Utiliser l'interface ElekNet de maestro*

Objectif

Afin de faciliter et accélérer le travail des utilisateurs maestro* appelés à transiger avec ElekNet1 , une interface a été développée à cet égard. Celle-ci permet la mise à jour électronique des prix unitaires dans le catalogue de maestro*, de même que l’envoi électronique des commandes de matériel.

Ce Comment faire présente les configurations préalables et nécessaires à l’utilisation de l’interface, de même que les étapes à suivre pour réaliser les actions citées précédemment.

 

Prérequis

 

Sommaire

 

Icônes

Icône

Nom

Description

Envoyer la commande à ElekNet

Permet d’envoyer une commande au fournisseur ElekNet lorsque les configurations ont été effectuées et que le Mode de transfert des commandes est Manuel. L’icône s’affiche uniquement dans la barre d’outils de la fenêtre Commande avec catalogue lorsque les commandes affichées consistent en les transactions non transférées et que la commande sélectionnée relève du fournisseur ElekNet.

 

Étapes

Effectuer les configurations préalables à l’utilisation de l’interface

Compléter les paramètres de base des Configurations générales

  1. À partir du menu principal de maestro*, cliquer sur l’icône Configuration de la barre d’outils.
  2. Sélectionner les Configurations générales.
  3. Ouvrir l’arborescence de l’option Achats et approvisionnement et sélectionner Interface ElekNet.

  1. Dans la partie droite de la fenêtre, compléter les champs décrits ci-dessous.

Champ

Description

Adresse des prix ElekNet

Adresse URL à utiliser pour l’obtention de la disponibilité et du prix des items :

Adresse des commandes

Adresse URL à utiliser pour l’envoi des commandes ElekNet :

NOTE : Les commandes tests ne doivent pas être envoyées à l'adresse de production puisqu'elles seront considérées comme de vraies commandes.

Code de fournisseur ElekNet

Seules les commandes rattachées au fournisseur sélectionné pourront être envoyées à ElekNet au moment du transfert de la commande dans maestro*. Correspond au code inscrit pour ElekNet dans la Gestion des fournisseurs.

Code du centre de distribution ElekNet

Le code inscrit dans ce champ détermine la succursale ElekNet à utiliser par défaut lors de la recherche de quantité d’items disponibles. Le code détermine aussi de quelle succursale les commandes seront expédiées.

La liste des succursales autorisées au compte sera fournie lors de la configuration initiale.

Mode de transfert des commandes

Les sélections possibles sont Automatique et Manuel. La première constitue celle sélectionnée par défaut.

Automatique

La sélection de cette valeur fait en sorte que toutes les commandes saisies pour le fournisseur ElekNet lui seront automatiquement envoyées électroniquement, une fois le transfert de la commande effectué dans maestro*.

Manuel

La sélection de la valeur Manuel signifie que l’utilisateur devra effectuer manuellement l’envoi de la commande à ElekNet.

Mode de mise à jour des prix lors de la commande

Ce champ permet de sélectionner le mode de mise à jour des prix unitaires des items d’ElekNet lors de l’entrée de commandes en lien avec des projets spécifiques pour lesquels le fournisseur correspond à ElekNet.

Les sélections possibles sont Automatique et Manuel. La première constitue celle sélectionnée par défaut.

Automatique

Ce mode génère une requête au service Web d’ElekNet dès la sélection d’un item catalogue et de la quantité commandée afin de connaître le prix unitaire spécifique applicable ainsi que la quantité disponible selon la succursale sélectionnée.

Manuel

Ce mode fait en sorte que l’utilisateur devra effectuer manuellement le rafraîchissement des prix et des quantités disponibles.

Code d’usager et Mot de passe

Code d'usager et mot de passe nécessaires pour se connecter au service ElekNet.

Le code d'usager et le mot de passe seront fournis lors de la configuration initiale.

NOTES : Ces champs peuvent contenir jusqu’à un maximum de 50 caractères alphanumériques.

Il est impossible d'utiliser le code d'usager qui est utilisé sur Lumen.ca. Ces codes d'accès sont spécifiques à l'intégration de maestro* et ElekNet. Vos codes d'accès resteront les mêmes pour la phase de test et la phase de production.

Numéro de compte de facturation

Numéro de compte de facturation par défaut. On peut spécifier le compte régulier ou le compte projet. Cette information sera fournie lors de la phase de configuration initiale.

