Configurations diverses

OBJECTIF

Les configurations diverses permettent de déterminer les comptes de grand livre qui sont utilisés par le système pour effectuer certaines transactions et pour configurer les différentes options disponibles au sein du module Facturation - Facturation contractuelle. Elles servent également à prévoir les différents formats de factures.

prérequis

Gestion des comptes

étapes

maestro* > Facturation > Maintenance > Contractuelle > Configurations diverses

Entrer les configurations

Les Configurations diverses du module Comptabilité ayant été complétées au préalable, certains comptes s’affichent par défaut.

Cliquer sur Généralités du menu de gauche.

Champ

Description

Compte de vente

Compte de grand livre de revenu qui est utilisé par défaut dans toutes les facturations.

NOTES : Il s'agit du compte de grand livre utilisé par défaut dans les modules Facturation contractuelle et Facturation par bordereau.

Il est possible d’avoir plusieurs comptes de revenus. Cependant, il est nécessaire d’entrer un compte par défaut, de préférence le compte le plus utilisé.

De plus, pour distinguer le revenu d’un contrat en particulier, il est possible de spécifier, dans la Gestion des contrats, un compte différent de revenus. Maestro* utilisera le premier compte de revenus trouvé selon l’ordre suivant : le compte de revenus associé au groupe identifié dans le champ Groupe des Détails du contrat, le compte de revenus associé à l’activité du contrat, le compte de revenus identifié dans le contrat (dans le champ Vente du sous-onglet Comptes de GL) puis, le compte de revenus spécifié dans le présent champ des Configurations diverses.

Compte d’extra

Compte de grand livre de revenu utilisé par défaut pour les extras (avis de changement).

NOTES : Il s'agit du compte de grand livre utilisé par défaut dans les modules Facturation contractuelle et Facturation par bordereau.

Si les extras ne doivent pas être gérés séparément au niveau du grand livre, ce compte peut être le même que le compte de vente inscrit dans le champ précédent.

Compte de banque

Compte de banque utilisé par défaut lors de la saisie des recettes dans maestro*.

NOTES : Il s'agit du compte de banque utilisé par défaut dans les modules Facturation contractuelle et Facturation par bordereau.

Il est possible d’avoir plusieurs comptes de banque. Cependant, il est nécessaire d’entrer un compte par défaut, de préférence celui le plus utilisé.

Compte à recevoir

Compte de grand livre des comptes clients utilisé par défaut.

NOTES : Il s'agit du compte de grand livre utilisé par défaut dans les modules Facturation contractuelle et Facturation par bordereau.

Il est possible d’avoir plusieurs comptes de CAR. Cependant, il est nécessaire d’entrer un compte par défaut, de préférence celui le plus utilisé.

Si pour un contrat, le CAR est différent, il est possible de le modifier : soit directement dans la fenêtre de facturation ou dans la Gestion des contrats.

Compte de taxe en retenue

Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser les taxes relatives aux retenues des comptes clients (T.P.S., T.V.Q., etc.) lorsque le Mode de calcul des retenues de la Facturation des retenues est Avec taxes.

NOTE : Il s'agit du compte de grand livre utilisé par défaut dans les modules Facturation contractuelle et Facturation par bordereau.

Compte de coût des Ventes (D)

Compte de grand livre du coût des ventes, si les travaux sont gérés à l’actif.

NOTES : Il s'agit du compte de grand livre utilisé par défaut dans les modules Facturation contractuelle et Facturation par bordereau.

Ce compte est utilisé lors transfert de la vente lorsque le Mode gestion TEC d'un projet est Actif (dans la section Paramètres de l'onglet Desc. du projet de l'option Gestion des projets) afin d'y comptabiliser temporairement les dépenses fictives.

Compte des travaux en Cours (A)

Compte de grand livre des travaux en cours, si les travaux sont gérés à l’actif. Ce compte est utilisé lors du transfert de la vente.

