Analyse de la trésorerie dans maestro*

   

OBJECTIf

Un aspect important de la gestion financière d’une entreprise est le suivi de la trésorerie. Bien que cette tâche soit effectuée par nombre d’entreprises, les méthodes privilégiées pour l’exécuter varient selon la situation. Grâce à ses nombreuse possibilités de configuration, l’option Analyse de la trésorerie, présentée sous forme d’onglets et de tableaux, peut répondre à tous les besoins des clients.

Le processus d’ Analyse de la trésorerie peut être divisé en trois segments décrits dans ce document :

1. Préparer les paramètres requis dans maestro*.
   Cette section comprend l’entrée d’information essentielle dans maestro* pour fournir des données précises; la plupart du temps, ces éléments sont déjà disponibles ou peuvent être trouvés facilement.

2. Personnaliser l’analyse.
   Cette portion comporte la personnalisation des règles et méthodes de calcul propres à chaque ligne, l’identification des périodes et de quelle manière les nombres sont affichés dans le tableau, en plus de définir différents types d’ajustements.

3. Faire le suivi de l’analyse de la trésorerie.
   Cette dernière partie couvre l’analyse de la trésorerie comme telle ainsi que la marche à suivre pour effectuer des ajustements manuels.

 

Ce Comment faire? est conçu de manière à être utilisé parallèlement avec les documents d’aide du module Analyse de la trésorerie : Configuration des lignes Configuration des formats d’affichage Gestion des types d’ajustements manuels Analyse de la trésorerie Ajustement manuel

 

PRérequis

• Configurations générales (Grand Livre > Généralités > Analyse de la trésorerie)
• Gestion des comptes
• Gestion des comptes de banque
• Budget annuel

Les modules ci-dessous doivent également être installés :

• Comptes clients (recevables)
• Comptes fournisseurs (payables)
• Paie (Salaires)

 

Sommaire

Les deux premiers segments de l’ Analyse de la trésorerie concernent des paramètres qui doivent être configurés avant d’ouvrir l’option de l’analyse elle-même. Le troisième segment décrit les options liées directement à son fonctionnement.

 

1. Préparer les paramètres requis dans maestro*
   1. Configuration du Grand livre
   2. Gestion des comptes
   3. Marge de crédit des comptes de banque
2. Personnaliser l’analyse
   1. Configuration des lignes
   2. Configuration des formats d’affichage
   3. Gestion des types d’ajustements manuels
3. Faire le suivi de l’analyse de la trésorerie
   1. Analyse de la trésorerie
   2. Ajustements manuels

 

Étapes

1. Préparer les paramètres requis dans maestro*

a) Configuration du Grand livre

La première étape consiste à établir comment les comptes de banque pourront être vus dans l’Analyse de la trésorerie, soit individuellement ou regroupés. Les utilisateurs peuvent également configurer un type d’ajustement ponctuel par défaut.

 

maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité >  Configurations diverses

 

Il est aussi possible d’accéder à cette section par les Configuration générales : maestro* > Configurations générales > Grand Livre > Généralités

 

1. Cliquez le lien Généralités du menu à gauche.
2. Remplissez la section Analyse de la trésorerie de l’onglet Grand Livre – Généralités.

Les comptes sélectionnés comme défaut qui sont entrés dans les sections Achats et déboursés et Ventes et recettes seront utilisés dans l’analyse pour les recettes et les déboursés.

Champ	Description
Visualiser les comptes de banque	Mode selon lequel les comptes seront présentés. Valeurs disponibles : Individuellement Les comptes de banque sont affichés sur des onglets séparés. Regroupés Les comptes de banque sont affichés sous forme de sommaire.
Type d’ajustement ponctuel	Type par défaut des ajustements ponctuels. Note : cet élément ne peut être sélectionnés qu’après que les types d’ajustements manuels aient été définis dans l’option du même nom. Cette procédure est expliquée en détail dans le document d’aideGestion des types d’ajustements manuels.

b) Gestion des comptes

Pour s’assurer qu’un compte de banque apparaisse dans l’analyse de la trésorerie, il doit être identifié comme tel dans la gestion de comptes.

 

maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité >  Gestion des comptes

 

1. Remplissez les Champs de base en fonction des besoins.

Champ

Description

Type

Type du compte; indique dans quelle situation le compte devrait être affiché ou disponible pour être sélectionné. Types disponibles dans la liste : -Divers, pour les comptes disponibles dans toutes les options; 0-Banque, utilisé spécifiquement pour les comptes de banque; 1-CAP, permettant d’identifier les comptes associés aux CAP dans les rapports et transactions; Etc. Pour l’analyse de la trésorerie, sélectionnez le type  0-Banque.

c) Marge de crédit des comptes de banque

Pour fournir des soldes d’ouverture et de fermeture précis – ainsi que les fonds disponibles, le montant doit être indiqué pour chaque compte de banque.

 

maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité >  Gestion des comptes de banque

 

1. Remplissez l’onglet Champs de base en fonction des besoins.

Champ

Description

Marge de crédit

Montant accordé par la banque pour prêter des fonds à ses clients. Note : dans l’option Analyse de la trésorerie, la marge de crédit est affichée dans le coin supérieur gauche du tableau. Le champ Marge de crédit du premier onglet affiche la somme de tous les comptes de banque compris dans le regroupement*. * Pour plus d’information sur les regroupements, consultez le document d’aideAnalyse de la trésorerie.

 

   

2. Personnaliser l’analyse

L’analyse est présentée dans un tableau convivial qui comporte plusieurs onglets, tous concordant à un compte de banque; le premier onglet est un sommaire des comptes inclus. Trois éléments peuvent être configurés : les lignes du tableau (qui représentent des transactions ou des montants budgétés), les colonnes du tableau (chacune identifiant une période) et les types d’ajustements manuels.

