Préparation

OBJECTIF

La préparation permet de vérifier les items à facturer ainsi que les montants à facturer aux clients et de regrouper tous les items entrés dans le Retour des appels et la Répartition des heures sur une facture.

Les valeurs des champs supplémentaires peuvent être copiées d’un écran à l’autre à la condition que le nom de la variable utilisé, pour le champ supplémentaire, soit le même dans tous les écrans. Si une valeur existe, dans l’option retour des appels, elle sera transférée à la préparation sinon maestro* cherche une valeur dans l’appel. Dans le cas où il existe plusieurs retours d’appels sur le même appel, maestro* affiche la valeur du dernier retour. Pour tous les contrats, si les champs suivants sont vides : Mode de facturation, Table, Taux de majoration ou Frais divers, maestro* lit la fiche client pour trouver ces informations.

 

PRÉREQUIS

• Affectation des appels
• Retour des appels
• Répartition des heures

 

ICÔNES

Icônes de l'option Préparation

Seules les icônes non autoréférentielles ou ayant des particularités sont définies dans le tableau ci-bas.

Icône	Titre	Sert à
	Imprimer (CTRL+P)	Permet d’imprimer la Préparation. À l’aide du menu déroulant de l’icône, il est aussi possible d’imprimer, en fonction de la sécurité de l’usager, le Rapport Coûtant-Vendant et la Liste des factures complétées.
	Documents	Permet d’accéder à la Gestion des documents.
	Gestion des clients	Permet d’accéder à la Gestion du fichier client.
	Gestion des contrats	Permet d’accéder à la Gestion des contrats.
	Consultation des appels de service	Permet d’accéder à la Consultation des appels de service.
	Vous permet de fermer un appel	Permet de fermer l’appel.
	Recalculer le tableau (F9)	Permet de recalculer les montants dans la section ventilation.
	Recalcul des frais divers	Permet de recalculer les frais divers
	Recalculer les vendants	Permets de recalculer les vendants, lors que le mode de facturation est Tableau d’escompte par client dans la Gestion des contrats.
	Configuration	Permet de configurer les champs servant pour le détail de la facturation.

 

ÉTAPES

maestro* > Appels de service > Appels de service > Facturation > Préparation

 

Préparer la facturation d’un appel

L’icône Configuration permet de configurer les informations qui serviront au détail de la facturation et qui seront imprimées via le champ mémo Détail facturation. À partir de l’icône Imprimer, il est possible d’imprimer différents rapports de validation. Par exemple : Préparation, Rapport coûtant-vendant et Liste des factures complétés. Seuls le Rapport coûtant-vendant et la Liste des factures complétées affichent les items à facturer. Pour procéder à l’impression, il suffit de sélectionner une transaction et de choisir le rapport à imprimer.

1. Entrer les informations requises dans l’onglet Détails :

Les champs suivis du caractère * sont des champs obligatoires.

 

Champ	Description
Numéro de l’appel*	Numéro de l’appel à préparer pour la facturation.
Date*	Date comptable de la facture.
État de la fact. pour l’appel	Valeurs disponibles :  Final Indique à maestro* que l’appel est facturé en totalité. Partiel Indique à maestro*que l’appel est facturé partiellement.
Mode de facturation	Valeur par défaut, du champ Mode de facturation par défaut, dans l’option Informations de facturation de la Configuration, qui indique comment les lignes de ventilation de la facture doivent être générées. NOTES : Il est possible de passer d’un mode de facturation à un autre, tant et aussi longtemps que la facture n’a pas été approuvée et transférée. Une visite correspond à une entrée de retour d’appel. Le regroupement des montants ne s’applique pas aux items à facturer sauf avec l’utilisation du mode de facturation Détaillé par type. Valeurs disponibles :  Détaillé Facture tous les détails des visites reliées à l’appel, tel qu’entrés dans le retour d’appel. Par appel Facture l’appel en fonction des visites effectuées. Maestro* affiche, par visite, un montant regroupé en fonction du type de revenu (matériel ou main-d’œuvre). Résumé Facture l’appel sommairement, peu importe le nombre de visites effectuées. Maestro* affiche pour l’appel, un montant regroupé en fonction du type de revenu (matériel ou main-d’œuvre). Détaillé par type Facture l’appel de façon détaillée, peu importe le nombre de visites effectuées. Maestro*affiche le détail de la facture en regroupant, par section, les transactions en fonction des différents types de revenu (Matériaux, Main-d’œuvre, Sous-traitants, Divers, Équipement). Détaillé par visite par type Facture l’appel de façon détaillée, peu importe le nombre de visites effectuées. Maestro*affiche le détail de la facture en regroupant, par section, les transactions d’abord en fonction des visites et ensuite en fontion des différents types de revenu (Matériaux, Main-d’œuvre, Sous-traitants, Divers, Équipement).
Mnt Forfaitaire	Affiche le montant forfaitaire à facturer en fonction de l’entente conclue avec le client au moment de l’entrée de l’appel ou celui prévu à l’onglet Visite de la Gestion des contrats, si c’est un appel de maintenance
Mnt forf. préparé	Indique si le montant a déjà été facturé ou non.
Statut de l’appel	Permet d’indiquer ou de changer le statut de l’appel. NOTE : Seuls les appels avec un statut Actif, En attente et Fini peuvent être facturés.
Informations additionnelles	Deux zones permettent d'afficher les valeurs des champs supplémentaires entrées dans les contrats de service, dans les appels de service ou dans la fiche client. Utiliser le menu déroulant pour choisir la provenance des informations et cliquer sur l'icône pour choisir les informations à afficher.