NOTES : Il s'agit du compte de grand livre utilisé par défaut dans les modules Facturation contractuelle et Facturation par bordereau.

Les travaux en cours sont déduits dans ce compte.

Groupe

Champs à compléter :

Contrat

Groupe de revenus par défaut utilisé lors de la facturation du contrat.

AC

Groupe de revenus par défaut utilisé lors de la facturation des avis de changement.

NOTE : Il est toujours possible de modifier le groupe de revenus lors de l’entrée de la facture.

Largeur maximale de la description

Largeur maximale disponible pour le champ Description lors de l’impression des factures.

NOTE : La valeur maximale et la valeur par défaut est de 60 caractères. Il est possible d’ajuster la largeur de la description au nombre de caractères configuré sur le formulaire des factures. Maestro* vérifie le nombre de caractères lors de l’entrée de la facture et empêche de dépasser la limite permise.

Nombre de décimale

Champs à compléter :

Quantité

Nombre de décimales nécessaires dans le champ Qté lors de l’entrée des transactions de vente.

Prix unitaire

Nombre de décimales nécessaires dans le champ PU lors de l’entrée des transactions de vente.

NOTE : Le nombre de décimales peut varier de 0 à 4. Par défaut, maestro* en utilise 2.

Transfert à la comptabilité

Génère une écriture au grand livre lors du transfert de la vente.

NOTE : Cette case doit toujours être cochée.

Transfert des retenues à la comptabilité

A un impact au niveau de la comptabilisation de la transaction seulement et non sur le formulaire de facture.

Valeurs disponibles :

Oui

Affiche la retenue dans le grand livre dans des comptes différents (taxes sur retenues et retenues à recevoir) lors de la comptabilisation de la facture.

NOTE : Cette valeur est celle qui doit être sélectionnée lorsque les retenues sont gérées selon le mode Standard.

À la fin du projet, il n’est pas nécessaire de produire une facture dans le système pour les retenues, puisqu’elles auront déjà été comptabilisées au grand livre. Les montants de retenues et les taxes sur ces dernières sont inversés lors de l’entrée d’une recette.

Non

N’affiche pas la retenue dans le grand livre lors de la comptabilisation de la facture.

NOTE : À la fin du projet, il est nécessaire de produire une facture dans maestro* pour les retenues.

Retard

N’affichera pas la retenue dans le grand livre lors de la comptabilisation de la facture.

NOTE : À la fin du projet, il est nécessaire de produire une facture dans le système pour les retenues à partir de l’option Facturation des retenues. Lors de la facturation des retenues, maestro* comptabilise la facture dans le compte des retenues à recevoir et de taxes en retenue. Les montants des retenues sont inversés lors de l’entrée d’une recette.

État d’acceptation des factures à forfait

Permet de définir un état d’acceptation par défaut dans l’entrée d’une facture. Ce champ indique à maestro* que l’état par défaut du champ Accepté est à Oui.

NOTE : Seules les factures dont le champ Accepté est à Oui peuvent être transférées.

État d’acceptation des factures par bordereau

Permet de définir un état d’acceptation par défaut dans l’entrée d’une facture par bordereau. Ce champ indique à maestro* que l’état par défaut du champ Accepté est à Oui.

NOTE : Seules les factures dont le champ Accepté est à Oui peuvent être transférées.

Affichage des contrats fermés

Cocher la case pour afficher et voir les contrats fermés lors de recherches ou dans les options Gestion des contrats et Gestion des contrats avec bordereau.

Section Mode de calculs des retenues :

Champ

Description

Facturation des retenues

Permet de déterminer si les retenues facturées à partir de l’option Facturation des retenues sont avec ou sans taxes.

NOTE : Comme le mode de gestion des retenues Standard - Taxe différée retenue est privilégié par maestro* et que, par conséquent, l'option Libération des retenues est utilisée pour produire la seconde facture, ce champ est désormais peu utilisé, ne s'appliquant pas au mode Standard.

