Réception de marchandises

OBJECTIF

La Réception de marchandises permet d’entrer dans maestro* les quantités reçues rattachées à une Commande avec catalogue. L’inventaire est ajusté au transfert de la transaction.

Il est possible de générer des écritures de frais courus lors du transfert de la transaction. Pour gérer convenablement les frais courus, des configurations spécifiques doivent être faites préalablement dans les Configurations diverses. Une écriture comptable temporaire est générée lors du transfert de la réception de marchandises afin de comptabiliser les coûts. Cette écriture est renversée lors de la Facturation sur commande. Dans le processus de commande, réception et facturation, il est possible de tenir compte de certains frais (douanes, transport, etc.) qui seront facturés séparément, mais qui doivent être inclus dans les coûts moyens en stock ou dans les coûts imputés aux projets. Consulter le Comment faire Calculer un coût moyen en incluant des frais supplémentaires pour obtenir des informations supplémentaires à ce sujet.

 

PRÉREQUIS

• Commande avec catalogue
• Configurations diverses

 

ICÔNES

Icônes de l'option Réception de marchandises

Icônes de la fenêtre de sélection des transactions Icône Titre Sert à Création d’une transaction à partir d’un document numérisé Permet de créer une transaction à partir d’un document préalablement numérisé. Accepter et entrer les items par code à barres Accéder à la fenêtre Entrée d’items par code à barres afin d’entrer les items reçus à l’aide d’un lecteur de code à barres. Pour connaître le fonctionnement de cette option, consulter a rubrique Entrée d’items par code à barres. Imprimer (CTRL+P) Imprimer le formulaire de réception de marchandises. À l’aide du menu déroulant de l’icône, il est possible d’accéder à d’autres options d’impression. Transactions en attente Afficher la grille sommaire des transactions en attente de type Réception de marchandises. Consulter la section Créer une réception de marchandises à partir d'une transaction en attente pour de plus amples informations. Consultation d’une commande Accéder à la Consultation des commandes et afficher les informations reliées à la commande identifiée à l’écran. Configuration Configurer les commandes et les réquisitions à afficher à l’écran.   Icônes de la fenêtre secondaire Icônes Titre Sert à Afficher detail d’une commande Accéder à la Consultation des commandes et afficher les informations reliées à la commande identifiée à l’écran. Consultation de l’inventaire Accéder à la Consultation de l’inventaire. Pour obtenir de plus amples informations sur le sujet, consulter la rubrique Consultation du catalogue. Consultation d’appel Accéder à la Consultation des appels de service. Pour obtenir de plus amples informations sur le sujet, consulter la rubrique Consultation des appels de service. Inverser cette entrée Renverser une réception de marchandises transférée. Une nouvelle transaction est générée et elle contient les mêmes données que la réception originale, sauf les quantités qui sont en négatif. La date proposée est celle de la transaction, il est possible de la modifier. Entrée d’items par code à barres Accéder à la fenêtre Entrée d’items par code à barres afin d’entrer les items reçus à l’aide d’un lecteur de code à barres. Pour connaître le fonctionnement de cette option, consulter la rubrique Entrée d’items par code à barres. Configuration Configurer la façon dont l’escompte doit être appliqué et le nombre de lignes à afficher par défaut dans la grille de ventilation. Seules les icônes non autoréférentielles ou ayant des particularités sont définies dans les tableaux ci-dessus.

 

Sommaire

• Créer une transaction de réception de marchandises pour une commande
• Ajouter une nouvelle réception de marchandises pour une commande
  • Ajouter des items à la réception de marchandises à partir d'un kit
  • Configurer la réception de marchandises
• Créer une transaction à partir d’un document numérisé
• Créer une réception de marchandises à partir d'une transaction en attente

 

Étapes

maestro* > Achats et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Commandes > Réception de marchandises

 

Créer une transaction de réception de marchandises pour une commande

1. Choisir ou entrer le numéro de la commande avec catalogue.

Si le numéro de commande est précédé de zéro, il n’est pas nécessaire d’entrer tous les zéros, maestro* les ajoute automatiquement. Par exemple, en entrant la valeur 16, maestro* affiche la commande numéro 0000000016.

