Facturation

OBJECTIF

La facturation permet de confirmer la réception d’une facture liée à une commande (régulière, avec catalogue ou contrat sous-traitance) entrée dans maestro*.

Les écritures des frais courus sont générées lors du transfert de la transaction. Pour gérer convenablement les frais courus, des configurations spécifiques doivent être faites préalablement dans les Configurations diverses. À la facturation, l’écriture des frais courus faite précédemment lors du transfert de la Réception de marchandise est annulée et remplacée par l’écriture réelle. Il est possible de lier une facture à un compteur par employé, si le module Ressources humaines est installé. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l’icône Utilisation des compteurs par employé. Cette icône est disponible lors de la saisie du détail de la facture, dans la barre d’outils en haut de l’écran. En supprimant une facture non transférée, maestro* supprime également toute transaction d’Utilisation des compteurs par employé qui y est reliée.

 

PRÉREQUIS 

• Commande régulière, Contrat sous-traitance ou Commande avec catalogue
• Réception de marchandise (pour une Commande avec catalogue seulement)

 

ICÔNES

Icônes de l'option Facturation

Icône Titre Sert à Création d’une transaction à partir d’un document numérisé Permet de créer une transaction à partir d’un document préalablement numérisé. NOTE : Cette option n’est disponible que dans la version 3.05 de maestro*. Transférer Permet de transférer la facture sélectionnée. Imprimer (CTRL+P) Accéder au générateur de liste (CTRL + P) ou au formulaire par défaut d'impression de la facture, selon ce qui a été configuré. NOTE : Les formulaires sont configurés dans les Configurations diverses des Achats et approvisionnement (onglet Formulaires > section Factures sur commandes). Certificat de paiement Permet de générer directement le Certificat de paiement en format Word. Ce bouton est un raccourci vers l’option Visualiser le certificat, décrite ci-dessous. Il est aussi possible d’accéder à plusieurs options en cliquant sur la flèche située à la droite de l’icône. Visualiser le certificat : Permet de voir le certificat de paiement, en format Word, avant de l’imprimer. Cette option permet aussi de le modifier avant l’impression. Imprimer le certificat : Imprime directement le certificat de paiement en format Word. Formulaire de certificat de paiement : Imprime le certificat de paiement dans le visualiseur de rapport maestro*, à partir d’un formulaire maestro*. Ce format ne permet pas d’apporter des modifications au document avant de l’imprimer. NOTES : Les formulaires nécessaires à l’impression du certificat de paiement doivent être définis dans les Configurations diverses des Achats et approvisionnements sous l’onglet Formulaires. Il est nécessaire de fermer l’application Word avant d’utiliser les options Visualiser le formulaire et Imprimer le formulaire afin que maestro* puisse effectuer la fusion entre maestro* et Word. Documents Afficher les documents enregistrés dans la Gestion des documents pour la facture sélectionnée. Afficher seulement les entrées non transférées Afficher les transactions non transférées. Afficher seulement les entrées transférées Afficher les transactions transférées. Transactions en attente Afficher la grille sommaire des transactions en attente de type Facturation de commande. Consulter la section Créer une facturation de commande à partir d'une transaction en attente pour de plus amples informations. Changer le mode d’affichage des totaux Permet de choisir entre le mode d’affichage des totaux Standard et Détaillé. Il a deux états possibles (enfoncé ou non) et est conservé d’une transaction à l’autre. Le mode Détaillé est surtout utile lorsqu’il y a une retenue sur la facture, car il affiche les totaux en soustrayant le montant de la retenue du sous-total de la facture, avant de calculer les taxes. De plus, dans le mode Détaillé, les montants de taxe affichés tiennent compte du mode de calcul de taxe sur les retenues (Avec ou Sans taxe). Il est important de noter que cette fonction a un effet seulement sur l’affichage de la ligne de totaux et ne modifie en rien les calculs de taxe ni les montants enregistrés dans la transaction. Filtrer la ventilation selon les transactions d’avancement Permet de filtrer les lignes affichées dans la ventilation pour afficher uniquement celles pour lesquelles un montant d’avancement des travaux a été entré parmi la ou les transactions d’avancement sélectionnées dans l’écran de sélection de la facturation. NOTE : S’applique uniquement aux transactions de facturation sur contrat de sous-traitance, sur lesquels les courus sont activés. Inverser cette entrée Permet d'inverser les quantités et les montants de la facture courante, affichée à l’écran. En cliquant sur le bouton, les quantités et montants positifs deviennent négatifs et les quantités et montants négatifs deviennent positifs. Les modifications s’appliquent à tous les montants « courants » (incluant les taxes et la retenue). Consultation d’une commande Afficher les détails de la commande reliée à la facture sélectionnée. Consultation des fournisseurs Afficher les détails du fournisseur relié à la facture sélectionnée. Utilisation des compteurs par employé Permet de sélectionner l’employé et le compteur pour la transaction. Calculer et appliquer les pourcentages non-récupérables des taxes Permet de recalculer les montants des dépenses et des taxes sur les lignes où des codes de taxes « exclues » sont utilisés si le taux de récupération de ces taxes est inférieur à 100%. Le système corrige les montants des taxes pour ne conserver que la partie récupérable des taxes et rajoute la partie non-récupérable aux dépenses. Configuration Configurer le comportement de maestro* dans la facturation. NOTE : Ces configurations sont sauvegardées par utilisateur. Seules les icônes non autoréférentielles ou ayant des particularités sont définies dans le tableau ci-dessus.

