Analyse préliminaire et configurations diverses

Bloc APP01

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Sommaire

• Compléter les configurations générales du module Achat et approvisionnement liées à l'utilisation du catalogue et des commandes
  • Compléter les paramètres de l'onglet Généralités
  • Compléter les paramètres de l'onglet Inventaire
  • Compléter les paramètres de l'onglet Commandes avec catalogue
  • Compléter les paramètres de l'onglet Retour de marchandises
  • Compléter les paramètres de l'onglet Réception de marchandises
• Distinguer les différents types de commandes dans maestro*
• Comprendre l'utilisation et la gestion des frais courus dans maestro*
• Liste de vérification des acquis

 

Étapes

Compléter les configurations générales du module Achat et approvisionnement

Cinq options des Configurations diverses du module Achat et approvisionnement concernent directement le processus d'achat et doivent être complétées à cette étape-ci du processus d'implantation/formation : les options Généralités, Inventaire, Commandes avec catalogue, Retour de marchandises et Réception de marchandises.

 

maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Maintenance ˃ Fournisseurs ˃ Configurations diverses

 

Aide en ligne (F1) - Configurations diverses

 

Compléter les paramètres de l'onglet Généralités

1. Dans la fenêtre Configurations diverses, compléter d'abord les champs de l'option Généralités en cliquant sur celle-ci, dans la portion gauche de la fenêtre.
2. Compléter les paramètres de la portion droite de la fenêtre à l'aide des explications fournies dans les tableaux qui suivent.

Prendre note que si vous débutez votre apprentissage de maestro*, les champs mis en surbrillance dans les tableaux qui suivent représentent ceux qui doivent être complétés à cette étape-ci du processus de formation. L'utilité et davantage d'informations concernant les autres champs vous seront partagées ultérieurement, selon les modules et options avec lesquels ils ont une incidence.