2. Cliquer sur Accepter.
3. La fenêtre Réception de marchandises apparaît.

Les informations disponibles proviennent de la commande sélectionnée.

 

Ajouter une nouvelle réception de marchandises pour une commande

1. Cliquer sur Nouveau ou faire F5.
2. Entrer les informations requises :

Seuls les champs modifiables sont identifiés dans le tableau ci-après. Les autres champs disponibles dans cet écran sont à titre informatif seulement. Il est possible de visualiser les items fermés d’une commande en cochant Afficher items fermés.

 

Champ	Description
Date	Date de la transaction de réception de marchandises. Par défaut, maestro* propose la date de travail. NOTE : Pour ne pas afficher de date par défaut, il suffit d’accéder à l’option Configurations diverses (d’Achats et approvisionnement) et de cocher le champ Date comptable vide par défaut. Ce champ est accessible sous la section Réception de marchandises.
Fournisseur	Code et nom du fournisseur.
No livraison	Numéro identifiant la livraison de la commande du fournisseur.
Date de livraison réelle	Date de livraison réelle. Maestro* inscrit par défaut la date de livraison spécifiée dans la commande, s’il y a lieu. NOTE : Il est possible de rendre obligatoire l’entrée de la date de livraison, en activant le champ Le champ « Date de livraison réelle » est obligatoire lors d’une réception de marchandise. Ce champ est disponible à partir de l’option Configurations diverses du module Achats et approvisionnement, sous la section Réception de marchandises.
Prochaine livraison	Date de la prochaine livraison à titre informatif. Lors de l’enregistrement de la réception de marchandises, maestro* met à jour la date de livraison dans la commande afin d’informer l’utilisateur de la prochaine livraison.
État	État de la transaction de réception de marchandises. Les états disponibles sont : Entrée et Confirmée. NOTES : Ce champ n’est affiché que si l’option Entrée journalière ou l’option Processus est installée. Si la transaction est gérée par un Processus, l’état doit être à Confirmée pour transférer la réception de marchandise. Les transactions provenant de l’Entrée Journalière sont créées à l’état Entrée et doivent être changées manuellement à l’état Confirmée pour pouvoir être transférées.

3. Entrer les informations requises dans l’onglet Ventilation :

Si la commande est de type Ouverte : les lignes de la commande s'affichent même si la quantité a été totalement reçue; aucun message de validation ne s'affiche si on entre une quantité plus grande que la quantité de la commande; le système peut afficher une quantité à recevoir de zéro si on a précédemment reçu plus que la quantité de la commande; le système permet la création d'une réception de marchandise même si toutes les quantités ont été reçues.

 