On peut spécifier un numéro de compte projet dans le cas où ElekNet propose certains items à prix spéciaux en lien avec certains projets spécifiques (Gestion des projets, onglet Desc. du projet, sous-onglet ElekNet).

NOTE : Ce champ peut contenir jusqu’à un maximum de 30 caractères numériques.

Numéro de compte de livraison (Ship-to)

Compte de livraison (Ship-To) associé au compte de facturation. Cette information sera fournie lors de la phase de configuration initiale.

On peut spécifier un numéro de compte de livraison par projet (Gestion des projets, onglet Desc. du projet, sous-onglet ElekNet).

NOTE : Ce champ peut contenir jusqu’à un maximum de 30 caractères alphanumériques.
  1. Cliquer sur l’icône Enregistrer.
  2. Cliquer sur l’icône Quitter.

 

Compléter les paramètres spécifiques aux projets

Il est possible qu’une entreprise détienne plusieurs comptes chez ElekNet et que des prix d’items soient propres à un projet. Aussi, il est possible d’effectuer des configurations spécifiques à un projet ou par projet. Celles-ci auront préséance sur les paramètres des Configurations générales lorsque configurées. Pour ce faire :

 

maestro* > Projets > Maintenance > Projet > Gestion des projets

 

  1. Dans la fenêtre Gestion des projets, sélectionner le projet pour lequel des paramètres spécifiques doivent être configurés dans le champ Numéro.
  2. Dans l’onglet Desc. Du projet, cliquer sur l’onglet ElekNet dans la portion droite de la fenêtre.
  3. Compléter les champs Code d’usager, Mot de passe, Numéro de compte de facturation et Numéro de compte de livraison (Ship-to) avec les données propres au projet.
  4. Cliquer sur l’icône Enregistrer.
  5. Cliquer sur l’icône Quitter.

Configurer les adresses et les codes de succursales ElekNet

Que les adresses des succursales d’ElekNet figurent déjà ou non dans la Gestion des adresses de fournisseurs de maestro*, il est nécessaire d’y ajouter un code de succursale ElekNet afin que les commandes soient acheminées au bon emplacement.

 

maestro* > Achat et approvisionnement > Maintenance > Fournisseurs > Gestion des adresses de fournisseurs

 

  1. Dans la fenêtre Gestion des adresses de fournisseurs, sélectionner une succursale à partir du champ Code ou compléter l’ensemble des champs et cliquer sur Enregistrer pour ajouter une nouvelle succursale.
  2. Inscrire le numéro de succursale ElekNet dans le champ Code de succursale.
  3. Cliquer sur l’icône Enregistrer.
  4. Procéder ainsi pour toutes les succursales ElekNet.
  5. Cliquer sur l’icône Quitter.

Attribuer les accès aux utilisateurs autorisés à retransmettre une commande à ElekNet

Les utilisateurs de maestro* autorisés à retransmettre, au besoin, une commande à ElekNet doivent se voir attribuer les accès. Pour ce faire :

  1. À partir du menu principal de maestro*, cliquer sur l’icône Configuration de la barre d’outils.
  2. Sélectionner Gestion de la sécurité.
  3. Sélectionner l’utilisateur à partir du champ Numéro de la section Identification.
  4. Cliquer sur l’onglet Restriction des accès.
  5. Ouvrir l’arborescence de l’option Achats et approvisionnement.
  6. Cliquer sur l’option Interface ElekNet.
  7. Dans la portion droite de la fenêtre, cocher la case Permettre de retransmettre une commande ElekNet.
  8. Cliquer sur l’icône Enregistrer.
  9. Cliquer sur l’icône Quitter.

 

Mettre à jour les données des items d’ElekNet dans le catalogue de maestro*

Les données des items d’ElekNet ne peuvent être importées à partir de l’option de base permettant l'importation de catalogue de maestro*. Toutefois, il est possible de créer individuellement de nouvelles pièces en indiquant manuellement les codes des pièces à créer et de mettre à jour des pièces déjà existantes à partir de l’option MAJ des items ElekNet dans le catalogue maestro*.

 

L’option MAJ des items ElekNet dans le catalogue maestro* n’est évidemment fonctionnelle que si les items du fournisseur sont rattachés au code de fournisseur d’ElekNet dans le tableau des prix par fournisseur de l’option Gestion du catalogue. De plus, le prix d’un item ne sera mis à jour que si la case de la colonne Fixe est cochée (et non grisée) pour ledit item (dans la section Achat et vente de l’onglet Description de la pièce de la fenêtre Gestion du catalogue).

