Opérations comptables

Bloc COMP03

C'est à partir de l'option Transfert entre projets avancé (maestro* ˃ Projets ˃ Gestion des opérations ˃ Fonctions ˃ Transfert entre projets avancé) que peuvent être réalisées, toujours à l'aide d'un PAG, des écritures comptables aléatoires. Comme tous les comptes de bilan sont aussi reliées à un PAG dans maestro*, aucune transaction (ou écriture comptable) n'est impossible.

Ne jamais utiliser l'option Entrée de journal du module Comptabilité, à défaut de quoi des transactions pourront être réalisées sans être associées à un projet. Et comme les états financiers, dans maestro*, sont générés par projet, il s'ensuivra des transactions fantômes qui n'apparaîtront sur aucun rapport.

La conciliation bancaire de maestro* permet de balancer le compte bancaire sélectionné selon les données entrées dans le système avec le relevé bancaire. En effet, il est nécessaire de vérifier la concordance des comptes de banque dans maestro* avec les comptes de banques réels, par le biais de relevés bancaires, sur une base mensuelle (au minimum). Le rapprochement bancaire permet entre autres de vérifier que toutes les transactions ayant imputées ledit compte ont été saisies dans le logiciel pour une période donnée. Qui plus est, il permet de valider l'exactitude des montants, de prendre connaissance des chèques en circulation et, au besoin, d'effectuer des ajustements manuels.

La conciliation bancaire, dans maestro*, peut être faite manuellement mais aussi par le biais de l'importation de fichiers de quatre formats différents :

un fichier de conciliation bancaire de la Banque Nationale;
un fichier de conciliation bancaire de la Caisse Desjardins;
le format BAI1 Le format de fichier BAI est un format de fichier permettant d'effectuer des rapports de solde de gestion de trésorerie électronique. Il a été développé par le Bank Administration Institute. Le format BAI est utilisé par les banques pour transmettre aux clients des données tels, par exemple, les chèques NSF (fonds insuffisants). Le Bank Administration Institute (BAI) est une organisation à but non lucratif qui se concentre sur l’amélioration des normes bancaires (dans les domaines des opérations et de l’audit), tout en analysant les risques et en promouvant des solutions technologiques améliorant la productivité.Source partielle : https://thepressfree.com/definition-de-linstitut-dadministration-bancaire-bai/ le 10 novembre 2021;
un fichier Excel.

PRÉREQUIS

Configurations préalables à l'utilisation de l'option Conciliation bancaire

Avec un fichier de la Banque Nationale ou de la Caisse Desjardins
Pour réaliser la conciliation bancaire à l'aide du fichier des deux institutions bancaires mentionnées ci-haut, il est nécessaire d'activer la clé Conciliation bancaire intégrée internet. Toutefois, l'importation même des fichiers nécessaires au rapprochement bancaire à l'aide d'un fichier Excel ou BAI peut être effectuée à partir de l'option standard de Conciliation bancaire.

Avec un fichier de format BAI
Pour réaliser la conciliation bancaire à l'aide d'un fichier BAI et ne traiter que les transactions rattachées au compte de banque sélectionné, il est requis de cocher la case Conciliation format BAI et d'inscrire le numéro de compte BAI dans le champ à cet effet dans l'option Gestion des comptes de banque (maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Gestion des comptes de banque), pour le compte de banque en question.

Avec un fichier Excel

ÉTAPES

maestro* > Comptabilité > Gestion financière > Conciliation bancaire > Conciliation bancaire

Utiliser la conciliation bancaire

Si la case Conciliation format BAI est cochée dans l’option Gestion des comptes de banque, le système traitera le fichier à importer en format BAI, donc uniquement les transactions rattachées au compte de banque sélectionné (noté dans le champ Numéro de compte BAI de la Gestion des comptes de banque).

Entrer les informations requises :

Champ

Description

Compte de banque

Compte visé par la conciliation bancaire.

NOTE : Il est possible d'effectuer la conciliation d’un compte de carte de crédit, si le compte a été configuré dans la Gestion des comptes de banque.

Période Active

Mois à concilier.

Date de conciliation

Généralement, la dernière journée ouvrable du mois, si la conciliation est faite une fois par mois. Par contre, une autre date peut être entrée, au besoin.

Champ	Description
Compte de banque	Compte visé par la conciliation bancaire. NOTE : Il est possible d'effectuer la conciliation d’un compte de carte de crédit, si le compte a été configuré dans la Gestion des comptes de banque.
Période Active	Mois à concilier.
Date de conciliation	Généralement, la dernière journée ouvrable du mois, si la conciliation est faite une fois par mois. Par contre, une autre date peut être entrée, au besoin.

Entrer les informations requises dans la fenêtre de Conciliation bancaire

Il est possible de rechercher un chèque en entrant le numéro au champ No chèque.