 

Il est possible de configurer les deux cadres Infos additionnelles permettant d’afficher l’information provenant de la Gestion des contrats de service ou des appels de service en utilisant l’icône située dans le cadre supérieur droit de la fenêtre et en sélectionnant la provenance des informations additionnelles. Ces informations sont à titre d’information seulement et ne peuvent être imprimées.

1. Sous-onglet Ventilation :

Cet onglet affiche les informations entrées dans le Retour des appels. Si des erreurs sont notées, les corrections doivent être faites dans cette option (Retour des appels). Si l’appel est fermé, il doit être reouvert pour effectuer les corrections.

Champ	Description
Code	Code de l’activité ou de l’item à facturer.
Description	Description de l’activité de main-d’œuvre ou de l‘item. NOTE : Il est possible de modifier le texte de la description pour la facture.
État	Permet d’identifier si la ligne de détail doit être facturée (1-Normal), non facturable (8-Passif) ou mise en attente pour une prochaine facture (9-En attente). NOTE : Les items à l’état 8-Passif ne sont pas affichés lors de la facturation. Si l’item doit apparaître sur la facture, une raison de non-facturation (Raison de N/F) doit être entrée.
Quantité	Affiche la quantité entrée au champ Durée/Quantité dans le Retour des appels. NOTES : Les corrections aux quantités doivent être apportées dans le Retour des appels en ajoutant ou faisant une entrée négative. Si un changement doit être fait au niveau des heures et que la semaine de paie est terminée, il est préférable de consulter l’usager responsable de la paie afin de s’assurer que la correction soit faite dans la bonne semaine.
Prix unitaire	Affiche le prix unitaire coûtant entré dans le Retour des appels.
Qté facturée	Permet d’entrer la quantité à facturer au client. NOTE : Cette quantité peut être différente du champ Quantité.
Prix unit. facturé	Affiche par défaut le prix unitaire vendant. NOTES : Pour connaître la provenance du prix vendant applicable, consulter l’annexe. Le prix unitaire facturé est arrondi en fonction du nombre de décimale défini dans le champ Nombre de décimale Prix unitaire des Configurations diverses - Facturation, onglet vente.
% Escompte	Pourcentage d’escompte, si applicable.
Montant	Affiche la valeur des quantités facturées, multipliée par le prix unitaire.
Raison de N/F	Motif de non-facturation. NOTE : Ce champ doit être complété si des items sont à l’état 8-Passif et qu’ils doivent être imprimés sur la facture.
Matériaux	Code de l’item. NOTE : Ce champ est à titre d’information, il provient des informations entrées dans le retour d’appel.
Unité	Unité de conversion,à titre d’information seulement.
Emplacement	Emplacement du matériel, à titre d’information seulement. Par exemple, le camion du technicien.
Localisation	Localisation du matériel, à titre d’information seulement. Par exemple, la section A-1 du camion du technicien.
Caractéristique	Caractéristique de l’item, à titre d’information seulement.
Identification	Identification de l’item, à titre d’information seulement.
No réservation	Numéro de réservation, à titre d’information seulement.
Groupe	Groupe de dépense.
Employé	Code d’employé à titre d’information seulement.
Nom de l’employé	Nom de l’employé qui a effectué les travaux,à titre d’information seulement.
Prime	Code de prime pour l’employé, à titre d’information seulement, le cas échéant.
Métier	Code de métier de l’employé, à titre d’information seulement.
Montant total	Montant total, avant les taxes, de la facture.

