Consultation des fournisseurs
OBJECTIF
La Consultation des fournisseurs permet de consulter tous les achats, commandes et déboursés rattachés à un fournisseur. Elle permet également de consulter les certifications et l’historique des communications avec le fournisseur.
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Le bas de l’écran affiche les montants cumulatifs selon l’âge des comptes à payer. L’âge des comptes payer est calculé en fonction de la date réelle (de facturation). |
PRÉREQUIS
ICÔNES
Icônes de l'option Consultation des fournisseurs
Étapes
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maestro* > Achats et approvisionnement > Analyses et consultations > Fournisseurs > Consultation des fournisseurs |
Personnaliser l’affichage de l’écran de consultation
Les configurations de l’option sont sauvegardées par utilisateur.
- Cliquer sur l’icône Configuration.
- Il est possible de ne pas conserver le dernier fournisseur consulté à l’écran en cochant l’option Au démarrage, ne pas afficher le dernier fournisseur consulté.
- Section Sélection de la grille : cette section permet de déterminer quelle grille sera utilisée pour l’onglet Historique des achats. Les deux options sont Grille standard et Grille à accès rapide.
La Grille standard nécessite le traitement de toutes les factures, payées ou non, avant d’en permettre l’affichage. Il peut donc y avoir un certain délai entre la sélection du fournisseur et l’affichage des données si un grand nombre de factures est présent. Une fois traitées, toutes les factures sont affichées dans une grille commune. Pour accélérer le processus, certaines informations peuvent ne pas être lues, selon les cases cochées sous Grille standard.
Avec la Grille à accès rapide, le délai d’affichage est uniforme, peu importe le volume de données. La Grille à accès rapide permet également de déplacer les colonnes et de faire des recherches en mode SQL. Si les transactions non transférées doivent être affichées, il est nécessaire de séparer l’affichage en trois grilles, puisque l’entrée des données peut s’effectuer à plusieurs endroits différents (les achats peuvent provenir par exemple d’Achat de projet ou de Commande régulière). Si les transactions sont transférées, elles sont regroupées dans une seule grille.
Pour que le délai d’affichage reste court avec la Grille à accès rapide, la case Conserver le dernier tri ne doit pas être cochée dans la Configuration de la grille (clic droit), et le tri des valeurs (double clic sur une colonne) doit être fait uniquement à partir des colonnes accompagnées d’un triangle.
- Section Couleurs : cette section permet d’afficher les factures d’une couleur différentes en fonction de leur état.
Cette configuration affecte également les options Tableau des codes des factures à payer et Approbation des factures à payer (également disponible dans Mon tableau de bord).
Pour changer la couleur, il suffit de cliquer dans la section Fond ou Texte selon le code d’état de la facture et de choisir les couleurs. Il est possible d’afficher la couleur sur toute la ligne ou uniquement dans la colonne État en fonction du choix sélectionné.
Cette fonctionnalité est disponible pour les deux types de grilles et elle est configurable par utilisateur.
- Section Transactions non transférées : cette section permet l’affichage des transactions non transférées. Il est possible de distinguer les transactions non transférées en les identifiant par une couleur.
Le montant total des transactions non transférées entrées dans les différents modules de maestro* sera affiché sous Non transféré affiché au bas de l’écran principal. Cela sans tenir compte du choix effectué ici. Noter également que les transactions entrées dans l’option Achat du module Appels de service ne sont pas incluses dans ce total.
- Section Sélection d’une borne de date : cette section permet d’afficher une fenêtre de sélection de dates dans le but de limiter les transactions qui apparaissent dans les onglets Historique des achats, Historique des déboursés et Historique des commandes.
Le champ Afficher les transactions des derniers X mois permet de limiter les transactions au nombre de mois spécifié dans ce champ. Si aucun mois n’est spécifié, maestro* affiche toutes les transactions du fournisseur.
Consulter un fournisseur
- Sélectionner un Code fournisseur.
- Consulter les informations disponibles sur le fournisseur.
La présentation des informations peut être adaptée en fonction des besoins de chacun des utilisateurs en cliquant sur Affichage dans le menu de la fenêtre.
Dans les onglets de transactions (Historique des achats, des déboursés et des commandes), double cliquer sur une transaction permet d’en afficher le détail.
- Onglet Description : cet onglet affiche des informations générales sur le fournisseur. Ces informations ont été entrées lors de la création du fournisseur dans la Gestion des fournisseurs.
- Onglet Historique des achats : cet onglet affiche les factures saisies dans les différentes options de facturation de maestro* (par exemple Facturation de commande et Achat de projet) pour ce fournisseur. On peut également double-cliquer sur une facture pour afficher les détails de cette facture dans un écran indépendant Détail d'une facture des payables (qui comporte des informations comme la description du projet, de l'activité et du groupe de dépense des factures d'achat).
- Onglet Historique des déboursés : cet onglet affiche les paiements effectués à ce fournisseur avec les différentes options de facturation de maestro*. Si l'on double-clique sur un déboursé présent dans la grille de ventilation, l'écran Détails d'un chèque des payables s'affiche. Une icône de gestion des documents dans la barre d'outil permet d'ouvrir l'écran de gestion des documents pour la facture sélectionnée dans la grille de ventilation.
- Onglet Historique des commandes : cet onglet affiche toutes les commandes entrées en lien avec le fournisseur peu importe leur statut dans maestro*.
- Onglet Certifications : cet onglet permet de consulter les certifications du fournisseur. Celles-ci sont entrées dans la Gestion des fournisseurs et la Gestion des certifications fournisseur.
Voir aussi
