Analyse préliminaire et configurations diverses
Bloc APP 01
Sommaire
- Compléter les configurations générales du module Achat et approvisionnement liées à l'utilisation du catalogue et des commandes
- Distinguer les différents types de commandes dans maestro*
- Liste de vérification des acquis
Étapes
Compléter les configurations générales du module Achat et approvisionnement 
Cinq options des Configurations diverses du module Achat et approvisionnement concernent directement le processus d'achat et doivent être complétées à cette étape-ci du processus d'implantation/formation : les options Généralités, Inventaire, Commandes avec catalogue, Retour de marchandises et Réception de marchandises.
| maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Maintenance ˃ Fournisseurs ˃ Configurations diverses |
Compléter les paramètres de l'onglet Généralités
- Dans la fenêtre Configurations diverses, compléter d'abord les champs de l'option Généralités en cliquant sur celle-ci, dans la portion gauche de la fenêtre.
- Compléter les paramètres de la portion droite de la fenêtre à l'aide des explications fournies dans les tableaux qui suivent.
Les champs Compte à payer, Préfixe de cie payeuse, Transfert à la comptabilité, Suivi de dénonciation et Action lors d'expiration de certificats devraient déjà avoir été complétés dans le cours CAP01. Consulter le document y référant au besoin.
Champ
Description
Compte à payer
Compte de grand livre utilisé lors de l’entrée des factures de fournisseurs.
Préfixe de cie payeuse
Compagnie responsable du paiement des factures.
NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Transfert à la comptabilité
Permet de comptabiliser les transactions au grand livre. Si ce champ n’est pas coché, les transactions seront générées sans être transférées, et ne mettront pas à jour les soldes des comptes.
NOTE : Il est recommandé de toujours cocher cette case afin de s’assurer que les écritures soient transférées dans les différents comptes de grand livre.
Suivi de dénonciation
Affiche une fenêtre contenant les dénonciations rattachées au fournisseur lors de l’entrée d’un achat ou d’une facture, si la case est cochée.
Action lors d’expiration de certificats
Permet au système d’intervenir directement sur les déboursés fournisseurs lorsque leurs certificats sont expirés. Valeurs disponibles :
Bloquer
Impossibilité de créer le déboursé d’un fournisseur dont le certificat est expiré.
Valider
Avertissement lors de la création d’un déboursé pour un fournisseur dont le certificat est expiré. Maestro* offre la possibilité d’accepter ou non la transaction.
NOTE : Si les certificats d’un fournisseur sont expirés, un avertissement est donné lors de l’entrée de factures.
Approbation avancée des commandes
Permet de soumettre les commandes au processus d’approbation configuré à l’option Processus d’approbation.
Impression du bon de commande
Permet de déterminer si les bons de commande des différentes entrées de commande doivent s'imprimer par défaut ou non.
Message sur le bon de commande
Message imprimé sur les bons de commande.
NOTE : La variable MESSAGE doit apparaître lors de la configuration du formulaire de bon de commande.
Longueur maximale d’une description pour une commande régulière
Longueur maximale de la variable DESCRIPTION (60 caractères maximum).
NOTE : Cette fonctionnalité est utile si l’espace prévu pour la description sur le formulaire est inférieur à 60 caractères.
Bloquer la modification de la description d’un item du catalogue
Si cette case est cochée, la description des items de catalogue ne sera pas modifiable dans les entrées de transactions suivantes :
- Ressources par projet
- Réquisitions
- Commandes catalogues
- Réceptions de marchandise (onglet Ajout d’items)
NOTE : Lorsque la configuration est activée, la description est bloquée seulement pour les items de catalogue dont le mode de gestion des coûts est à "Coût moyen". Si l'item est à un autre mode, la description est modifiable. Ce fonctionnement est voulu dans le cas des items non stock ou génériques.
Nbre niveaux max. classification items
Indique le nombre maximum de niveaux à utiliser dans la recherche suivant la classification des items du catalogue.
NOTE : Il est suggéré d'inscrire 0 afin de ne pas limiter la recherche, puisque le nombre de niveaux nécessaire à la classification des items du catalogue sera déterminé ultérieurement, si utilisé.
Ne pas valider l’état des appels de service
(applicable sur les commandes et réquisitions)
Si non coché, maestro* s’assure que le numéro d’appel entré sur une commande ou une réquisition est à l’état « Entré », « Actif » ou « Accompli ».