Section Valeurs par défaut pour la colonne À imprimer :

Case à cocher

Description

Les lignes de détail sont à imprimer par défaut

Lorsque cette case est cochée, les lignes de détail s'impriment par défaut sur les factures, tant pour la facturation à forfait que pour la facturation par bordereau.

Les lignes de total sont à imprimer par défaut

Lorsque cette case est cochée, les lignes de total s'impriment par défaut sur les factures, tant pour la facturation à forfait que pour la facturation par bordereau.

Section Facturation par bordereau :

Paramètre

Description

Facturer séparément le contrat et les avis de changement

Ce paramètre permet à l'utilisateur de spécifier s'il souhaite ou non facturer dans des transactions distinctes la vente spécifiée au contrat et chacun des avis de changement lié à ce même contrat.

Valeurs disponibles :

Non

La facture par bordereau, générée dans maestro*, combine le contrat original et tous les avis de changements facturés en une seule et unique transaction, à partir de l'option Facturation par bordereau.

Oui

Des factures distinctes sont générées pour le contrat et pour chacun des avis de changement. Le contrat original est facturé à partir de l'option Facturation par bordereau et les avis de changement le sont à partir de l'option Facturation (à forfait). Un numéro de facture distinct est attribué à chacune des transactions.

L'option Facturation à forfait est accessible à partir du chemin suivant : maestro* > Facturation > Facturation contractuelle > Fonctions > Facturation.

Sur demande

La sélection de cette valeur fait en sorte que maestro* demande à l'utilisateur si la facture doit combiner le contrat et les avis de changement ou si le tout doit être facturé séparément lors de chacun des enregistrements d'une nouvelle facture par bordereau.

Champ	Description
Facturation des retenues	Permet de déterminer si les retenues facturées à partir de l’option Facturation des retenues sont avec ou sans taxes. NOTE : Comme le mode de gestion des retenues Standard - Taxe différée retenue est privilégié par maestro* et que, par conséquent, l'option Libération des retenues est utilisée pour produire la seconde facture, ce champ est désormais peu utilisé, ne s'appliquant pas au mode Standard.

Case à cocher	Description
Les lignes de détail sont à imprimer par défaut	Lorsque cette case est cochée, les lignes de détail s'impriment par défaut sur les factures, tant pour la facturation à forfait que pour la facturation par bordereau.
Les lignes de total sont à imprimer par défaut	Lorsque cette case est cochée, les lignes de total s'impriment par défaut sur les factures, tant pour la facturation à forfait que pour la facturation par bordereau.

Cliquer sur Formulaires du menu de gauche.

Champ

Description

État de compte

Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’un État de compte.

Préparation de livraison

Formulaire de préparation de livraison.

NOTE : Si un formulaire est configuré, il est disponible à partir des options Facturation (à forfait) et Facturation (coût plus).

Facturation à forfait

Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’une facture à forfait à partir de l’option Impression des factures (onglet Fonctions du menu Facturation contractuelle).

Pagination continue des extras

Si la case est cochée, permet d’imprimer les extras à la suite de la facturation régulière, en conservant la même pagination.

NOTE : Cette fonctionnalité évite de débuter la numérotation de la pagination à 1 pour les extras.

Demande de paiement

Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression à partir de l’option Impression des demandes de paiement1.

Facturation par bordereau- Taux

Formulaire utilisé par défaut pour l’impression d’une facture dont le champ Progression défini dans la Gestion des contrats avec bordereau est Taux.

NOTE : Il sera utilisé si aucun formulaire n’a été défini préalablement dans la Gestion des contrats avec bordereau ou dans la Gestion des clients.

Facturation par bordereau- Quantité

Formulaire utilisé par défaut pour l’impression d’une facture dont le champ Progression défini dans la Gestion des contrats avec bordereau est Quantité.