 

Sommaire

• Entrer une facturation en lien avec une commande régulière
• Entrer une facture en lien avec une commande avec catalogue
• Entrer une facturation en lien avec un contrat de sous-traitance
• Créer une transaction à partir d’un document numérisé
• Créer une facturation de commande à partir d'une transaction en attente

 

Étapes

maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Commandes > Facturation

 

Les champs disponibles varient en fonction du type de commande sélectionné; commande hors catalogue (commande régulière, contrat sous-traitance) ou commande avec catalogue.

1. Choisir ou entrer le numéro de la commande.

Pour une commande avec catalogue, s’il y a des réceptions de marchandise non facturées sur une commande, sélectionner celles qui doivent être facturées. Elles apparaissent dans la section Réceptions reliées à cette commande.

2. Cliquer sur Accepter.

 

Entrer une facturation en lien avec une commande régulière

1. Entrer les informations requises dans l’onglet Détails :

Les informations de la section Détails proviennent de la commande sélectionnée. Il est possible de modifier les montants des taxes en utilisant la fonction CTRL-F7.

1. Section Commande :

Champ	Description
Commande	Numéro de la commande.
Fournisseur	Code et nom du fournisseur lié à la commande.
Projet	Détermine à quel projet la dépense est affectée.
Bon de travail	Numéro du bon de travail. NOTE : Si le module Bons de travail est installé, il est possible de sélectionner un bon de travail entré dans ce module. Sinon le champ est une zone de texte libre à l’utilisateur.
Type	Type du groupe de dépense.
Date	Date comptable.
Date due	Date due de la facture. NOTES : Il est possible de modifier le moment où la date due est calculée en modifiant le champ Calcul de la date due dans les Configurations diverses. Si aucune date due n’est entrée, maestro* calcule la date due selon les champs Terme de paiement et Date réelle. Si aucune date réelle n’est entrée, maestro* calcule la date due selon la date de transaction. Si aucun terme de paiement n’est entré, maestro* inscrit la date réelle ou la date de la transaction comme date due.
Date réelle	Date réelle de la facture.
Terme de paiement	Terme de paiement issu de la Gestion des termes de paiement applicable par défaut pour la facture. NOTES : Si un terme de paiement est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il s’inscrit automatiquement. Maestro* détermine la date due des factures entrées en fonction du terme de paiement applicable.
Fournisseur	Code du fournisseur. NOTE : Ce 2e fournisseur permet de facturer un fournisseur différent de celui entré lors de la commande. La facture et le déboursé sont transférés à ce dernier.
No facture	Numéro de la facture du fournisseur. NOTE : Immédiatement après avoir entré le numéro de facture, maestro* vérifie si ce numéro a déjà été entré pour le fournisseur et affiche un message d’avertissement, si c’est le cas. Si le numéro de facture a déjà été entré pour le fournisseur, maestro* peut également bloquer ou donner un message d’avertissement lors de la sauvegarde de la transaction, en fonction de la valeur choisie dans la configuration Lorsqu’un numéro de facture existe déjà pour un fournisseur. Cette configuration est disponible à partir de la Gestion de la sécurité, dans l’onglet Restriction des accès de l’option Achats et approvisionnement, dans la section Achats.
Acceptation	Indique que la facture peut être transférée, si le champ est à Oui.
Retenue %	Pourcentage de retenue applicable sur la facture.
Mode	Valeurs disponibles : Avec taxe Tient compte des taxes dans le calcul de la retenue. Sans taxe Ne tient pas compte des taxes dans le calcul de la retenue.
Escompte	Escompte applicable sur le paiement.
Déb. immédiat	Permet de payer la facture immédiatement, si le champ est à Oui. Dans ce cas, un chèque sera créé automatiquement après le transfert de la facture. NOTES : Ce chèque est ensuite accessible dans l’option Impression des chèques et il est daté de la date due. En fonction de votre sécurité, il est également possible d’imprimer le déboursé immédiatement après le transfert de la facturation si vous avez accès à l’option Impression des chèques. Si la case à cocher Générer le déboursé automatiquement est activée, dans les configurations diverses (Projets † Inter-compagnies † Achats), la valeur du champ sera à Oui.
