Projets

Objectif

L’utilisation de la Répartition des projets avec maestro*MOBILE permet aux employés travaillant sur un chantier d’enregistrer les données associées avec un projet répartition tout au long de la journée, pour les rediriger ensuite vers maestro*. Plus précisément, maestro*MOBILE permet à un contremaître ou aux employés de signaler leurs présences, d’entrer leur temps de travail, d’inscrire une description des travaux effectués de joindre des photos, d’effectuer des réquisitions de ressources, de visualiser les sous-traitants et les contacts, etc.

Le contremaître est habituellement chargé d’effectuer les entrées dans maestro*MOBILE. Toutefois, le gérant de projet, le gérant de chantier, le chef d’équipe et l’employé du chantier peuvent aussi le faire, moyennant certaines restrictions.

 

Sommaire

Pour consulter une section du document en particulier, cliquer sur l’un des liens suivants :

• Page Projet
  • Bouton Sommaire heures projets
  • Bouton Consulter heures travaillées
  • Case Projets avec répartition active seulement
  • Projets
• Page Fiche de projet
  • Nom du projet
  • État du projet
  • Entrées journalières
  • Autres options de la page Fiche de projet
• Page Entrée journalière
  • Bouton Prendre les présences
  • Bouton Entrer le temps
  • Bouton Sommaire des heures
  • Bouton Sommaire entrée journalière
  • Bouton Fermer la journée
  • Autres options dans la page
  • Bouton Supprimer l'entrée

 

Page Projet

La page Projet s’affiche après avoir sélectionné l’interface Projets à partir du menu principal de maestro*MOBILE. La liste des projets peut être présentée Par projet ou Par date. Si l'on choisit l'option Par date, la date du jour est sélectionnée par défaut. On peut reculer au maximum d'une journée, mais on peut sélectionner une date future sans limites.

Bouton Sommaire heures projets

La première option disponible, le Sommaire heures projets, permet au contremaître de consulter l’historique des projets répartition. Il peut y visualiser le nombre d’heures de travail effectuées par l’ensemble des employés présents, par jour. Il peut également y voir les heures travaillées pour les projets répartition en cours de réalisation.

Si un contremaître gère plus d’un projet répartition pour la même journée et que toutes les étapes obligatoires Par étapes obligatoires, on fait référence à la prise de présences, à l’entrée des temps de travail et au Sommaire heures projet ou au Sommaire entrée journalière. desdits projets de la journée sont complétées, il peut fermer la journée à partir du Sommaire des heures (pour chacun des projets) ou à partir du Sommaire des heures projets, en appuyant sur le bouton Compléter.

Bouton Consulter heures travaillées

L’option Consulter heures travaillées permet à l’utilisateur de visualiser toutes ses heures travaillées pour une période de paie donnée, après avoir sélectionné la date de début de la période. Les heures de travail de l'employé apparaîtront pour chaque jour de la période de paie travaillée, peu importe leur source : feuille de temps, entrées journalières, heures projet, appels de service ou bons de travail. L’utilisateur pourra visualiser le total des heures travaillées pour la période de paie sélectionnée, par jour et par assignation. En plus du nombre d'heures, le type de taux (simple, demi ou double), le quart de travail, le projet, l'activité et le métier sont renseignés dans chaque tuile représentant une journée.

Le bouton Approuver permet à l'utilisateur d'approuver ses heures, qu'il peut voir affiché dans cette page. Le fait d'approuver les heures génère un formulaire signé par l'utilisateur (signature provenant de sa fiche d'employé) et ce formulaire sera ajouté à la gestion de documents pour cet employé.

Affichage des périodes de paie

Maestro*MOBILE limite les périodes de paie à quatre, en plus de la période de paie courante. Les heures comptabilisées incluent les heures des journées non fermées. Il est à noter, toutefois, que les heures affichées sont celles indiquées par l’utilisateur et qu’elles ne correspondront pas aux heures finales si des modifications sont apportées dans maestro*, lors du transfert des heures. Il est possible, à partir de maestro*MOBILE, d’imprimer les heures travaillées sous forme d’un document PDF avec une application mobile.

Case Projets avec répartition active seulement

La case à cocher Projets avec répartition active seulement permet aux différents utilisateurs d'afficher tout ou seulement les projets-répartition sur lesquels ils sont répartis et dont la répartition n'est pas fermée. L'objectif ce cette option est de permettre aux utilisateurs de restreindre la liste des projets-répartitions affichés, qu'elle soit plus courte et efficace.

