Le go-live (mise en service) de maestro*

Sommaire

 

Qu'est-ce qu'un go-live?

Ce qui est communément appelé go-live, chez Maestro, consiste en fait en la date du début d'utilisation officielle du progiciel; il ne s'agit pas de la date à partir de laquelle les employés saisissent des données comme telles dans maestro*, mais de la date à partir de laquelle les nouvelles transactions doivent être saisies dans le progiciel1. À cette étape, normalement, tous les tests et configurations préparatoires ont été effectués. Les transactions réalisées en date de cette journée sont là pour rester et les utilisateurs travaillent enfin pour de bon avec maestro*. Bref, la date du go-live correspond à la date de démarcation comptable (dite "cut-off" comptable).

Il va de soi que le go-live est un moment nécessitant une planification adéquate; le succès de l'implantation en dépend! Plusieurs éléments sont à prévoir ou à prendre en compte, à partir du début de l'implantation et/ou une fois la date du go-live arrivée.

 

Questions fréquentes

À quel moment a lieu le go-live?

La date du go-live est idéalement fixée le premier jour d'un nouveau mois, lorsque le client se sent enfin prêt. Pourquoi le premier jour d'un nouveau mois? Parce qu'il sera ainsi plus simple de fermer la période comptable dans l'ancien système utilisé. Il en sera de même pour les remises de taxes et autres transactions à traiter.

Plusieurs théories existent quant au mois qui devrait être choisi pour ce faire. Certains optent pour la date de début d'une nouvelle année financière, leur évitant de fermer une année dans deux systèmes financiers différents. D'autres privilégient le début d'une année calendrier pour débuter la saisie d'une année de paies dans maestro* et éviter d'avoir à entrer les soldes de paie en cours d'année. D'autres encore diront qu'il est encore mieux si ces deux dates (début d'année financière et début d'année calendrier) sont synchrones. Quoiqu'il en soit, l'important est d'établir une date qui facilitera la transition entre le système courant et l'utilisation de maestro*. Le principal enjeu consiste à établir une date qui permettra de bénéficier du temps requis pour la configuration de maestro*, pour la validation des divers processus et pour la formation adéquate des utilisateurs.

 

Qu'est-ce qu'une approche de go-live par phases?

L'approche de mise en service par phases consiste à mettre en production les différentes fonctionnalités de maestro* progressivement. Sont d'abord mises en production les fonctions essentielles du progiciel puis, par la suite, sont intégrées les fonctionnalités qui peuvent, temporairement, continuer d'être réalisées en parallèle et/ou avec la méthode précédant l'implantation de maestro*. Par exemple, le module Estimations/Soumissions peut être intégré une fois les utilisateurs rendus familiers avec le fonctionnement de base de maestro*. L'utilisation d'options financières secondaires telles la Gestion des amortissements ou la Gestion des prêts peut être entamée dans une phase deux ou trois. Des entrées manuelles devront donc être envisagées entretemps.

 

Quelles fonctionnalités devrait-on retrouver dans une première phase de mise en production?

La première phase de mise en production de maestro* devrait inclure toutes les fonctionnalités essentielles à la bonne marche administrative de l'entreprise; le minimum étant la gestion financière et le remplacement du système financier existant. En aucun cas une entreprise devrait avoir à réduire ou cesser des tâches nécessaires à son bon fonctionnement. Il est donc requis, en amont du go-live, d'identifier tout ce que permet de faire le système actuel de l'entreprise afin que les fonctionnalités correspondantes, dans maestro*, soient comprises dans la phase un. À cette dernière seront souvent ajoutées les fonctionnalités de maestro* ayant mené au changement de système.

Bref, le contenu de la première phase de mise en production de maestro* est constamment révisé pendant la période de configuration et de formation. Certaines fonctions, initialement prévues dans la première phase, peuvent finalement s’avérer non essentielles à la mise en service du progiciel. Même la date de la mise en service peut être révisée pour assurer le succès de la conversion.

 

Comment bien se préparer au go-live de maestro*?