Période	Permet d’entrer une période de facturation. NOTE : À titre informatif seulement.
No demande	Numéro de la demande du fournisseur. NOTE : À titre informatif seulement.
Banque	Compte de banque pour lequel le chèque est émis NOTES : Ce champ est visible uniquement si, le champ Déb. immédiat est à Oui. En fonction du mode de paiement indiqué dans la Gestion des fournisseurs, maestro* affiche le compte de banque spécifié dans les configurations diverses du grand livre relativement au mode de paiement du fournisseur. En mode Inter-compagnies, le compte de banque sera récupéré des configurations diverses (onglet Inter-compagnies, section Achats, champ †Compte de banque), s’il y a lieu. Sinon, le compte de banque sera déterminé de la manière habituelle.
CAP	Compte de grand livre des comptes fournisseurs.
Retenue	Compte de grand livre servant à la comptabilisation des retenues.
Escompte	Compte de grand livre servant à la comptabilisation des escomptes.
No chèque	Numéro de chèque à créer lors du déboursé immédiat. NOTES : Ce champ est visible uniquement si, le champ Déb. immédiat est à Oui. En laissant ce champ vide, maestro* attribue le prochain numéro de chèque en fonction du compte de banque. Si un numéro est indiqué dans ce champ, maestro* présumera que le chèque a déjà été imprimé et ne permettra pas de l’imprimer immédiatement.

2. Section Total transféré :

Champ	Description
Contrat	Montant total de la commande.
Facturé	Montant total facturé sur la commande.
Escompte	Escompte total.
Solde	Solde des réceptions à faire sur la commande. NOTE : Il est possible de consulter le détail du solde par ligne de commande en cliquant sur les […].

2. Entrer les informations requises dans l’onglet Ventilation :

Le filtre Projet permet de filtrer les commandes régulières dans la grille de ventilation selon leur projet d'appartenance. Seuls les commandes du projet sélectionné s'afficheront dans la grille. Le champ Filtre permet d'appliquer un second filtre aux lignes du tableau de ventilation des commandes. Le système recherche une concordance exacte avec n'importe quelle cellule de la grille (non sensible à la casse).

 

Champ	Description
Code d’inventaire	Code d’inventaire issu de la Gestion du catalogue. NOTE : Il est possible d’inscrire un item hors inventaire (code qui n’existe pas dans la Gestion du catalogue) s’il est précédé d’un point d’exclamation (!).
Description	Description de l’item telle qu’indiquée dans l’inventaire de maestro*.
Code de pièce du fournisseur	Code de l’item tel que défini par le fournisseur. NOTES : Maestro* vérifie si l’un des quatre fournisseurs définis dans la pièce correspond au fournisseur de la commande. Si c’est le cas, le code de pièce indiqué dans le catalogue pour le fournisseur est affiché. Le code de pièce est en lecture seulement, il ne peut être modifié.
Projet	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel projet la dépense est affectée.
Activité	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la dépense est affectée.
Groupe	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense est affectée.
Unité	Unité de conversion.
Quantité originale	Quantité commandée originalement.
Montant original	Montant original de la commande
Quantité restante	Quantité restant à facturer. ATTENTION! La quantité affichée tient compte des autres transactions non transférées.
Qté à facturer	Quantité facturée sur la transaction courante.
Unité de mesure	Unité de mesure de l’item commandé.
P.U.	Prix unitaire.
Escompte %	Pourcentage d’escompte.
Montant	Montant restant à facturer. ATTENTION! Le montant affiché tient compte des autres transactions non transférées.
Facturé	Montant facturé sur la transaction courante.
Taxe 1	Code de taxes applicable. NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
Taxe 2	Code de taxes applicable. NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
Compagnie	Nom de la compagnie. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Spécif. 1	Spécification liée à l’item acheté.
Spécif. 2	Spécification liée à l’item acheté.
Terminé	Indique que la ligne est fermée, si la case est cochée. NOTE : La ligne se ferme automatiquement lorsque la quantité facturée est égale à la quantité à facturer.

