorsqu’un client est sélectionné dans la colonne Sélectionné de l’onglet Clients.

Il est possible de créer un client virtuel en cliquant sur l’icône […] située à droite du champ Client. Toutefois, pour être en mesure de créer le client lors du transfert de la soumission, un code doit lui être attribué dans le champ Client. Cette option est utile afin de ne pas créer des clients inutilement si le contrat ne vous est pas octroyé.

Avertissement : Le client est obligatoire pour pouvoir transférer la soumission.

Lors du transfert de la soumission, les informations de cette section sont transférées vers la Gestion des projets, la Gestion des contrats (avec ou sans bordereau) et la Gestion des clients, s’il y a lieu.

Section Information sur l’emplacement

Cette section sert à identifier le site de construction du projet. Il est possible d’entrer les coordonnées d’un nouveau site ou de sélectionner un emplacement existant, issu de la Gestion des contacts. Dans les deux cas, il est aussi possible de sélectionner un contact individuel en lien avec le projet et le site de construction, issu de la Gestion des contacts.

Lors du transfert de la soumission, les informations de cette section sont transférées vers la Gestion des projets et la Gestion des contrats (avec ou sans bordereau), s’il y a lieu.

Section Description détaillée

Cette section permet d’inscrire une description détaillée du projet.

Il est possible de formater le texte qui sera inscrit dans cette section à l’aide de l’icône située à droite du champ texte ou d’utiliser le correcteur orthographique.

Cette description s’affiche dans le rapport détaillé Imprimer le détail de la soumission disponible sous l’icône Imprimer et sur les formulaires personnalisés, si configurés.

RAPPEL : Le choix du rapport à imprimer est configurable dans l’onglet Rapport – Imprimer la soumission de l’icône Configuration de la soumission.

Lors du transfert de la soumission, l’information de cette section est transférée vers la Gestion des projets et le Contrat sous-traitance (sous l’onglet Détail du Contrat original).

Section Informations sur le client principal

Cette section permet d’identifier le donneur d’ouvrage principal, lequel peut être le client de l’entrepreneur général par exemple.

Bien que le client sélectionné ici doit exister dans la Gestion des clients, il n’est pas utilisé pour la facturation ou les comptes à recevoir. Il peut être utilisé comme critère de sélection ou de regroupement des projets, dans le Générateur de listes, dans les rapports divers ainsi que dans la majorité des rapports de projets.

Lors du transfert de la soumission, les informations de cette section sont transférées vers la Gestion des projets et la Gestion des contrats (avec ou sans bordereau).

Section Contacts

Cette section permet d’identifier les différents contacts en lien avec la soumission.

Lors du transfert de la soumission, seule l’information du champ Vendeur est transférée vers la Gestion des projets et la Gestion des contrats (avec ou sans bordereau).

Section Dates

Cette section permet d’identifier les dates importantes liées à la soumission :

Onglet	Description
Date de fermeture	Date à laquelle la soumission doit être déposée.
Heure de fermeture	Heure à laquelle la soumission doit être déposée.
Date modification	Date du dernier enregistrement de la soumission. Mise à jour par maestro*.
Date soumis	Date d’enregistrement de la soumission à l’état Soumis, si pas entrée manuellement. Lors du transfert de la soumission, cette date sera reportée dans le champ Début du projet de la Gestion des contrats (avec ou sans bordereau).
Date accepté	Date d’enregistrement de la soumission à l’état Accepté, si pas entrée manuellement. Lors du transfert de la soumission, cette date sera reportée dans le champ Date ouverture de la Gestion des projets.
Valide jusqu’au	Période de validité de la soumission. Cette date peut être calculée automatiquement par maestro* en fonction de la Gestion des types de soumissions.
Date ouverture	Date d’ouverture du projet. Lors du transfert de la soumission, cette date sera reportée dans le champ Date ouverture de la Gestion des projets.
Date de rappel	Date servant pour le suivi des soumissions dans le Tableau de bord.
Date de livraison	Date de livraison du projet au client. Lors du transfert de la soumission, cette date sera reportée dans la Gestion des projets et la Gestion des contrats (avec ou sans bordereau).

Section Divers

Cette section est très importante et doit être complétée, ou son contenu validé, avant de compléter les autres onglets de la soumission parce qu’elle définit le comportement de maestro* pour les calculs des items dans les onglets Détail, Catalogue local et Fermeture.