Mettre à jour les données d’items déjà existants dans le catalogue

 

maestro* > Achat et approvisionnement > Maintenance > Catalogue > MAJ des items ElekNet dans le catalogue maestro*

 

  1. Dans la fenêtre MAJ des items ElekNet dans le catalogue maestro*, utiliser les filtres pour afficher les données désirées dans la grille.
  2. Cliquer sur l’icône Filtrer les données selon les paramètres entrés pour afficher les items correspondants dans la grille.
  3. Cocher ou décocher la case Mise à jour pour identifier les items pour lesquels vous souhaitez rafraîchir les données.
  4. Cliquer sur l’icône Obtenir les prix ElekNet.
  5. Cliquer sur l’icône Appliquer pour remplacer les données du catalogue de maestro* avec les nouvelles données obtenues d’ElekNet, tels les nouveaux prix affichés dans la colonne du même nom.
  6. Cliquer sur l’icône Filtrer les données selon les paramètres entrés pour rafraîchir les données affichées dans la grille.
  7. Cliquer sur l’icône Quitter.

 

Consulter la rubrique MAJ des items ElekNet dans le catalogue maestro* pour en savoir davantage sur chacune des colonnes de la grille.

Ajouter de nouveaux items du fournisseur ElekNet dans le catalogue de maestro* en indiquant manuellement les codes des pièces à créer

 

maestro* > Achat et approvisionnement > Maintenance > Catalogue > MAJ des items ElekNet dans le catalogue maestro*

 

  1. Dans la fenêtre MAJ des items ElekNet dans le catalogue maestro*, inscrire manuellement le code de l’item ElekNet à ajouter au catalogue de maestro* en inscrivant ce dernier dans la colonne Code de pièce ElekNet sur une ligne vide de la grille.
  2. Sur la même ligne, inscrire le code de catalogue maestro* désiré dans la colonne Code de pièce maestro* ainsi que la Description de l’item.
  3. Cliquer sur l’icône Obtenir les prix ElekNet.
  4. Pour chacun des items ajoutés, choisir le prix principal ou alternatif dans la colonne Prix-Unité de la section maestro*.

 

Ce item ne doit pas avoir été déjà créé dans le catalogue de maestro*.
  1. Cliquer sur l’icône Appliquer.

  1. Cliquer sur l’icône Filtrer les données selon les paramètres entrés pour rafraîchir les données affichées dans la grille.
  2. Cliquer sur l’icône Quitter.

 

Les données d’ElekNet seront ainsi ajoutées dans la grille et l’item créé dans le catalogue de maestro*. Les valeurs par défaut seront systématiquement appliquées aux autres champs obligatoires du catalogue de maestro*. Si nécessaire, le Type et la Catégorie pourront être précisés pour l’item dans l’option Gestion du catalogue (maestro* > Achats et approvisionnement > Maintenance > Catalogue > Gestion du catalogue).

 

Utiliser l’interface ElekNet pour effectuer une commande

Réaliser la commande

 

maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Commandes > Commande avec catalogue

 

  1. Dans la fenêtre Commande avec catalogue, cliquer sur l’icône Nouveau.
  2. Sélectionner le fournisseur correspondant à ElekNet et compléter les champs nécessaires.

 

Au besoin, consulter la rubrique Commande avec catalogue.
  1. Ajouter les items à commander dans la grille de détail.

La mise à jour des données des items sera effectuée systématiquement lors de la sélection d’un code d’inventaire et de la quantité commandée si le Mode de mise à jour des prix lors de la commande sélectionné dans les Configurations générales est Automatique. Toutefois, si le mode sélectionné est Manuel, l’utilisateur devra cliquer sur l’icône Prix unitaire puis choisir l’une des options MAJ l’information pour l’item ElekNet ou MAJ l’information pour tous les items ElekNet pour ce faire.

  1. Une fois la commande saisie, modifier l’état pour Confirmée.
  2. Cliquer sur l’icône Enregistrer.

 

Transmettre la commande à ElekNet

 

Le succès du transfert d’une commande à ElekNet repose en partie sur les configurations préalables effectuées. S’assurer également d’avoir sélectionné le fournisseur ElekNet et le code de succursale désiré dans la commande.
Lorsque la commande est transférée dans maestro* à partir de l’option Commande avec catalogue
 

maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Commandes > Commande avec catalogue

 