3. Entrer les informations requises dans l’onglet Extras à la facturation : permet de facturer des items qui n’apparaissaient pas sur la commande originale.

Par défaut, maestro* propose d’imputer ces items au projet identifié lors de l’entrée de la commande. Il est possible de le modifier.

4. Cliquer sur Enregistrer.

Il est possible de facturer des items sur une commande fermée en activant cette fonctionnalité au niveau de l’onglet Restriction des accès de la Gestion de la sécurité.

 

Entrer une facture en lien avec une commande avec catalogue

1. Entrer les informations requises dans l’onglet Commande :

Les informations de la section Détails proviennent de la commande sélectionnée. Il est possible de modifier les montants des taxes en utilisant la fonction CTRL-F7.

1. Section Commande :

Champ	Description
Commande	Numéro de la commande.
Type	Type du groupe de dépense.
Fournisseur	Code et nom du fournisseur lié à la commande.
Courus	Indique Oui si la Comptabilisation des courus est activée pour la commande courante. Dans ce cas, les frais courus générés par les réceptions sélectionnées pour la facture courante seront renversés lors du transfert de la facture.

2. Section État de la commande :

Champ	Description
Contrat	Montant total de la commande.
Items ajoutés	Montant total des items ajoutés à la commande lors de la réception de marchandises.
Facturé	Montant total facturé sur la commande.
Escompte	Escompte total.
Solde	Solde des réceptions à faire sur la commande. NOTE : Il est possible de consulter le détail du solde par ligne de commande en cliquant sur les […].

3. Section Total de cette facture :

Champ	Description
Sous-total	Montant de la facture avant taxes.
Taxe fédérale	Montant total de la taxe fédérale de la facture.
Taxe provinciale	Montant total de la taxe provinciale de la facture.
Montant total	Montant total de la facture.
Total de l’écart	Montant de l’écart entre la commande et la facture. NOTE : Ce champ est affiché uniquement lorsque le mode Aucun Écart est choisi dans le champ Action lors d’une facturation de commande catalogue, dans les Configurations diverses des Réceptions de marchandises.

 