Champ	Description
Afficher items fermés	Si on coche cette case, les items fermés s'afficheront dans la grille de ventilation.
Code d’inventaire	Code d’inventaire issu de la Gestion du catalogue. NOTE : Il est possible d’inscrire un item hors inventaire (code qui n’existe pas dans la Gestion du catalogue) s’il est précédé d’un point d’exclamation (!).
Description	Description de l’item telle qu’elle est indiquée dans l’inventaire de maestro*.
Nom du fabricant	Indique le nom du fabricant de l'item inscrit dans le champ Fabricant de la Gestion du catalogue. NOTE : Il est impossible de modifier les informations à partir de cette fenêtre.
Code de pièce du fabricant	Indique le code de pièce du fabricant inscrit dans le champ du même nom dans la Gestion du catalogue. NOTE : Il est impossible de modifier les informations à partir de cette fenêtre.
Code de pièce du fournisseur	Code de l’item tel que défini par le fournisseur. NOTES : Maestro* vérifie si l’un des quatre fournisseurs définis dans la pièce correspond au fournisseur de la commande. Si c’est le cas, le code de pièce indiqué dans le catalogue pour le fournisseur est affiché. Le code de pièce est en lecture seulement, il ne peut être modifié.
Document requis	Indique qu’un document doit être fourni au moment de la réception de l’item. Cette information provient de la Gestion du catalogue.
Unité	Unité de conversion. NOTE : L’unité varie en fonction du facteur inscrit pour l’item dans l’option Gestion du catalogue.
Emplacement	Emplacement où sera entreposé l’item.
Localisation	Localisation réelle où sera entreposé l’item.
Caractéristique	Caractéristique de l’item.
Identification	Identification de l’item.
No réservation	Numéro de réservation.
Projet	Affiche le projet pour lequel l’item a été commandé.
Activité	Affiche, à titre d’information, l’activité pour laquelle l’item a été commandé.
Groupe	Affiche, à titre d’information, le groupe pour lequel l’item a été commandé.
No pièce	Affiche le numéro de pièce du fournisseur.
Qté inventaire	Affiche la quantité d’item commandé, sur cette commande, selon l’unité d’inventaire. NOTES : Pour les items dont le Mode de gestion des éléments est Lot technique, en entrant la quantité inventaire, la quantité fournisseur est automatiquement calculée en fonction de l’unité et du facteur identifiés dans la Gestion du catalogue. Pour les items dont le Mode de gestion des éléments n’est pas Lot technique, la quantité inventaire n’est pas recalculée lorsque la quantité fournisseur est modifiée.
Unité inventaire	Unité de mesure associée à l’inventaire dans la Gestion du catalogue.
Qté fournisseur	Affiche la quantité d’item commandé sur cette commande selon l’unité du fournisseur.
Unité fournisseur	Unité de mesure associée au fournisseur dans la Gestion du catalogue.
Reçu Inv.	Quantité reçue selon l’unité d’inventaire pour cette commande.
Reçu Four	Quantité reçue selon l’unité du fournisseur pour cette commande. NOTE : Il est impossible d’entrer une quantité négative supérieure à la quantité déjà reçue.
P.U. Inv.	Affiche le prix unitaire selon l’unité d’inventaire.
P.U. Four.	Affiche le prix unitaire selon l’unité du fournisseur.
% Esc	Affiche le pourcentage d’escompte inscrit dans la commande.
Fermé	Indique que la ligne est fermée, si la case est cochée. NOTE : La ligne se ferme automatiquement lorsque la quantité livrée est égale à la quantité commandée restante.
Prochaine livraison	Date de livraison prochaine de l’item. NOTE : Maestro* inscrit par défaut la date de livraison spécifiée dans la commande, s’il y a lieu.
No de l’item	Numéro de ligne sur la commande.
No appel	Numéro de l’appel de service lié à la commande. NOTE : Maestro* inscrit par défaut le numéro provenant de la commande mais il peut être modifié.
Description longue	Affiche la description longue entrée dans la commande.
Tx 1	Code de taxes applicable. NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
Tx 2	Code de taxes applicable. NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.

4. Entrer les informations requises dans l’onglet Ajout d’item :

Le prix affiché pour les items ajoutés est déterminé en fonction des règles suivantes : Si l’item ajouté correspond à un item de la commande en cours, maestro* affiche le prix identifié dans la commande; Si l’item ajouté ne correspond pas à un item de la commande, maestro* détermine le prix en fonction de la configuration Sélection du PU de la commande. Cette configuration est disponible dans les Configurations diverses du module Achats et approvisionnement, dans la section Commandes avec catalogue. Le prix proposé par maestro* peut être modifié sauf si la configuration L’utilisateur ne pourra pas modifier le P.U. et le montant des items dans les transactions d’inventaires est cochée. Cette configuration est disponible dans la Gestion de la sécurité, dans l’onglet Restriction des accès, dans la section Généralités-Divers. Les items ajoutés ici seront, lors du transfert, ajoutés à la commande originale. Ils seront identifiés dans la colonne Item ajouté. Ces items ne seront pas inclus dans les coûts engagés au projet. Le projet, l’activité et le groupe doivent être différents du projet, activité et groupe de l’inventaire définis dans les Configurations diverses de l’inventaire, sinon il sera impossible de sauvegarder la transaction. Cette configuration est disponible dans les Configurations diverses du module Achats et approvisionnement, dans la section Inventaire. Le calcul des taxes s’effectue selon la priorité définie dans le document Lecture des codes de taxes dans maestro*.

