Gestion des assemblages

Objectif

La Gestion des assemblages permet de créer un ensemble d’éléments (items, ressources, sous-traitants, sous-assemblages) représentant une portion d’ouvrage susceptible d’être réutilisée dans plusieurs soumissions.

Par exemple, un assemblage peut être créé pour :

  • la construction d’un mur de 8 pieds de haut;
  • la réfection du pavage d’une route;
  • la pose ou le remplacement d’une toiture;
  • la pose de fils électriques;
  • l’installation ou la finition de plancher;
  • la pose de plomberie, etc.
 

La mise à jour des données des divers éléments et options liés aux assemblages est effectuée comme suit :

À l’ouverture d’un assemblage :

  • les ressources sont mises à jour avec la Gestion des ressources;
  • les items sont mis à jour avec le Tableau des ressources par item/type de soumission, puis avec la Gestion du catalogue.

 

 

L’icône Configuration permet de spécifier à quelle fréquence, en minutes, la sauvegarde automatique doit être effectuée par maestro*.

 

prérequis

 

Icônes

FerméIcônes de l’option Gestion des assemblages

Icône 3.05

Titre

Sert à

 

Générateur de rapport

 

 

Documents

Ouvrir l’option Gestion des documents.

 

Contact

Ouvrir l’option Gestion de contacts.

Consultation de l’inventaire

 

Ouvrir l’option Consultation du catalogue.

 

Ressource

Ouvrir l’option Gestion du fichier JcSouRes.

Métré (Relevé de quantité)

Importer le relevé des quantités pour sauvegarder les variables sans les quantités.

Recalculer le tableau

 

Par défaut, le bouton recalcule toute la soumission (F9). Si l’on clique sur la flèche du bouton, on pourra aussi actualiser les coûts, les tables et les ressources attachées aux items.

Ajouter un item à partir du catalogue

Ajouter un item du catalogue issu de la Gestion du catalogue ou du Catalogue local.

Ajouter sous-traitant

Ajouter un sous-traitant issu de la Gestion des fournisseurs ou de la Gestion des contacts.

Ajouter ressource main-d’œuvre

Ajouter une ressource issue de la Gestion des ressources et dont le type est Main-d’œuvre ou Autre.

Ajouter ressource équipement

Ajouter une ressource issue de la Gestion des ressources et dont le type est Équipement ou Autre.

Ajouter assemblage

Ajouter un assemblage issu de la Gestion des assemblages.

NOTE : Le détail des sous-assemblages n’est pas affiché dans la Gestion des assemblages. Le détail est affiché seulement lorsqu’il est utilisé. Si un sous-assemblage contient des variables, elles ne sont pas affichées non plus dans la Gestion des assemblages.

Réduire le niveau d’arborescence

Réduire le niveau de détail pour l’assemblage.

Développer l’arborescence

Développer le niveau de détail pour l’assemblage.

Fermer la ligne courante

Réduire le niveau de détail pour une ligne courante.

Ouvrir la ligne courante

Développer le niveau de détail pour une ligne courante.

Déplacer ce champ vers le bas

Déplacer la ligne sélectionnée vers le bas.

Déplacer ce champ vers le haut

Déplacer la ligne sélectionnée vers le haut.

Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessus.

 

 

Sommaire

 

Étapes

 

maestro* > Projets > Estimations/Soumissions > Fonctions > Gestion des assemblages

 

Créer un assemblage

  1. À partir de la fenêtre Gestion des assemblages, sélectionner la méthode de création de l’assemblage en fonction du tableau suivant.

Méthode

Description

Créer un nouvel assemblage à partir de la Gestion des assemblages

  1. Cliquer sur Nouveau.
  2. Cliquer sur l’onglet Soumission construction ou sur l’onglet Soumission distribution.

NOTE : Cette étape est requise dans le cas où le module des Commandes clients est installé.

  1. Choisir le type de transaction Assemblage, puis cliquer sur Accepter.

NOTE : Il est possible de créer un assemblage à partir de l’option Soumissions et en faisant les mêmes étapes a, b et c.