La case Projets avec répartition active seulement n'est pas cochée par défaut. Cependant, le système va conserver le dernier choix fait par l'utilisateur afin de ne pas avoir a cocher de nouveau la case à chaque nouvelle utilisation.

Projets

La page Projet affiche par la suite tous les projets répartition accessibles à l’utilisateur et qui n’ont pas encore été fermés, pour une durée prédéterminée et configurée à partir de maestro*. Pour accéder à un projet répartition en particulier, appuyer sur ce dernier.

 

Page Fiche de projet

La page Fiche de projet permet d’accéder à l’ensemble des informations liées à un projet répartition. Les informations qui y figurent ne ciblent aucune date en particulier et s’appliquent à l’ensemble du projet répartition.

Nom du projet

Quand on appuie sur un projet répartition, on voit d’abord, en haut de la page, le nom du projet répartition.

État du projet

Une barre bleue, horizontale et située en haut de la page, identifie le statut du projet répartition.

Statuts possibles

État	Description
En cours	Indique les dates pour lesquelles la journée n’est pas fermée. NOTES : Les entrées journalières non commencées, annulées ou retournées apparaissent dans la même page que celles dont l’état est En cours. Contrairement aux entrées journalières en cours, dont la date est inscrite en bleu, les entrées journalières non commencées apparaissent en gris, les entrées retournées apparaissent en jaune et les entrées journalières annulées sont précédées d’un X rouge et affichées sur un fond gris. Lorsque le nombre d’entrées journalières à afficher dépasse le nombre de 20, un bouton intitulé Afficher plus d’entrées permet d’afficher des entrées supplémentaires.
Fermé	Permet de visualiser les dates du projet qui sont fermées, dans maestro*MOBILE. NOTES : Lorsque l’état est à Fermé, un bouton permet d’accéder à un calendrier et de sélectionner la date à partir de laquelle l’utilisateur souhaite afficher les entrées journalières fermées ou transférées (et pour lesquelles une répartition a eu lieu au préalable). L’information qui apparaît dans cette page ne sert que pour des fins de consultation. Toutefois, il est possible de rouvrir une journée fermée dans maestro*MOBILE, en autant qu’elle n’ait pas été transférée dans maestro*. Ce transfert est effectué par un utilisateur de maestro*, dans maestro*. Pour rouvrir une journée fermée mais non transférée, appuyer simplement sur la date de la journée.

Entrées journalières

Dans la page Fiche de projet, les entrées journalières déjà entrées pour le projet répartition apparaissent les unes à la suite des autres, par ordre chronologique. Il est possible d’appuyer sur chacune d’elles pour visualiser l’information déjà entrée ou pour compléter les informations manquantes. Les entrées journalières non complétées apparaissent en noir; celles qui sont complétées s'affichent en bleu.

Les entrées journalières annulées dans l'option Répartition de projet de maestro* sont grisées et affichent un X rouge, ainsi que la raison d'annulation. Les entrées journalières annulées resteront affichées 4 jours, après quoi elles disparaîtront.

Entrée journalière retournée à l'utilisateur de maestro*MOBILE, dans maestro*

Lorsqu’une journée initialement fermée dans maestro*MOBILE est refusée puis retournée par l’utilisateur de maestro*, celle-ci apparaît en jaune, en tête de liste des entrées journalières. L’utilisateur de maestro*MOBILE doit cliquer sur l’entrée journalière pour connaître la raison du retour, effectuer les correctifs puis fermer à nouveau la journée. La signature du client ou du contact n’est pas requise lorsqu’une journée est fermée pour une seconde fois.

Si aucune répartition n’a déjà été créée pour la journée en cours, le contremaître peut procéder à l’ajout d’une entrée journalière directement à partir de maestro*MOBILE. Le bouton Ajouter une entrée journalière permet l’ajout d’une nouvelle date et des informations qui y sont liées ou de copier une entrée journalière existante pour en créer une nouvelle.

Autres options de la page Fiche de projet

D’autres options, facultatives, permettent à l’utilisateur de maestro*MOBILE de consulter ou d’ajouter certaines informations.