Champ

Description

Type de soumission

Outil de classification des soumissions.

Source prix coûtant

Prix choisi pour calculer le coûtant des items de la soumission (onglet Détail).

Toutes ces options sont préétablies dans la Gestion du catalogue. Par défaut, maestro* utilise le Prix de liste pour calculer la source du prix coûtant.

Valeurs disponibles.

Coût moyen +	Coût moyen calculé, incluant le montant en commande dans la valeur en stock : Coût moyen + = (Valeur en stock + Montanten commande) / (Quantité en stock – Quantité totale reçue, mais non facturée + Quantité en commande)
Coût moyen	Coût moyen calculé par le système. Calcul du coût moyen (Sans l’activation des frais courus) Coût moyen = (Valeur en stock / (Quantité en stock – Quantité totale reçue, mais non facturée) Calcul du coût moyen (avec l’activation des frais courus) Coût moyen = (Valeur en stock + Montant total reçu, mais non facturé)/ (Quantité en stock)
Dernier prix payé	Dernier prix payé, peu importe le fournisseur sélectionné.
Coûtant fixe	Prix inscrit au champ Coûtant fixe issu de la Gestion du catalogue.
Coûtant fixe + escompte	Prix inscrit au champ Coûtantfixe issu de la Gestion du catalogue, en tenant compte des escomptes définies dans les options Gestion des escomptes/fournisseur ou Tableau des escomptes par fournisseur.
Prix de liste	Prix inscrit au champ Prix de liste issu de la Gestion du catalogue.
Prix soumission	Prix inscrit au champ Prix de soumission issu de la Gestion du catalogue. Note : Si ce prix est à zéro, maestro* utilise le Dernier prix payé. Si ce dernier est également à zéro, maestro* utilise le Prix unitaire indiqué pour le fournisseur 1.
Prix de vente	Prix inscrit au champ Prix de vente issu de la Gestion du catalogue.
Prix fournisseur
Prix soumission uniquement	Prix inscrit au champ Prix de soumission issu de la Gestion du catalogue. Toutefois, maestro* n'utilise aucune valeur de remplacement si le champ Prix de soumission est vide ou si le prix est à zéro. Si c'est le cas, maestro* utilisera un prix coûtant de zéro.

Source prix vendant

La source du prix vendant s’applique seulement aux items de catalogue.

Valeurs disponibles.

Prix coûtant + profit

Option par défaut. Calcule le prix vendant en fonction du prix coûtant et applique le profit déterminé à la soumission.

Calcul :

Montant soumis = Montant coûtant + Frais d’administration + Profit

NOTE : Le profit est calculé sur les frais d’administration.

Prix vendant catalogue

Calcule le prix vendant en fonction du Prix de vente déterminé dans la source du prix coûtant et applique, s’il y a lieu, l’escompte client tirée de la Gestion des escomptes/client.

Mode de calcul du profit

Calcule le profit selon deux méthodes : Profit ou Majoration.

Valeurs disponibles.

Profit

Considère que le taux de profit indiqué doit être le taux de profit inclus dans le prix vendant :

Note : Par exemple, un item de 100$ vendu avec un profit de 10% aura un prix vendant de 111,11$.

La formule utilisée est :

(100$ /90%)*100 = 111,11$

**90% provient du calcul (100% - 10% de profit)

Majoration

Applique le taux de majoration sur le coûtant.

Note : Par exemple, une pièce de 100$, majorée de 10% pour obtenir un prix vendant de 110$.

La formule utilisée est :

(100$ * 10%) + 100$ = 110$

Priorité

Définit un niveau de priorité de la soumission.

NOTE : Les priorités sont utilisées dans la Répartition des soumissions et sont issues de la Gestion des priorités.

Type de construction

Deux possibilités : Clé en main et Temps et matériel.

Ces deux options se distinguent l’une de l’autre simplement par la manière dont les taxes sont calculées.

Valeurs disponibles.

Clé en main

Applique les taxes sur l’ensemble de la soumission, soit sur le Vendant.

Temps et matériel

Permet de définir et d’utiliser plusieurs taxes pour une même soumission.