Bien se préparer au jour du go-live, c'est d'abord être à jour le plus possible dans la saisie de données mais c'est surtout avoir pratiqué et fait le plus possible de tests avant ce grand jour. L'expérience a démontré que plus les utilisateurs étaient prêts à travailler avec maestro*, plus la transition était facile et sans heurs. Au contraire, lorsque peu de tests ont été effectués au préalable, le changement d'un système x à maestro* est plus difficile et long à vivre.

À chacune des rencontres ayant lieu durant le processus d'implantation, il vous sera recommandé, par votre spécialiste en implantation, d'effectuer des tests en lien avec les configurations effectuées et avec les fonctionnalités et options vues pendant la séance. Ces tests peuvent consister en l'entrée de commandes, de factures types, en la création d'un projet fictif, en l'impression de rapports, etc. Bref, vous serez invité à répliquer dans maestro* les transactions et les entrées types effectuées dans l'ancien système ainsi que celles engendrées par l'utilisation de maestro*. De plus, et pour maximiser le temps de formation passé avec votre spécialiste en implantation, on vous demandera de compléter certaines configurations entre deux rencontres de formation. Ces "devoirs" ont pour but :

  • de vérifier les acquis de l'apprenant;
  • de soulever tous les cas de figure et scénarios possibles;
  • de soulever des questions, s'il y a lieu;
  • de permettre à l'apprenant d'acquérir un minimum d'expérience avec l'utilisation de maestro* avant le grand jour;
  • d'effectuer des erreurs et de les corriger avant que les impacts ne soient réels;
  • d'assurer l'autonomie de l'apprenant;
  • de finaliser les configurations, nombreuses à effectuer et répétitives;
  • d'outiller l'apprenant à ajouter ou modifier des paramètres;
  • etc.

Rien ne sert de précipiter le processus d'implantation et de formation de maestro*. L'expérience a démontré qu'une période de rodage est nécessaire. De plus, la réalisation des tests et/ou "devoirs" demandés par le spécialiste en implantation entre les séances nécessite du temps, qui s'ajoute aux opérations quotidiennes et en cours de l'entreprise.

 

Est-ce que tous les employés peuvent travailler dans maestro* le jour correspondant à la date du go-live? 

Techniquement oui. Toutefois, c'est généralement de façon graduelle que les employés se mettront à travailler dans maestro*. Certains départements, comme le Département des achats par exemple, effectueront les commandes et les achats dès la première journée d'utilisation officielle de maestro*. La Comptabilité, par contre, procédera à la saisie de factures du mois précédent dans l'ancien système utilisé jusqu'à ce que la période comptable soit fermée (souvent vers le milieu du mois). Il est fréquent de voir des utilisateurs du Département de comptabilité travailler à la fois dans maestro* et dans l'ancien système, pendant deux à trois semaines maximum.

Quoiqu’il en soit, des nouvelles transactions sont habituellement entrées dans maestro* dès le premier jour d’utilisation officielle. L’ancien système est encore utilisé pour entrer les transactions datées de la période précédente jusqu’à ce que ce dernier mois soit fermé, dans l’ancien système, et que les soldes soient transférés dans maestro*.

 

"Le secret de la réussite d'une implantation, c'est de faire le plus de tests possible avant le go-live. C'est à ce moment qu'il faut essayer, faire des tests et former les utilisateurs."

Michel St-Jacques, spécialiste en implantation

 

Comment se déroule le premier mois d'utilisation de maestro*?

Du temps de suivi et d’accompagnement par le spécialiste en implantation est toujours prévu pour la période suivant le jour du go-live; cette période est appelée période de stabilisation. Celle-ci consiste en une période d'accompagnement du client dans son nouveau système, jusqu'à ce qu'il soit à l'aise et confortable de poursuivre de façon autonome. Parfois, certaines configurations sont révisées, pour mieux desservir les utilisateurs. Parfois, des oublis font qu'il est nécessaire de démontrer à nouveau le fonctionnement d'une option. Enfin, rares sont les clients qui n'ont aucune question lors des premiers jours d'utilisation de maestro*; une période qui s’avère stressante pour les nouveaux utilisateurs.

À moins que les conditions et l'horaire ne le permettent, un spécialiste en implantation se rend disponible une journée par semaine pendant le premier mois. Une fois le mois précédent fermé dans l’ancien système, les divers soldes sont importés dans maestro*. En moyenne, un professionnel de Maestro accompagne aussi le client dans la production de ses deux premières paies et, si le besoin est, il l'accompagne également dans la fermeture de sa première période comptable pour chercher tout écart financier.