Champ	Description
Compte à payer	Les paramètres de cette section devraient déjà avoir été complétés dans le cours CAP01. Consulter le document y afférant au besoin.
Préfixe de cie payeuse
Transfert à la comptabilité
Suivi de dénonciation
Action lors d’expiration de certificats
Approbation avancée des commandes	Permet de soumettre les commandes au processus d’approbation configuré à partir de l’option Processus d’approbationProcessus d’approbation.
Impression du bon de commande	Case à cocher qui permet de déterminer si les bons de commande des différentes entrées de commande doivent s'imprimer par défaut ou non.
Message sur le bon de commande	Message à afficher sur le formulaire de bon de commande si la variable MESSAGE est utilisée lors de la configuration du formulaire de bon de commande.
Longueur maximale d’une description pour une commande régulière	Longueur maximale de la variable DESCRIPTION lorsque l'espace consacré à la description, sur le formulaire de bon de commande, est inférieur à 60 caractères (60 étant le nombre de caractères maximum).
Bloquer la modification de la description d’un item du catalogue	Si cette case est cochée, la description des items de catalogue ne sera pas modifiable dans les entrées des transactions suivantes : Ressources par projet Réquisitions Commandes catalogues Réceptions de marchandises (onglet Ajout d’items) NOTE : Lorsque la configuration est activée, la description est bloquée seulement pour les items de catalogue dont le mode de gestion des coûts est à "Coût moyen". Si l'item est à un autre mode, la description est modifiable. Ce fonctionnement est voulu dans le cas des items non stock ou génériques.
Nbre niveaux max. classification items	Indique le nombre maximum de niveaux à utiliser dans la recherche suivant la classification des items du catalogue. NOTE : Il est suggéré d'inscrire 0 afin de ne pas limiter la recherche et puisque le nombre de niveaux nécessaire à la classification des items du catalogue sera déterminé ultérieurement, si utilisé.
Ne pas valider l’état des appels de service (applicable sur les commandes et réquisitions)	Si cette case n'est pas cochée, maestro* s’assure que le numéro d’appel associé à une commande ou une réquisition est à l’état Entré, Actif ou Accompli. NOTE : Ne s’applique pas aux commandes dites Réservées. Si coché, cela indique que maestro* doit permettre de créer des commandes ou des réquisitions sur des appels de service et ce, peu importe l’état de l’appel.
Action lors d’une facturation de commande régulière ou de sous-traitant	Maestro* applique systématiquement l'action sélectionnée s'il y a dépassement de quantités ou de montants si des valeurs sont entrées au champ % du PU ou Montant Taux. Valeurs disponibles :  Ignorer Aucune vérification n’est effectuée par maestro*. Valider Un message d'avertissement s'affiche lors d’un dépassement de la quantité ou du prix unitaire. Maestro* offre la possibilité d’accepter ou non la transaction. Bloquer Maestro* empêche l'enregistrement de la transaction s’il y a un dépassement sur le plan de la quantité ou du montant. NOTE IMPORTANTE : Une configuration identique et applicable aux commandes catalogue figure dans la section Ajustements à la facturation d’une commande catalogue, affichée dans l'onglet Réception de marchandises des Configurations diverses des fournisseurs. Il est recommandé de compléter cette configuration additionnelle dès maintenant. Par ailleurs, la majorité des commandes sont désormais réalisées par le biais de l'option Commande avec catalogue (même si l'entreprise n'emploie pas le catalogue de maestro* dans ses pratiques de gestion) et non à partir de l'option Commande régulière.
Pourcentage de variation maximum du PU	Permet de fixer un pourcentage de dépassement acceptable entre le prix unitaire commandé et le prix unitaire facturé. Si l’écart dépasse ce taux, maestro* signalera un dépassement. Cette configuration s’applique à l’option Facturation (commandes) du module Achats et approvisionnement. NOTES : Pour une commande sous-traitant ou commande régulière, si un écart existe, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration Action lors d’une facturation de commande régulière ou de sous-traitant. Pour les commandes catalogues, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration du champ Action lors d’une facturation de commande catalogue dans la section Ajustements à la facturation d’une commande catalogue, affichée dans l'onglet Réception de marchandises des Configurations diverses des fournisseurs.
Mt dépassement maximal	Permet de fixer un montant de dépassement acceptable entre le montant commandé et le montant facturé. Si l’écart dépasse ce montant, maestro* signalera un dépassement. Cette configuration s’applique à l’option Facturation (commandes) du module Achats et approvisionnement. NOTES : Pour les commandes sous-traitants ou commandes régulières, si un écart existe et dépasse le montant maximal, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration Action lors d’une facturation de commande régulière ou de sous-traitant. Pour les commandes catalogues, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration du champ Action lors d’une facturation de commande catalogue dans la section Ajustements à la facturation d’une commande catalogue, affichée dans l'onglet Réception de marchandises des Configurations diverses des fournisseurs.

 

Section Numérotation des commandes

Champ	Description
Attribuer les numéros de commande par préfixe	Conserve des séquences numériques de commande distinctes pour chacune des compagnies définies. NOTE : Disponible uniquement en mode multidimensionnel.
Numéro de compte de GL de compteur	Indique le numéro de GL qui servira à établir la numérotation des commandes avec la Gestion des compteurs en vue d’établir les prochains numéros de commande. Si l’attribution des numéros de commande par préfixe est activée, ce champ devient obligatoire. NOTE : Maestro* ne générera aucune entrée comptable dans ce compte, qui servira uniquement à établir la numérotation des commandes.
Compteur de bon de commande	Dernier numéro de bon de commande émis. NOTES : Si un compte de GL de compteur a été entré au champ Numéro de compte de GL de compteur, ce champ ne sera pas utilisé. Le nombre maximum de caractères pour un bon de commande est de 7. Le compteur est le même pour tous les types de commandes.
Précédé de « 0 »	Permet de faire précéder de zéro la numérotation de la commande.
Masque pour les numéros de bon de commande	Format de numérotation de commande. NOTES : En mode multidimensionnel, il est possible de définir un format par préfixe de compagnie. Le nombre maximum de caractères disponibles pour le format est de 9. Par exemple, il est possible d’identifier la Cie 1 par le code 1, suivi du numéro de commande. Le format se présente alors comme suit : 1#######.