Les taxes sont appliquées en fonction de chacune des lignes de détails de la soumission et en fonction de la Gestion d’utilisation des codes de taxes. Les taxes sont ajoutées auCoûtant.

Codes de taxe

Permet de définir les pourcentages de taxes qui seront appliquées au Vendant de la soumission en fonction du type de construction sélectionné.

Pour une soumission Clé en main, les montants des taxes sont affichés dans l’onglet Fermeture et sont inclus au Vendant.

Pour une soumission Temps et matériel, les taxes sont ajoutées au coûtant.

Unité de mesure

Unité de mesure à se servir pour calculer les items ou les ressources.

Valeurs disponibles.

Unité inventaire	Établi que toutes les unités de la soumission seront telles que prédéfinies dans la Gestion du catalogue et la Gestion des ressources, le cas échéant.
Système international d’unités	Établit que toutes les unités qui sont en unité impériale (pied, pouce, tonne impériale, acre, verge, mile, etc.) seront converties en des unités métriques (mètre, kilomètre, tonne métrique, kilogramme, etc.).
Système impérial d’unités	Établit que toutes les unités qui sont en unité métrique (mètre, kilomètre, tonne métrique, kilogramme, etc.) seront converties en des unités impériales (pied, pouce, tonne impériale, acre, verge, mile, etc.).

Scénario par défaut

Définit un scénario applicable à l’ensemble du projet en fonction de conditions spécifiques au projet courant (ex. : conditions climatiques). Le scénario par défaut est A.

Lorsque l’utilisateur change le scénario de A à B par exemple dans l’onglet Informations, maestro* change tous les scénarios A pour B. Mais il ne changera pas les scénarios qui avaient été mis manuellement à B, C ou D. Maestro* conservera aussi les ratios entrés manuellement, lesquels se distinguent par le fait qu’ils ont un scénario M.

RAPPEL :

Priorité du scénario utilisé dans une soumission lorsqu’un item avec une ressource attachée est ajouté OU lorsqu’un assemblage qui contient un item avec une ressource attachée est ajouté :

Scénario provenant de la Gestion des assemblages;
Scénario du niveau courant;
Scénario de l’onglet Informations de la soumission.

En utilisant un scénario, les ratios sont affichés en fonction de la priorité de lecture suivante :

Scénario défini dans l’option Tableau des ressources par item/type de soumission; si vide,
Scénario défini dans la Gestion du catalogue.

Soumission source

Lie la soumission courante à une soumission existante.

Permet, à l’aide des icônes Modifier la structure à partir de la soumission source et Ajouter des items provenant de la soumission source de l’onglet Détail, d’extraire des sections d’une soumission source et de les importer dans la soumission courante.

Bon de commande

Permet de faire un lien avec les escomptes par client.

Lors du transfert de la soumission, ce numéro de bon de commande sera reporté dans le champ Bon de commande de la Gestion des projets et de la Gestion des contrats.

Section Informations de transfert

Cette section regroupe les informations de transfert de la soumission vers le projet et le contrat de facturation (à forfait ou progressive).

Il est impossible de transférer une soumission dans numéro de projet.

Les informations autres que le numéro de projet peuvent être complétées ultérieurement au transfert, directement dans la Gestion des projets et la Gestion des contrats (avec ou sans bordereau).