NOTE : Ne s’applique pas aux commandes dont l’état est Réservée. Si coché, cela indique que maestro* doit permettre de créer des commandes ou des réquisitions sur des appels de service, peu importe l’état de l’appel.
Action lors d’une facturation de commande régulière ou de sous-traitant
Permet une interaction automatique du système en cas de dépassements de quantités ou de montants, si des valeurs sont entrées au champ % du PU ou Montant Taux. Valeurs disponibles :
Ignorer
Aucune vérification n’est faite par maestro*.
Valider
Avertissement lors d’un dépassement de la quantité ou du prix unitaire. Maestro* offre la possibilité d’accepter ou non la transaction.
Bloquer
Impossible d’enregistrer la transaction s’il y a un dépassement sur le plan de la quantité ou du montant.
Pourcentage de variation maximum du PU
Permet de fixer un pourcentage de dépassement acceptable entre le prix unitaire commandé et le prix unitaire facturé. Si l’écart dépasse ce taux, maestro* signalera un dépassement.
Cette configuration s’applique à l’option Facturation (commandes) du module Achats et approvisionnement.
NOTES :
Pour une commande sous-traitant ou commande régulière, si un écart existe, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration Action lors d’une facturation de commande régulière ou de sous-traitant.
Pour les commandes catalogues, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration du champ Action lors d’une facturation de commande catalogue dans la section Ajustements à la facturation d’une commande catalogue.
Mt dépassement maximal
Permet de fixer un montant de dépassement acceptable entre le montant commandé et le montant facturé. Si l’écart dépasse ce montant, maestro* signalera un dépassement.
Cette configuration s’applique à l’option Facturation (commandes) du module Achats et approvisionnement.
NOTES :
Pour les commandes sous-traitants ou commandes régulières, si un écart existe et dépasse le montant maximal, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration Action lors d’une facturation de commande régulière ou de sous-traitant.
Pour les commandes catalogues, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration du champ Action lors d’une facturation de commande catalogue dans la section Ajustements à la facturation d’une commande catalogue.
Accepter les bons de travail de tous les préfixes
Lorsque cochée, cette case indique que les bons de travail de tous les préfixes seront acceptés dans les commandes avec catalogue, réquisitions et aux transferts inventaire-projet.
NOTE : Uniquement disponible en mode multidimensionnel.
NOTE : Cette case n'est PAS cochée par défaut.
Champ
Description
Compte à payer
Les paramètres de cette section devraient déjà avoir été complétés dans le cours CAP01. Consulter le document y afférant au besoin. Préfixe de cie payeuse
Transfert à la comptabilité
Suivi de dénonciation
Action lors d’expiration de certificats
Approbation avancée des commandes
Permet de soumettre les commandes au processus d’approbation configuré à partir de l’option Processus d’approbationProcessus d’approbation.
Impression du bon de commande
Case à cocher qui permet de déterminer si les bons de commande des différentes entrées de commande doivent s'imprimer par défaut ou non.
Message sur le bon de commande
Message à afficher sur le formulaire de bon de commande si la variable MESSAGE est utilisée lors de la configuration du formulaire de bon de commande.
Longueur maximale d’une description pour une commande régulière
Longueur maximale de la variable DESCRIPTION lorsque l'espace consacré à la description, sur le formulaire de bon de commande, est inférieur à 60 caractères (60 étant le nombre de caractères maximum).
Bloquer la modification de la description d’un item du catalogue
Si cette case est cochée, la description des items de catalogue ne sera pas modifiable dans les entrées des transactions suivantes :
- Ressources par projet
- Réquisitions
- Commandes catalogues
- Réceptions de marchandises (onglet Ajout d’items)
NOTE : Lorsque la configuration est activée, la description est bloquée seulement pour les items de catalogue dont le mode de gestion des coûts est à "Coût moyen". Si l'item est à un autre mode, la description est modifiable. Ce fonctionnement est voulu dans le cas des items non stock ou génériques.
Nbre niveaux max. classification items
Indique le nombre maximum de niveaux à utiliser dans la recherche suivant la classification des items du catalogue.
NOTE : Il est suggéré d'inscrire 0 afin de ne pas limiter la recherche et puisque le nombre de niveaux nécessaire à la classification des items du catalogue sera déterminé ultérieurement, si utilisé.
