La paie
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Au fil des ans, Maestro a développé de multiples options et fonctionnalités pour répondre aux besoins de traitement de la paie de ses clients. Des façons de faire variées permettent de réaliser celle-ci et d'enregistrer les bénéfices marginaux, que le traitement de la paie soit effectué à l'interne ou réalisé par un tiers, en impartition. |
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Maestro* permettant à la fois de gérer au quotidien les données opérationnelles et financières d'une entreprise, il lui est possible d'effectuer le lien entre les heures inscrites et imputées aux projets et celles à payer aux employés. Comme l'ensemble des modules, celui dédié à la paie est intégré.
Sommaire
- Traitement de la paie réalisé à l'interne
- Traitement de la paie donné en impartition
- Imputation des heures travaillées aux projets AVANT la production de la paie par un fournisseur de services
- Cas de figure n°1 (importation de l'écriture comptable seul. et sans balancement des BM)
- Cas de figure n°2 (importation de l'écriture comptable et des données de paie et avec balancement des BM)
- Imputation des heures travaillées aux projets APRÈS la production de la paie par un fournisseur de services
- Méthodes d'importation dans maestro*
- Imputation des heures travaillées aux projets AVANT la production de la paie par un fournisseur de services
- Traitement des déductions et primes dans maestro*
- À retenir
- Pistes de réflexion préparatoires à l'implantation
Traitement de la paie réalisé à l'interne
La première étape inhérente au processus de paie, lorsque le traitement complet est effectué à l'interne, consiste en la saisie des heures travaillées. En effet, maestro* permet la répartition des heures par jour faisant en sorte qu'il est possible de suivre le coût des projets en tout temps. Pour obtenir les coûts de projets les plus exacts possibles et pour assurer l'exactitude des données comptables, il importe que soient comptabilisés les charges sociales de l'employeur, appelées bénéfices marginaux dans maestro*.
| Le terme bénéfices marginaux est un calque de l'anglais Fringe Benefits. Il désigne les coûts ou dépenses de l'employeur qui s'ajoutent au salaire, au bénéfice des employés. Bref, les bénéfices marginaux correspondent à ce qui est couramment appelé avantages sociaux ou charges sociales. |
Mode balancé (ou calcul de la paie avec le balancement des BM entre les projets et la paie)
Lorsque le mode balancé est utilisé pour effectuer le traitement des paies, cela signifie que maestro* comptabilise les bénéfices marginaux pour la paie courante. Toutes les heures travaillées sont payées et toutes les heures payées sont liées à un ou des projet(s).
Comme les montants de bénéfices marginaux ne sont pas encore connus, un taux estimé peut être défini au niveau des catégories d'emploi. Cela fait en sorte que le projet est imputé du montant de salaire de l'employé ET du taux de bénéfices marginaux estimé. Lorsque vient le temps de réaliser la paie, les heures réparties sur les projets sont automatiquement importées vers la paie et des ajustements peuvent être effectués : ajustements pour la gestion d'une banque d'heures ou application d'heures par défaut pour les employés n'ayant pas complétés leurs feuilles de temps, par exemple. Il est aussi possible, avant de réaliser ladite paie, d'utiliser une option ayant pour but de vérifier si du temps supplémentaire doit être appliqué. Cela peut s'avérer fort utile lorsque certains employés travaillent sur des horaires irréguliers. En effet, ils peuvent ne pas avoir réalisé du temps supplémentaire sur une base quotidienne mais sur le total des heures d'une période de paie. Une fois les heures traitées par le module de paie et une fois celle-ci complétée, les montants de bénéfices marginaux applicables à la paie sont connus pour chacun des employés. Il devient alors possible de corriger les entrées appliquées aux projets puis de comptabiliser le tout.