Champ	Description
Fournisseur	Code du fournisseur. NOTE : Ce 2e fournisseur permet de facturer un fournisseur différent de celui entré lors de la commande. La facture et le déboursé sont transférés à ce dernier.
No facture	Numéro de la facture du fournisseur.
Acceptation	Indique que la facture peut être transférée, si le champ est à Oui.
Réception implicite	Valeurs disponibles : Oui Réception implicite sur la commande; la réception est faite par défaut. NOTE : Les deux transactions (réception et facture) sont générées en même temps. Non Réception de marchandise obligatoire sur la commande. NOTES : Il est impossible d’utiliser la réception implicite s’il y a déjà eu une réception sur la commande ou si la gestion des frais courus est activée. Il est impossible d’entrer une quantité négative supérieure à la quantité déjà reçue.
Date	Date comptable.
Date due	Date due de la facture. NOTES : Il est possible de modifier le moment où la date due est calculée en modifiant le champ Calcul de la date due dans les Configurations diverses. Si aucune date due n’est entrée, maestro* calcule la date due selon les champs Terme de paiement et Date réelle. Si aucune date réelle n’est entrée, maestro* calcule la date due selon la date de transaction. Si aucun terme de paiement n’est entré, maestro* inscrit la date réelle ou la date de la transaction comme date due.
Date réelle	Date réelle de la facture.
Bon de travail	Numéro du bon de travail. NOTE : Si le module Bons de travail est installé, il est possible de sélectionner un bon de travail entré dans ce module. Sinon le champ est une zone de texte libre à l’utilisateur.
Escompte	Escompte applicable sur le paiement.
Terme de paiement	Terme de paiement issu de la Gestion des termes de paiement applicable par défaut pour la facture. NOTES : Si un terme de paiement est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il s’inscrit automatiquement. Maestro* détermine la date due des factures entrées en fonction du terme de paiement applicable.
Retenue %	Pourcentage de retenue applicable sur la facture.
Mode	Valeurs disponibles : Avec taxe Tient compte des taxes dans le calcul de la retenue. Sans taxe Ne tiens pas compte des taxes dans le calcul de la retenue.
Déb. immédiat	Permet de payer la facture immédiatement, si le champ est à Oui. Dans ce cas, un chèque sera créé automatiquement après le transfert de la facture. NOTES : Ce chèque est ensuite accessible dans l’option Impression des chèques et il est daté de la date due. En fonction de votre sécurité, il est également possible d’imprimer le déboursé immédiatement après le transfert de la facturation si vous avez accès à l’option Impression des chèques.
CAP	Compte de grand livre des comptes fournisseurs.
Retenue	Compte de grand livre servant à la comptabilisation des retenues.
Banque	Compte de banque pour lequel le chèque est émis. NOTES : Ce champ est visible uniquement si, le champ Déb. immédiat est à Oui. En fonction du mode de paiement indiqué dans la Gestion des fournisseurs, maestro* affiche le compte de banque spécifié dans les configurations diverses du grand livre relativement au mode de paiement du fournisseur.
Escompte	Compte de grand livre servant à la comptabilisation des escomptes.
No chèque	Numéro de chèque à créer lors du déboursé immédiat. NOTES : Ce champ est visible uniquement si, le champ Déb. immédiat est à Oui. En laissant ce champ vide, maestro* attribue le prochain numéro de chèque en fonction du compte de banque. Si un numéro est indiqué dans ce champ, maestro* présumera que le chèque a déjà été imprimé et ne permettra pas de l’imprimer immédiatement.

4. Section Réceptions reliées à cette commande : Dans cette section, les réceptions en lien avec la commande courante sont affichées. Les informations qui y sont présentées ne sont pas modifiables.

Champ	Description
Sélectionnée	Indique les réceptions sélectionnées en lien avec la facture courante. NOTE : Lorsque la comptabilisation des courus est activée, les factures doivent nécessairement être liées à des réceptions.
Cpt réception	Numéro de réception.
No. trans.	Numéro de transaction.
Date	Date de réception.
No. livraison	Numéro de livraison.
Montant reçu	Montant total de la réception.
Montant facturé	Montant total facturé sur cette réception.
Solde à facturer	Différence entre le montant reçu et le montant facturé.
Mode trait. récept.	Mode de traitement de réception.
Devise	Indique la devise de la facture.
Taux devise	Indique le taux pour la devise affichée.