L’icône Configuration permet de sélectionner des comportements par défaut du système et faciliter le traitement. Un tri par borne de date est possible en activant la fonctionnalité Lors de l’affichage de tous les chèques, filtrer les chèques par date de l’icône Configuration et en cliquant sur l’icône Afficher tous les chèques.

L’icône Intégrer le fichier de conciliation de la banque permet de concilier les transactions à partir d’un fichier fourni par l’institution bancaire, si l'institution du compte de banque est la Banque Nationale, la Caisse Desjardins ou la BMO et que cette institution fournit un fichier de conciliation qui respecte le format défini par maestro*. Cette fonctionnalité n’est disponible que si l’option Conciliation bancaire intégrée internet est installée.

Pour les autres institutions bancaires que celles nommées précédemment, l'icône Importation permet d’importer un fichier Excel ou CSV en respectant les critères suivants :

Fichier texte (ou CSV) dont les champs sont séparés par des virgules :

Premier champ : Date;

Deuxième champ : Numéro du chèque (le système trouve le chèque en ajoutant ou en enlevant les espaces et/ou les zéros non-significatifs);

Troisième champ : Montant du chèque (le séparateur de décimales du montant doit obligatoirement être un point et aucun séparateur de milliers ne sera supporté).

Par exemple : "2023/03/28",1126,665.69

Onglet Chèques :

Le tableau inclut tous les chèques (fournisseurs et clients).

Champ

Description

Cpt

Numéro de la transaction.

Date

Date de la transaction.

No chèque

Numéro du chèque.

Code

Code du fournisseur ou du client.

Nom

Nom du fournisseurou du client.

Débit

Montant du chèque associé à un compte fournisseur.

Crédit

Montant du chèque associé à un compte client.

Concilié

Permet d’indiquer que le chèque a été concilié, si la case est cochée.

Pour remettre un chèque en circulation, veuillez consulter le document d'aide Remettre un chèque en circulation.

Date conciliée

Date de la conciliation.

NOTES : La date du jour s’inscrit automatiquement en cochant la case de la colonne Concilié.
Le système inscrit la date de travail et non la date du jour, si la configuration Utiliser la date de travail comme date de conciliation par défaut est cochée.

Date d’annulation

Date d’annulation du chèque.

NOTES : Cette date ne concerne que les chèques payables.
Un chèque peut être annulé à l’aide des options Annulation des déboursés, Annulation des déboursés individuels et Annulation des déboursés de paie.

Remarques

Remarque inscrite lors de l’entrée de la recette ou du déboursé.

Envoyer

Indique qu’une télétransmission a été effectuée, si la case est cochée.

NOTE : Cette fonctionnalité n’est disponible que si l’option Conciliation bancaire intégrée internet est installée et est disponible seulement pour certaines institutions bancaires.

Code original

Cochée si une conciliation placée en attente est rouverte et que la case Conciliation avait été cochée.

Date conc. orig

Date de la conciliation placée en attente.

Date entrée

Date d’entrée de la recette ou du déboursé.

Code payé

Code du fournisseur pour qui le chèque est émis, si ce dernier est différent du fournisseur qui a émis la facture.

Nom fournisseur payé Name of Supplier Paid

Nom du fournisseur pour qui le chèque est émis, si ce dernier est différent du fournisseur qui a émis la facture.

Il est possible de mettre une entrée en attente en utilisant l’icône Placer cette entrée en attente. En mode multidimensionnel, un fichier temporaire est créé pour chaque compagnie.

Sauvegarder les entrées en cliquant sur Enregistrer.

Onglet Entrée de journal :

Cette fonctionnalité ne doit pas être utilisée si les transactions sont associées à des projets.

Champ

Description

Date

Date du jour, par défaut.

Commentaire

Commentaire, par défaut, lié à toutes les entrées de journal.

État

Non transféré, par défaut.

Usager

Numéro de l’utilisateur.

No compte

Numéro du compte de grand livre.

Description

Description du compte.

Commentaire

Commentaire lié à l’entrée de journal.

Débit

Montant au débit.

Crédit

Montant au crédit.

Compagnie

Compagnie.

NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.

Il est possible de transférer l’entrée de journal dans cette option en utilisant l’icône Transférer cette entrée dans les entrées régulières.

Onglet Télétransmission :
Cette section permet de transmettre les chèques conciliés à votre institution bancaire.