Options facultatives

Option	Sert à
Contacts	Prendre connaissance des personnes-ressources qui sont associées au projet répartition. NOTE : Cette information doit avoir été préalablement inscrite dans maestro*, lors de la création du projet et à partir de l’option Gestion des projets.
Réquisitions de matériel	Effectuer une réquisition d’items catalogue ou hors catalogue pour le projet répartition ou prendre connaissance des réquisitions en cours ou complétées. Les réquisitions d’équipements spéciaux doivent être réalisées, quant à elles, pour une date spécifique et conséquemment, à partir de l’entrée journalière. Un lecteur de code à barres permet de scanner directement le code à barres de l'item à réquisitionner. NOTE : Pour chaque réquisition Complétée, dans la carte de chaque item de la réquisition, il est possible de voir quelle(s) transaction(s) ont traité partiellement ou complètement chacune des lignes de la réquisition, avec : Le type de transaction (Commande avec catalogue, Transfert inventaire-projet, Transfert d'emplacement, Réservation de matériel, Vente interne); Le numéro de transaction. Des informations supplémentaires sont ajoutées dans le cas où le type de transaction est une commande catalogue : La quantité commandée; La quantité reçue; La date de livraison (celle indiquée sur la ligne de la commande).
Commandes	Si l'employé a les droits Voir Gestion des employés dans maestro* (Gestion du temps > Paie > Employés > Gestion des employés). pour le faire, créer une commande catalogue relative à la visite : ajouter au moins un item à la commande (au besoin, modifier le prix unitaire), spécifier le fournisseur et l'adresse de livraison et, s'il y a lieu, ajouter des photos/documents et un mémo. Ensuite, envoyer la commande au fournisseur et terminer (transférer) la commande directement à partir de maestro*MOBILE. Les coûts engagés apparaîtront par la suite dans le sommaire du projet.
Recommandations	Émettre une ou des recommandation(s) ou prendre connaissance de recommandations effectuées antérieurement pour ce projet répartition.
Dessins d'atelier	Consulter les différents dessins d'atelier du projet, tel qu'entrés dans l'option Gestion des dessins d'atelier de maestro*.
Photos/Documents	Consulter les documents joints au projet répartition. Il peut s’agir du contrat, de spécifications techniques, de plans ou de photos.

 

Page Entrée journalière

Lorsque l’utilisateur ajoute une entrée journalière ou lorsqu’il sélectionne une entrée déjà entamée ou fermée, il accède à la page Entrée journalière.

Cette page affiche d’abord la date de l’entrée sélectionnée, de même que le projet auquel l’entrée est rattachée.

Bouton Prendre les présences

Le bouton Prendre les présences permet à l’utilisateur de confirmer sa présence sur le lieu de travail. Encore plus, il rend possible l'ajout d’autres employés, d’une équipe de travail ou d’équipements ou, encore, permet de signifier l'absence de ces derniers. La notion de présence s’applique également aux équipes, employés ou équipements. Ceux-ci doivent avoir été configurés dans maestro* au préalable (à partir de l’option Gestion de la sécurité) et l’utilisateur doit disposer des autorisations nécessaires pour ajouter de la main-d’œuvre dans maestro*MOBILE.

Bouton Entrer le temps

L’option Entrer le temps permet à l’utilisateur de noter le temps travaillé. Il est également en mesure de préciser le temps travaillé par d’autres employés, équipes de travail ou équipements dans le cas, entre autres, où ces derniers auraient été ajoutés à partir de l’option Prendre les présences. L’ajout du temps de travail peut se faire de façon individuelle ou globale. L’utilisateur est en mesure de préciser si le travail a été effectué à taux simple, et demi ou double. Il peut aussi faire l’ajout d’une prime ou d’une allocation au besoin. Deux modes sont disponibles pour réaliser les entrées de temps dans l’interface Projets de maestro*MOBILE : le mode standard et le mode unifié, permettant à l’utilisateur de compléter tous les champs requis en une seule et même page.

Bouton Sommaire des heures

Le Sommaire des heures constitue la dernière étape obligatoire avant qu’il ne soit possible de fermer la journée dans maestro*MOBILE. Cette étape, en plus de permettre la visualisation et la validation des ressources, des sous-projets et des heures travaillées pour une dernière fois, sert à indiquer que les ressources ont quitté le chantier et qu’elles ont terminé la journée de travail. L’option n’est fonctionnelle que lorsque les étapes obligatoires précédentes ont été complétées (prise de présence et entrée du temps de travail). L'affichage des sous-projets découle de l'option Permettre la sélection de sous-projets dans les activités, présente à l'onglet Mobile de la Gestion des projets répartition.