2. Entrer les informations requises dans l’onglet Ventilation :

Champ	Description
Code d’inventaire	Code de l’item provenant de la commande avec catalogue. NOTE : Ce champ ne peut être modifié.
Description	Description de l’item.
Code de pièce du fournisseur	Code de l’item tel que défini par le fournisseur. NOTES : Maestro* vérifie si l’un des quatre fournisseurs définis dans la pièce correspond au fournisseur de la commande. Si c’est le cas, le code de pièce indiqué dans le catalogue pour le fournisseur est affiché. Le code de pièce est en lecture seulement, il ne peut être modifié.
Unité	Unité de conversion. NOTE : L’unité varie en fonction du facteur inscrit dans l’item dans l’option Gestion du catalogue.
Emplacement	Emplacement de l’item provenant de la réception de marchandise.
Identification	Identification de l’item provenant de la réception de marchandise. NOTE : L’identification peut être un numéro de série si le Mode gestion éléments est 3-No Série ou une dimension si le Mode gestion éléments est 4-Dimension variable dans la Gestion du catalogue.
No réservation	Numéro de réservation provenant de la commande.
Commande – Qté	Quantité commandée.
Commande – P.U.	Prix unitaire de la commande.
Commande – % Escompte	Pourcentage d’escompte.
Commande – Montant	Montant de la commande
Commande – Solde	Montant restant à facturer.
Commande – Qté non facturée	Quantité restant à facturer. NOTE : Cette quantité est calculée en fonction de la quantité commandée moins la quantité reçue déjà facturée.
Commande – Qté à facturer	Quantité à facturer selon la réception en cours de facturation. NOTE : Si plusieurs réceptions ont été sélectionnées pour préparer la facture courante, cette quantité représente la somme des quantités reçues dans celles-ci.
Facture – Qté	Quantité facturée. NOTE : Si la Gestion des frais courus est activée pour la commande, la quantité facturée sera identique à la quantité à facturer. Il ne sera pas possible de la modifier.
Facture – P.U.	Prix unitaire facturé.
Facture – % Escompte	Pourcentage d’escompte facturé.
Facture – Montant	Montant facturé.
Taxe 1	Code de taxes applicable. NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter la rubrique Lecture des codes de taxes de maestro*.
Taxe 2	Code de taxes applicable. NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter la rubrique Lecture des codes de taxes de maestro*.
Projet	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel projet la dépense est affectée.
Activité	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la dépense est affectée.
Groupe	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense est affectée.
Compagnie	Nom de la compagnie. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Terminé	Indique que la ligne est fermée, si la case est cochée. NOTE : La ligne se ferme automatiquement lorsque la quantité facturée est égale à la quantité à facturer.
No appel	Indique le numéro de l’appel de service.

3. Entrer les informations requises dans l’onglet Extras à la facturation: permet de facturer des items qui n’apparaissaient pas sur la commande originale.

Le projet, l’activité et le groupe doivent être différents du projet, activité et groupe de l’inventaire définis dans les Configurations générales, sous le module Achats et approvisionnement, Inventaire (section Inventaire). Sinon, il sera impossible de sauvegarder la transaction. Par défaut, maestro* propose d’imputer ces items au projet, à l’activité et au groupe identifiés dans les Configurations générales, module Achats et approvisionnement, section Commandes avec catalogue, sous-section Frais à la facturation. Il est possible de les modifier.

Des lignes peuvent s’afficher automatiquement dans cette section, si le mode Aucun écart est activé. Dans ce cas, maestro*s’assure que l’inventaire est mis à jour en fonction du prix unitaire auquel l’item a été commandé et, si le prix unitaire facturé est différent du prix commandé, il impute la différence dans un projet, activité et groupe prédéfini.

Pour activer ce mode, il faut choisir Aucun écart dansle champ Action lors d’une facturation d’une commande catalogue disponible dans les Configurations diverses, module Achats et approvisionnement, section Réception de marchandises, sous-section Ajustements à la facturation d’une commande avec catalogue.

C’est également à cet endroit qu’il est possible de configurerle projet, l’activité et le groupe auxquels seront imputés les écarts. Il est également possible d’entrer une descriptionpar défaut qui sera indiquée dans chacun des ajustements.

4. Cliquer sur Enregistrer.

Il est possible de facturer des items sur une commande fermée en activant cette fonctionnalité au niveau de l’onglet Restriction des accès de la Gestion de la sécurité.

 

Entrer une facturation en lien avec un contrat de sous-traitance

1. Entrer les informations requises dans l’onglet Détails :

Les informations de la section Détails proviennent de la commande sélectionnée. Il est possible de modifier les montants des taxes en utilisant la fonction CTRL-F7.