Champ	Description
Cpt	Numéro de la transaction.
Date	Date de la transaction.
No chèque	Numéro du chèque.
Code	Code du fournisseur ou du client.
Nom	Nom du fournisseurou du client.
Débit	Montant du chèque associé à un compte fournisseur.
Crédit	Montant du chèque associé à un compte client.
Concilié	Permet d’indiquer que le chèque a été concilié, si la case est cochée. Pour remettre un chèque en circulation, veuillez consulter le document d'aide Remettre un chèque en circulation.
Date conciliée	Date de la conciliation. NOTES : La date du jour s’inscrit automatiquement en cochant la case de la colonne Concilié. Le système inscrit la date de travail et non la date du jour, si la configuration Utiliser la date de travail comme date de conciliation par défaut est cochée.
Date d’annulation	Date d’annulation du chèque. NOTES : Cette date ne concerne que les chèques payables. Un chèque peut être annulé à l’aide des options Annulation des déboursés, Annulation des déboursés individuels et Annulation des déboursés de paie.
Remarques	Remarque inscrite lors de l’entrée de la recette ou du déboursé.
Envoyer	Indique qu’une télétransmission a été effectuée, si la case est cochée. NOTE : Cette fonctionnalité n’est disponible que si l’option Conciliation bancaire intégrée internet est installée et est disponible seulement pour certaines institutions bancaires.
Code original	Cochée si une conciliation placée en attente est rouverte et que la case Conciliation avait été cochée.
Date conc. orig	Date de la conciliation placée en attente.
Date entrée	Date d’entrée de la recette ou du déboursé.
Code payé	Code du fournisseur pour qui le chèque est émis, si ce dernier est différent du fournisseur qui a émis la facture.
Nom fournisseur payé Name of Supplier Paid	Nom du fournisseur pour qui le chèque est émis, si ce dernier est différent du fournisseur qui a émis la facture.

Champ	Description
Date	Date du jour, par défaut.
Commentaire	Commentaire, par défaut, lié à toutes les entrées de journal.
État	Non transféré, par défaut.
Usager	Numéro de l’utilisateur.
No compte	Numéro du compte de grand livre.
Description	Description du compte.
Commentaire	Commentaire lié à l’entrée de journal.
Débit	Montant au débit.
Crédit	Montant au crédit.
Compagnie	Compagnie. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.

Disponible seulement pour les comptes de banque reliés aux institutions bancaires Toronto Dominion ou Banque Nationale.

Cet onglet n’est visible que si l’option Conciliation bancaire intégrée internet est installée.

Champ

Description

Index

Numéro de ligne de l’onglet Chèques.

Cpt

Numéro de la transaction.

Date

Date de la facture.

No chèque

Numéro du chèque.

Code

Code du fournisseur.

Nom

Nom du fournisseur.

Montant

Montant du chèque associé à un compte fournisseur.

Envoyer

Inclut le chèque dans le fichier de transmission, si la case est cochée.

Date entrée

Date d’entrée de la facture au système.

Cliquer sur l’icône Créer le fichier de conciliation pour la banque pour générer le fichier.

Il est possible de mettre une entrée en attente en utilisant l’icône Placer cette entrée en attente.

Section du bas :

Champ

Description

Solde

Solde du compte.

NOTE : Ce solde doit être égal à celui du rapport Analyse des transactions.

Total débits +

Montant total des chèques.

Conciliés -

Montant total des chèques conciliés.

En circulation

Montant total des chèques en circulation.

Chèques émis +

Montant total des chèques faits mais non imprimés.

Total crédits -

Montant total des dépôts.

Conciliés +

Montant total des chèques pour lesquels la case Concilié est cochée.

Dépôts en circulation

Montant total des dépôts en circulation.

Ajustements -+

Permet de faire une entrée d’ajustement, positive ou négative, manuellement.

Solde au livret =

Solde du livret.

NOTE : Ce solde doit balancer avec celui inscrit sur le document remis par l’institution financière.

Champ	Description
Index	Numéro de ligne de l’onglet Chèques.
Cpt	Numéro de la transaction.
Date	Date de la facture.
No chèque	Numéro du chèque.
Code	Code du fournisseur.
Nom	Nom du fournisseur.
Montant	Montant du chèque associé à un compte fournisseur.
Envoyer	Inclut le chèque dans le fichier de transmission, si la case est cochée.
Date entrée	Date d’entrée de la facture au système.

Champ	Description
Solde	Solde du compte. NOTE : Ce solde doit être égal à celui du rapport Analyse des transactions.
Total débits +	Montant total des chèques.
Conciliés -	Montant total des chèques conciliés.
En circulation	Montant total des chèques en circulation.
Chèques émis +	Montant total des chèques faits mais non imprimés.
Total crédits -	Montant total des dépôts.
Conciliés +	Montant total des chèques pour lesquels la case Concilié est cochée.
Dépôts en circulation	Montant total des dépôts en circulation.
Ajustements -+	Permet de faire une entrée d’ajustement, positive ou négative, manuellement.
Solde au livret =	Solde du livret. NOTE : Ce solde doit balancer avec celui inscrit sur le document remis par l’institution financière.

Version du 29 avril 2024