Cette façon de faire permet la comptabilisation des heures projet à la date où elles sont accomplies; puisque la dépense de salaire est comptabilisée au moment où elle est encourue, il en résulte des états financiers beaucoup plus précis. Cela permet
| L'option Calcul du temps supplémentaire facilite le calcul des heures payées à temps et demi ou double. Le calcul est basé sur des règles préétablies et rend plus simple le traitement de la paie par le ou la paie maître (par exemple lorsque la paie doit être complétée pour plus d'une centaine d'employés). |
Mode normal (ou calcul de la paie sans le balancement des BM entre les projets et la paie)
Le mode normal de traitement de la paie de maestro*, quoique moins utilisé par les entreprises, fait en sorte que les coûts inhérents aux bénéfices marginaux d'une paie consistent en des coûts temporaires. En réalité, maestro* impute les bénéfices marginaux réels de la paie précédente et ceux-ci ne sont pas balancés entre les projets et la paie courante.
Pour utiliser le mode normal du traitement de la paie, il est nécessaire d'indiquer, dans les Configurations diverses de la Gestion du temps, de comptabiliser directement les heures. La même chose doit évidemment être accomplie du coté de la paie. Dans ce cas, le seul inconvénient consiste en un écart probable entre le taux de bénéfices marginaux estimé dans les projets et le taux réel lors du calcul de paie. Cela a pour effet de créer un écart résiduel dans les comptes de Salaires courus et de BM courus, nécessitant un ajustement manuel périodique.
Traitement de la paie donnée en impartition
Certaines entreprises choisissent d'attribuer le traitement de la paie à un fournisseur externe. Lorsque c'est le cas, différentes approches, comportant à la fois des avantages et des désavantages, peuvent être envisagées. Toutefois, sachez qu'avant de mandater un tiers reconnu pour le traitement de la paie, il est nécessaire de prendre en compte qu'il sera absolument nécessaire d'importer par la suite les données dans maestro*, afin que les coûts de projets soient affectés et représentatifs. Même en faisant affaire avec un fournisseur externe, il sera nécessaire de créer et configurer les employés et d'entrer dans maestro* l'information relative aux taux horaires, aux syndicats, etc.
| Depuis ses débuts, Maestro s'est muni d'interfaces plus ou moins développées pour le transfert des heures et/ou le traitement de la paie avec les fournisseurs suivants :
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Imputation des heures travaillées aux projets AVANT la production de la paie par un fournisseur de services
Cas de figure n° 1
- Importation de l'écriture comptable seulement
- Sans balancement des BM entre la paie et les projets
Lorsque le traitement de la paie est réalisé par un fournisseur externe, il en résulte fréquemment des délais avant que les coûts des salaires ne soient associés aux projets; la durée de réalisation du processus complet de la paie est tributaire de ce fournisseur. C'est pour palier à ce délai que Maestro propose une alternative, soit l'imputation aux projets des dépenses de salaires au fur et à mesure que celles-ci sont encourues, contrebalancées par un salaire couru (compte de passif). Outre une gestion financière à jour en tout temps, cette approche permet :
- une compilation automatique des heures pour la génération d'une exportation au fournisseur externe;
- une gestion intercompagnie, s'il y a lieu;
- une gestion précise des banques d'heures;
- l'ajustement financier automatique dans le cas des périodes de paie chevauchant deux mois;
- des coûts de projet précis et à jour.
Bien que chaque fournisseur ait ses particularités, les actions engendrées par cette façon de faire sont généralement les suivantes :
- Répartition des heures dans les projets de maestro*;
- Exportation des heures travaillées vers le fournisseur externe;
- Calcul des paies à l'externe;
- Importation de l'écriture comptable dans maestro*.