NOTE : Il sera utilisé si aucun formulaire n’a été défini préalablement dans la Gestion des contrats avec bordereau ou dans la Gestion des clients.

Facturation en gérance

Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’une facture en gérance à partir de l’option Impression des factures (onglet Gérance du menu Facturation contractuelle).

Demande de paiement

Formulaire utilisé par défaut pour l'impression à partir de l’option Impression des demandes de paiement (facturation en gérance).

Impression séparée des extras

Si la case est cochée, les extras (avis de changement) s'affichent sur un document distinct lors de l’impression de la facture générée à partir de l'option Facturation par bordereau.

NOTE : La case à cocher disponible à la droite de la Facturation par bordereau-Taux s’applique aux deux formulaires de facturation par bordereau (Taux et Quantité).

Facturation à coût plus

Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’une facture à coût plus à partir de l’option Impression des factures (onglet Coût plus du menu Facturation contractuelle).

Champ	Description
État de compte	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’un État de compte.
Préparation de livraison	Formulaire de préparation de livraison. NOTE : Si un formulaire est configuré, il est disponible à partir des options Facturation (à forfait) et Facturation (coût plus).
Facturation à forfait	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’une facture à forfait à partir de l’option Impression des factures (onglet Fonctions du menu Facturation contractuelle).
Pagination continue des extras	Si la case est cochée, permet d’imprimer les extras à la suite de la facturation régulière, en conservant la même pagination. NOTE : Cette fonctionnalité évite de débuter la numérotation de la pagination à 1 pour les extras.
Demande de paiement	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression à partir de l’option Impression des demandes de paiement1.
Facturation par bordereau- Taux	Formulaire utilisé par défaut pour l’impression d’une facture dont le champ Progression défini dans la Gestion des contrats avec bordereau est Taux. NOTE : Il sera utilisé si aucun formulaire n’a été défini préalablement dans la Gestion des contrats avec bordereau ou dans la Gestion des clients.
Facturation par bordereau- Quantité	Formulaire utilisé par défaut pour l’impression d’une facture dont le champ Progression défini dans la Gestion des contrats avec bordereau est Quantité. NOTE : Il sera utilisé si aucun formulaire n’a été défini préalablement dans la Gestion des contrats avec bordereau ou dans la Gestion des clients.
Facturation en gérance	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’une facture en gérance à partir de l’option Impression des factures (onglet Gérance du menu Facturation contractuelle).
Demande de paiement	Formulaire utilisé par défaut pour l'impression à partir de l’option Impression des demandes de paiement (facturation en gérance).
Impression séparée des extras	Si la case est cochée, les extras (avis de changement) s'affichent sur un document distinct lors de l’impression de la facture générée à partir de l'option Facturation par bordereau. NOTE : La case à cocher disponible à la droite de la Facturation par bordereau-Taux s’applique aux deux formulaires de facturation par bordereau (Taux et Quantité).
Facturation à coût plus	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’une facture à coût plus à partir de l’option Impression des factures (onglet Coût plus du menu Facturation contractuelle).

Cliquer sur État de compte du menu de gauche.

Champ

Description

Doit-on afficher les retenues?

Permet d’afficher les retenues sur les états de compte, si la case est cochée.

Message

Permet d’inscrire un message à imprimer sur les états de compte.

NOTE : Ce champ est limité à 60 caractères et doit être configuré sur le formulaire pour être imprimé.

Impression si Solde nul

Indique d’imprimer les états de compte même si le solde est à 0, si la case est cochée.

Champ	Description
Doit-on afficher les retenues?	Permet d’afficher les retenues sur les états de compte, si la case est cochée.
Message	Permet d’inscrire un message à imprimer sur les états de compte. NOTE : Ce champ est limité à 60 caractères et doit être configuré sur le formulaire pour être imprimé.
Impression si Solde nul	Indique d’imprimer les états de compte même si le solde est à 0, si la case est cochée.

Cliquer sur Coût plus du menu de gauche.