Si le Mode de transfert des commandes, sélectionné dans les Configurations générales, est Automatique.
  1. Une fois la commande sélectionnée dans la fenêtre Commande avec catalogue, cliquer sur l’icône Transférer. La commande sera automatiquement envoyée à ElekNet lors du transfert dans maestro*, sans que l’utilisateur n’ait à intervenir. L’état d’avancement de l’envoi s’affichera dans la fenêtre.
  2. Une fois dans le Visualiseur de rapport maestro*, effectuer les opérations désirées puis cliquer sur Quitter. Un numéro de commande fournisseur provenant d'ElekNet sera ajouté dans la fenêtre Commande avec catalogue et un message de confirmation s’affichera pour informer l’utilisateur du succès de l’envoi à ElekNet.
  3. Cliquer une fois de plus sur Quitter pour sortir de l’option Commande avec catalogue.
Si le Mode de transfert des commandes, sélectionné dans les Configurations générales, est Manuel.
  1. Sélectionner la commande à transférer.
  2. Cliquer sur l’icône Transférer.
  3. Répondre Oui ou Non lorsque maestro* demandera à l’utilisateur s’il désire envoyer la commande à ElekNet.

S’il répond par l’affirmative, la commande sera immédiatement transmise à ElekNet. Dans le cas contraire, la commande ne sera pas envoyée à ElekNet. Celle-ci figurera dans les entrées transférées et l’utilisateur pourra donner son aval ultérieurement, en sélectionnant ladite commande et en cliquant sur l’icône Envoyer la commande à ElekNet de la fenêtre Commande avec catalogue.

 

L’icône Envoyer à la commande à ElekNet ne s’affiche que si l’utilisateur clique d’abord sur l’icône Afficher seulement les entrées transférées puis qu’il sélectionne une commande pour laquelle le fournisseur est ElekNet.
  1. Si la commande est transférée, effectuer les opérations désirées dans le Visualiseur de rapport maestro* puis cliquer sur Quitter.
  2. Cliquer une fois de plus sur Quitter pour sortir de l’option Commande avec catalogue.

 

Si aucune valeur n’est présente dans le nouveau champ Numéro de commande fournisseur de la fenêtre Commande avec catalogue, cela signifie que l’envoi à ElekNet n’a pas été complété.
Lorsque la commande est transférée dans maestro* à partir de l’icône Transfert des transactions du menu principal de maestro*

Si le Mode de transfert des commandes, sélectionné dans les Configurations générales, est Automatique.
  1. Cliquer sur l’icône Transfert des transactions à partir de la barre d’outils du menu principal de maestro*.
  2. Une fois dans la fenêtre Transfert des transactions, ouvrir l’arborescence du module Achat et approvisionnement et sélectionner l’option Achats et approvisionnement.
  3. Dans la portion droite de la fenêtre, cocher la (les) commande(s) à transférer dans maestro*.
  4. Cliquer sur l’icône Transférer.
  5. Effectuer les opérations désirées dans le Visualiseur de rapport maestro* puis cliquer sur Quitter.

Les commandes liées au fournisseur ElekNet seront automatiquement envoyées au fournisseur après avoir été transférées dans maestro*. D’ailleurs, une liste des commandes envoyées à ElekNet s’affichera à la suite du rapport de transfert dans maestro*. Cette liste affichera les numéros de commandes ElekNet et, dans le cas d’un échec, exposera la raison du refus ou du problème.

Si le Mode de transfert des commandes, sélectionné dans les Configurations générales, est Manuel.
  1. Cliquer sur l’icône Transfert des transactions à partir de la barre d’outils du menu principal de maestro*.
  2. Une fois dans la fenêtre Transfert des transactions, ouvrir l’arborescence du module Achat et approvisionnement et sélectionner l’option Achats et approvisionnement.
  3. Dans la portion droite de la fenêtre, cocher la (les) commande(s) à transférer dans maestro*.
  4. Cliquer sur l’icône Transférer.
  5. Effectuer les opérations désirées dans le Visualiseur de rapport maestro* puis cliquer sur Quitter.
 

maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Commandes > Commande avec catalogue
  1. Dans la fenêtre Commande avec catalogue, cliquer sur l’icône Afficher seulement les entrées transférées.
  2. Sélectionner la commande dans la grille du Sommaire des transactions non transférées.
  3. Cliquer sur l’icône Envoyer à la commande à ElekNet. Un message de confirmation d’envoi sera généré, de même qu’un numéro de commande ElekNet. Dans le cas d’un échec, la raison du refus ou le problème sera exposé.
  4. Cliquer sur l’icône Quitter.

 

Dernière modification : 29 avril 2024