Des écarts pouvant subsister entre les données entrées initialement dans maestro* et l'écriture importée, des ajustements peuvent devoir être effectués. De plus, cette façon de faire ne comporte pas une étape de balancement entre les bénéfices marginaux des projets et les bénéfices marginaux réels de la paie. Le processus consiste donc en une entrée des heures dans maestro*, suivie d'une exportation, où les heures sont compilées par employé (c'est-à-dire qu'aucun détail concernant les projets n'est partagé). Il s'avère important d'indiquer les heures pour tous les employés, incluant les employés travaillant à l'administration. Une feuille de temps doit donc être produite par tous, sans exception. Une fois la paie complétée, le service de paie externe produit généralement une écriture générale à importer dans maestro* et comportant diverses déductions (par exemple les remises gouvernementales). Il est primordial de s'assurer que les comptes de salaires de cette écriture correspondent au(x) compte(s) de salaires courus et de bénéfices marginaux courus utilisés dans les projets. Dans la mesure où les taux de salaires sont les mêmes (dans maestro* et dans le système utilisé par le fournisseur externe), les montants de salaires devraient s'annuler. Dans le cas contraire, il est important d'identifier l'écart puisque celui-ci permettra d'identifier la provenance de l'erreur de configuration.Tel que mentionné précédemment, il est fort probable qu'un léger écart subsiste entre les bénéfices marginaux estimés dans les projets et entre les bénéfices marginaux réels. Une écriture d'ajustement est nécessaire.
Cas de figure n° 2
- Importation de l'écriture comptable et des données de paie
- Avec balancement des BM entre la paie et les projets
Lorsque le système de paie externe le permet, il peut être intéressant d'importer dans maestro*, en plus de l'écriture comptable, les paies des employés. Outre la possibilité de pouvoir consulter directement les salaires versés aux employés, sans devoir recourir à des rapports ou à consulter le fournisseur de services, cette façon de faire permet de bénéficier de la fonctionnalité de balancement des bénéfices marginaux entre les projets et la paie. Elle évite donc la présence d'écarts cumulatifs dans le compte des BM courus.
Les actions engendrées par cette méthode sont généralement les suivantes :
- Répartition des heures dans les projets de maestro*;
- Exportation des heures travaillées vers le fournisseur externe;
- Calcul des paies à l'externe;
- Importation des salaires dans le module de paie de maestro*;
- Balancement des bénéfices marginaux entre les projets et la paie;
- Importation de l'écriture comptable dans maestro*.
| Il est également possible d'utiliser des fonctionnalités de transferts financiers dans maestro* pour effectuer des ajustements lorsque le détail des paies, soit les salaires et les BM, est importé. Cette approche est plus complexe et nécessite la disponibilité de l'information du système externe. Toutefois, elle s'avère fort intéressante, particulièrement lorsqu'un service externe est utilisé pour le calcul de la paie américaine. |
Imputation des heures travaillées aux projets APRÈS la production de la paie par un fournisseur de services
Certaines entreprises, quant à elles, choisissent de ne pas effectuer l'entrée des heures dans maestro* avant de les partager au fournisseur de service externe. Les heures sont compilées dans un outil fourni par le fournisseur ou dans un fichier Excel. Par la suite, la paie est compilée. L'écriture résultante, comportant une répartition des coûts par projet, peut ensuite être entrée dans maestro*; les coûts des salaires sont donc imputés aux projets. Tout bien considéré, cette approche donne les résultats escomptés. Toutefois, elle comporte quelques lacunes : notamment la perte d'information concernant les employés ayant travaillé sur divers projets ainsi qu'un délai significatif entre le moment où les coûts sont engagés et la comptabilisation de ceux-ci dans les projets.
Méthodes d'importation dans maestro*
Lorsque l'employeur saisit d'abord les données de paie à partir d'une interface ou du logiciel du fournisseur, celui-ci s'occupe par la suite entièrement du traitement des paies puis expédie ensuite un fichier d'importation afin que les données calculées soient reportées dans maestro*. L'importation de ces données, dans maestro*, est réalisée à partir d'un fichier Excel. Il est possible d'importer les données par projet, par employé ou pour tous les employés à la fois. Toutefois, un gabarit d'importation devra être fourni par le client afin que le fournisseur de paie, une fois celle-ci réalisée, repartage les variables appropriées dans un ordre prédéterminé.