Créer une copie d’un assemblage existant

  1. Sélectionner un assemblage.
  2. Cliquer sur Accepter. L’assemblage s’ouvre à l’écran.
  3. À partir du menu Fichier, sélectionner l’option Créer un assemblage à partir de celui-ci. Une copie de l’assemblage est maintenant disponible.
  4. Entrer un code dans le champ Assemblage.
  5. Apporter les changements nécessaires et Enregistrer.

Importer un assemblage à partir d’un fichier Excel

Permet d’importer en masse de nouveaux assemblages ou de modifier ceux existants.

Consulter les sections Exportation et Importation afin de prendre connaissance des étapes à suivre.

  1. Dans la fenêtre Assemblage, entrer les informations requises dans la section FerméDescription :
  1. Inscrire les informations requises dans l’onglet Détail :
    1. En fonction des besoins, compléter les colonnes de totaux du tableau suivant, situé en dessous de la barre d’outils de l’onglet FerméDétail :
    1. Au besoin, compléter les colonnes de détail du second tableau, situé sous les colonnes de totaux.
     

    En sélectionnant un item ou une ressource, il est possible de consulter l’inventaire pour cet élément en cliquant sur les icônes Consultation de l’inventaire ou Ressource, disponibles dans la barre d’icônes du haut de l’écran.

     

    Colonne 

    Description

    Type

    Type de ligne illustré à l’aide d’une icône (item, sous-traitant, ressource, etc.).

    Code

    Code identifiant l’élément (item, sous-traitant, ressource, etc.).

    Description

    Description de l’élément.

    Description longue

    Sert à préciser certains détails en lien au matériau (ex : modèle, marque, dimensions) ou à la portée de l’ouvrage (ex : pour sous-traitant) par exemple.

    Pour les items, cette description est transférée dans la colonne Description longue de l’onglet Détail des ressources par projet, réquisitions ou commandes avec catalogue.

    Pour les ressources, assemblages et sous-soumissions, cette description peut être utilisée dans les formulaires.

    Pour les sous-traitants, l’information est transférée dans le sous-onglet Détails de l’onglet Contrat original de l’option Contrat sous-traitance du module Achat et approvisionnement – Achats et approvisionnement.

    Description additionelle

    Afficher le contenu des deuxième et troisième lignes du champ Desc. française de la Gestion du catalogue.

    NOTE : Colonne disponible uniquement si le champ Intégration avec l’approvisionnement est coché, disponible dans l’option Configurations générales > Projets > Soumission construction.

    Quantité

    Par défaut, la quantité entrée est multipliée par la Quantité de l’assemblage qui elle, est entrée dans la soumission.

    Si la colonne Quantité fixe est cochée, cette quantité ne sera pas multipliée par la quantité de l’assemblage une fois dans la soumission.

    NOTES : Une quantité affichée en gras indique que la quantité est le résultat d’une formule de calcul. Positionner le focus sur le champ pour voir la formule utilisée.

    La quantité peut utiliser des variables configurées dans l’onglet Variables.

    Quantité fixe

    Si coché, la quantité demeure la même, peu importe la quantité de l’assemblage une fois dans la soumission.

    EXEMPLE : Pour construire un mur de 8 pieds de haut, il faut louer un échafaud. Peu importe le nombre de pieds de mur, la quantité pour cet item sera toujours de 1.

    Prix unitaire

    Pour les items, c’est le prix de liste par défaut, provenant de la Gestion du catalogue.

    Pour les ressources, le prix provient de la Gestion des ressources.

    Avertissement : Ce prix unitaire est fourni à titre informatif seulement puisque le prix utilisé dans la soumission est établi en fonction de la Source du prix coûtant, sélectionnée dans l’onglet Informations de la soumission.

    Total coûtant

    Montant total du coûtant.

    Unité

    Unité d’inventaire définie dans la Gestion du catalogue.

    Activité

    Activité de dépense provenant de la Gestion du catalogue.