 

Travailler dans deux systèmes en parallèle

Outre une situation particulière ou lorsque la situation l'exige, il est recommandé aux utilisateurs de ne travailler que dans un système à la fois pour les raisons suivantes :

  • Une nouvelle approche de travail, l’utilisation et l’apprentissage d’un nouveau logiciel représentent déjà une surcharge de travail;
  • L’utilisation de deux systèmes en parallèle accroît le risque d’erreurs d’entrée de données dans l’un ou l’autre des systèmes;
  • Du temps peut ainsi être perdu à concilier les données des deux systèmes et à chercher où sont les erreurs, les entrées manquantes ou celles en double.

L’expression brûler ses vaisseaux2 s’applique à tout changement de système; il faut regarder en avant et laisser le passé derrière!

 

Un défi non négligeable : la gestion du changement!

En parler est une chose, la vivre en est une autre! Gérer le changement est probablement l'un des éléments les plus importants, liés au go-live. Plusieurs livres ont été écrits sur le sujet. Tout changement de système génère automatiquement de la résistance; il engendre nécessairement un ajustement des procédures, des tâches quotidiennes et donc, des efforts d'apprentissage. Ce n'est d'ailleurs pas toujours simple dans un contexte de surcharge de travail.

Il est impératif d'effectuer continuellement un suivi avec les employés concernés et de les rassurer sur la progression de l'implantation. Cela dit, une mise en service par phases peut être appropriée de façon à intégrer une portion de maestro*, à effectuer de petites victoires pour ensuite s'attarder à des fonctionnalités plus complexes.

 

 

"Pour être déjà passé par là, je dois dire qu'il est important de se mettre en mode apprentissage pendant l'implantation. Il faut prendre le temps de creuser, de poser des questions et de comprendre la logique et le pourquoi des choses. Apprendre, ce n'est pas mémoriser un nombre de clics. C'est avant tout savoir pourquoi on clique."

Tiberiu Fatan, spécialiste en implantation

 

Préparation du go-live

En préparation du go-live, la compagnie dans maestro* est réinitialisée, c'est-à-dire que tous les fichiers maîtres et configurations demeurent mais que toutes les transactions sont purgées. On s'assure ainsi de conserver les configurations établies et les données importées pendant la période d'implantation. Les transactions ayant servies à tester les configurations ou à des fins de formation sont quant à elles éliminées. Ce processus de préparation, en prévision de la journée du go-live, a généralement lieu à la fin du mois précédant le jour J.

 

Fichiers maîtres

Par fichiers maîtres, on entend les fichiers qui contiennent des données relativement permanentes et/ou de référence. Voici une liste non exhaustive de ce type de fichiers :

  • Liste et coordonnées des clients
  • Liste et coordonnées des fournisseurs
  • Liste et coordonnées des employés
  • Charte de compte
  • Catalogue des items
  • Liste des immobilisations
  • Etc.

 

Six grandes étapes précèdent la date butoir du go-live :

  • la création d'une compagnie test
  • l'initialisation de la compagnie
  • les vérifications et le peaufinage
  • le transfert des soldes
  • la prise d'inventaire
  • l'importation des cumulatifs des employés

Voici quelques détails supplémentaires sur chacune des étapes préparatoires au go-live.

 

La création d'une compagnie test

Maestro* permet la création de compagnies tests. La création d’une compagnie test consiste à définir une nouvelle compagnie (identifiée comme la compagnie test) à partir d’une compagnie déjà existante (identifiée comme la compagnie source) et à copier toutes les données présentes dans la compagnie source. Il s'agit en fait d'un copié-collé.

Une compagnie test permet aux utilisateurs de tester diverses fonctionnalités en tout temps, et ce, sans affecter la compagnie réelle et/ou d'origine. Ainsi, une fois le go-live finalisé, les utilisateurs pourront continuer à tester ou simuler des transactions au besoin, dans la compagnie test.