Traitement des Déductions et primes dans maestro*
Déductions de santé et sécurité au travail
Au Canada, les employeurs sont tenus de payer les déductions nécessaires au financement du régime de la santé et de la sécurité du travail, permettant notamment l'indemnisation des travailleurs subissant des lésions professionnelles. Dans maestro*, les déductions de santé et sécurité au travail peuvent être gérées par projet ou à partir du processus de paie. Le taux de ces déductions est établi par divers organismes tels la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail au Québec (CNESST ), par la Workplace Safety & Insurance Board (WSIB) en Ontario, par la Workers Compensation Board (WCB) au Manitoba et en Alberta, etc.
| Il importe de se rappeler que le paiement de provisions est obligatoire pour les employeurs québécois. Bien que le montant réel des déductions de santé et sécurité au travail à payer soit calculé à chacune des paies, selon les taux inscrits dans maestro* et prescrits par la CNESST, les employeurs québécois sont tenus de payer des acomptes provisionnels. En effet, comme le nombre de travailleurs et d'heures travaillées peuvent varier considérablement d'une saison à l'autre et causer des déficits dans certains cas, il a été établi que des montants provisionnels doivent être versés tout au long de l'année. Cette caractéristique distingue les employeurs québécois en matière de traitement des déductions de santé et sécurité au travail. De plus, les montants des déductions de santé et sécurité au travail à payer (réels et provisionnels) sont calculés, dans maestro*, selon des excédents qui peuvent être configurés comme étant annuels ou hebdomadaires. Dans la pratique, toutefois, seuls les salaires d'emplois assujettis à la Commission de la construction du Québec (CCQ) ont un maximum de cotisation hebdomadaire. |
Traitement par projet
La gestion des déductions de santé et sécurité au travail par projet permet d'associer le temps travaillé d'un employé à une ou des activités de CSST, ces dernières étant liées à des unités de classification. Ainsi, un employé peut se voir attribuer plusieurs activités au cours d'une même semaine de travail, voire au cours d'une même journée de travail. Il en résulte un traitement très précis dans le cas où, par exemple, un employé effectue des tâches variées pour un projet déterminé.
Traitement à la paie
Primes diverses
Maestro* offre la possibilité de créer différents autres types de primes. Pour chacune d'elles, il est possible d'indiquer si elles sont assujetties aux retenues à la source et aux cotisations, et si oui, dans quelle proportion :
- Revenu
- Bonus
- Commissions
- Pension alimentaire
- Déductions
- Remboursement des dépenses
- Vacances
- Primes
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o | Comment les coûts de main d'oeuvre sont-ils intégrés à vos projets? |
o | Désirez-vous calculer le coût réel de la paie incluant le calcul des bénéfices marginaux? |
o | Transigez-vous avec un fournisseur de services externe pour le traitement de la paie? Si oui, quel est-il? |
o | Est-ce que les activités de l'entreprise se déroulent dans une ou plusieurs provinces? Est-ce que des employés peuvent être appelés à travailler dans plus d'une province? |
o | Prévoyez-vous utiliser la paie US ou soumettre des paies certifiées? |
o | Combien d'employés figurent généralement sur la liste de paie (minimum et maximum)? |
o | À quelle(s) fréquence(s) sont payés les employés? |
o | Quelles sont les primes qui peuvent être attribuées à vos employés au cours d'une année? |
o | Gérez-vous :
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o | Est-ce que vos employés bénéficient de déductions spéciales? |
o | Gérez-vous des banques de temps accumulé? |
o | Comment récupérez-vous les avances des employés, s'il y a lieu? |
o | Comment sont accumulées les heures de vacances? |
o | Comment sont payées les heures de vacances? |
o | Est-ce que certains de vos employés effectuent plus d'un corps de métier? |