Utiliser l'interface Réception de marchandises

Objectif

L'interface Réception de marchandises de maestro*MOBILE permet d'effectuer la réception des marchandises livrées à votre entreprise et de noter les quantités reçues suite à une commande catalogue créée dans maestro*.

L'utilisateur mobile peut créer une nouvelle réception de marchandises ou voir celles déjà créées par lui-même ou par d'autres utilisateurs mobiles appartenant au même groupe d'utilisateurs.

 

Prérequis

Dans maestro*

• Gestion de la sécurité maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Gestion de la sécurité : donner accès aux utilisateurs à l'interface Réception de marchandises;
• Commande avec catalogue maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Commandes > Commande avec catalogue : disposer de commandes actives déjà transférées;
• Avoir une licence mobile standard.

 

Sommaire

Pour consulter une section du document en particulier, cliquer sur l’un des liens suivants :

• Créer une nouvelle réception
• Compléter une réception en cours
• Saisir les informations de la réception de marchandises
  • Utiliser un lecteur de code à barres pour saisir les quantités
  • Noter les quantités reçues d'un item géré par numéro de série
• Consulter une réception complétée

 

Étapes

Créer une nouvelle réception

1. Sélectionner d’abord l’interface Réception de marchandises à partir du menu de maestro*MOBILE.
2. Appuyer sur + Ajouter une réception.
3. Entrer le numéro de commande et d'extension (s'il y a lieu).
4. Appuyer sur + Créer une réception de marchandise.

Au moment d'appuyer sur + Créer une réception de marchandise, maestro*MOBILE effectue un certain nombre de validations en arrière plan : Numéro de la commande : s'il est invalide, un message vous l'indiquera; État de la commande : si la commande n'a pas été transférée, un message sera affiché; Réception existante : si une réception est déjà en cours pour la commande ET que la configuration maestro* > Configurations générales > Achats et approvisionnement > Réception de marchandises Ne permettre qu'une seule transaction non transférée pour chaque commande placée est cochée, un message sera affiché et la réception en cours sera automatiquement affichée à l'écran. Si cette configuration n'est pas activée, une nouvelle réception de marchandises sera créée pour la commande.

5. Saisir les informations de la réception de marchandises.

Cliquer sur l'icône dans le coin supérieur droit de l'écran pour afficher toutes les informations de la commande (requérant, date, adresse de livraison, etc.).

 

Compléter une réception en cours

1. Dans la page Réception de marchandises, afficher l'onglet En cours.
2. Sélectionner la réception de marchandises de votre choix.
3. Au besoin, utiliser le champ de recherche pour trouver une réception de marchandises. On peut rechercher par numéro de commande, date de réception, numéro de compteur ou numéro de livraison.
4. Au besoin, filtrer la liste des réceptions de marchandises, par date de réception (ascendant ou descendant).
5. La page de saisie des informations de la réception s'affiche.
6. Saisir les informations de la réception de marchandises.

 

Saisir les informations de la réception de marchandises

Le numéro de commande, le nom du fournisseur, le requérant et l'acheteur sont indiqués dans le haut de la fenêtre. Ces informations proviennent de la commande catalogue. Au besoin, cliquer sur l'icône dans le coin supérieur droit de l'écran pour afficher toutes les informations de la commande.

1. Indiquer le numéro de livraison, tel qu'indiqué sur le bordereau remis par le livreur.
2. Choisir la date à laquelle la réception de marchandises est effectuée.
3. Indiquer la date réelle de livraison Obligatoire si la configuration est activée (maestro* > Configurations générales > Achats et approvisionnement > Réception de marchandises)..

Il est fréquent que l'action de réception de marchandises soit effectuée quelques jours après la date réelle de livraison. Par exemple, la commande peut avoir été livrée un lundi, mais on ne pourra effectuer la réception que le mercredi. Il peut donc être utile de noter cette information.

4. Au besoin, ajouter une photo ou un document à la réception de marchandises.
5. Pour chaque item de la commande, noter les quantités reçues Selon les configurations, on peut ou non accepter un dépassement de la quantité reçue (maestro* > Configurations générales > Achats et approvisionnement > Réception de marchandises > Action lors d'une réception). Valeur "Ignorer" = dépassement accepté; valeur "Valider" = simple avertissement de dépassement; "Bloquer" = avertissement et refus de dépassement., en mode Inventaire ou Fournisseur.

Attention! lorsque l'écran est assez large, les champs Inventaire et Fournisseur s'affichent. Si l'écran n'est pas assez large, un seul champ s'affiche : utiliser l'interrupteur pour passer d'un mode à l'autre.

6. Cocher la case Afficher les lignes de commentaire pour afficher les commentaires liés aux items à recevoir.
7. Au besoin, ajouter un item à la réception de marchandises en appuyant sur + Ajouter un item.
   1. Sélectionner un item du catalogue ou appuyer sur Ajouter un item hors catalogue.
   2. Au besoin, indiquer l'emplacement et la localisation.
   3. Indiquer le mode réception (Inventaire ou Fournisseur) et le prix unitaire.
   4. Sélectionner un projet, une activité et un groupe.
   5. S'il y a lieu, indiquer le numéro d'appel.
   6. Appuyer sur Enregistrer.

On peut également ajouter un item en scannant son code à barres.

8. Entrer les quantités reçues pour chaque item.
9. Si la réception de marchandises est terminée, appuyer sur Compléter.

Les données étant sauvegardées automatiquement, il est possible de laisser en plan la réception de marchandises pour y revenir plus tard. La réception pourra être retrouvée dans l'onglet En cours (voir étape précédente).

Une fois complétée, plus aucun changement ne sera possible.

 

Utiliser un lecteur de code à barres pour saisir les quantités

1. Appuyer sur Saisie item par code à barres.
2. À l'aide d'un lecteur de code à barres, scanner le code de l'item en question.
   Le curseur sera automatiquement positionné dans le champ de l'item.
3. Entrer la quantité de l'item.
4. Poursuivre la réception des items de la commande.

Noter les quantités reçues d'un item géré par numéro de série

Si un item est géré par numéro de série Configuré dans la "Gestion du catalogue", section "Unités", champ "Mode de gestion des éléments" = valeur "No série". (maestro* > Achat et approvisionnement > Maintenance > Catalogue > Gestion du catalogue), le champ Reçu s'affiche en gris et on ne peut entrer de quantité.

1. Appuyer sur l'icône N° de série .
2. Dans la fenêtre Gestion des numéros de série, appuyer sur + N° de série.
3. Entrer le numéro de série dans le champ qui apparaît.
4. Répéter l'opération jusqu'à ce que tous les numéros de série aient été saisis.
5. Appuyer sur Enregistrer.
6. De retour dans la réception de marchandises, on peut constater que le champ Reçu a été mis à jour.
7. Poursuivre la réception des items de la commande.

 

Consulter une réception complétée

1. Dans la page Réception de marchandises, afficher l'onglet Complétées.
2. Au besoin, utiliser le champ de recherche pour trouver une réception de marchandises. On peut rechercher par numéro de commande, date de réception, numéro de compteur ou numéro de livraison.
3. Au besoin, filtrer la liste des réceptions de marchandises, par date de réception (ascendant ou descendant).
4. Appuyer sur la réception de marchandises de votre choix pour la consulter.

Il n'est pas possible de modifier une réception de marchandises qui a été complétée. Toutefois, on peut ajouter des photos ou des documents à une réception de marchandises complétée. Consulter la rubrique Photos et documents pour connaître toutes les caractéristiques de cet outil.

 

Dernière modification : 08 novembre, 2024