Gestion des processus

Plan de cours - version du 2 mai 2023

À la fin du cours Gestion des processus, le client et les utilisateurs ciblés seront en mesure de réaliser l'ensemble des configurations et des actions nécessaires à la gestion et à l'utilisation des processus dans maestro*.

Bloc PROCESS01 - Analyse préliminaire

Date : 

Heure : 

Formateur :

Objectif

Contenu

Déroulement

Durée

Matériel d'apprentissage

Audience ciblée

Cette session a pour objectif de clarifier les besoins, requis et conditions d'utilisation des processus (approbations et notifications) dans maestro*.

 

PRÉREQUIS

  • Gestion de la sécurité (pour les utilisateurs impliqués dans les processus);
  • Gestion des documents;
  • La configuration et la formation des modules sujets à l'implémentation de processus doivent déjà avoir été effectuées.

PRÉREQUIS FACULTATIF

  • Les processus internes doivent déjà avoir été décidés/établis.
  • Analyse.
  • Discussion sur le processus actuel et futur de la gestion des processus (forces et faiblesses);
  • Prise de décisions.

DEVOIRS

  • Réfléchir sur les discussions.

30 min.

Pilote

Bloc PROCESS02 - Configurations liées aux processus

Date : 

Heure : 

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Objectif

Contenu

Déroulement

Durée

Matériel et outils pédagogiques

Audience ciblée

À l'issue de cette session, le client et les utilisateurs désignés seront en mesure de configurer les paramètres et options nécessaires à l'utilisation des processus dans maestro*.
  • Gestion des rôles;
  • Gestion des processus;
  • Gestion des projets;
  • Tableau de bord.
  • Révision des notions précédentes et validation des tâches complétées en guise de devoirs;
  • Explications et complétion des fenêtres, dans maestro*, liées à la gestion des processus, selon les besoins du client et les requis du système, afin d'automatiser les approbations et notifications.

DEVOIRS

  • Finaliser l'entrée des données.

1 h

Pilote et/ou super utilisateurs

 

Bloc PROCESS03 - Gestion des processus 101

Date : 

Heure : 

Formateur :

Objectif

Contenu

Déroulement

Durée

Matériel d'apprentissage

Audience ciblée

À la fin de cette session, le client et les utilisateurs désignés seront en mesure de configurer des processus dans maestro* et de voir à leur application.
  • Mise à jour des configurations selon les décisions prises.
  • Révision des notions précédentes et validation des tâches complétées en guise de devoirs;
  • Formation des utilisateurs selon le processus établi au moment de l'analyse;
  • Démonstration des différentes options et méthodes d'utilisation des processus dans maestro* et d'approbation de transactions (Tableau de bord et/ou fenêtres de consultation).

DEVOIRS

  • Configurer les processus selon les besoins du client;
  • Mettre en pratique l'entrée des transactions afin d'activer les processus;
  • Approuver les transactions.

1.5 h

Pilote et/ou super utilisateurs

Bloc PROCESS04 - Formation opérationnelle sur la gestion des processus

Session optionnelle - Formation des employés du client par le spécialiste en implantation

Date : 

Heure : 

Formateur :

Objectif

Contenu

Déroulement

Durée

Matériel d'apprentissage

Audience ciblée

À la fin de cette session, le client et les utilisateurs désignés seront en mesure de configurer des processus dans maestro* et de voir à leur application.
  • Mise à jour des configurations selon les décisions prises.
  • Révision des notions précédentes et validation des tâches complétées en guise de devoirs;
  • Formation des utilisateurs selon le processus établi au moment de l'analyse;
  • Démonstration des différentes options et méthodes d'utilisation des processus dans maestro* et d'approbation de transactions (Tableau de bord et/ou fenêtres de consultation).

DEVOIRS

  • Configurer les processus selon les besoins du client;
  • Mettre en pratique l'entrée des transactions afin d'activer les processus;
  • Approuver les transactions.

1.5 h

Pilote

Super utilisateur et/ou utilisateurs

 

Bloc PROCESS05 - Analyses et consultations

Date : 

Heure : 

Formateur :

Objectif

Contenu

Déroulement

Durée

Matériel d'apprentissage

Audience ciblée

À la fin de cette session, le client et les utilisateurs identifiés seront en mesure d'utiliser les outils d'analyse et de consultation de maestro* liés aux processus.
  • Tableau de bord;
  • Onglet dans les entrées de transactions et consultation des fournisseurs dans les transactions de factures.
  • Révision des notions précédentes et validation des tâches complétées en guise de devoirs.

DEVOIRS

  • Valider les processus.

30 min.

Pilote

Super utilisateur et/ou utilisateurs

 

Bloc PROCESS06 - Validation des formulaires

Date : 

Heure : 

Formateur :

Objectif

Contenu

Déroulement

Durée

Matériel d'apprentissage

Audience ciblée

À la fin de cette session, le client sera en mesure d'utiliser les formulaires standards de maestro* qui auront été définis de façon à répondre à ses besoins.
  • Formulaires des différentes options en lien avec les processus.
  • Achat de projet;
  • Commandes : catalogue, sous-traitant et régulière;
  • Réquisition;
  • Etc.

DEVOIRS

  • Valider l'exactitude des formulaires.

À déterminer

Pilote

 

Bloc PROCESS07 - Tests et validation

Date : 

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Objectif

Contenu

Déroulement

Durée

Matériel d'apprentissage

Audience ciblée

À la fin de cette session, le client et les utilisateurs désignés auront effectué les tests et les vérifications permettant de valider les configurations effectuées au préalable et pourront attester de l'adéquation de ces dernières avec les processus établis.
  • Gestion des processus.
  • Révision des notions précédentes et validation des tâches complétées en guise de devoirs;
  • Assistance aux tests;
  • Validation des rapports et consultation;
  • Révision des configurations, au besoin;
  • Validation des étapes du processus.

DEVOIRS

  • Compléter des tests intégrés.

2.25 h

Pilote

Utilisateurs

 

Bloc PROCESS08 - Conclusion

Date : 

Heure : 

Formateur :

Objectif

Contenu

Déroulement

Durée

Matériel d'apprentissage

Audience ciblée

À la fin de cette session, le client aura démontré posséder les connaissances et les compétences nécessaires à l'utilisation et la gestion des processus dans maestro*.
  • Validation des apprentissages;
  • Révision des paramètres de sécurité appliqués au module.
  • Préparation des prochaines sessions de formation.

15 min.

Fiche de vérification des acquis - PROCESS

Pilote