Bouton Sommaire entrée journalière

La page Sommaire entrée journalière permet de visualiser un rapport abrégé de la journée. On y voit les heures des employés (incluant le type de temps; soit simple, et demi ou double), l’équipement, le matériel utilisé, les notes journalières, le contenu des champs supplémentaires, etc. L’option n’est disponible et visible que pour le contremaître. Ce rapport abrégé de la journée peut être présenté au client ou au gestionnaire de projet pour approbation et signature (fonctionnalité optionnelle qui peut devenir obligatoire). En effet, lorsque la personne-ressource appuie sur Je confirme, une page s’affiche pour permettre l’ajout de la signature. Une fois la journée fermée, le rapport peut être imprimé et visualisé dans maestro* ou joint à une facture. Une copie de ce rapport est également envoyée par courriel à la personne-ressource lors de la sauvegarde de la signature. Maestro* propose d’abord, à titre de personne-ressource, la personne-ressource (ou contact) spécifiée pour le projet. Dans le cas où cette information n’est pas disponible, maestro* propose la personne-ressource identifiée au client. Enfin, l’utilisateur peut également inscrire le nom et l’adresse courriel d’une tout autre personne-ressource. La page Sommaire entrée journalière est subdivisée en différentes sections qui peuvent être masquées au besoin.

Bouton Fermer la journée

Le bouton Fermer la journée permet, comme son nom l’indique, de mettre fin à la journée de travail et d’indiquer que les employés ont quitté. Cette étape est la dernière à être exécutée dans le processus d’une entrée journalière réalisée à l’aide de l’application mobile. Toute l’information spécifique à la journée doit avoir été inscrite au préalable ou enregistrée, à partir des options disponibles dans la page. Il est toujours possible de rouvrir une journée fermée dans maestro*MOBILE si cette dernière n’a pas été transférée par l’utilisateur de la grille de répartition de maestro*.

 

Il est toujours possible de rouvrir une journée fermée dans maestro*MOBILE si cette dernière n’a pas été transférée par l’utilisateur de la grille de répartition de maestro*.