    Groupe

    Groupe de dépense provenant de la Gestion du catalogue.

    Remplacé par

    Lien à une variable, de l’onglet Variables de l’assemblage dont le Type de variable est l’un des suivants :

    • Choix d’item de catalogue;
    • Choix de ressource;
    • Choix de sous-traitant.

    NOTE : Lorsque l’assemblage sera ajouté dans une soumission, une fenêtre de question s’ouvrira à l’utilisateur, lequel devra répondre à la question qui lui demande de sélectionner les éléments requis. Et cette ligne sera remplacée dans la soumission par les éléments sélectionnés en réponse à la question. Dans le cas contraire, la ligne provenant de l’assemblage est conservée.

    No contact

    Sert à sélectionner un contact issu de la Gestion des contacts plutôt qu’un fournisseur (un sous-traitant par exemple) issu de la Gestion des fournisseurs.

    IMPORTANT : Il n’est pas possible de sélectionner un fournisseur ET un contact. C’est soit un, soit l’autre. Et si l’utilisateur sélectionne un contact, il ne faut pas oublier de spécifier le Groupe et l’Activité pour cette ligne dans la soumission.

    Colonne modifiable uniquement pour les sous-traitants.

    Nbr de ressources

    Affiche le nombre de ressources issu de la Gestion des ressources.

  2. Compléter les informations requises dans l’onglet FerméVariables :
 

Les variables permettent de définir la quantité (ou les formules de calcul des quantités) pour un item, une ressource, un sous-traitant ou un sous-assemblage. Ces variables sont ensuite disponibles pour utilisation dans des formules de calcul de Quantités dans l’onglet Détail.

 

Champs 

Description

Nom

Identifie le nom de la variable. Cette information est requise lors de la création de formules pour calculer la quantité.

NOTE : Le Nom ne doit pas comporter d’espaces ni de caractères spéciaux (, : . *).

Valeur

Valeur provenant de la feuille de calcul en fonction de la cellule identifiée dans la colonne Feuille de calcul ou affiche la valeur inscrite manuellement.

NOTE : Dans le cas où des questions sont définies, la valeur par défaut de la réponse est affichée.

Formule

Permet de calculer une valeur à partir de fonctions supportées par le langage VBScript.

Pour créer une formule, cliquer sur l’icône ... située à la droite dans le champ Formule afin de faire apparaître la fenêtre de définition de formule.

Feuille de calcul

Identifie la cellule Excel utilisée pour effectuer le calcul.

Unité

Identifie, à titre d’information, l’unité de mesure de la variable.

Description

Description détaillée permettant d’expliciter la variable, à titre d’information.

Type de variable

Défini le type de questions à poser à l’utilisateur lorsque la variable est utilisée dans l’onglet Détail. FerméValeurs disponibles.

NOTE : Lors de la sélection de l’assemblage dans les soumissions, l’utilisateur devra répondre à des questions qui influencent les calculs ou le choix des éléments (items, ressources, sous-traitants).

Sélection multiple possible

Si cochée, cette case indique qu’il est possible de sélectionner plus d’un élément en réponse à un assemblage qui est ajouté à la soumission. Sinon, un seul élément pourra être sélectionné.

NOTE : Non disponible pour le type de variable Quantité.

Question

 

Question à poser à l’utilisateur dans la soumission pour lui indiquer l’information requise dans ce champ.

Valeur Min.

Valeur minimum permise afin de valider la réponse dans les soumissions.

NOTES : Il est possible d’offrir un choix de réponses à l’utilisateur en entrant des valeurs séparées par un point-virgule.

La valeur de la variable à entrer est la valeur précédent le trait d’union. La suite de la valeur sert de description. Exemple : 1-OUI; 2-NON.

Valeur Max.

Valeur maximale qui peut être indiquée par l’utilisateur.

Cond. affichage

Condition permettant de spécifier une formule qui déterminera si la question doit être affichée ou non.