 

Champ	Description
Code d’inventaire	Code d’inventaire issu de la Gestion du catalogue. Si l'item est un kit, consulter la section Ajouter des items à la réception de marchandises à partir d'un kit. NOTE : Il est possible d’inscrire un item hors inventaire (code qui n’existe pas dans la Gestion du catalogue) s’il est précédé d’un point d’exclamation (!).
Description	Affiche la première ligne de description de l'item. NOTE : Cette colonne et éditable.
Description additionnelle	Affiche les deuxième et troisième lignes de description de l'item. NOTE : Cette colonne n'est pas éditable.
Code de pièce du fournisseur	Code de l’item tel que défini par le fournisseur. NOTES : Maestro* vérifie si l’un des quatre fournisseurs définis dans la pièce correspond au fournisseur de la commande. Si c’est le cas, le code de pièce indiqué dans le catalogue pour le fournisseur est affiché. Le code de pièce est en lecture seulement, il ne peut être modifié.
Document requis	Indique qu’un document doit être fourni au moment de la réception de l’item. Cette information provient de la Gestion du catalogue.
Compagnie	Nom de la compagnie de la dépense. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Unité	Unité de conversion. NOTE : L’unité varie en fonction du facteur inscrit pour l’item dans l’option Gestion du catalogue.
Emplacement	Emplacement où sera entreposé l’item.
Localisation	Localisation réelle où sera entreposé l’item.
Caractéristique	Caractéristique de l’item.
Identification	Identification de l’item.
No réservation	Numéro de réservation. NOTE : Ce numéro peut être entré manuellement par l’utilisateur.
Qté inv.	Quantité reçue selon l’unité d’inventaire.
Qté four	Quantité reçue selon l’unité du fournisseur.
P.U. Inv.	Prix unitaire selon l’unité d’inventaire. NOTE : Il est possible d’entrer un prix unitaire pour les items hors inventaire.
P.U. Four	Prix unitaire selon l’unité du fournisseur. NOTE : Il est possible d’entrer un prix unitaire pour les items hors inventaire.
% Esc	Pourcentage d’escompte. NOTES : Si un pourcentage est défini dans la Gestion des escomptes/fournisseur, il sera proposé. L’utilisateur peut décider s’il applique le pourcentage d’escompte ou non. Dans l’icône Configuration disponible dans cet écran, il est possible de déterminer la façon d’appliquer le pourcentage d’escompte : Toujours appliquer les escomptes; Confirmer avant d’appliquer un escompte. Dans ce cas, l’utilisateur décide s’il applique ou non l’escompte; Ne jamais appliquer les escomptes. Dans ce mode, aucun escompte ne sera calculé. Cette configuration est par utilisateur et s’applique également à l’option Commande avec catalogue. En modifiant l’une ou l’autre des configurations, les configurations seront appliquées dans les deux options.
Projet	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel projet la dépense est affectée.
Activité	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la dépense est affectée.
Groupe	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense est affectée.
No appel	Numéro de l’appel de service lié à l‘item reçu.
Tx 1	Code de taxes applicable. NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
Tx 2	Code de taxes applicable. NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.

5. Onglet Spécification : permet de consulter les spécifications entrées lors de la saisie de la commande.
6. Onglet Mémo : permet de consulter le mémo entré lors de la saisie de la commande.
7. Cliquer sur Enregistrer.

Pour une réception associée à un retour de marchandise, maestro* propose d’imprimer un bon de retour de marchandise au lieu d’un accusé de réception lors du transfert de la transaction. Il est possible d’envoyer un avis par courriel au requérant lors de la réception de marchandises sur une commande liée à une réquisition, si dans la Gestion de la sécurité, onglet Restriction des accès, section Réquisitions, le champ Indiquez de quelle façon l’utilisateur demandeur de la réquisition doit être averti lors de la réception de marchandises est à Envoi d’un message par courriel ou Envoi d’un message par courriel et sauvegarde du document. Lorsqu’une commande de type Retour de marchandises est transférée à partir de cette option, maestro* peut s’assurer que la quantité retournée n’excède pas la quantité présente en inventaire. Pour ce faire, la Validation des quantités (Configurations diverses, section Achats et approvisionnement – Inventaire) doit être à l’une des trois options suivantes : 1-Selon les quantités disponibles en stock; 2-Selon les quantités disponibles par emplacement; 3-Selon les qtés disp. par emplacement/localisation. Au moment du transfert de la réception, maestro* valide les quantités selon le Mode de validation des quantités choisi dans les Configurations diverses. La transaction est bloquée ou un avertissement est affiché.