Dans le but de faciliter la création d’une compagnie test, la tâche a été automatisée , permettant ainsi de garantir l’intégrité des données et de s’assurer que la copie des données soit toujours effectuée de la compagnie réelle vers la compagnie test, et jamais l’inverse. Lors de la copie des données, maestro* veille également à ce qu’aucun utilisateur ne soit présent dans le progiciel. Les utilisateurs bénéficient également d'une option, dans maestro*, intitulée Copie de la compagnie source. Celle-ci permet, ultérieurement, de mettre à jour la compagnie test avec les données de la compagnie source.

 

Seuls les utilisateurs ayant des droits de type administrateur peuvent créer une compagnie test. Consulter le document sur la gestion de la sécurité dans maestro* pour en savoir davantage.

 

L'initialisation de la compagnie

L’initialisation d’une compagnie permet de supprimer les transactions de la compagnie sélectionnée. Il va de soi qu'aucun utilisateur ne doit travailler dans maestro* au moment de cette opération.

 

Attention! Cette option n’est pas réversible. Les données supprimées ne sont pas récupérables.

 

Lors de l’initialisation d’une compagnie, maestro* conserve les informations et le contenu des options suivantes :

  • Toutes les options des menus Maintenance;
  • Tous les fichiers de Configurations générales;
  • Les fichiers maîtres (Gestion des clients, Gestion des fournisseurs et Gestion des employés);
  • Les budgets annuels du grand livre;
  • Les soldes de départ dans la Gestion des amortissements;
  • Les budgets des projets;
  • Les modèles de bons de travail;
  • Les modèles de soumissions;
  • Les items du catalogue (à l'exception des quantités et des valeurs stock, qui sont remises à zéro);
  • Les contrats de facturation (Gestion des contrats, Gestion des contrats à bordereau, Gestion des contrats – À coût plus);
  • La gestion des immeubles (Gestion des immeubles, Gestion des unités, Ouverture de bail);
  • Tableau des escomptes par client/fournisseur.

 

Les documents de la Gestion des documents et les valeurs des champs supplémentaires sont supprimés lors de l’initialisation d’une compagnie si les transactions auxquelles ils sont reliés sont supprimées.

"Certains clients trouvent qu'il coûte cher de payer des employés à se former sur un nouveau progiciel. De mon expérience, les erreurs coûtent beaucoup plus chers lorsqu'elles sont réalisées en production! Et si les employés n'ont pas eu la chance de pratiquer avant le go-live, les erreurs prolongent la période de stabilisation."

Michel St-Jacques, spécialiste en implantation

 

Les vérifications et le peaufinage

Des vérifications d'usage, telles la validation des tableaux d'escomptes par clients et par fournisseurs, la fermeture et la suppression des projets tests et la révision du catalogue devront être complétées dans maestro* avant d'utiliser le progiciel pour les transactions réelles de l'entreprise.

 

La prise d'inventaire

Le dernier jour du mois précédent celui du go-live, il est impératif d'effectuer la prise d'inventaire physique des divers items et actifs de l'entreprise. Cette prise d'inventaire est nécessaire pour l'inscription des soldes d'inventaire (ainsi que des quantités si le catalogue est utilisé) en date du premier jour du mois dans maestro*.

 

Le transfert des soldes

L’opération consistant à transférer les valeurs courantes et les soldes de l’ancien système à maestro* est généralement effectuée deux ou trois semaines après avoir débuté l’utilisation de maestro*, soit une fois la période financière antérieure complétée dans l'ancien système.

 

Il est important d’avoir validé le processus d’extraction des données de l’ancien système et l’importation pendant la phase de configuration et de formation afin que les données soient adaptées aux formats de fichier requis par maestro*.

Aussi, et tout dépendant si l'utilisation de maestro* est graduelle (implantation par phases), certains soldes peuvent être transférés dans une phase 2 ou 3.

 

Comme dans le cas de plusieurs opérations à réaliser dans le progiciel, plusieurs approches sont possibles lorsque vient le temps d'effectuer le transfert des soldes, chacune comportant des avantages et des inconvénients. Le tableau ci-dessous présente celle préconisée par Maestro. Toutefois, votre spécialiste en implantation s'avère la meilleure personne avec qui discuter du processus et de ses alternatives.