 

Section Générer les numéros de fournisseur

Les paramètres de cette section devraient déjà avoir été complétés dans le cours CAP01. Consulter le document y afférant au besoin.

 

Section Kits avec nomenclature

Champ

Description

Activer la sélection automatique des composantes

Lorsque coché, ce paramètre fait en sorte que la fenêtre de sélection des composantes s’affiche automatiquement lors de la sélection des items catalogue à l’Étatkit dans une grille d’entrée de données. Il génère également l’affichage de la case à cocher Ajouter l’item maître à la liste des composantes dans l’option Gestion des nomenclatures de produits. NOTES : L’État d’un item peut être défini à partir de l’option Gestion du catalogue (onglet Description de la pièce, section Identification). La fenêtre de sélection des composantes d’items catalogue est présente dans les options suivantes : Commande avec catalogue Réquisition

3. Cliquer sur l'icône Enregistrer.

Notes :

 

Compléter les paramètres de l'onglet Inventaire

 

 

Compléter les paramètres de l'onglet Commandes avec catalogue

 

Compléter les paramètres de l'onglet Retour de marchandises

 

Compléter les paramètres de l'onglet Réception de marchandises

 

De manière plus générale, les Configurations diverses de maestro* mettent à la disposition des utilisateurs des paramètres pour spécifier les états de facture à payer par défaut à appliquer lorsqu'aucune information à cet effet n'est spécifiée au niveau du fournisseur émetteur de la facture.

maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Maintenance ˃ Fournisseurs ˃ Configurations diverses

 

Aide en ligne (F1) - Configurations diverses

 

1. Sous l'intitulé Achats et approvisionnement, ouvrir l'arborescence dans la portion gauche de la fenêtre et cliquer sur l'option Achats.

Dans la portion droite de la fenêtre, quatre paramètres sont en lien avec l'état des factures à payer :

• État de la facture, soit l'état à appliquer par défaut à une facture à la suite du transfert de la transaction.
• État de la facture de la dénonciation, soit l'état à attribuer en priorité, par défaut, aux factures qui sont liées à une dénonciation.

Ces factures seront considérées comme pré approuvées lorsque les conditions suivantes seront remplies : Pour chacun des items facturés dans la facture courante : Le prix unitaire facturé doit être identique au prix unitaire de la commande (jusqu’à la 2e décimale); La quantité facturée cumulative (incluant la facture courante) ne doit pas dépasser la quantité commandée; Si des réceptions ont été sélectionnées et sont en lien avec la facture, aucun item ne doit avoir été ajouté sur l’une ou l’autre des réceptions. Aucun frais supplémentaire (extra à la facturation) ne doit avoir été ajouté dans la facture; La facture ne doit pas être en mode Réception implicite; Le fournisseur facturé doit être le même que le fournisseur à qui la commande a été envoyée. Cette fonctionnalité s’appliquera : Aux factures en lien avec des commandes catalogues de type standards; Aux factures en lien avec des commandes catalogues de type retours de marchandises. Elle ne s’appliquera pas : Aux factures en lien avec des commandes régulières; Aux factures en lien avec des contrats de sous-traitance. La vérification afin de savoir si la facture répond aux critères de préapprobation sera effectuée lors de la sauvegarde de la facture.

 

• Montant minimum, soit le montant minimum total d'une facture pour que l'état spécifié pour le paramètre État de la facture s'applique automatiquement.

Liste de vérification des acquis

Légende

Type	Description
C	Configurations à finaliser
A	Approbation ou consultation auprès des dirigeants
T	Tests et essais

 

Bloc CAP03

No	Type	Tâche	Employé responsable	Date limite	Fait
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Version du 06 décembre 2023