Tableau des codes des factures à payer

OBJECTIF

Le tableau des codes des factures à payer permet de définir les états des factures après leur transfert. Cette option permet de gérer un processus d’approbation ou de simplement mieux préciser à quel état est la facture.

Il est possible de personnaliser 9 (neuf) codes d’approbation. Les codes dont l’état est assigné par les chiffres 0, 8 et 9 sont les codes par défaut de maestro*.

Il est possible de déterminer une couleur par code d’approbation en cliquant sur l’icône Configuration. Cette configuration est par usager et s’applique également aux options suivantes : Consultation des fournisseurs et Approbation des factures à payer (également disponible dans le tableau de bord).

Étapes

maestro* > Achat et approvisionnement > Maintenance > Fournisseurs > Tableau des codes des factures à payer

Créer un état de facture

Entrer les informations requises dans l’onglet Tableau des codes des factures à payer :

Les états par défaut du système ne peuvent être modifiés ou supprimés.

Champ

Description

Code

Code de l’état de la facture.

NOTE : Tous les codes n’ayant pas description sont disponibles.

Description française

Description française identifiant le code de l’état de la facture.

Description anglaise

Description anglaise identifiant le code de l’état de la facture.

Usager pour approbation

Permet de configurer un usager responsable des factures portant le code créé.

NOTE : Il est possible d’utiliser cette fonctionnalité dans le cadre d’un processus d’approbation, par exemple. Les factures doivent alors passer par cet état avant de passer à l’état suivant.

Approbation par le gérant de projet

Permet de faire lien avec le gérant de projet inscrit dans la Gestion des projets, si la case est cochée.

NOTE : Comme dans le cas du champ Usager pour approbation, il est possible d’utiliser cette fonctionnalité dans le cadre d’un processus d’approbation. Les factures doivent alors passer par le gérant de projet inscrit dans la Gestion des projets avant de passer à l’état suivant.

Affichage selon la sécurité par projet

Permet d'afficher dans l'option Approbation des factures à payer les factures à approuver en fonction de la sécurité de l'usager.

Si cette case est cochée, l'usager devra avoir accès à tous les projets contenus dans la facture pour que celle-ci soit affichée dans la grille des Factures d'achats.

NOTE : Cette case n'est pas cochée par défaut.

Champ	Description
Code	Code de l’état de la facture. NOTE : Tous les codes n’ayant pas description sont disponibles.
Description française	Description française identifiant le code de l’état de la facture.
Description anglaise	Description anglaise identifiant le code de l’état de la facture.
Usager pour approbation	Permet de configurer un usager responsable des factures portant le code créé. NOTE : Il est possible d’utiliser cette fonctionnalité dans le cadre d’un processus d’approbation, par exemple. Les factures doivent alors passer par cet état avant de passer à l’état suivant.
Approbation par le gérant de projet	Permet de faire lien avec le gérant de projet inscrit dans la Gestion des projets, si la case est cochée. NOTE : Comme dans le cas du champ Usager pour approbation, il est possible d’utiliser cette fonctionnalité dans le cadre d’un processus d’approbation. Les factures doivent alors passer par le gérant de projet inscrit dans la Gestion des projets avant de passer à l’état suivant.
Affichage selon la sécurité par projet	Permet d'afficher dans l'option Approbation des factures à payer les factures à approuver en fonction de la sécurité de l'usager. Si cette case est cochée, l'usager devra avoir accès à tous les projets contenus dans la facture pour que celle-ci soit affichée dans la grille des Factures d'achats. NOTE : Cette case n'est pas cochée par défaut.

Cliquer sur Enregistrer.

Voir aussi

Dernière modification : 20 septembre 2024