Valeurs à transférer

Précisions

Balance de vérification

Tout dépendant de la date de début d’utilisation officielle de maestro*, il est nécessaire d’importer les soldes de la balance de vérification de la fin d’année ou celle de départ, dans le premier mois. Un fichier en format Excel comportant le solde de chaque compte de grand livre est importé dans maestro* à l'aide de l'option Transfert entre projets avancé.

Un projet, intitulé Bilan, peut donc être créé pour les comptes de bilan et un second, intitulé Soldes de départ, peut servir pour les comptes de revenus et de dépenses. Certains utilisateurs choisissent également de créer un seul projet pour l'ensemble des comptes. Quoiqu'il en soit, si le go-live correspond à une fin d'année, seuls les comptes de bilan doivent obligatoirement être importés.

Produire des états financiers comparatifs entre l'année précédente (ancien système) et l'année courante (maestro*)

Les utilisateurs qui souhaitent produire, à partir de maestro*, des états financiers entre l'année précédente et l'année courante doivent importer dans maestro* les balances de vérification de chacun des mois de l'année précédant le go-live. Rappelons toutefois que cette tâche optionnelle peut être réalisée quelques mois après le grand jour.

 

Comme la charte de grand livre fait généralement l’objet d’une révision lors de l’implantation, il est nécessaire d’adapter la balance de vérification de l’ancien système à la nouvelle structure de comptes.

Pour accéder au format du fichier Excel nécessaire à l’importation des soldes de chaque compte de grand livre, cliquer ICI.

Comptes à recevoir

Une fois la période financière fermée dans l’ancien système, il est requis d’importer les données des comptes à recevoir (CAR) dans maestro*, à l’aide d’un fichier en format Excel.

Pour accéder au format du fichier Excel nécessaire à l’importation des CAR, cliquer ICI.

Attention! Ne pas oublier d’enregistrer les retenues à recevoir. Maestro recommande d'ailleurs d'enregistrer les soldes et les retenues des comptes à recevoir dans deux fichiers distincts : un premier pour les soldes des comptes à recevoir et un second pour les retenues en tant que telles. De plus, les recettes ne pourront être réalisées dans maestro* que lorsque les CAR auront été importés. Il importe donc de viser une fermeture rapide du dernier mois, dans l'ancien système.

Comptes à payer

Une fois la période financière fermée dans l’ancien système, il est requis d’importer les données des comptes à payer (CAP) dans maestro*, à l’aide d’un fichier en format Excel.

Pour accéder au format du fichier Excel nécessaire à l’importation des CAP, cliquer ICI.

Attention! Ne pas oublier d’enregistrer les retenues à payer. Maestro recommande d'ailleurs d'enregistrer les soldes et les retenues des comptes à payer dans deux fichiers distincts : un premier pour les soldes des comptes à payer et un second pour les retenues comme telles.De plus, les déboursés ne pourront être réalisés dans maestro* que lorsque les CAP auront été importés. Il importe donc de viser une fermeture rapide du dernier mois, dans l'ancien système.

Chèques en circulation

L'option Chèques en circulation, dans maestro*, permet d'inscrire et de gérer ces derniers.

Coûts des projets

Il est nécessaire, toujours une fois la période fermée dans l’ancien système, d’importer les données des coûts totaux des projets dans maestro*. Il est suggéré de réaliser l’importation pour les projets ayant une durée significative seulement.

Comme la structure des projets peut être appelée à changer lors de l’implantation, il est nécessaire d’effectuer les ajustements au besoin.

Note : Dans de rares cas, et surtout dans le cas de projets de très longue durée, certains utilisateurs préfèrent importer les coûts détaillés. Le travail est amplifié mais il est possible d’entrer les dépenses sous forme d’ajustements financiers à l’aide de l’option Transfert entre projets.

Solde des commandes

En règle générale, le solde des commandes restantes est saisi dans maestro* ou, dans certains cas, une facture globale d'avancement.

Toutefois, dans le cas où il s'agit de contrats de longue durée, et principalement pour les contrats de sous-traitance qui doivent être entrés dans maestro*, il peut être utile d'avoir conservé l'historique des factures et des paiements. Maestro recommande parfois de saisir dans le logiciel les factures et les paiements passés du client, pour la durée du contrat. Cette approche permet :

  • de bénéficier de l'ensemble des transactions d'un contrat dans maestro* et d'ainsi pouvoir visualiser l'historique de facturation du contrat et de toutes les retenues à payer, convenablement comptabilisées;
  • de se pratiquer et de valider les fonctions de maestro*;
  • de faciliter la gestion et le suivi des retenues.