2. Sous-onglet Item à facturer :

Cet onglet regroupe les items à facturer, provenant de la Gestion des contrats ainsi que les frais divers, si une table de frais divers est rattachée au contrat ou au client. Il est également possible, dans cet onglet, d’ajouter manuellement des items supplémentaires qui doivent être facturés au client.

Champ	Description
Code	Code de l’item provenant de la Gestion du catalogue, si l’inventaire est géré ou de la Gestion du matériel, si l’inventaire n’est pas géré. NOTE : Le champ État de l’item choisi doit être à Vente.
Description	Description du code d’item sélectionné.
Quantité	Quantité à facturer pour l’item.
P.U.	Prix unitaire vendant pour l’item à facturer.
Taxe 1 & Taxe 2	Codes de taxes applicables. NOTES : Si une formule d’utilisation des codes de taxes a été configurée via l’option Gestion d’utilisation des codes de taxes pour le type de transaction Facturation appel de service, les colonnes de taxes ne seront pas visibles puisque les taxes seront déterminées en fonction de paramètres qui seront connus au moment de la facturation. Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
Montant à facturer	Montant à facturer.
Type revenu	Type de revenu à facturer. NOTE : Le type de revenu a une incidence sur le compte de grand livre de revenu déterminé selon les comptes définis dans les Configurations diverses.
Type de frais	Identifie la provenance du frais à facturer. Valeurs disponibles :  Item à facturer Item provenant de l’onglet item à facturer. Frais divers Item provenant du calcul fait à partir de la table Frais Divers identifié dans la Gestion des contrats.   Les frais divers ne sont pas recalculés automatiquement si des items sont ajoutés à un appel existant. Dans ce cas, il est nécessaire de faire un recalcul des frais divers en cliquant sur l’icône Recalcul items frais divers. Si le recalcul n’est pas fait, les montants précédents seront facturés et ne tiendront donc pas compte des changements. NOTE : Si le champ est laissé vide, le type de frais est considéré par défaut comme un item à facturer.
Prix coûtant	Affiche le prix de liste pour les items à facturer, si la configuration Calculer le coût des items à facturer dans le rapport Coûtant-Vendant est cochée. Dans le cas contraire, cette colonne n’est pas disponible. NOTES : Le prix coûtant est à titre d’information et n’est pas modifiable par l’utilisateur. Les items à facturer peuvent provenir du retour des appels. Dans ce cas, le prix coûtant est celui qui était en vigueur au moment où le retour des appels a été entré. Si l’item à facturer est entré dans la préparation, le prix coûtant est le prix de liste en vigueur au moment de l’entrée de la préparation. Pour recalculer le prix coûtant d’un item déjà enregistré, il faut supprimer l’item et l’entrer de nouveau dans la grille.

2. Onglet Détails contrat : permet de visualiser les ententes du contrat se trouvant dans la section Détails de la Gestion des contrats.
3. Onglet Détail facturation : permet d’entrer des informations pour la facturation. Ces informations peuvent être imprimées sur la facture.

Le texte peut être entré manuellement ou provenir de la Gestion des types de visites en appuyant sur la touche F7.

4. L'onglet Soumissions affiche les informations relatives aux soumissions créées à partir de l'appel courant.

L'onglet Soumissions ne s'affiche que si l'option Soumissions en service est activée dans maestro*.

5. Cliquer sur Enregistrer.

L’icône permet de fermer un appel qui ne doit pas être facturé. Il est toujours possible de rouvrir l’appel, si nécessaire.

 

Voir aussi 

• Gestion du catalogue
• Gestion du matériel
• Gestion des clients
• Configurations diverses
• Gestion des contrats
• Rapport Coûtant-Vendant
• Comment faire Lecture des codes de taxes de maestro*
• Comment faire Liste des factures complétées

 

ANNEXE

Lecture pour déterminer un prix vendant

Le prix vendant peut être configuré à différents endroits dans maestro* en fonction de la nature de la transaction à facturer (heures, machineries ou matériel).

Dans le module d’appel de service, le contrat créé dans la gestion des contrats offre la possibilité d’associer des tables de facturation pour les heures (main-d’œuvre), la machinerie, le matériel et les frais divers.

Ces informations seront utilisées dans la préparation pour calculer le vendant de chaque transaction entrée via le retour des appels ou la répartition des heures.

Dès qu’un prix vendant est trouvé en fonction de la priorité de lecture des prix vendants, maestro* applique ce prix à la transaction. Toutefois, il est possible pour l’usager de modifier ces valeurs à l’étape de la préparation.