 

a) Configuration des lignes

Par défaut, l’analyse présente  14 lignes (comme Recettes, Déboursés, Salaires, etc.); chacune peut être adaptée pour répondre à des exigences particulières. Des paramètres comme les règles et méthodes de calcul ainsi que la pondération offrent la possibilité de déterminer comment l’information est traitée. Dans certains, par exemple les lignes Solde au début et à la fin, seules les descriptions utilisées dans le tableau d’analyse et la visibilité des lignes dans le tableau peuvent être modifiées.

 

maestro* > Comptabilité > Gestion financière > Analyse de la trésorerie > Configuration des lignes

 

Une marche à suivre détaillée décrivant cette option est fournie dans le document d’aideConfiguration des lignes.

b) Configuration des formats d’affichage

Cette option est similaire à la gestion des formats des états financiers. Les colonnes du tableaux, qui permettent aux utilisateurs de préciser comment l’information est présentée; chaque colonne correspond à une période spécifique.

 

Dans ce contexte, le terme « période » ne réfère pas nécessairement à une période comptable. Il indique un intervalle de temps défini par les utilisateurs qui être d’une durée différente (comme un jour, une semaine ou un mois) en fonction du type d’analyse.

 

Toutes les colonnes sont configurées par rapport à un moment spécifique désigné comme étant la « période courante ». Les périodes sont donc « avant » ou « après » la période courante.

 

maestro* > Comptabilité > Gestion financière > Analyse de la trésorerie > Configuration des formats d’affichage

 

Une marche à suivre détaillée décrivant cette option est fournie dans le document d’aideConfiguration des formats d’affichage.

c) Gestion des types d’ajustements manuels

Comme son nom l’indique, cette option permet de créer des types qui regroupent des ajustements similaires, tels que la vente d’actifs.

 

maestro* Comptabilité > Gestion financière > Analyse de la trésorerie > Gestion des types d’ajustements manuels

 

Une marche à suivre détaillée décrivant cette option est fournie dans le document d’aideGestion des types d’ajustements manuels.

 

3. Faire le suivi de l’analyse de la trésorerie

Pour reprendre l’introduction, une fois les deux premiers segments terminés ( maestro* et configuration de l’analyse), les utilisateurs peuvent passer à l’analyse comme telle. Outre la révision de l’information dans l’analyse, il est également possible d’effectuer des ajustements manuels.

a) Analyse de la trésorerie

Cette option donne aux utilisateurs la possibilité d’afficher l’état de l’analyse de la trésorerie à un moment donnée en fonction d’un format sélectionné. L’analyse de la trésorerie peut aussi être accédée à partir du tableau de bord (voir l’Annexe).

 

maestro* > Comptabilité > Gestion financière > Analyse de la trésorerie > Analyse de la trésorerie

Alors qu’ils vérifient le flus de la trésorerie, les analystes peuvent forer sur chaque cellule pour voir de quoi est composé un montant, sauf pour les soldes d’ouverture et de fermeture. En plus de la liste des transactions, toute l’information associée aux détails d’une transaction est disponible – jusqu’à l’écriture de journal. Un carré rouge dans une cellule signifie que des transactions ont été enregistrées pour cette ligne/période.

 

Seules les périodes précédentes peuvent comporter des transactions enregistrées.

 

Au fur et à mesure que le mois avance, les ventes et dépenses réelles sont comptabilisées et affichées dans les budgets correspondants. Pour dresser un portait précis de la situation, les montants « actuels » sont déduits des budgets Ventes prévues and Dépenses futures. Si le montant « actuel » dépasse le budget, un zéro (0) est affiché dans ces cellules. De l’information plus spécifique peut être obtenue en forant sur les montants; à la fenêtre Détails de la transaction, maestro* présente les montants Budget et Réel associés, tout en tenant compte des crédits et débits appropriés. Le montant résultant est Budget – Crédit + Débit.

Une marche à suivre détaillée décrivant cette option est fournie dans le document d’aideAnalyse de la trésorerie.

b) Ajustements manuels

Les utilisateurs se servent de cette option pour entrer des ajustements qui affectent la trésorerie de manière temporaire. Par exemple, s’il prévoit recevoir un montant pour la vente d’un véhicule, l’analyste va enregistrer ce montant sous forme d’ajustement manuel pour l’inclure dans l’analyse de la trésorerie.

 

maestro* > Comptabilité > Gestion financière > Analyse de la trésorerie > Ajustement manuel

 

Si la case Permanent est cochée, l’ajustement sera affiché dans l’analyse – à moins que la case soit décochée.

Une marche à suivre détaillée décrivant cette option est fournie dans le document d’aideAjustement manuel.

 

Annexe

Configurer l’applet Analyse de la trésorerie dans le tableau de bord de maestro*

 

Une autre manière d’accéder à l’Analyse de la trésorerie se fait au moyen de l’applet du tableau de bord.

Pour installer l’applet Analyse de la trésorerie :

1. Cliquez l’icône Mon tableau de bord dans la barre d’outils maestro*.
2. Faites un clic-droit de la souris sur un onglet existant et sélectionnez l’option Ajouter un tableau de bord.
3. Inscrivez un nom pour le nouveau tableau de bord, par exemple, Trésorerie, puis cliquez surOK.
4. À la fenêtre Sélectionner – Liste/Applet, naviguez jusqu’à l’option appropriée qui dans ce cas-ci est Applets maestro* et sélectionnezAnalyse de la trésorerie.

5. CliquezOk.

L’applet Analyse de la trésorerie s’installera, avec les mêmes fonctionnalités que l’option Analyse de la trésorerie.