NOTE : La formule peut être construite en utilisant les variables des lignes précédentes. Si la réponse est vraie, alors la question sera affichée. Si la réponse est fausse, alors la question ne sera pas affichée et la valeur de la variable sera celle définie par défaut. Ne s’applique que s’il y a une question.

Classification

 

Classification limitant, dans la soumission, la recherche d’un item ou d’une ressource.

NOTE : Les classifications sont issues de la Définition des classifications d’items (module Achat et approvisionnement > Maintenance > Catalogue).

Champs supplémentaires

Colonne visible uniquement si :

  1. des champs supplémentaires, dont le Type de champ est numérique, ont été créés dans la Gestion du catalogue; ET
  2. que le Type de variable de la variable dans l’onglet Variables de l’assemblage affiche l’option Choix d’item de catalogue.
  1. Si désiré, utiliser l’onglet Feuille de calcul. Cet onglet-ci s’utilise de la même manière qu’une feuille de calcul dans Excel. En entrant une feuille de calcul, l’utilisateur pourra ensuite lier les données de cette feuille à une variable de l’onglet Variables à l’aide de la colonne Feuille de calcul.
 

Il n’existe aucun lien entre l’onglet Feuille de calcul provenant de la Gestion des assemblages et celui de la soumission.

  1. Au besoin, compléter l’onglet Champs supplémentaires. L’onglet Champs supplémentaires permet de créer des champs pour compléter l’information des assemblages, si requis.
  2. Cliquer sur Enregistrer.
  3. Cliquer sur Quitter pour fermer l’écran de la Gestion des assemblages.

 

Exporter un assemblage

  1. À partir de l’écran principal de la Gestion des assemblages, cliquer sur le menu Outils puis sur Exportation des assemblages.
  2. Dans la fenêtre de sélection des paramètres, sélectionner le ou les assemblages à exporter puis cliquer sur Accepter. Un fichier Excel s’ouvre.
  3. Compléter le fichier Excel selon vos besoins et le sauvegarder quelque part sur votre ordinateur.

 

Importer un assemblage

 

Pour que l’importation d’un fichier Excel dans un assemblage fonctionne :

  • Le format du fichier Excel doit être identique au format généré par l’option Exportation des assemblages.
  • Le fichier Excel doit comporter deux onglets, un nommé Détail et l’autre nommé Variables. Il est important de conserver le titre des colonnes intact ainsi que le nombre des colonnes présentes dans le fichier.
  • Pour tout assemblage, un code est requis dans la colonne Code sinon la ligne de détail ne sera pas importée.
  1. À partir de l’écran principal de la Gestion des assemblages, cliquer sur le menu Outils puis sur Importation des assemblages.
  2. Sélectionner le fichier à importer et cliquer sur Accepter. Les données du fichier sont affichées dans la fenêtre d’Importation des assemblages. Par défaut, maestro* propose le dernier fichier importé.
  3. Cliquer sur l’icône Valider le tableau pour s’assurer qu’il n’y a aucune erreur dans le fichier.
 

Maestro* affiche en rouge les erreurs trouvées. Il est possible d’apporter les correctifs requis directement à partir de la fenêtre d’importation.

  1. Cliquer sur Appliquer pour importer les données du fichier dans la Gestion des assemblages.
 

Si l’assemblage existe déjà, maestro* affiche un message de confirmation indiquant que ce dernier existe et demande à l’utilisateur s’il désire le modifier. En répondant par Oui, l’assemblage est remplacé par celui du fichier Excel. En répondant par Non, l’importation des éléments liés à cet assemblage est annulée.

  1. Une fois l’importation terminée, un message indiquant le nombre de nouveaux assemblages ajoutés, modifiés ou comportant des erreurs lors de l’importation s’affiche à l’écran. Cliquer sur Ok pour revenir à la fenêtre de sélection des assemblages.

 

Importer les variables du métré

Il est possible d’importer les variables sans les quantités afin de les utiliser pour définir les formules. Même si des quantités ont été entrées dans le fichier Excel qui sera importé, maestro* n’en tiendra pas compte.

 

Voir aussi

 

Dernière modification : 20 septembre 2024