Ne pas valider l’état des appels de service
(applicable sur les commandes et réquisitions)
Si cette case n'est pas cochée, maestro* s’assure que le numéro d’appel associé à une commande ou une réquisition est à l’état Entré, Actif ou Accompli.
NOTE : Ne s’applique pas aux commandes dites Réservées.
Si coché, cela indique que maestro* doit permettre de créer des commandes ou des réquisitions sur des appels de service et ce, peu importe l’état de l’appel.
Action lors d’une facturation de commande régulière ou de sous-traitant
Maestro* applique systématiquement l'action sélectionnée s'il y a dépassement de quantités ou de montants si des valeurs sont entrées au champ % du PU ou Montant Taux.
Valeurs disponibles :
Ignorer
Aucune vérification n’est effectuée par maestro*.
Valider
Un message d'avertissement s'affiche lors d’un dépassement de la quantité ou du prix unitaire. Maestro* offre la possibilité d’accepter ou non la transaction.
Bloquer
Maestro* empêche l'enregistrement de la transaction s’il y a un dépassement sur le plan de la quantité ou du montant.
NOTE IMPORTANTE : Une configuration identique et applicable aux commandes catalogue figure dans la section Ajustements à la facturation d’une commande catalogue, affichée dans l'onglet Réception de marchandises des Configurations diverses des fournisseurs. Il est recommandé de compléter cette configuration additionnelle dès maintenant.
Par ailleurs, la majorité des commandes sont désormais réalisées par le biais de l'option Commande avec catalogue (même si l'entreprise n'emploie pas le catalogue de maestro* dans ses pratiques de gestion) et non à partir de l'option Commande régulière.
Pourcentage de variation maximum du PU
Permet de fixer un pourcentage de dépassement acceptable entre le prix unitaire commandé et le prix unitaire facturé. Si l’écart dépasse ce taux, maestro* signalera un dépassement.
Cette configuration s’applique à l’option Facturation (commandes) du module Achats et approvisionnement.
NOTES :
Pour une commande sous-traitant ou commande régulière, si un écart existe, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration Action lors d’une facturation de commande régulière ou de sous-traitant.
Pour les commandes catalogues, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration du champ Action lors d’une facturation de commande catalogue dans la section Ajustements à la facturation d’une commande catalogue, affichée dans l'onglet Réception de marchandises des Configurations diverses des fournisseurs.
Mt dépassement maximal
Permet de fixer un montant de dépassement acceptable entre le montant commandé et le montant facturé. Si l’écart dépasse ce montant, maestro* signalera un dépassement.
Cette configuration s’applique à l’option Facturation (commandes) du module Achats et approvisionnement.
NOTES :
Pour les commandes sous-traitants ou commandes régulières, si un écart existe et dépasse le montant maximal, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration Action lors d’une facturation de commande régulière ou de sous-traitant.
Pour les commandes catalogues, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration du champ Action lors d’une facturation de commande catalogue dans la section Ajustements à la facturation d’une commande catalogue, affichée dans l'onglet Réception de marchandises des Configurations diverses des fournisseurs.
Section Numérotation des commandes
1. même compteur pour toutes les compagnies, s'incrémente par compagnie. Va avec champ 2.
Masque : nombre total de caractères est 10 (nombre de dièse + masque doit totaliser 10). les dièses sont en lien avec le compteur, doit y avoir autant de dièses que de caractères dans le compteur, au minimum
Champ
Description
Attribuer les numéros de commande par préfixe
Conserve des séquences numériques de commande distinctes pour chacune des compagnies définies.
NOTE : Disponible uniquement en mode multidimensionnel.
Numéro de compte de GL de compteur
Indique le numéro de GL qui servira de lien avec la Gestion des compteurs en vue d’établir les prochains numéros de commande. Si l’attribution des numéros de commande par préfixe est activée, ce champ est obligatoire.
NOTE : Maestro* ne générera aucune entrée comptable dans ce compte, qui servira uniquement à établir la numérotation des commandes.
Compteur de bon de commande
Dernier numéro de bon de commande émis.
NOTES : Si un compte de GL de compteur a été entré au champ Numéro de compte de GL de compteur, ce champ ne sera pas utilisé.
Le nombre maximum de caractères pour un bon de commande est de 7.
Le compteur est le même pour tous les types de commandes.
Précédé de « 0 »
Permet de faire précéder de zéro la numérotation de la commande.
Masque pour les numéros de bon de commande
Format de numérotation de commande.