Si aucune table n’est indiquée dans la Gestion des contrats, maestro*vérifie si ces tables ont été indiquées dans la Gestion des clients, dans l’onglet Informations de facturation. Dans le cas où des tables y ont été trouvées, celles-ci seront utilisées pour calculer des prix vendants.

Pour obtenir des informations sur la création des tables de facturation, consulter l’aide (F1) sur la Gestion des tables de taux de facturation.

 

Mode de facturation : Par activité

Le mode de facturation par activité (défini dans la Gestion des contrats) permet de définir un prix vendant en fonction de l’activité entrée via le retour des appels ou la répartition des heures.

La table de facturation par activité est issue de la Gestion des tables de taux de facturation et est disponible sous l’onglet Facturation par activité.

Lecture du prix vendant par odre de priorité pour le mode de facturation par activité :

• Taux indiqué dans la Table de facturation définie dans la Gestion des contrats;
• Taux indiqué dans la Table de facturation par activité définie dans la Gestion des clients;
• Taux de facturation indiqué dans la Gestion des activités;
• Taux Vendant indiqué dans la Gestion des employés, section Autres modules;
• Taux de facturation du temps indiqué dans les Configurations diverses du module Appels de service, section Généralités.

Dans le mode de facturation par activité, le taux facturé est ajusté en fonction du temps simple, demi ou double.

 

Mode de facturation : Par catégorie

Le mode de facturation par catégorie (défini dans la Gestion des contrats) permet de définir un prix vendant en fonction de la catégorie d’emploi (du module Appels de service) de l’employé.

La table de facturation par catégorie est issue de la Gestion des tables de taux de facturation et est disponible sous l’onglet Facturation par catégorie.

• Taux indiqué dans la Table de facturation définie dans la Gestion des contrats;
• Taux indiqué dans la Table de facturation par catégorie définie dans la Gestion des clients;
• Taux Vendant indiqué dans la Gestion des catégories d’emploi du module Appels de service;
• Taux Vendant indiqué dans la Gestion des employés, section Autres modules;
• Taux de facturation du temps indiqué dans les Configurations diverses du module Appels de service, section Généralités.

Si aucun taux à temps et demi ou à temps double n’est trouvé dans la table de facturation par catégorie ou dans la catégorie d’emploi, maestro* affiche le vendant à temps simple.

 

Déterminer un prix vendant pour les heures de machinerie

Pour facturer du temps de machinerie, une table de machineries doit être associée au contrat de la Gestion des contrats.

La table de machineries est issue de la Gestion des tables de taux de facturation et est disponible sous l’onglet Machinerie.

Si aucune table n’est définie dans le contrat, le prix vendant pour la machinerie ne sera pas déterminé par meastro*. L’usager devra par conséquent entrer le prix vendant manuellement lors de la préparation.

 

Déterminer un prix vendant pour facturer le matériel

Le prix vendant pour le matériel peut être calculé de plusieurs façons :

• En majorant le prix coûtant par un pourcentage prédéterminé;
• En appliquant un escompte sur le prix de liste.

Afin de faciliter l’application de ces calculs, une table de majoration servant à facturer le matériel peut être défini dans la Gestion des contrats. Cette table permet de définir un prix vendant pour le matériel entrée via le retour des appels.

La table de majoration du matériel ne s’applique pas aux items à facturer. La table de majoration est issue de la Gestion des tables de taux de facturation et est disponible sous l’onglet Majoration matériel.

 

Lecture du prix vendant par ordre de priorité pour facturer le matériel

• Taux indiqué dans la Table de majoration définie dans la Gestion des contrats;
• Taux indiqué dans la table de Taux de majoration définie dans la Gestion des clients, onglet Informations de facturation, section Tables de taux de facturation;
• Taux de facturation du matériel indiqué dans les Configurations diverses du module Appels de service, section Généralités.
• Prix de vente indiqué dans la Gestion du catalogue (ou dans la Gestion du matériel, si le module Inventaire n’est pas installé).
• Déterminer les frais divers à ajouter à la préparation

 

Lecture des frais divers à ajouter à la préparation par ordre de priorité

• Items indiqués dans la Table de frais divers définie dans la Gestion des contrats;
• Items indiqués dans la table Frais divers définie dans la Gestion des clients, onglet Informations de facturation, section Tables de taux de facturation.

Si aucune table de frais divers n’est trouvée, aucun frais divers ne sera ajouté à la préparation

 

Dernière modification : 20 septembre 2024