Soumissions

Objectif

L'option Soumissions permet aux utilisateurs de maestro* et de maestro*MOBILE de créer des soumissions et de générer ensuite des bons de travail à partir de ces soumissions.

Les étapes présentées ci-dessous vous guideront dans la création d'une soumission, puis d'un bon de travail. Consulter l'annexe pour connaître les variables permettant d'obtenir les vendants et coûtants en lien avec le projet de facturation.

Attention! Il ne faut pas confondre l'"ancienne méthode" de création des soumissions de bon de travail (directement dans l'écran des bons de travail) avec celle-ci : l'ancienne méthode est moins versatile et ne peut pas être utilisée avec maestro*MOBILE.

 

Prérequis

• Module Soumission en service activé
• Gestion des projets
• Gestion des projets de facturation
• Gestion des contacts
• Gestion des types de soumissions
• Gestion des priorités
• Configuration des envois
• Configurations diverses - Bon de travail - Onglet Soumissions

 

Sommaire

• Consulter une soumission existante
  • Copier une soumission
• Créer une nouvelle soumission de bon de travail
  • Saisir les informations de base de la soumission
  • Ajouter des items à la soumission
• Imprimer et envoyer la soumission
• Créer un bon de travail à partir de la soumission
  • Acceptation et signature de la soumission
  • Créer le bon de travail
• Annexe

 

Étapes

maestro* > Projets > Bons de travail > Fonctions > Soumissions

 

Consulter une soumission existante

La fenêtre qui s'ouvre après avoir cliqué sur l'option Soumissions de maestro* est en fait une liste de toutes soumissions qui ont été créées jusqu'à maintenant. Double-cliquer sur une soumission pour l'ouvrir et la consulter.

La liste contient autant les soumissions pour les appels de service que les soumissions des bons de travail; la colonne Contexte indique le type de soumission.

Dans cette fenêtre, vous pouvez : faire glisser des colonnes dans le haut de la fenêtre afin de créer des regroupements d'informations; trier les informations d'une colonne (tri ascendant ou descendant); déplacer les colonnes vers la gauche ou la droite; effectuer une recherche dans le contenu de la grille en utilisant le champ prévu à cet effet.

 

Copier une soumission

1. Dans la liste des soumissions, double-cliquer sur la soumission de votre choix, celle qui sera copiée.
2. La soumission s'affiche; cliquer sur le bouton Copier.
3. Les informations suivantes seront copiées de la soumission "source" vers la nouvelle soumission :
   • Description sommaire;
   • Description des travaux;
   • Tout le contenu de l'onglet Items.
4. Compléter la soumission normalement, puis Enregistrer les changements.

 

Créer une nouvelle soumission de bon de travail

1. Dans la liste des soumissions, cliquer sur Créer pour un bon de travail.
2. La fenêtre Nouvelle soumission s'affiche.

 

Saisir les informations de base de la soumission

1. Attribuer un Numéro à la soumission. Si rien n'est saisi dans ce champ, le système attribuera automatiquement un numéro à la soumission, en fonction de la configuration du compteur.
2. Entrer la Description sommaire de la soumission.
   Cette description sera utilisée comme description du bon de travail qui sera généré à partir de la soumission.
3. Par défaut, l'État de la nouvelle soumission est Entrée. Au besoin, sélectionner un autre état.
4. Dans l'onglet Informations de la fenêtre, entrer d'abord les informations de la section Client :

Champ	Description
Projet	Permet de sélectionner le projet pour lequel la soumission sera émise. Les projets disponibles dans ce champ sont ceux pour lesquels une définition de projet de facturation a été effectuée (en régie contrôlée). Consulter l'annexe pour connaître la liste des variables supportées.
Client	Le client lié au projet s'affiche dans ce champ.
Contact	Permet de sélectionner le contact principal chez le client pour la soumission. NOTE : si on ne sélectionne pas de contact ou qu'il n'y a pas de contacts configurés pour ce client, on devra indiquer manuellement le nom et le courriel du contact.
Nom du contact	Permet d'indiquer le nom du contact.
Courriel du contact	Permet d'indiquer le courriel du contact.
Emplacement des travaux	L'emplacement des travaux par défaut s'affiche lors de la sélection du projet. En cliquant dans le champ, on peut choisir l'emplacement du projet, l'emplacement du client ou un emplacement alternatif.