NOTES : En mode multidimensionnel, il est possible de définir un format par préfixe de compagnie.
Le nombre maximum de caractères disponibles pour le format est de 9. Par exemple, il est possible d’identifier la Cie 1 par le code 1, suivi du numéro de commande. Le format se présente alors comme suit : 1#######.
Section Générer les numéros de fournisseur
Les paramètres de cette section devraient déjà avoir été complétés dans le cours CAP01. Consulter le document y afférant au besoin.
Section Kits avec nomenclature
Champ
Description
Activer la sélection automatique des composantes
Lorsque coché, ce paramètre fait en sorte que la fenêtre de sélection des composantes s’affiche automatiquement lors de la sélection des items catalogue à l’État kit dans une grille d’entrée de données. Il génère également l’affichage de la case à cocher Ajouter l’item maître à la liste des composantes dans l’option Gestion des nomenclatures de produits.
NOTES : L’État d’un item peut être défini à partir de l’option Gestion du catalogue (onglet Description de la pièce, section Identification).
La fenêtre de sélection des composantes d’items catalogue est présente dans les options suivantes :
- Commande avec catalogue
- Réquisition
- Cliquer sur l'icône Enregistrer.
Notes :
Compléter les paramètres de l'onglet Inventaire
Le compte d'inventaire est le compte utilisé par défaut pour les trx qui touchent l'inventaire.
S'il y a un autre compte spécifié dans la pièce, c'est celui qui sera utilisé.
lien vers les champs du catalogue dans APP02 gestion du catalogue, compte de la pièce
si on rempli la section projet, le système ne lira plus les comptes, il va plutôt rester au niveau des projets. donc, même principe de cascade : PAG va donner le compte, à moins que on ait mis une activité différente dans la pièce du catalogue.
m* recommande d'utiliser l'aspect "projet" dans les configs.
demande de manon : ceux qui ont l'inventaire pcq ils ont pas le choix pcq ils ont mobilité. comment le configurer même si on l'utilise pas. une note?
|
Champ |
Description |
||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Compte d’inventaire |
Compte de grand livre où sont comptabilisées les transactions d’inventaire. Ce compte doit être un compte d'actif. NOTE : Ce compte ne sera utilisé que si aucun Projet – Activité – Groupe n’est configuré dans la section Inventaire. |
||||||||||||
|
Sélection du PU ajust. et transf. inventaire |
Prix unitaire affiché par défaut dans les transactions d’ajustement et de transfert d’inventaire. Valeurs disponibles :
|
||||||||||||
|
Coût moyen par préfixe |
Calcule et utilise le coût moyen par préfixe de compagnie, si la case est cochée. NOTES : Disponible en mode multidimensionnel seulement. Cette option permet d’avoir des coûts moyens différents dans chacun des préfixes d’un même environnement multidimensionnel. Si cette case n’est pas cochée, le même coût moyen sera utilisé dans tous les préfixes. |
||||||||||||
|
Saisie avancée de la destination du matériel |
Affiche trois (3) colonnes supplémentaires (Conteneur, Caisse et Boîte) dans les options Ajustement d’inventaire, Transfert inventaire-projet et Transfert inventaire/emplacement, si la case est cochée. |
Compléter les paramètres de l'onglet Commandes avec catalogue
Compléter les paramètres de l'onglet Retour de marchandises
Compléter les paramètres de l'onglet Réception de marchandises
Comprendre l'utilisation et la gestion des frais courus dans maestro*
Distinguer les différents types de commandes dans maestro*
Liste de vérification des acquis
Légende
|
Type |
Description |
|---|---|
|
C |
Configurations à finaliser |
|
A |
Approbation ou consultation auprès des dirigeants |
|
T |
Tests et essais |
Bloc APP01
|
No |
Type |
Tâche |
Employé responsable |
Date limite |
Fait |
|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
|
|
|
|
ü |
|
2 |
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
|
|
7 |
|
|
|
|
|
|
8 |
|
|
|
|
|
|
9 |
|
|
|
|
|
|
10 |
|
|
|
|
|
|
11 |
|
|
|
|
|
|
12 |
|
|
|
|
|
|
13 |
|
|
|
|
|
|
14 |
|
|
|
|
|
|
15 |
|
|
|
|
|
|
16 |
|
|
|
|
|
|
17 |
|
|
|
|
|
|
18 |
|
|
|
|
|
|
19 |
|
|
|
|
|
|
20 |
|
|
|
|
|