La résultante financière de ces transactions sera annulée manuellement puisque les ajustements financiers seront réalisés par le biais de l'importation de la balance de vérification.

 

Bien que l'accès à l'historique des factures et des paiements, dans maestro*, soit privilégié par certains clients, tous ne choisissent pas de faire de même. Cela dépend de la durée des projets, du volume de données à saisir, etc. D'autres choisissent de saisir l'information dans maestro* une fois les premières semaines d'utilisation passées.

Contrats de facturation progressive

En ce qui concerne les contrats de facturation progressive, il est recommandé de saisir, dans maestro*, les soldes de chacun des contrats puisque les clients sont susceptibles d'exiger une facturation avec bordereau.

Amortissement

La valeur nette des équipements doit être saisie dans les immobilisations. Il est nécessaire d'ajuster le calendrier d’amortissement selon le moment de l’année où est effectué le changement de logiciel. Il est également requis de tenir compte des ajouts et des dispositions.

Gestion des prêts

S'il y a lieu, les prêts peuvent être enregistrés dans maestro*.

Maintenance préventive

S'il y a lieu, il est requis de mettre à jour la valeur des compteurs pour chaque équipement.

Gestion de documents

Maestro* permet d'importer en lot des documents si certains doivent être présents dans le logiciel.

Avis de changement

Les avis de changement qui sont en suspens au moment du go-live doivent également être entrés dans maestro*. En effet, la plupart des avis de changement traités dans le premier mois d'utilisation officielle de maestro* ont été initiés le mois précédent.

 

L'importation des cumulatifs des employés

Il est toujours requis d’importer les cumulatifs à date.

Si l’utilisation de la paie de maestro* débute avec la première paie de l’année, il est requis d’importer les soldes de vacances et autres soldes particuliers tels les congés accumulés.

Si l’utilisation de la paie de maestro* débute en cours d’année, il est alors requis d’importer l’ensemble des informations courantes de paie telles les données du Régime des rentes du Québec (RRQ), de l’assurance-emploi (AE), du Régime de pensions du Canada (connu sous l'appellation du CPP pour Canada Pension Plan), etc. Plus rapidement seront entrés les soldes, plus vite les employés pourront les consulter sur leurs talons de paie.

 

Prendre note que tous les autres soldes doivent être saisis dans maestro* avant la production des formulaires T4 et relevés 1.

 

À RETENIR

  • Ce qui est communément appelé go-live, chez Maestro, consiste en fait en la date du début d'utilisation officielle du progiciel.
  • Le go-live est fixé le premier jour du mois, lorsque le client est prêt, que les configurations et tests ont été effectués et les utilisateurs formés.
  • L'approche de mise en service par phases consiste à mettre en production les différentes fonctionnalités de maestro* progressivement.
  • Bien se préparer au jour du go-live, c'est d'abord être à jour le plus possible dans la saisie de données mais c'est surtout avoir pratiqué et fait le plus possible de tests avant ce grand jour.
  • Gérer le changement est probablement l'un des éléments les plus importants, liés au go-live.
  •  Six grandes étapes doivent être exécutées en vue du go-live :
    • la création d'une compagnie test
    • l'initialisation de la compagnie
    • les vérifications et le peaufinage
    • la prise d'inventaire
    • le transfert des soldes
    • l'importation des cumulatifs des employés

 

PISTES DE RÉFLEXION QUANT À LA PLANIFICATION DU GO-LIVE DE

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Quelle est la date souhaitée de mise en production de maestro*.

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Quelles raisons motivent cette date?

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Quand débute et se termine l'année financière de votre entreprise?

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Avez-vous envisagé une approche de mise en service par phases? 

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Vos employés ont-ils été préparés à vivre cette période de changements?

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Souhaitez-vous former vos employés vous-même ou souhaitez-vous que ceux-ci se joignent aux séances de formation prises en charge par Maestro?

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Quelles fonctionnalités de votre système actuel sont essentielles à la bonne marche administrative de votre entreprise?

 

Dernière modification : 12 novembre 2024