5. Entrer les diverses échéances de la soumission dans la section Échéances :

Champ	Description
Temps prévu	Permet d'indiquer le temps (en heures) estimé pour compléter les travaux du bon de travail. NOTE : le temps prévu est indépendant du temps de main d’œuvre indiqué dans l'onglet Items de la soumission.
Priorité	Permet d'indiquer la priorité accordée aux travaux.
Type de date requise	Permet de sélectionner le type de date requise. Valeurs disponibles : Approximatif La date requise est approximative et peut donc varier de quelques jours. Fixe La date des travaux est fixe et doit absolument être exécutée ce jour-là. Limite La date requise est la date limite des travaux et ne peut être dépassée.
Date requise	Permet de sélectionner la date et l'heure à laquelle les travaux seront requis.
Date maximum réponse	Permet d'indiquer une date maximale d'acceptation de la soumission.
Date du suivi	Permet d'indiquer une date à laquelle un suivi est demandé, à titre informatif.
Date de soumission	Affiche la date à laquelle la soumission courante a été envoyée au client (après avoir modifié l'état de la soumission pour R - Envoyée au client).
Date acceptée	Affiche la date à laquelle la soumission a été acceptée par le client (après avoir modifié l'état de la soumission pour S - Acceptée par le client).

6. Entrer les Autre(s) information(s) de la soumission :

Champ	Description
Type	Permet d'indiquer de quel type de soumission il s'agit.
Date	Permet d'indiquer la date à laquelle la soumission a été créée.
Bon de travail source	Si la soumission a été créée à partir de maestro*MOBILE, ce champ affiche le bon de travail d'origine.
Responsable	Permet d'indiquer l'employé responsable de la soumission. Ce responsable sera celui utilisé par défaut lorsqu'un bon de travail sera généré à partir de la soumission.
No de commande client	Affiche le numéro de commande client. Cette information vient du projet.
Vendeur	Permet d'indiquer le vendeur lié à la soumission. Cette information vient du projet.
Compétence	Permet de sélectionner la compétence requise pour compléter le bon de travail. Cette compétence sera inscrite sur le bon de travail généré à partir de la soumission.
Bon de travail généré	Si un bon de travail a été généré à partir de cette soumission, le numéro de ce bon de travail s'affichera ici.

7. Au besoin, saisir brièvement la Description des travaux.
   Cette description des travaux sera utilisée dans le bon de travail généré à partir de la soumission. Elle sera copiée dans la description du détail du bon de travail.
8. On peut également inscrire des Notes internes qui ne seront pas dévoilées au client.
9. Enregistrer la soumission.

 

Ajouter des items à la soumission

1. Cliquer sur l'onglet Items.
2. À droite de l'écran, cliquer sur l'icône Ajouter.
3. Sélectionner le type d'item à ajouter : Matériel, Item à facturer, Main d’œuvre ou Équipement.

Matériel

1. La boîte de dialogue Matériel s'affiche. Cliquer dans le champ Item pour ouvrir le catalogue.
2. Au besoin, utiliser le champ de recherche du catalogue pour filtrer les items. Sélectionner un item.
3. La description de l'item s'affiche automatiquement dans la boîte de dialogue.
4. Saisir la Quantité de l'item à inscrire à la soumission.
5. Cliquer sur Ok.
6. L'item de type Matériel s'affiche dans la grille.

Item à facturer

1. La boîte de dialogue Item à facturer s'affiche. Cliquer dans le champ Item pour ouvrir le catalogue.
2. Au besoin, utiliser le champ de recherche du catalogue pour filtrer les items. Sélectionner un item.
3. La description de l'item s'affiche automatiquement dans la boîte de dialogue.
4. Saisir la Quantité de l'item à inscrire à la soumission.
5. Cliquer sur Ok.
6. L'item de type Item à facturer s'affiche dans la grille.

