Gestion des groupes de contacts

OBJECTIF

La Gestion des groupes de contacts permet de regrouper les contacts associés à un projet ou une soumission.

Étapes

maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Contacts > Gestion des groupes de contact

Créer un groupe de contacts

Entrer les informations requises dans l’onglet Groupe de contacts :

Champ

Description

Numéro

Numéro identifiant le groupe de contacts.

NOTES : Si aucun code n’est entré, le système en attribut un par défaut. Si le code existe déjà, le système affiche les données déjà inscrites pour ce code.

Référence externe

Permet d'entrer un numéro de référence externe identifiant le groupe de contacts.

État

État du groupe de contact, Actif ou Inactif.

Nom

Nom du groupe.

Site internet

Site internet lié au groupe de contact.

Courriel

Courriel principal du groupe de contacts.

NOTE : si le système détecte que l'adresse courriel existe déjà dans la Gestion des contacts, un message de confirmation s'affiche pour en tenir compte.

Projet

Projet auquel le groupe est associé.

NOTE : le projet s'affiche ici quand le groupe de contacts est créé à partir de la Gestion des projet, en cliquant sur l'icône Gestion de contacts.

Soumission

Soumission à laquelle le groupe est associé.

Préfixe / Masque

Permet de lier un groupe de contact à une seule compagnie, en lui assignant le numéro de la compagnie, en mode multidimensionnel.

NOTES : Il est possible d’inscrire un masque avec des XXXX pour réserver l’accès à certaines compagnies.

Champ	Description
Numéro	Numéro identifiant le groupe de contacts. NOTES : Si aucun code n’est entré, le système en attribut un par défaut. Si le code existe déjà, le système affiche les données déjà inscrites pour ce code.
Référence externe	Permet d'entrer un numéro de référence externe identifiant le groupe de contacts.
État	État du groupe de contact, Actif ou Inactif.
Nom	Nom du groupe.
Site internet	Site internet lié au groupe de contact.
Courriel	Courriel principal du groupe de contacts. NOTE : si le système détecte que l'adresse courriel existe déjà dans la Gestion des contacts, un message de confirmation s'affiche pour en tenir compte.
Projet	Projet auquel le groupe est associé. NOTE : le projet s'affiche ici quand le groupe de contacts est créé à partir de la Gestion des projet, en cliquant sur l'icône Gestion de contacts.
Soumission	Soumission à laquelle le groupe est associé.
Préfixe / Masque	Permet de lier un groupe de contact à une seule compagnie, en lui assignant le numéro de la compagnie, en mode multidimensionnel. NOTES : Il est possible d’inscrire un masque avec des XXXX pour réserver l’accès à certaines compagnies.

Au besoin, entrer des notes particulières concernant le groupe de contacts dans l'onglet Notes.
Si nécessaire, entrer le Mot de passe document requis à l’ouverture des documents qui sont envoyés au groupe de contacts par courriel.
Au besoin, saisir les informations de l'onglet Autres informations :

Champ

Description

Cote

Permet de spécifier une cote associée au groupe de contacts.

NOTE : Un tri sur ce champ est possible lors de la sélection d’un sous-traitant dans les Soumissions (construction).

Portée

Permet de spécifier la portée du travail que le groupe de contacts peut accomplir. Par exemple, 0 à 100 000 pi²,100 001 à 500 000 pi².

NOTE : Un tri sur ce champ est possible lors de la sélection d’un sous-traitant dans les Soumissions (construction).

Domaines d’activités

Permet d’entrer des informations plus précises sur le domaine d’activité du groupe de contacts.

Champ	Description
Cote	Permet de spécifier une cote associée au groupe de contacts. NOTE : Un tri sur ce champ est possible lors de la sélection d’un sous-traitant dans les Soumissions (construction).
Portée	Permet de spécifier la portée du travail que le groupe de contacts peut accomplir. Par exemple, 0 à 100 000 pi²,100 001 à 500 000 pi². NOTE : Un tri sur ce champ est possible lors de la sélection d’un sous-traitant dans les Soumissions (construction).
Domaines d’activités	Permet d’entrer des informations plus précises sur le domaine d’activité du groupe de contacts.

Associer des contacts à la compagnie dans l’onglet Contacts. Il est possible d'effectuer une sélection multiple et d'ajouter plusieurs contacts à la fois.
Onglet Listes de distribution : cet onglet permet de créer des listes de distribution à partir des contacts associés au projet ou à la soumission.
Onglet Liens formulaires Maestro : cet onglet permet de déterminer le contact à qui doivent être acheminés les différents types de formulaires générés par le système.
Onglet Historique des communications : cet onglet affiche l’historique des envois au contact fait par le système.
Cliquer sur Enregistrer.

Voir aussi

Dernière modification : 20 septembre 2024