1. Section Commande :

Champ	Description
Commande	Numéro de la commande.
Fournisseur	Code et nom du fournisseur lié à la commande.
Projet	Détermine à quel projet la dépense est affectée.
Bon de travail	Numéro du bon de travail. NOTE : Si le module Bons de travail est installé, il est possible de sélectionner un bon de travail entré dans ce module. Sinon le champ est une zone de texte libre à l’utilisateur.
Type	Type du groupe de dépense.
Date	Date comptable.
Date due	Date due de la facture. NOTES : Il est possible de modifier le moment où la date due est calculée en modifiant le champ Calcul de la date due dans les Configurations diverses. Si aucune date due n’est entrée, maestro* calcule la date due selon les champs Terme de paiement et Date réelle. Si aucune date réelle n’est entrée, maestro* calcule la date due selon la date de transaction. Si aucun terme de paiement n’est entré, maestro* inscrit la date réelle ou la date de la transaction comme date due.
Date réelle	Date réelle de la facture.
Terme de paiement	Terme de paiement issu de la Gestion des termes de paiement applicable par défaut pour la facture. NOTES : Si un terme de paiement est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il s’inscrit automatiquement. Maestro* détermine la date due des factures entrées en fonction du terme de paiement applicable.
Fournisseur	Code du fournisseur. NOTE : Ce 2e fournisseur permet de facturer un fournisseur différent de celui entré lors de la commande. La facture et le déboursé sont transférés à ce dernier.
No facture	Numéro de la facture du fournisseur.
Acceptation	Indique que la facture peut être transférée, si le champ est à Oui.
Retenue %	Pourcentage de retenue applicable sur la facture. NOTE : En mode Retenue détaillée, il ne sera pas permis de modifier manuellement le pourcentage ni le montant de retenue.
Mode	Valeurs disponibles : Avec taxe Tient compte des taxes dans le calcul de la retenue. Sans taxe Ne tiens pas compte des taxes dans le calcul de la retenue.
Escompte	Escompte applicable sur le paiement.
Déb. immédiat	Permet de payer la facture immédiatement, si le champ est à Oui. Dans ce cas, un chèque sera créé automatiquement après le transfert de la facture. NOTES : Ce chèque est ensuite accessible dans l’option Impression des chèques et il est daté de la date due. En fonction de votre sécurité, il est également possible d’imprimer le déboursé immédiatement après le transfert de la facturation si vous avez accès à l’option Impression des chèques.
Période	Permet d’entrer une période de facturation. NOTE : À titre informatif seulement.
No demande	Numéro de la demande du fournisseur. NOTE : À titre informatif seulement.
Banque	Compte de banque pour lequel le chèque est émis NOTES : Ce champ est visible uniquement si, le champ Déb. immédiat est à Oui. En fonction du mode de paiement indiqué dans la Gestion des fournisseurs, maestro* affiche le compte de banque spécifié dans les configurations diverses du grand livre relativement au mode de paiement du fournisseur.
CAP	Compte de grand livre des comptes fournisseurs.
Retenue	Compte de grand livre servant à la comptabilisation des retenues.
Escompte	Compte de grand livre servant à la comptabilisation des escomptes.
No chèque	Numéro de chèque à créer lors du déboursé immédiat. NOTES : Ce champ est visible uniquement si, le champ Déb. immédiat est à Oui. En laissant ce champ vide, maestro* attribue le prochain numéro de chèque en fonction du compte de banque. Si un numéro est indiqué dans ce champ, maestro* présumera que le chèque a déjà été imprimé et ne permettra pas de l’imprimer immédiatement.

2. Section Total transféré :

Champ	Description
Contrat	Montant total de la commande.
Facturé	Montant total facturé sur la commande.
Escompte	Escompte total.
Solde	Solde des réceptions à faire sur la commande. NOTE : Il est possible de consulter le détail du solde par ligne de commande en cliquant sur les […].

2. Entrer les informations requises dans l’onglet Ventilation :

Maestro* affiche les lignes de la commande dont l’état est actif même si l’état du contrat de sous-traitance est modifié.

 

Le filtre Projet permet de filtrer les commandes régulières dans la grille de ventilation selon leur projet d'appartenance. Seuls les commandes du projet sélectionné s'afficheront dans la grille. Le champ Filtre permet d'appliquer un second filtre aux lignes du tableau de ventilation des commandes. Le système recherche une concordance exacte avec n'importe quelle cellule de la grille (non sensible à la casse).