Champ	Description
Section Projet
No Projet*	Numéro du projet lié à la soumission. Choisir un projet existant ou en créer un nouveau. Lors de la création d’un nouveau projet et lorsque le champ est vide, maestro* attribue un numéro de projet automatiquement si la numérotation automatique des projets a été activée. Le numéro de projet peut s’attribuer automatiquement à partir de la Gestion des types de soumissions ou si vide, par la numérotation établie dans les Configurations générales du module Projets. Sinon, l’utilisateur doit entrer manuellement un numéro de projet pour le créer.
Gabarit de projet	Identifie le gabarit de projet à utiliser pour la structure d’activités des projets. Le gabarit de projet n’est pas obligatoire mais sans gabarit, l’utilisateur est obligé de créer manuellement sa structure d’activité à chaque soumission. Lorsqu’un gabarit de projet est sélectionné ici, le système importe le contenu de ce dernier dans l’onglet Activités projet de la soumission. Avertissement : Étant donné qu’il est possible de créer de nouvelles activités de projet en entrant des codes inexistants dans la colonne Activité des lignes de détail de l’onglet Détail, le système n’efface pas le contenu de l’onglet Activités projet si l’utilisateur efface le code du Gabarit de projet dans l’onglet Informations.
Type de projet	Identifie le type de projet auquel la soumission appartient et issu de la Gestion des types de projet.
Catégorie du projet	Catégorie du projet permettant de clarifier le Type de projet.
Département	Identifie le département auquel le projet appartient et issu de la Gestion des départements de projet.
Secteur	Secteur d’activité du projet. Les choix disponibles sont : 0 - N/A (défaut) 1 – G.C. – Voirie 2 – Industriel 3 – Inst. – Comm. 4 – Résidentiel 5 – Rés. lourd Information transférée dans le champ Secteur de la Gestion des projets au transfert de la soumission.
Région	Région où sera exécuté le projet (ex : Montréal). Cette information est liée aux unions par métier et est issue de l’option Gestion des régions du module Gestion du temps/Maintenance/Gestion du temps ou du module Gestion du temps/Maintenance/Paie. NOTE : Information transférée dans le champ Région de la Gestion des projets lors du transfert de la soumission.
Annexe	Sert à spécifier une règle de travail telle qu’une règle générale, une règle en lien à un chantier éloigné, etc. (ex : Règle générale : Travail de jour, 6h30 à 18h30) Information issue de la Gestion des annexes du module Gestion du temps/Maintenance/Paie. NOTE : Information transférée dans le champ Annexe de la Gestion des projets au transfert de la soumission.
Gérant de projet	Personne qui sera en charge du projet. Information issue de la Gestion de la sécurité. NOTE : Information transférée dans le champ Gérant de projet de la Gestion des projets au transfert de la soumission.
Gérant de chantier	Personne qui sera en charge du chantier. Information issue de la Gestion des contacts. Cette information sera utilisée pour envoyer un courriel lorsque dans l’option Répartition des projets, la fonctionnalité Envoi des ressources au gérant de chantier sera utilisée. Si aucun gérant de chantier n’est spécifié, maestro* utilise le gérant de projet. Le gérant de chantier identifié dans le projet peut recevoir un avertissement par courriel lors d’une réception de marchandises, si la fonctionnalité a été activée. Cette configuration est accessible à partir des Configurations générales du module Achat et approvisionnement, sous la rubrique Réception de marchandises. NOTE : Information transférée dans le champ Gérant de chantier de la Gestion des projets au transfert de la soumission.
Autre contact	Tout autre contact de l’entreprise. Information issue de la Gestion de la sécurité. NOTE : Le contact identifié dans le projet peut recevoir un avertissement, par courriel, lors d’une réception de marchandises, si la fonctionnalité a été activée. Cette configuration est accessible à partir des Configurations générales du module Achat et approvisionnement, sous la section Réception de marchandises. Par exemple, permet d’identifier un autre contact lié au projet tel qu’un consultant. NOTE : Information transférée dans le champ Autre contact de la Gestion des projets au transfert de la soumission.
Section Contrat
Bordereau type	Bordereau type utilisé dans l’onglet Bordereau de la soumission. Information généralement spécifiée dans le gabarit de soumission à partir duquel une soumission est démarrée. Si l’utilisateur modifie la valeur de ce champ, un message apparaît en prévention pour expliquer ce qui va se passer et pour valider que c’est bien ce que l’utilisateur désire faire.
Activité revenu	Identifie l’activité de revenu à utiliser lors de la création du contrat de facturation. Le montant vendant affecte cette activité de revenu lors de la facturation. L’activité de revenu peut être sélectionnée à partir des activités définies dans le Gabarit de projets, si vide, propose les activités créées manuellement via l’onglet Activités projet.
Groupe revenu	Groupe de revenu lié à la facturation et issu de la Gestion des groupes.
Groupe AC	Groupe de revenu lié aux avis de changements et utilisé lors de la création du contrat de facturation.
Progression	Définit si le contrat de facturation (Gestion des contrats avec bordereau) sera facturé à l’unité (Quantité) ou en fonction du pourcentage d’avancement des travaux (Taux). Avec l’option Taux, les colonnes Quantité et P.U. vendant ne sont pas disponibles dans l’onglet Bordereau.

Dernière modification : 12 novembre 2024