Main d’œuvre

1. La boîte de dialogue Main d’œuvre s'affiche. Cliquer dans le champ Métier et sélectionner un métier.
2. Sélectionner le Type de taux applicable.
3. Indiquer le nombre d'heures dans le champ Temps de travail.
4. Cliquer sur Ok.
5. L'item de type Main d’œuvre s'affiche dans la grille.

Équipement

1. La boîte de dialogue Équipement s'affiche. Cliquer dans le champ Équipement et sélectionner un item.
2. Indiquer le nombre d'heures dans le champ Temps de travail.
3. Cliquer sur Ok.
4. L'item de type Équipement s'affiche dans la grille.
5. Les équipements inscrits dans la soumission seront copiés dans la description détaillée du bon de travail généré afin d'indiquer au responsable du bon de travail les équipements qu'il devra utiliser.

4. Les divers montants s'affichent au fur et à mesure que des items sont ajoutés à la liste.
   La différence entre total coûtant et vendant est calculée automatiquement et donnent une idée précise du rendement de la soumission.

Les variables configurées dans le projet de facturation (onglet Produits) permettent de récupérer le coûtant et le vendant d'un item du catalogue.

5. Enregistrer les items ajoutés à la soumission.

Cliquer sur l'icône représentant un cadenas, dans le coin supérieur gauche de la fenêtre, pour verrouiller les prix de la soumission. Si le verrouillage est appliqué, les prix de la soumissions ne seront pas affectés par les éventuels changements de coût d'un item.

 

Imprimer et envoyer la soumission

1. Cliquer sur le bouton Imprimer/Envoyer.
2. Sélectionner le formulaire à générer : Formulaire client ou Pour usage interne.
3. Le formulaire configuré pour l'un ou l'autre de ces deux choix s'affiche à l'écran.
4. Utiliser les options Envoyer à tous les destinataires ou Expédier pour envoyer la soumission à qui de droit.
5. Compléter l'envoi.

 

Créer un bon de travail à partir de la soumission

Acceptation et signature de la soumission

Avant de pouvoir créer un bon de travail, il faut que la soumission ait été acceptée par le client. Pour ce faire :

1. Changer la valeur de l'État de la soumission pour S - Acceptée par le client.
2. Sélectionner un contact dans la section Signature (ou inscrire manuellement un nom de contact et un courriel).
3. Enregistrer la soumission.
4. Le bouton Créer bon travail apparaît aussitôt.

 

Créer le bon de travail

5. Cliquer sur le bon bouton Créer bon travail.
6. Un message apparaît dans le bas de l'écran pour indiquer que le bon de travail a été créé.
   Le champ Bon de travail généré de la section Autre(s) information(s) affiche le numéro du bon de travail tout juste généré et l'État de la soumission a été modifié pour T - Bon de travail généré.
7. Fermer la fenêtre des soumissions.
8. Dans la liste des soumissions, la colonne Bon de travail généré contient maintenant le numéro du bon de travail en question.

À partir de là, le bon de travail pourra être réparti à un technicien et poursuivre le cycle vers sa complétion. Une fois que le technicien commencera les travaux sur ce bon de travail, le système va lui rajouter le matériel et les heures par défaut qui ont été inscrits dans la soumission. On peut configurer ce qui sera automatiquement copié en allant dans les configurations générales des bons de travail, onglet Soumissions.

 

Voir aussi

• Bon de travail
• Répartition des bons de travail

 

Annexe

Voici la liste des variables supportées dans le projet de facturation qui permettront de récupérer le prix coûtant et vendant des divers items de la soumission.

Main d’œuvre

Variable	Détail
NOCAT	Catégorie d'emploi de l'employé.
NOMETIER	Métier de l'employé.
CODEPRIME	Code de la prime.
TAUX	Code du taux.
ANNEXE	Annexe de travail.
ANAPP	Année d'apprentissage.
QUART	Quart de travail.
REGION	Région de travail.
SECTEUR	Secteur.

Inventaire

Variable	Détail
CODEPROD ou CODEPRODUIT	Code de produit du catalogue utilisé pour la transaction.

Équipement

Variable	Détail
CODEMACH	Code de la machinerie.
TAUX	Code du taux.

 

Dernière modification : 20 septembre 2024