Gestion des contacts

Plan de cours - version du 18 septembre 2021

À la fin du cours Gestion des contacts, le client et les utilisateurs ciblés seront en mesure de centraliser les coordonnées et informations des personnes-ressources telles les employés, fournisseurs, clients actuels et potentiels, ressources ou autres, dans maestro*. L'utilisateur sera également en mesure d'effectuer des envois massifs et de conserver un historique de ces envois.

 

Bloc CONTACT01 - Analyse préliminaire et configurations

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Objectif

Contenu

Déroulement

Durée

Matériel d'apprentissage

Audience ciblée

Cette session a pour objectif de clarifier les besoins et requis quant à la gestion des personnes-ressources dans maestro*, en plus d'effectuer les configurations nécessaires.

PRÉREQUIS

  • Aucun
  • Analyse
  • Configurations
    • Gestion de la sécurité
    • Configurations générales
  • Introduction à la centralisation des personnes-ressources et de leurs coordonnées, personnalisation et automatisation des envois courriels
  • Discussion sur le processus actuel et futur de la gestion des personnes-ressources (forces et faiblesses);
  • Réalisation des configurations de base nécessaires à l'implantation;
    • Configuration des accès pour l'administration et pour les autres utilisateurs;
    • Configurations générales - Généralités : vérification du logiciel de courriel;
    • Configurations générales - Divers : vérifier SMTP si sur le Cloud.
  • Prise de décisions.

DEVOIRS

  • Réfléchir sur les discussions.

15 min
  • Document de formation CONTACT01

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Utilisateurs

 

Bloc CONTACT02 - Gestion des contacts 101

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Objectif

Contenu

Déroulement

Durée

Matériel et outils pédagogiques

Audience ciblée

À l'issue de cette session, le client et les utilisateurs désignés seront en mesure d'enregistrer les coordonnées de personnes-ressources dans maestro* et de leur expédier des messages.
  • Gestion des contacts
    • Configuration des envois
    • Liens formulaires maestro*
  • Groupes de contacts
  • Listes de distribution
  • Expédier un message
  • Configuration des envois
  • Historique des communications
  • Synchroniser les contacts Outlook
  • Explication des types de contacts (contact, compagnie et emplacement) ainsi que des trois méthodes pour créer un contact;
  • Importation des projets, fournisseurs, clients et employés;
  • Création d'un contact :
    • Démonstration du lien du contact avec la fiche de l'employé et le compte utilisateur;
    • Emplacement : utilisé pour les projets;
    • Autres informations : mot de passe pour le talon de paie.
  • Liaison des contacts à leurs compagnies respectives;
  • Recommandation : lors de l'embauche d'un employé, compléter la fiche de l'employé et le contact - option lier à son compte d'utilisateur de maestro*;
  • Recherche de contacts;
  • Démonstration de la copie de l'adresse avec le presse-papier;
  • Création d'un groupe de contacts (projet);
  • Création d'une liste de distribution;
  • Explication de la procédure pour importer des contacts à partir d'un fichier Excel;
  • Création de listes de contacts selon les besoins du client : filtre dynamique sur le type de contact;
  • Expédition d'un message :
    • pour un contact;
    • pour une liste de distribution;
    • pour un groupe (projet);
  • Liens formulaire maestro* par contact - compagnie;
  • Configuration des envois : création d'un envoi du bulletin de paie et autres demandes du client;
  • Démonstration de l'historique des communications;
  • Avertissement sur l'utilisation de la synchronisation des contacts Outlook.

2 h
  • Document de formation CONTACT02

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Utilisateurs

 

Bloc CONTACT03 - Tests et validation

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Objectif

Contenu

Déroulement

Durée

Matériel d'apprentissage

Audience ciblée

À la fin de cette session, le client et les utilisateurs désignés auront effectué les tests et les vérifications permettant d'utiliser, dans maestro*, la gestion des contacts conformément aux besoins de l'entreprise.
  • Validation de la correspondance des contacts avec les types de contacts
  • Tests des accès aux informations confidentielles des contacts
  • Tests relatifs aux envois massifs :
    • Talons de paie
    • Facturation
    • États de compte
  • Tests relatifs aux liens des formulaires de maestro*
  • Révision des notions précédentes et validation des tâches complétées en guise de devoirs;
  • Assistance aux tests;
  • Validations

DEVOIRS

  • Compléter des tests intégrés

0.5 h
  • Tests intégrés

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Utilisateurs

 

 

Bloc CONTACT04 - Conclusion

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Objectif

Contenu

Déroulement

Durée

Matériel d'apprentissage

Audience ciblée

À la fin de cette session, le client aura démontré posséder les connaissances et les compétences nécessaires à l'utilisation et la gestion des contacts dans maestro*.

N/A
  • Validation des apprentissages
  • Révision des paramètres de sécurité appliqués

DEVOIRS

  • Préparation des prochaines formations : Approvisionnement

 

Fiche de vérification des acquis

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