Ajouter des items à la réception de marchandises à partir d'un kit

Cette fonctionnalité s'applique aux items dont l’État correspond à Kit dans l’option Gestion du catalogue.

1. Dans la l'onglet Ajout d'item, inscrire le Code d'inventaire du kit dans la colonne ou cliquer sur l'icône pour choisir le kit à partir de la fenêtre Sélectionner un enregistrement.
   La fenêtre Sélection des composantes s'affiche.
2. Indiquer d'abord le nombre de kit (Quantité) à inscrire à la réception de marchandise.
3. Cocher ensuite les items du kit à inclure dans la réception de marchandise.
4. Cliquer sur Sélectionner.
   Automatiquement, tous les items du kit qui ont été choisis s'ajouteront à la réception de marchandise.
5. Enregistrer la réception de marchandise.

Configurer la réception de marchandises

1. Dans la fenêtre Réception de marchandises, cliquer sur l'icône Configuration.
2. Choisir les configurations requises.

Champ	Description
Nombre de lignes maximum	Permet de déterminer le nombre maximal de lignes de l'onglet Ventilation.
Escompte	Permet d'indiquer comment traiter les escomptes : toujours les appliquer automatiquement, demander avant de les appliquer (sous forme de message de confirmation à l'écran) ou ne jamais les appliquer.
Réception de relâche partielle	Valeurs disponibles :  Toujours terminer la relâche de commande La quantité reçue n'est pas validée par rapport à la quantité relâchée et la relâche de marchandises est terminée. Confirmer avant de terminer la relâche de commande Une demande de confirmation s'affiche si la quantité totale reçue pour un item est inférieure à la quantité totale relâchée pour cet item. Si l'utilisateur répond Oui, la relâche de commande est terminée.

3. Cliquer sur Ok pour enregistrer les changements.

 

Créer une transaction à partir d’un document numérisé

1. Cliquer sur l'icône Création d’une transaction à partir d’un document numérisé. La fenêtre Importation de documents affiche les images contenues dans le répertoire configuré par défaut (Configurations générales > Documents).
2. Sélectionner un ou plusieurs documents numérisés.

Diverses options sont disponibles pour faciliter la sélection : Navigation pour afficher le contenu d’autres répertoires (bouton Parcourir); Filtre dynamique; Glissière permettant de redimensionner les icônes. On peut également numériser un nouveau document directement à partir de cette fenêtre.

3. Cliquer sur l’icône Accepter.
4. De retour dans l’écran principal, poursuivre le processus de création d’une transaction de réception de marchandise normale.

 

Créer une réception de marchandises à partir d'une transaction en attente

1. Cliquer sur l'icône Transactions en attente.
   Dans le haut de la fenêtre, la grille de sélection affiche les transactions en attente de type Réception de marchandises.
2. Sélectionner une transaction en attente.
   
   Les pièces jointes à la transaction en attente s'affichent dans une nouvelle fenêtre.

S'il y a plus d'un document joint à la transaction en attente, ils seront présentés dans cet ordre : PDF, Image, Word, Excel et autres types.

3. Dans la fenêtre de l'option, certains champs ont déjà été complétées par le système (utilisateur qui a créé la transaction, date et heure de création, etc.).

Si la transaction provient du programme complémentaire (add-in) Outlook, d'autres valeurs seront déjà saisies : type de facturation, fournisseur, projet, code de produit, etc.

4. Compléter et enregistrer la transaction.

Après la sauvegarde de la transaction, les documents joints seront disponible à partir de la Gestion des documents.

 

Voir aussi

• Liste des quantités à recevoir
• Facturation
• Comment faire Lecture des codes de taxes dans maestro*
• Comment faire Calculer un coût moyen en incluant des frais supplémentaires
• Comment faire Entrée des items par code à barres
• Comment faire Éviter d'entrer plus d'une réception non transférée
• Comment faire Procédure d'approvisionnement pour un département de service
• Comment faire Comptabilisation des billets en frais courus de projets
• Comment faire Résolution de problèmes - Gestion du catalogue et débalancement dans l'inventaire

 

Dernière modification : 20 septembre 2024