Autres options dans la page

Options	Sert à
Réquisition de ressources	Visualiser ou réquisitionner de l’équipement spécial ou les services d’un employé additionnel et spécialisé pour une journée subséquente.
Sous-traitants et contacts	Signifier la présence et entrer les heures travaillées par un tiers, sur le chantier. L’information pourra être utilisée ultérieurement, à titre de référence. NOTES : Les sous-traitants attitrés au projet répartition pour la journée peuvent être répartis à partir de la grille de répartition de maestro* ou ajoutés à partir de cette option, dans maestro*MOBILE. Dans les deux cas, ils doivent avoir été configurés dans maestro* au préalable. Les contacts, quant à eux, ne peuvent être ajoutés qu’à partir de la grille de répartition de maestro*.
Commandes	Si l'employé a les droits Voir Gestion des employés dans maestro* (Gestion du temps > Paie > Employés > Gestion des employés). pour le faire, créer une commande catalogue relative à la visite : ajouter au moins un item à la commande (au besoin, modifier le prix unitaire), spécifier le fournisseur et l'adresse de livraison et, s'il y a lieu, ajouter des photos/documents. Ensuite, envoyer la commande au fournisseur et terminer (transférer) la commande directement à partir de maestro*MOBILE. Les coûts engagés apparaîtront par la suite dans le sommaire du projet.
Matériel utilisé	Noter le matériel (items catalogue ou hors catalogue) utilisé sur le chantier. Un lecteur de code à barres permet de scanner directement les codes à barres des items.
Météo	Noter la température, la météo et les précipitations, ces dernières pouvant affecter le travail.
Notes journalières	Inscrire des notes supplémentaires. NOTES : Celles-ci s'affichent dans la page Sommaire entrée journalière.
Production	Communiquer l’avancement des diverses activités liées au projet, s’il en est un de répartition. NOTES : Cette option est utilisée pour des activités qui sont généralement suivies par la production (par exemple : construction d’un chemin de fer, construction de routes, etc.). De plus, cette section est généralement complétée par le contremaître.
Pourcentage d’avancement	Indiquer les pourcentages d’avancement de certaines activités prédéfinies du projet. CONFIGURATIONS PRÉALABLES : Cette option ne s’affiche que si la méthode de calcul des projections, identifiée dans la Gestion des projets, est l’une des deux méthodes suivantes : % Avancement – Ajouter retard/gain % Avancement – Rythme des dépenses
Interruptions	Noter le temps et le moment de la journée où le travail a dû être interrompu sur le chantier, s’il y a lieu. NOTE : Les nouvelles interruptions de travail ajoutées par l’utilisateur dans maestro*MOBILE ne modifient pas le temps de travail des ressources contrairement aux pauses prédéfinies dans maestro* pour lesquelles une activité a été inscrite.
Message texte à l'équipe	Envoyer un message texte à tous les employés présents dans une entrée journalière future, à un maximum de 7 jours ouvrables de la date courante. Cette option n'est pas disponible dans une entrée journalière pour la date courante.
Photos/Documents	Ajouter des photos ou des documents à l’entrée journalière. S'il y a lieu, sélectionner une catégorie de document afin de créer une transaction en attente dans maestro*. Sinon, c'est la catégorie par défaut qui sera attribuée. NOTES : Si la catégorie de document sélectionnée est liée à un type de transaction spécifique, il est possible de créer une transaction en attente dans maestro*. Consulter l'aide en ligne de maestro* pour de plus amples informations. Le comportement de l’option Photos/Documents de la page Entrée journalière diffère de celui de l’option du même nom de la page Fiche de projet. Contrairement à cette dernière option qui ne permet que la consultation selon le niveau de sécurité défini pour l’utilisateur, l’option Photos/Documents de la page Entrée journalière permet l’ajout de photos et de documents.
Production par bordereau	Indiquer l’avancement des travaux, de façon à ce que le client soit facturé en partie, selon le niveau d’avancement atteint, en quantité ou en pourcentage. NOTE : Cette option ne s’affiche que si la facturation par bordereau est configurée dans maestro*.
Certificats et compétences	Consulter les certificats ou compétences des employés du projet répartition. Il est ainsi possible de visualiser les documents joints aux dossiers des ressources humaines des employés de maestro*.
Champs supplémentaires	Noter les informations additionnelles requises par l’employeur, s’il y a lieu. L’option Champs supplémentaires permet, en quelque sorte, la création d’un formulaire standardisé permettant de saisir des informations autres que celles requises dans les options déjà présentes. CONFIGURATION DES CHAMPS SUPPLÉMENTAIRES : La configuration des champs supplémentaires s’effectue dans l’onglet Champs supplémentaires de l’option Entrée journalière (maestro* > Projets > Gestion des opérations > Entrée journalière > Entrée journalière). Une mise à jour ou la réinitialisation des DDF/ODBC de maestro* est nécessaire pour que des champs supplémentaires nouvellement créés apparaissent dans maestro*MOBILE.
Évaluation des employés	Évaluer les employés du chantier au besoin et selon des paramètres déjà configurés dans maestro*. L’utilisation de l’option Évaluation des employés est optionnelle. CONFIGURATION DES PARAMÈTRES D'ÉVALUATION : Les paramètres d’évaluation doivent avoir été configurés au préalable à partir de maestro* : maestro* > Gestion du temps > Ressources humaines > Gestion du personnel > Gestion des critères d’évaluations.
Compteurs d’équipement	Inscrire les valeurs inscrites aux compteurs des équipements présents sur le chantier, pour la journée donnée. NOTES : Cette option est disponible pour les entreprises disposant du module Entretien préventif. Dans maestro*, les valeurs inscrites aux compteurs sont mises à jour : lors de la sauvegarde de l’entrée journalière (dans l’option Entrée journalière); lors du transfert de l’entrée journalière (dans la fiche de l’équipement).

Bouton Supprimer l'entrée

Le bouton Supprimer l’entrée permet, comme son nom l’indique, de mettre fin à une entrée journalière sans qu’aucune donnée ne soit enregistrée et sans que la journée n’apparaisse comme étant fermée. Aucune action ou seules les présences doivent avoir été prises pour qu’une entrée puisse être supprimée.

 

Voir aussi

• Utiliser l'interface Projets

 

Dernière modification : 08 novembre, 2024