 

Champ	Description
Code d’inventaire	Code d’inventaire issu de la Gestion du catalogue. NOTE : Il est possible d’inscrire un item hors inventaire (code qui n’existe pas dans la Gestion du catalogue) s’il est précédé d’un point d’exclamation (!).
Description	Description de l’item telle qu’indiquée dans l’inventaire de maestro*.
Code de pièce du fournisseur	Code de l’item tel que défini par le fournisseur. NOTES : Maestro* vérifie si l’un des quatre fournisseurs définis dans la pièce correspond au fournisseur de la commande. Si c’est le cas, le code de pièce indiqué dans le catalogue pour le fournisseur est affiché. Le code de pièce est en lecture seulement, il ne peut être modifié.
Origine	Identifie la provenance du montant soit du contrat original ou d’un avis de changement.
Projet	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel projet la dépense est affectée.
Activité	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la dépense est affectée.
Groupe	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense est affectée.
Unité	Unité de conversion.
Contrat original (Quantité et Montant)	Quantité et montant de la commande originale.
Facturé à date (Quantité et Montant)	Quantité et montant qui a été facturé jusqu'à date.
Avancement (Quantité et Montant)	Quantité et montant représentant l'avancement du contrat.
Solde à facturer (Quantité et Montant)	Quantité et montant encore à facturer.
Facture courante - Quantité	Quantité de la facture courante.
Facture courante - Unité de mesure	Unité de mesure de l’item commandé.
Facture courante - P.U.	Prix unitaire.
Facture courante - % Escompte	Pourcentage d’escompte.
Facture courante - Montant	Montant total facturé.
Facture courante - Facturé	Montant facturé à ce jour.
Facture courante - Taxe 1	Code de taxes applicable. NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
Facture courante - Taxe 2	Code de taxes applicable. NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
Compagnie	Nom de la compagnie. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Spécif. 1	Spécification liée à l’item acheté.
Spécif. 2	Spécification liée à l’item acheté.
Terminé	Indique que la ligne est fermée, si la case est cochée. NOTE : La ligne se ferme automatiquement lorsque la quantité facturée est égale à la quantité à facturer.

3. Entrer les informations requises dans l’onglet Extras à la facturation : permet de facturer des items qui n’apparaissaient pas sur la commande originale.

Par défaut, maestro* propose d’imputer ces items au projet identifié lors de l’entrée de la commande. Il est possible de le modifier.

4. Cliquer sur Enregistrer.

Il est possible de facturer des items sur une commande fermée en activant cette fonctionnalité au niveau de l’onglet Restriction des accès de la Gestion de la sécurité. L’utilisateur a alors accès à Accepter cette entrée sans valider l’état (CTRL-F12) dans le menu Fichier.

 

Créer une transaction à partir d’un document numérisé

1. Cliquer sur Création d’une transaction à partir d’un document numérisé. La fenêtre Importation de documents s’affiche. Les images contenues dans le répertoire configuré par défaut s’affichent (Configurations générales > Documents).
2. Sélectionner un ou plusieurs documents numérisés.

Diverses options sont disponibles pour faciliter la sélection : Navigation pour afficher le contenu d’autres répertoires (bouton Parcourir); Filtre dynamique; Glissière permettant de redimensionner les icônes. On peut également numériser un nouveau document directement à partir de cette fenêtre.

3. Cliquer sur l’icône Accepter.
4. De retour dans l’écran principal, poursuivre le processus de facturation normal.

 

Créer une facturation de commande à partir d'une transaction en attente

1. Cliquer sur l'icône Transactions en attente.
   Dans le haut de la fenêtre, la grille de sélection affiche les transactions en attente de type Facturation de commande.
2. Sélectionner une transaction en attente.
   
   Les pièces jointes à la transaction en attente s'affichent dans une nouvelle fenêtre.

S'il y a plus d'un document joint à la transaction en attente, ils seront présentés dans cet ordre : PDF, Image, Word, Excel et autres types.

3. Dans la fenêtre de l'option, certains champs ont déjà été complétées par le système (utilisateur qui a créé la transaction, date et heure de création, etc.).

Si la transaction provient du programme complémentaire (add-in) Outlook, d'autres valeurs seront déjà saisies : type de facturation, fournisseur, projet, code de produit, etc.

4. Compléter et enregistrer la transaction.

Après la sauvegarde de la transaction, les documents joints seront disponible à partir de la Gestion des documents.

 

Voir aussi

• Gestion des fournisseurs
• Configurations diverses
• Gestion de la sécurité
• Gestion des termes de paiement
• Comment faire Lecture des codes de taxes de maestro*
• Comment faire Calculer un coût moyen en incluant des frais supplémentaires
• Comment faire Comptabilisation des billets en frais courus de projets

 

Dernière modification : 20 septembre 2024