Si cette fonctionnalité est utilisée, tous les clients doivent avoir un montant inscrit au champ Limite de crédit de la Gestion des clients.

Champ

Description

Compte de vente

Compte de grand livre de revenu utilisé par défaut dans toutes les facturations.

NOTE : Il est possible d’avoir plusieurs comptes de revenus. Cependant, il est nécessaire d’entrer un compte par défaut, de préférence le compte le plus utilisé.

NOTE : Pour distinguer un revenu d’un contrat en particulier, il est possible de spécifier dans la Gestion des contrats un compte différent de revenu. Par défaut, le système tient compte de l’ordre suivant : l’activité du contrat, le compte du contrat et les Configurations diverses.

Compte d’extra

Compte de grand livre de revenu par défaut pour les extras.

NOTE : Si les extras ne doivent pas être gérés séparément au niveau du grand livre, ce compte peut être le même que le compte de vente.

Compte de banque

Compte de banque utilisé par défaut lors de l’entrée des recettes.

NOTE : Il est possible d’avoir plusieurs comptes de banque. Cependant, il est nécessaire d’entrer un compte par défaut, de préférence le compte le plus utilisé.

Compte à recevoir

Compte de grand livre des comptes clients utilisé par défaut.

NOTE : Il est possible d’avoir plusieurs comptes de CAR. Cependant, il est nécessaire d’entrer un compte par défaut, de préférence le compte le plus utilisé.

NOTE : Si, pour un contrat, le CAR est différent, il est possible de le modifier soit dans l’écran de facturation ou dans la Gestion des contrats.

Compte de taxe en retenue

Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser les taxes relatives aux retenues des comptes clients (T.P.S., T.V.Q. incluses).

Transfert à la comptabilité

Génère une écriture au grand livre lors du transfert de la vente, si la case est cochée.

Compte coûts des ventes (D)

Compte de grand livre du coût des ventes, si les travaux sont gérés à l’actif. Ce compte est utilisé lors transfert de la vente.

Compte travaux en cours (A)

Compte de grand livre des travaux en cours, si les travaux sont gérés à l’actif. Ce compte est utilisé lors transfert de la vente.

État par défaut à la préparation

État par défaut des transactions traitées par l’option Préparation de facturation.

Valeurs disponibles :

Facturable

Transactions à facturer.

Non facturable

Transactions non facturables.

Attente

Transactions mises en attente, mais facturables lors d’une prochaine préparation.

Ne pas permettre de modifier des transactions facturées

Permet d’empêcher de modifier des transactions qui sont facturées ou en cours de facturation, si la case est cochée.

Si non coché, il sera possible de modifier des transactions facturées ou en cours de facturation, si elles ne sont pas transférées.

NOTE : Cette configuration s’applique à la facturation en régie contrôlée et à la facturation à coût plus. En modifiant cette configuration, les deux modules seront affectés par le changement.

Inclure les transactions non validées dans les lites de transactions

Cette case à cocher permet d'afficher dans le rapport Liste des transactions les transactions de facturation à coût plus qui ont été générées par l'option Préparation mais qui n'ont pas été rappelées et sauvegardées dans l'option Facturation.

Format du rapport pour déterminer l'ordre des pièces jointes

Permet d'indiquer l'ordre des pièces jointes dans les factures à coût plus.

Valeurs disponibles :

Non-défini

Affiche les pièces jointe par l'ordre par défaut sélectionné dans la préparation de facturation.

Activité

Affiche les pièces jointes par activité.

Employé détaillé

Affiche les pièces jointes détaillées par employé.

Employé

Affiche les pièces jointes par numéro d'employé.

Type

Affiche toutes les pièces jointe par type.

Code de taxe

Codes de taxes utilisés par défaut.

Groupe revenu

Groupe de revenu par défaut.

Cliquer sur Enregistrer.

Voir aussi

Dernière modification : 20 septembre 2024